প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াকরণ: প্রয়োজনীয়তা, উদাহরণ। প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

যেকোন এন্টারপ্রাইজের কার্যকলাপ প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের রক্ষণাবেক্ষণ এবং প্রক্রিয়াকরণের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত। রিপোর্টিং, ট্যাক্স পেমেন্ট গণনা, ব্যবস্থাপনা সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য এটি প্রয়োজনীয়। নিবন্ধে, আমরা বিবেচনা করব এটি কী - অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন - এবং কীভাবে এটি প্রক্রিয়া করা হয়৷

মৌলিক ধারণা

অ্যাকাউন্টিং প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন - এটা কি? একে কাগজে প্রতিফলিত ব্যবসায়িক লেনদেনের সত্যতার প্রমাণ বলা হয়। বর্তমানে, অনেক নথি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম "1C" এ সংকলিত হয়। প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের প্রক্রিয়াকরণে সম্পূর্ণ ব্যবসায়িক লেনদেনের তথ্যের নিবন্ধন এবং অ্যাকাউন্টিং জড়িত।

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং হল এন্টারপ্রাইজে ঘটতে থাকা ঘটনাগুলি ঠিক করার প্রাথমিক পর্যায়৷ ব্যবসায়িক লেনদেন হল এমন ক্রিয়া যা প্রতিষ্ঠানের সম্পদ বা মূলধনের অবস্থার পরিবর্তন ঘটায়।

অ্যাকাউন্টিংয়ে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াকরণ: একটি স্কিমের উদাহরণ

একটি নিয়ম হিসাবে, "এর সাথে কাজ করুন" ধারণার অধীনে উদ্যোগেডকুমেন্টেশন" বোঝায়:

• প্রাথমিক তথ্য প্রাপ্তি।
• প্রি-প্রসেসিং তথ্য।
• ডকুমেন্টেশন।
• পরিচালকের আদেশ দ্বারা অনুমোদিত ব্যবস্থাপনা বা বিশেষজ্ঞদের দ্বারা অনুমোদন।
• প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন পুনরায় প্রক্রিয়া করা হচ্ছে।
• ব্যবসায়িক লেনদেন পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় ক্রিয়া সম্পাদন করা।

শ্রেণীবিভাগ

এককালীন এবং ক্রমবর্ধমান প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন আছে। এই ধরনের কাগজপত্রে থাকা তথ্যের প্রক্রিয়াকরণে বেশ কিছু বৈশিষ্ট্য রয়েছে।

একবারের ডকুমেন্টেশন একবার একটি ইভেন্ট নিশ্চিত করার উদ্দেশ্যে। তদনুসারে, এর প্রক্রিয়াকরণের পদ্ধতিটি উল্লেখযোগ্যভাবে সরলীকৃত। ক্রমবর্ধমান ডকুমেন্টেশন একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ব্যবহৃত হয়। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি বেশ কয়েকবার সঞ্চালিত একটি অপারেশন প্রতিফলিত করে। এই ক্ষেত্রে, প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া করার সময়, এটি থেকে তথ্য বিশেষ রেজিস্টারে স্থানান্তরিত হয়।

ডকুমেন্টেশনের প্রয়োজনীয়তা

প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনগুলি অপারেশনের সময় বা শেষ হওয়ার পরপরই তৈরি করা হয়৷

তথ্যের প্রতিফলন বিশেষ ইউনিফাইড ফর্মে করা হয়। অনুমোদিত ফর্মের অনুপস্থিতিতে, এন্টারপ্রাইজ তাদের স্বাধীনভাবে বিকাশ করতে পারে৷

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াকরণের ধাপ

রাষ্ট্রের প্রতিটি এন্টারপ্রাইজে প্রাথমিক তথ্য নিয়ে কাজ করার জন্য একজন কর্মচারী দায়ী। এই বিশেষজ্ঞের জানা উচিতপ্রাথমিক ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াকরণের নিয়ম, কঠোরভাবে আইনের প্রয়োজনীয়তা এবং কর্মের ক্রম মেনে চলে।

প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াকরণের পর্যায়গুলি হল:

• ট্যাক্সি। এটি কাগজে প্রতিফলিত লেনদেনের একটি মূল্যায়ন, এটি বাস্তবায়নের সাথে সম্পর্কিত পরিমাণের একটি ইঙ্গিত৷
• গ্রুপিং। এই পর্যায়ে, নথিগুলি সাধারণ বৈশিষ্ট্য অনুযায়ী বিতরণ করা হয়৷
• অ্যাকাউন্টিং। এটি ডেবিট এবং ক্রেডিট উপাধি অনুমান করে৷
• নিভিয়ে দেওয়া। প্রাথমিক নথিতে পুনরায় অর্থপ্রদান রোধ করতে, হিসাবরক্ষক একটি চিহ্ন রাখেন "প্রদেয়"।

নথিতে ভুল

এগুলি বিভিন্ন কারণে ঘটতে পারে। মূলত, তাদের উপস্থিতি তার কাজের প্রতি কর্মচারীর অসতর্ক মনোভাব, বিশেষজ্ঞের অশিক্ষা এবং যন্ত্রপাতির ত্রুটির কারণে ঘটে।

নথি সংশোধন অত্যন্ত নিরুৎসাহিত করা হয়। যাইহোক, কিছু ক্ষেত্রে, ত্রুটি সংশোধন ছাড়া এটি করা অসম্ভব। হিসাবরক্ষককে অবশ্যই প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনে করা ভুলটি নিম্নরূপ সংশোধন করতে হবে:

• একটি পাতলা লাইন দিয়ে ভুল এন্ট্রিটি অতিক্রম করুন যাতে এটি স্পষ্টভাবে দৃশ্যমান হয়।
• ক্রস করা লাইনের উপরে সঠিক তথ্য লিখুন।
• "সংশোধিত বিশ্বাস" চেক করুন।
• সমন্বয়ের তারিখ নির্দেশ করুন।
• চিহ্ন।

সংশোধনকারী এজেন্ট ব্যবহার অনুমোদিত নয়৷

আগত নথির সাথে কাজ করা

আগত কাগজপত্র প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়ার মধ্যে রয়েছে:

• নথির ধরন নির্ধারণ করা। অ্যাকাউন্টিং কাগজপত্র সবসময় সম্পূর্ণ ব্যবসা লেনদেন সম্পর্কে তথ্য থাকে. উদাহরণস্বরূপ, তারা একটি চালান, তহবিল গ্রহণের আদেশ ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত করে।
• প্রাপকের বিশদ বিবরণ পরীক্ষা করা হচ্ছে। নথি একটি নির্দিষ্ট কোম্পানি বা তার কর্মচারী সম্বোধন করা আবশ্যক. বাস্তবে, এটি ঘটে যে উপকরণ কেনার জন্য নথিগুলি বিশেষভাবে কোম্পানিকে জারি করা হয়, যদিও সরবরাহকারীর সাথে চুক্তিটি শেষ করা হয়নি।
• স্বাক্ষর, সিল পরীক্ষা করা হচ্ছে। নথিতে স্বাক্ষরকারী ব্যক্তিদের অবশ্যই তা করার কর্তৃত্ব থাকতে হবে। প্রাথমিক কাগজপত্র দেখা যদি কর্মচারীর যোগ্যতার মধ্যে না থাকে তবে সেগুলি বাতিল করা হয়। প্রিন্টের জন্য, অনুশীলনে ত্রুটিগুলি প্রায়শই সেই উদ্যোগগুলিতে ঘটে যার বেশ কয়েকটি সিল রয়েছে। ইমপ্রিন্টের তথ্য অবশ্যই এটিতে থাকা নথির প্রকারের সাথে মেলে।
• নথির স্থিতি পরীক্ষা করা হচ্ছে। কাগজপত্রে ক্ষতির সনাক্তকরণ বা কোনো শীট না থাকার ক্ষেত্রে, একটি আইন তৈরি করা প্রয়োজন, যার একটি অনুলিপি প্রতিপক্ষের কাছে পাঠানো উচিত।
• নথিতে প্রতিফলিত ইভেন্টের বৈধতা পরীক্ষা করা হচ্ছে। এন্টারপ্রাইজের কর্মচারীদের অবশ্যই লেনদেনের সত্যতা সম্পর্কে তথ্য নিশ্চিত করতে হবে। মূল্যবান জিনিসপত্র গ্রহণের নথিগুলি গুদাম ব্যবস্থাপক দ্বারা প্রত্যয়িত হয়, চুক্তির শর্তাদি বিপণনকারী দ্বারা নিশ্চিত করা হয়। বাস্তবে, এমন পরিস্থিতি রয়েছে যখন একজন সরবরাহকারী পণ্যের জন্য একটি চালান পায় যা কোম্পানি পায়নি।
• দস্তাবেজটি যে সময়ের জন্য তা সংজ্ঞায়িত করুন। প্রাথমিক কাগজপত্র প্রক্রিয়া করার সময়, একই তথ্য দুবার রেকর্ড না করা গুরুত্বপূর্ণ৷
• অ্যাকাউন্টিং বিভাগটি সংজ্ঞায়িত করুন। প্রাথমিক প্রাপ্তির পরডকুমেন্টেশন, বিতরণ করা মানগুলি কী উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হবে তা নির্ধারণ করা প্রয়োজন। তারা স্থায়ী সম্পদ, উপকরণ, অস্পষ্ট সম্পদ, পণ্য হিসাবে কাজ করতে পারে।
• নথিটি যে রেজিস্টারে ফাইল করা হবে তা নির্ধারণ করুন।
• রেজিস্টার কাগজ। এটা সব চেক পরে বাহিত হয়.

আউটগোয়িং কাগজপত্র নিয়ে কাজ করুন

এই ধরনের ডকুমেন্টেশনের প্রক্রিয়াকরণ উপরের থেকে কিছুটা আলাদা।

প্রথমত, এন্টারপ্রাইজের একজন অনুমোদিত কর্মচারী বহির্গামী নথির একটি খসড়া সংস্করণ তৈরি করেন। তার ভিত্তিতে একটি খসড়া প্রণয়ন করা হচ্ছে। এটি অনুমোদনের জন্য পরিচালকের কাছে পাঠানো হয়। যাইহোক, উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের সাথে অন্য কর্মচারীও খসড়া নথি অনুমোদন করতে পারেন।

শংসাপত্রের পরে, প্রকল্পটি প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুযায়ী তৈরি করা হয় এবং প্রাপকের কাছে পাঠানো হয়।

ওয়ার্কফ্লো পরিকল্পনা

এই পর্যায়টি দ্রুত প্রাপ্তি, ডকুমেন্টেশন পাঠানো এবং প্রক্রিয়াকরণ নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয়। এন্টারপ্রাইজে নথি সঞ্চালনের উপযুক্ত সংস্থার জন্য, বিশেষ সময়সূচী তৈরি করা হয়। তারা নির্দেশ করে:

• প্রাথমিক কাগজপত্রের রেজিস্ট্রেশনের স্থান ও মেয়াদ।
• যে ব্যক্তি নথি প্রস্তুত ও জমা দিয়েছেন তার নাম ও অবস্থান।
• সিকিউরিটিজ থেকে প্রাপ্ত অ্যাকাউন্ট।
• ডকুমেন্টেশন রাখার জন্য সময় এবং স্থান।

অ্যাকাউন্টিং রেজিস্টার

প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের রেজিস্ট্রেশনের জন্য তাদের প্রয়োজন। একই সময়ে, অনকাগজপত্র একটি অ্যাকাউন্টিং চিহ্ন দিয়ে চিহ্নিত করা হয়. নথির পুনঃনিবন্ধন প্রতিরোধ করা প্রয়োজন।

প্রাথমিক কাগজপত্র ইলেকট্রনিক রেজিস্টারে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। যাইহোক, সরকারী সংস্থা বা প্রতিপক্ষের অনুরোধে, এন্টারপ্রাইজ অবশ্যই হার্ড কপি প্রদান করবে।

নথি পুনরুদ্ধারের বৈশিষ্ট্য

বর্তমানে, প্রবিধানে কাগজপত্র পুনরুদ্ধারের জন্য কোন সুস্পষ্ট পদ্ধতি নেই। অনুশীলনে, এই প্রক্রিয়াটি নিম্নলিখিত কার্যক্রমগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে:

• নথি হারানো বা নষ্ট হওয়ার কারণ অনুসন্ধানের জন্য একটি কমিশন নিয়োগ। প্রয়োজনে, এন্টারপ্রাইজের প্রধান এই পদ্ধতিতে আইন প্রয়োগকারী সংস্থাকে জড়িত করতে পারেন৷
• প্রাথমিক নথির অনুলিপিগুলির জন্য একটি ব্যাঙ্কিং সংস্থার কাছে, প্রতিপক্ষের কাছে আবেদন৷
• আয়কর রিটার্ন সংশোধন। একটি হালনাগাদ প্রতিবেদন জমা দেওয়ার প্রয়োজন এই কারণে যে অনথিভুক্ত খরচগুলি করের উদ্দেশ্যে ব্যয় হিসাবে স্বীকৃত নয়৷

প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন হারানোর ক্ষেত্রে, IFTS উপলব্ধ কাগজপত্রের উপর ভিত্তি করে কর কর্তনের পরিমাণ গণনা করবে। একই সময়ে, কর কর্তৃপক্ষ জরিমানা আকারে দায়বদ্ধতার ব্যবস্থা প্রয়োগ করার সম্ভাবনা রয়েছে।

প্রাথমিক কাগজপত্র প্রদান প্রক্রিয়ায় সাধারণ ভুল

সাধারণত, রেকর্ড রক্ষকরা নিম্নলিখিত লঙ্ঘন করে:

• এমন ফর্মগুলি পূরণ করুন যা এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা একীভূত বা অনুমোদিত নয়৷
• বিস্তারিত উল্লেখ করবেন না বাতাদের ত্রুটির সাথে প্রতিফলিত করুন।
• তাদের স্বাক্ষর সহ নথি অনুমোদন করবেন না বা যাদের কাগজপত্রে স্বাক্ষর করার ক্ষমতা নেই এমন কর্মচারীদের অনুমতি দেবেন না।

ব্যবসায়িক লেনদেনের সত্যতা নিশ্চিতকারী ডকুমেন্টেশন এন্টারপ্রাইজের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এর নকশা খুব সাবধানে যোগাযোগ করা আবশ্যক. যেকোনো ভুল নেতিবাচক পরিণতির দিকে নিয়ে যেতে পারে।