ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমের ডকুমেন্টেশন এবং এর মৌলিক ধারণা

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

ডকুমেন্টেশন বলতে নিয়ন্ত্রিত নিয়ম অনুসারে তথ্যের রেকর্ডিং বোঝায়, অর্থাৎ, বিশেষ পদ্ধতিতে নথি প্রক্রিয়াকরণের পদ্ধতি। যেহেতু ডেটা রেকর্ড করার প্রক্রিয়াটি বিভিন্ন উপায়ে করা যেতে পারে, তাই পরিচালনা কার্যক্রমের অনুশীলনের নথিগুলি খুব আলাদা - হাতে লেখা, গ্রাফিক, টাইপোগ্রাফিক, ফটো এবং ভিডিও সামগ্রী৷

ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমের নথিপত্র একটি নিয়ন্ত্রিত পদ্ধতি, যা এটিকে আইনি শক্তির গ্যারান্টি দেয় - একটি গুণ যা বর্তমান আইনে রয়েছে।

আজ, ডকুমেন্টিংয়ের বিভিন্ন উপায় ব্যবহার করা হয়: সাধারণ (যেমন পেন্সিল এবং সাধারণ বলপয়েন্ট কলম) থেকে আরও জটিল ইলেক্ট্রোমেকানিকাল (এর মধ্যে একটি টেপ রেকর্ডার, ভিডিও ক্যামেরা, ফোনো ডিভাইস ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত) এবং স্বয়ংক্রিয়, কম্পিউটার ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলিও ব্যবহৃত উপায়ের উপর নির্ভর করে। এটি পাঠ্য, ইলেকট্রনিক, ফিল্ম এবং ফটোগ্রাফিক হতে পারে৷

ব্যবস্থাপনা কার্যকলাপ সাধারণত হাতে লেখা বা কম্পিউটারে তৈরি করা পাঠ্য নথি ব্যবহার করে। এই জন্যতাদের বলা হয় ব্যবস্থাপনা রেকর্ড।

ডকুমেন্টেশন হল সর্বদা একটি নির্দিষ্ট ক্যারিয়ারের কিছু তথ্যের নির্দিষ্টকরণ, বিশেষ বিবরণ সহ, যার মাধ্যমে এটি সনাক্ত করা হয়। ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমের ডকুমেন্টেশন একজন স্বতন্ত্র কর্মকর্তার কার্যক্রম এবং সমগ্র এন্টারপ্রাইজের আর্থিক বা সাংগঠনিক ক্রিয়াকলাপ নিয়ন্ত্রণ করার উপায় ও ভিত্তি তৈরি করে।

ডকুমেন্টেশন এর কাজ, উদ্দেশ্য, বিষয়বস্তু, গোপনীয়তার মাত্রা এবং তথ্যের প্রাপ্যতার মধ্যে ভিন্ন হতে পারে। অ্যাড্রেসিং কারণগুলি এটিকে আন্তঃসাংগঠনিক এবং বাহ্যিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ করা সম্ভব করে। প্রথমটি, যা একটি প্রতিষ্ঠান বা সংস্থার বাইরে যায় না এবং এটির অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে পরিচালিত হয়, তাকে পরিষেবা বলা হয়। দ্বিতীয় - বাহ্যিক ডকুমেন্টেশন - বিভিন্ন ধরণের সংস্থার মধ্যে পরিচালিত হয়, স্বতন্ত্র কর্মকর্তা যারা একে অপরের সরাসরি অধস্তন নন।

প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন প্রতিষ্ঠিত মানগুলির সাথে সম্মতিতে সঞ্চালিত হয়, যেটি যেকোন ধরনের নথির জন্য আলাদা। যে কোনো ব্যবস্থাপনা কার্যকলাপের জন্য, এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এইভাবে ডকুমেন্টেশন আইনী শক্তি অর্জন করে, যা এতে থাকা তথ্যের সত্যতার নিশ্চিত প্রমাণ হিসেবে কাজ করে।

ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমের ডকুমেন্টেশন কর্মকর্তা বা ব্যবস্থাপনা সংস্থার উপর নির্দিষ্ট দায়িত্ব আরোপ করে যারা এটি পরিচালনা করে। সুতরাং, যে কোনও সরকারী নথি তৈরির সময় অবশ্যই পর্যবেক্ষণ করতে হবেবর্তমান আইনী নিয়ম, নিবন্ধন নিয়ম, যা দেশব্যাপী। এছাড়াও, প্রতিটি নথির সাথে অবশ্যই সংস্থার বিশদ বিবরণ থাকতে হবে, আইনগতভাবে তাৎপর্যপূর্ণ: এর নাম এবং ডিকোডিং, পরিচালনার স্বাক্ষর এবং সিল বা এন্টারপ্রাইজের একটি নির্দিষ্ট বিভাগ, সংকলনের তারিখ এবং নিবন্ধন বইতে নম্বর, অনুমোদনের স্ট্যাম্প, ইত্যাদি পরিশেষে, ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমের ডকুমেন্টেশন তার নিজস্ব যোগ্যতার মধ্যে কঠোরভাবে নথি জারি করা উচিত।

নথির সত্যতার মাত্রার মধ্যে পার্থক্য রয়েছে। মূল ডকুমেন্টেশনের খসড়া বা অনুলিপিগুলিতে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট পাঠ্য থাকে এবং মূলগুলির মতো একই আইনি শক্তি থাকে না। প্রামাণিক নথিটিকে এমন একটি হিসাবে বিবেচনা করা হয় যাতে তথ্য এবং উপরোক্ত বিবরণগুলি এর বৈধতা এবং সত্যতা নিশ্চিত করে৷