আউটগোয়িং চিঠিপত্র: রেজিস্ট্রেশন লগ, অ্যাকাউন্টিং, নমুনা, ফিলিং নিয়ম

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

জাতীয় অর্থনীতির যেকোন ক্ষেত্রে, একটি কাগজপত্র রয়েছে যাতে অনেকগুলি ফাংশন অন্তর্ভুক্ত থাকে। তাদের মধ্যে, আগত এবং বহির্গামী চিঠিপত্রের জন্য অ্যাকাউন্টিং প্রধান এক. অন্যান্য সংস্থা থেকে বিচ্ছিন্নভাবে কোন একক এন্টারপ্রাইজ কাজ করছে না। গ্রাহক, সরবরাহকারী, আর্থিক এবং অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের সাথে যোগাযোগ এবং সহযোগিতা বাধ্যতামূলক। অতএব, উত্পাদন প্রক্রিয়া চিঠিপত্র ছাড়া করতে পারে না. আগত এবং বহির্গামী চিঠির নিবন্ধন কে পরিচালনা করে? কিভাবে সঠিকভাবে তাদের জন্য অ্যাকাউন্ট? কে এটা প্রয়োজন এবং কেন? আমরা নিবন্ধে এই বিষয়গুলি বিবেচনা করব৷

চিঠিপত্রের বিভাগ। বহির্গামী ডকুমেন্টেশনের বৈশিষ্ট্য

নথির অনেকগুলি ফর্ম এবং প্রকার রয়েছে, তবে সেগুলি কেবল দুটি প্রধান বিভাগে পড়ে:

• প্রেরণ করা হচ্ছে (আউটগোয়িং মেল)।
• গৃহীত (আগত মেইল)।

আসুন প্রতিটি বিভাগের অর্থ দেখি।

চিঠিপত্র, যাকে বহির্গামী বলা হয়, নিম্নলিখিত প্রাপকদের কাছে পাঠানো যেতে পারে:

• ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ।
• অধীনস্থসংগঠন।
• অংশীদার উদ্যোগ।
• এন্টারপ্রাইজের বিভাগ, কর্মশালা এবং অন্যান্য কাঠামোগত বিভাগ।

উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের কাছে কী নথি পাঠানো হয়?

ব্যবহারিকভাবে প্রতিটি এন্টারপ্রাইজ যেকোনো প্রতিষ্ঠানের (জেলা, বিভাগীয়, আঞ্চলিক, পাশাপাশি মন্ত্রণালয়) অধীনস্থ। এই প্রতিষ্ঠানগুলিতে পাঠানো বহির্গামী চিঠিপত্র হতে পারে রিপোর্ট, রিপোর্ট, মাস, ত্রৈমাসিক, বছরের জন্য পরিকল্পনা, অনুরোধের প্রতিক্রিয়া। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি অনুমোদিত স্ট্যান্ডার্ড ফর্মগুলিতে বা কোম্পানির লোগো সহ সাধারণ শীটে জারি করা হয়৷

ডাউনলাইন সংস্থার জন্য নথি

সকল নয়, কিন্তু অনেক প্রতিষ্ঠান তাদের অধীনস্থ সংস্থাগুলির সাথে সহযোগিতা করে। এটি নির্বাহী সংস্থা, শাখা, ছোট সংস্থা এবং অন্যান্য হতে পারে। তার পাঠানো চিঠিপত্র নির্দেশ, আদেশ, নোটিশ, প্রবিধান, নির্দেশাবলী, প্রশিক্ষণ উপকরণ হতে পারে। এটি কোম্পানির লোগো সহ লেটারহেড বা সাধারণ শীটেও জারি করা হয়। এছাড়াও, নির্দেশাবলী এবং প্রশিক্ষণ সামগ্রীগুলি ব্রোশার এবং ম্যানুয়ালগুলির আকার নিতে পারে, তবে সেগুলির সাথে অবশ্যই স্ট্যান্ডার্ড ফর্ম বা সিল এবং স্বাক্ষর সহ কভার লেটারগুলির নির্দেশাবলী থাকতে হবে৷ যদি কোনটি না থাকে, তাহলে ম্যানুয়াল এবং ব্রোশারে অবশ্যই প্রেরণকারী সংস্থার সিল এবং দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের স্বাক্ষর থাকতে হবে৷

অংশীদার সংস্থাগুলির জন্য নথিপত্র

একটি নিয়ম হিসাবে, এই ক্ষেত্রে আমরা সরবরাহকারী, পরিবেশক এবং গ্রাহকদের কথা বলছি। তিনি যে চিঠিপত্র পাঠান তা হল আদেশ, নোটিশপণ্যের প্রাপ্তি, দাবি, বিজ্ঞাপনের ব্রোশিওর, চুক্তি বা চুক্তির যেকোনো শর্তে পরিবর্তন সম্পর্কে বিজ্ঞপ্তি, ব্যবসায়িক প্রস্তাবনা।

এটা উল্লেখ করা উচিত যে বিজ্ঞাপন সামগ্রী, মূল্য তালিকা, অভিনন্দন, আমন্ত্রণ, উদাহরণস্বরূপ, একটি উপস্থাপনার জন্য নিবন্ধিত হওয়ার প্রয়োজন নেই৷

একই সংস্থার মধ্যে ডকুমেন্টেশন

এই ধরনের বহির্গামী চিঠিপত্র এমন উদ্যোগে সঞ্চালিত হয় যেখানে 2 বা তার বেশি বিভাগ, কর্মশালা, বিভাগ রয়েছে। এই ধরনের ক্ষেত্রে, নেতৃত্ব আদেশ, রেজোলিউশন, নির্দেশিকা, নির্দেশাবলী এবং অনুরূপ নথি জারি করে, যা বিভাগ এবং কর্মশালায় পাঠানো হয়। তারপর ম্যানেজার এবং প্রশাসনের জন্য এই ধরনের চিঠিপত্র আউটগোয়িং হবে, এবং একটি ওয়ার্কশপ বা বিভাগের জন্য - ইনকামিং।

জার্নাল ডিজাইনের নিয়ম

দস্তাবেজটি যেখানেই পাঠানো হোক না কেন, এটি অবশ্যই হিসাব করতে হবে। এটি করার জন্য, বহির্গামী চিঠিপত্র নিবন্ধনের জন্য লগ আছে. যে সময়ে কম্পিউটার এবং ইন্টারনেটের অস্তিত্ব ছিল না, এই ধরনের জার্নালগুলি হাতে রাখা হত। তারা স্বেচ্ছাচারী হতে পারে. একটি সাধারণ নোটবুক, অ্যাকাউন্টিং বই, নোটপ্যাড ব্যবহার করা যেতে পারে। সবচেয়ে বড় কথা, ম্যাগাজিনের শীট সেলাই করা উচিত ছিল যাতে সেগুলি ছিঁড়ে না যায়। উপরন্তু, তাদের সংখ্যা করা প্রয়োজন. জার্নালের শিরোনাম পৃষ্ঠাটি কখন শুরু হয়েছিল তার তারিখ নির্দেশ করে। পূর্বে, পৃষ্ঠাগুলিকে থ্রেড দিয়ে সেলাই করা, কাগজের শীট দিয়ে তাদের শেষগুলি সিল করা প্রয়োজন ছিল, যার উপর দায়িত্বশীল ব্যক্তির সিল এবং স্বাক্ষর রাখা প্রয়োজন ছিল। এছাড়াও এই শীটে সংখ্যাযুক্ত পৃষ্ঠাগুলির মোট সংখ্যা নীচে রাখা হয়েছিল। সংশোধনের অনুমতি দেওয়া হয়নি।

এখন থ্রেড দিয়ে পত্রিকার সেলাই যখন সংরক্ষিত হয়আর্থিক বা আইনি মূল্যের বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ নথির নিবন্ধন।

ম্যাগাজিনের পৃষ্ঠাগুলি বেশিরভাগ ব্যবসায় সংখ্যাযুক্ত।

যখন জার্নালের শেষ লাইনটি পূরণ করা হয়, তখন এর সমাপ্তির তারিখটি নিচে দেওয়া হয়। এটি 3 থেকে 5 বছর পর্যন্ত সংরক্ষণ করা হয়। এটি এতে নিবন্ধিত চিঠিপত্রের ধরণের উপর নির্ভর করে। আদালতের আদেশ, আর্থিক হিসাব, দীর্ঘমেয়াদী চুক্তি এবং এর মতো বিষয়গুলি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ বলে বিবেচিত হয়৷ আপনি জার্নালটি শুধুমাত্র তখনই নিষ্পত্তি করতে পারবেন যদি এতে নথিভুক্ত প্রতিটি নথি তার আইনি শক্তি হারিয়ে ফেলে।

কম্পিউটার সাহায্য

কম্পিউটার প্রযুক্তির এই যুগে, এমন একজন কেরানি খুঁজে পাওয়া দুষ্কর, যিনি হাত দিয়ে আগত এবং বহির্গামী চিঠিপত্রের লগ ট্রেস করেন। এখন একটি নির্দিষ্ট প্রোগ্রাম রয়েছে যা আপনাকে ফর্মগুলি মুদ্রণ করতে বা কম্পিউটারে রেকর্ড রাখতে দেয়। এটি ব্যবহার করার জন্য, আপনার থাকতে হবে:

• এমএস অফিস সহ কম্পিউটার, এমএস এক্সেল প্রোগ্রাম।
• প্রিন্টার।
• স্ক্যানার।
• কম্পিউটার ইমেল।
• এইরকম একটি স্ট্যাম্প: “প্রবেশ। নং _, "_" _20_" এটি ম্যানুয়ালি টাইপ করা যায় বা রেডিমেড কেনা যায়।

পরবর্তী, আপনাকে প্রোগ্রামে যেতে হবে, প্রয়োজনীয় ফর্মটি ডাউনলোড করতে হবে এবং এটির সাথে কাজ শুরু করতে হবে। আপনি ফর্মটি প্রিন্ট করতে পারেন, প্রচুর ফটোকপি করতে পারেন, সেলাই করতে পারেন। আপনি একটি জার্নাল পাবেন যেখানে আপনাকে হাতে নোট তৈরি করতে হবে। আপনি প্রিন্ট করতে পারবেন না, আপনার কম্পিউটারে সরাসরি নিবন্ধন করুন। একটি নিয়ম হিসাবে, এইভাবে নথিগুলি রাখা হয় যার জন্য আপনাকে স্বাক্ষর করার প্রয়োজন নেই৷

আপনার কয়টি পত্রিকা দরকার?

আরো প্রায়ইমোট, এন্টারপ্রাইজগুলি বহির্গামী চিঠিপত্রের একটি লগ বজায় রাখে। যাইহোক, অনেক অংশীদার এবং অন্যান্য প্রাপক সহ কিছু সংস্থার এই ম্যাগাজিনগুলির মধ্যে কয়েকটি থাকতে পারে, যেমন:

• তৃতীয় পক্ষের কাছে পাঠানো চিঠিপত্রের নিবন্ধনের জন্য এবং এন্টারপ্রাইজের মধ্যে নথির জন্য।
• দেশী ও বিদেশী কোম্পানীতে পাঠানো চিঠির জন্য।
• নির্দিষ্ট কিছু প্রতিষ্ঠানের জন্য (উদাহরণস্বরূপ, কেন্দ্রীয় কার্যালয়, মন্ত্রণালয়, এবং তাই) এবং অন্য সকলের উদ্দেশ্যে নথির জন্য। এটি নথি ব্যবস্থাপনার সুবিধার জন্য করা হয়, তবে যেকোনো জার্নাল একটি একক মান অনুযায়ী তৈরি করা হয়।

এছাড়া, কিছু প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি ধরনের ডকুমেন্টেশনের জন্য আলাদা জার্নাল আছে। উদাহরণস্বরূপ, বহির্গামী আদেশ, অ্যাকাউন্টিং আদেশ, বিজ্ঞপ্তি, ম্যানুয়াল, গ্রাহকের অভিযোগ, প্রোটোকল এবং আরও অনেক কিছু নিবন্ধন করতে। এই ধরনের নথিগুলির জন্য অ্যাকাউন্টের জন্য, অন্যান্য কলাম সহ ফর্মগুলি ব্যবহার করা যেতে পারে৷

কীভাবে জার্নাল এন্ট্রি রাখবেন

এটা বলা উচিত যে সমস্ত ধরণের বহির্গামী চিঠিপত্রের অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য ফর্মগুলির ফর্মগুলি প্রায় একই রকম৷ নকশাটি কেমন হওয়া উচিত তা দেখানোর একটি নমুনা আমাদের নিবন্ধে দেওয়া হয়েছে৷

প্রতিটি পৃষ্ঠার শীর্ষে কলাম সহ একটি "হেডার" রয়েছে:

• এন্ট্রির ক্রমিক নম্বর, এটিও নথিতে লাগানো ছিল।
• প্রস্থানের তারিখ।
• নথির শিরোনাম (যেমন "প্রগতি প্রতিবেদন")।
• সারাংশ (আক্ষরিক অর্থে কয়েকটি বাক্য, আপনি ডকুমেন্ট নম্বরও রাখতে পারেন)।
• যে প্রতিষ্ঠানে চিঠিপত্র পাঠানো হয় তার নাম।
• দায়িত্ববদ্ধ নিবন্ধকের স্বাক্ষর।
• প্রস্থান পদ্ধতি (নিয়মিত বা ই-মেইল, ফ্যাক্স)। এই আইটেমটি নতুন প্রযুক্তির আবির্ভাবের সাথে যুক্ত করা হয়েছে। পূর্বে, এটি চিঠিপত্রের লগে ছিল না।
• যদি একটি অনুরোধের প্রতিক্রিয়া বা একটি মৃত্যুদন্ডের প্রতিবেদন পাঠানো হয়, জার্নালটি সেই নথির সংখ্যা নির্দেশ করবে যার ভিত্তিতে পাঠানো চিঠিটি তৈরি করা হয়েছিল৷ পারফর্মার (নাম, অবস্থান) সম্পর্কে ডেটা নির্দেশ করাও প্রয়োজনীয়।
• কপির সংখ্যা। কখনও কখনও একটি কলাম আলাদাভাবে বরাদ্দ করা হয়, যেখানে একটি অনুলিপিতে পৃষ্ঠার সংখ্যা নির্দেশিত হয়৷
• নোট। পূর্ববর্তী কলামগুলিতে অন্তর্ভুক্ত নয় এমন তথ্য এখানে নির্দেশিত হয়েছে৷

আউটগোয়িং ডকুমেন্ট যদি কোনো অনুরোধ বা প্রতিবেদনের প্রতিক্রিয়া না হয়, তাহলে ড্যাশগুলি সম্পাদনের কলামে এবং দায়ী ব্যক্তিকে দেওয়া হয়৷

আমাদের সময়ে, বহির্গামী চিঠিপত্রের লগের বিষয়বস্তু এবং পূরণের পরিবর্তন হয়নি। উপরে দেখানো নমুনা।

আগত মেইল

নিম্নলিখিত উৎস থেকে এন্টারপ্রাইজের চিঠি এবং নথিপত্র পাওয়া যাবে:

1. ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ।
2. অধীনস্থ।
3. অংশীদার সংস্থা।
4. অন্যান্য প্রতিষ্ঠান উপরে তালিকাভুক্ত নয় (পুলিশ, ব্যাঙ্ক, আদালত, ব্যক্তিগত নাগরিক, ইত্যাদি)।
5. একটি এন্টারপ্রাইজের মধ্যে, ইনকামিং চিঠিপত্র প্রশাসন বা অন্য কাঠামোগত ইউনিট থেকে আসতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টিং বিভাগ থেকে।

আমরা উপরেপ্রথম তিনটি অনুচ্ছেদে নির্দেশিত সংস্থাগুলি থেকে কোন কাগজপত্র চিঠিপত্র গঠন করতে পারে তা বিবেচনা করা হয়েছে৷

অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের নথিগুলি একজন কর্মচারীর কাছে একটি সাবপোনা, মৃত্যুদণ্ডের একটি রিট, একটি আদালতের সিদ্ধান্ত, একটি মামলা, একটি অভিযোগ বা ব্যক্তিগত ব্যক্তির কাছ থেকে একটি বিবৃতি এবং আরও অনেক কিছু হতে পারে৷

এন্টারপ্রাইজের মধ্যে কর্মপ্রবাহের প্রতিনিধিত্বকারী কাগজপত্রগুলি খুব আলাদা হতে পারে: ব্যবস্থাপনা আদেশ, আদেশ, নির্দেশাবলী, প্রবিধান, মান, নিরাপত্তা প্রবিধান, নোটিশ এবং আরও অনেক কিছু।

আগত নথির সাথে কাজ করা

এটি শুধুমাত্র বহির্গামী চিঠিপত্রের রেকর্ড রাখা প্রয়োজন, কিন্তু আগত. জার্নাল, যেখানে এন্টারপ্রাইজ দ্বারা প্রাপ্ত চিঠিগুলি নিবন্ধিত হয়, প্রেরিত নথিগুলির মতো একই নিয়ম অনুসারে আঁকা হয়৷

পার্থক্যটি ফর্মের "ক্যাপ"-এ। এতে নিম্নলিখিত কলাম থাকতে হবে:

• আদি নম্বর। এটি নথিতেও লাগানো আছে৷
• প্রাপ্তির তারিখ।
• যে সংস্থাটি নথি পাঠিয়েছে।
• এটি কীভাবে গৃহীত হয়েছিল (ফ্যাক্স, ই-মেইল বা নিয়মিত মেইলের মাধ্যমে)।
• নথির নাম।
• কপির সংখ্যা।
• যেখানে নথিটি পাঠানো হয়েছিল (ওয়ার্কশপ, বিভাগ বা ফোল্ডারের নাম)।

আগত চিঠিপত্রের জার্নালের একটি ফর্মের একটি নমুনা নীচে উপস্থাপন করা হয়েছে৷

যদি ইনকামিং ডকুমেন্টটি কার্যকর করার জন্য ওয়ার্কশপ (বিভাগ) দ্বারা প্রাপ্ত ব্যবস্থাপনার একটি আদেশ বা পদ্ধতিগত নির্দেশনা হয়, তবে নিবন্ধন লগটি অবশ্যই নির্দেশ করবে যে দায়ী ব্যক্তি কে, এবং এটিও সংযুক্তপারফরম্যান্স নোট, তারিখ এবং শিল্পীর স্বাক্ষর।

কে রেকর্ড রাখে?

প্রধান দ্বারা নিযুক্ত যে কোন দায়িত্বশীল ব্যক্তি আগত এবং বহির্গামী চিঠিপত্র নিবন্ধন করতে পারেন। এই ক্ষেত্রে, এই ধরণের শ্রম ক্রিয়াকলাপ অবশ্যই তার কাজের বিবরণে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে বা এন্টারপ্রাইজের প্রধানের আদেশ দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে। একটি নিয়ম হিসাবে, সংস্থাগুলির অফিসের কাজ একজন সচিব দ্বারা পরিচালিত হয়। এছাড়াও, অফিসের একজন কর্মচারী বা প্রশাসক (ছোট কোম্পানিতে) চিঠিপত্রের নিবন্ধন সম্পাদন করতে পারেন। কিছু সংস্থায়, চিঠিপত্র দুটি কর্মচারী দ্বারা পরিচালিত হয় - কম্পাইলার এবং সচিব।

দোকান এবং বিভাগগুলি ইনকামিং এবং আউটগোয়িং ডকুমেন্টেশনের রেকর্ডও রাখে। এটি এমন একজন কর্মচারী দ্বারা করা হয় যাকে ব্যবস্থাপনার আদেশে এই ধরণের কার্যকলাপের জন্য অভিযুক্ত করা হয়৷

আমি কিভাবে ইনকামিং ডকুমেন্টেশন সঠিকভাবে রেকর্ড করব?

আগত এবং বহির্গামী চিঠিপত্রের নিবন্ধন একটি কঠিন কাজ নয়, কিন্তু একটি দায়িত্বশীল কাজ। এন্টারপ্রাইজ দ্বারা প্রাপ্ত সমস্ত নথি অ্যাকাউন্টিং সাপেক্ষে. যদি তারা সংস্থাগুলি থেকে আসে তবে তাদের অবশ্যই প্রধান দ্বারা স্ট্যাম্প এবং স্বাক্ষর করতে হবে। কখনও কখনও দায়ী ব্যক্তিদের স্বাক্ষরও প্রয়োজন হয়, উদাহরণস্বরূপ, প্রধান হিসাবরক্ষক, যদি এটি এন্টারপ্রাইজে জারি করা একটি চালান হয়। ব্যক্তিদের চিঠি, যেমন ব্যাখ্যামূলক বা দাবি, শুধুমাত্র সেই ব্যক্তির স্বাক্ষর বহন করতে পারে যিনি এই নথিটি সংকলন করেছেন৷

অধিকাংশ এন্টারপ্রাইজে, সমস্ত আগত চিঠিপত্র অবশ্যই ম্যানেজার দ্বারা পর্যালোচনা করা উচিত যাতে উৎপাদন প্রক্রিয়ার সমতা বজায় থাকে। নিজেইপ্রাপ্ত নথিগুলির সাথে কী করতে হবে তা সিদ্ধান্ত নেয় - কার্যকর করার জন্য গ্রহণ করা, তথ্যের সাথে জড়িত ব্যক্তিদের পরিচিত করা বা কেবল একটি ফোল্ডারে কাগজ ফাইল করা। অতএব, সচিব, জার্নালে আগত চিঠিপত্র নিবন্ধিত করে, এটি প্রধানকে সরবরাহ করেন। তিনি প্রতিটি নথিতে একটি চিহ্ন রাখেন যে এটি কোন বিভাগে পাঠানো হবে।

এই "রায়" এর উপর ভিত্তি করে সচিব ইনকামিং চিঠিপত্রের রেজিস্টারে যথাযথ কলামে প্রতিটি চিঠির আরও "ভাগ্য" লিখে দেন। উদাহরণস্বরূপ, প্রিমিয়ামের গণনার বিষয়ে একটি নতুন প্রবিধান অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পাঠানো যেতে পারে, প্রযুক্তিগত বিভাগে নিরাপত্তা নির্দেশিকা, এবং নাগরিক ইভানভ থেকে পণ্যের মান নিয়ন্ত্রণ বিভাগে একটি দাবি। এটি আগত ডকুমেন্টেশন সহ সচিবের কাজ সম্পন্ন করে।

আমি কিভাবে বহির্গামী মেইল ট্র্যাক রাখতে পারি?

উপরে, আমরা এই ধরনের ডকুমেন্টেশনের সাথে কোন কাগজপত্র সম্পর্কিত হতে পারে তা পরীক্ষা করেছি। কিছু সংস্থায়, স্বতন্ত্র অনুরোধের উত্তর অবশ্যই একজন সহকারী সচিব বা সংকলক দ্বারা দিতে হবে। GOST R 6.30-2003.12 অনুসারে, এই জাতীয় নথি একটি বিশেষ ফর্মে বা কোম্পানির লোগো সহ একটি ফাঁকা শীটে আঁকা হয়। কোনো প্রতিষ্ঠান বা ব্যক্তিকে পাঠানো যে কোনো ব্যবসায়িক চিঠি অবশ্যই ম্যানেজারের দ্বারা স্ট্যাম্পযুক্ত এবং স্বাক্ষরিত হতে হবে। একটি নিয়ম হিসাবে, সচিবকে অবশ্যই নথির একটি ফটোকপি করতে হবে, যা অবশ্যই সঠিক ফোল্ডারে ফাইল করতে হবে।

আউটগোয়িং চিঠিপত্র সংশ্লিষ্ট জার্নালে নিবন্ধিত হয়। সচিবকে অবশ্যই পরীক্ষা করতে হবে যে সমস্ত প্রয়োজনীয় সিল এবং স্বাক্ষর, তার কোম্পানির বিবরণ এবংযে সংস্থার জন্য নথিটি তৈরি করা হয়েছিল, তাতে জার্নালে যেটির অধীনে এটি প্রবেশ করা হয়েছে তার সাথে সম্পর্কিত নম্বরটি, প্রস্থানের তারিখ, যে ফোল্ডারে অনুলিপিটি দায়ের করা হয়েছে তার নাম দিন। যদি পাঠানো চিঠিপত্রটি একটি আগত চিঠির প্রতিক্রিয়া হয়, তবে আপনাকে অবশ্যই সেই নম্বরটি লিখতে হবে যার অধীনে এটি নিবন্ধিত হয়েছিল। নিবন্ধন লগে নির্দেশিত দিনে নথিগুলি অবশ্যই পাঠাতে হবে৷

আমাদের চিঠিপত্রের হিসাব দরকার কেন?

প্রযোজনা থেকে দূরে থাকা কিছু লোক বিশ্বাস করে যে আগত এবং বহির্গামী চিঠিপত্রের বিচক্ষণ নিবন্ধন অতিরিক্ত কাজ, তথাকথিত কাগজপত্র। প্রকৃতপক্ষে, চিঠিপত্র অ্যাকাউন্টিং নিম্নলিখিত ফাংশন সম্পাদন করে:

• ওয়ার্কফ্লো সংগঠিত করে।
• আগত সংকেতগুলিতে সময়মত প্রতিক্রিয়া নিশ্চিত করে।
• উৎপাদনের মধ্যে তথ্যের আদান-প্রদানকে স্ট্রীমলাইন করে।
• বিদেশী অর্থনৈতিক জীবনে কোম্পানির কার্যকর অংশগ্রহণের নিশ্চয়তা দেয়।
• আপনার প্রয়োজনীয় নথিটি দ্রুত খুঁজে পেতে সাহায্য করে।

এই কাজের গুরুত্ব সুস্পষ্ট, তাই আপনাকে দায়িত্বের সাথে এর বাস্তবায়নের সাথে যোগাযোগ করতে হবে।