অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টগুলি হল অ্যাকাউন্টিং নথির নিবন্ধন এবং সংরক্ষণের ধারণা, নিয়ম। 402-এফজেড "অন অ্যাকাউন্টিং"। ধারা 9. প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন সঠিকভাবে সম্পাদন করা অ্যাকাউন্টিং তথ্য তৈরি এবং ট্যাক্স দায় নির্ধারণের প্রক্রিয়ার জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ। অতএব, বিশেষ যত্ন সহকারে নথিগুলির চিকিত্সা করা প্রয়োজন৷

অ্যাকাউন্টিং পরিষেবার বিশেষজ্ঞ, ছোট ব্যবসার প্রতিনিধি যারা স্বাধীন রেকর্ড রাখে তাদের কাগজপত্র তৈরি, নকশা, চলাচল, সঞ্চয়স্থানের জন্য প্রধান প্রয়োজনীয়তা জানা উচিত।

নথি ধারণা

অ্যাকাউন্টিংয়ের উপর নিয়ন্ত্রক আইন একটি নথির ধারণা প্রকাশ করে না। অতএব, GOST R ISO 15489-1-2007 দ্বারা প্রতিষ্ঠিত সংজ্ঞা ব্যবহার করা মূল্যবান৷

অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টগুলি হল শনাক্তযোগ্য তথ্য যা একটি বস্তুগত বাহকের উপর রেকর্ড করা হয়, ব্যবসায়িক কার্যকলাপ বা আইনি নিশ্চিত করার সময় প্রমাণ হিসাবে একটি ব্যক্তি বা সংস্থা দ্বারা তৈরি, প্রাপ্ত এবং সংরক্ষণ করা হয়বাধ্যবাধকতা।

প্রাথমিক নথিগুলি হল সেই নথি যা প্রক্রিয়া এবং ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কে উত্স ডেটা ধারণ করে৷ এগুলি হল অ্যাকাউন্টিং নথি যা অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রিগুলির ভিত্তি হিসাবে কাজ করে৷

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি হল সেই নথি যার মাধ্যমে অর্থনৈতিক কার্যকলাপের তথ্য নিবন্ধিত হয়। ফেডারেল আইন "অন অ্যাকাউন্টিং" এর এই ধারণাটি নিবন্ধগুলি দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়৷

তাদের সংকলনের জন্য সামনে রাখা প্রধান প্রয়োজনীয়তা হল যে অর্থনৈতিক কার্যকলাপের সত্যতা সম্পাদিত হলে বা এটি সম্পূর্ণ হওয়ার সাথে সাথেই (যদি সম্ভব হয়) তখনই তাদের সংকলন করতে হবে।

প্রাথমিক কাগজপত্র

ব্যবসায়িক লেনদেনের সময় প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিটি অবশ্যই আঁকতে হবে, এবং যদি এটি সম্ভব না হয়, তা সম্পূর্ণ হওয়ার পরপরই।

প্রধান প্রাথমিক নথিগুলি হল:

1. পরিবহন নোট, যার ফর্ম TORG-12 আছে।
2. RKO এবং PKO।
3. অ্যাকাউন্টিং রেফারেন্স।
4. ব্যয়ের প্রতিবেদন।

প্রাথমিক নথির বিভিন্নতা

কোন আদর্শিক আইনে অ্যাকাউন্টিং নথির গ্রুপিং এবং শ্রেণীবিভাগ নেই। নিম্নলিখিত ধরণের অ্যাকাউন্টিং নথিগুলিকে আলাদা করা যেতে পারে, এগুলি বিবেচনায় নেওয়া নথি:

1. তাদের সংকলনের স্থান: বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ।
2. প্রযোজ্য ডকুমেন্টারি ফর্ম: অ-ইউনিফায়েড (ফর্ম অনুযায়ী তৈরি করা হয়েছে যেগুলি সংস্থার দ্বারা স্বাধীনভাবে বিকশিত হয়েছে), ইউনিফাইড (অ্যালবামে থাকা ফর্মগুলির সাথে মিল রেখে তৈরি করা হয়েছে)ইউনিফাইড ফর্ম)।
3. তথ্য বাহকের প্রকার: ইলেকট্রনিক এবং কাগজ।
4. ডেটা ভলিউম: সারাংশ এবং প্রাথমিক।
5. দায়ের প্রকার, অ্যাকাউন্টিং এলাকা, সম্পদ: নগদ লেনদেনের জন্য অ্যাকাউন্টিং, মজুরি আদায় এবং পরিশোধের জন্য অ্যাকাউন্টিং, ইনভেন্টরিগুলির জন্য অ্যাকাউন্টিং, স্থায়ী সম্পদের জন্য অ্যাকাউন্টিং ইত্যাদি।

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ফর্ম

অ্যাকাউন্টিং নথিগুলির অ্যাকাউন্টিংয়ে নিবন্ধন হল, প্রথমত, একীভূত এবং স্বাধীনভাবে উন্নত ফর্মগুলির ব্যবহার৷ 2013 সাল থেকে অনেক ইউনিফাইডের ব্যবহার বাধ্যতামূলক নয়৷

সমস্ত প্রাথমিক ফর্ম অবশ্যই সংস্থার প্রধান দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে। নিম্নলিখিতগুলি বর্তমানে বাধ্যতামূলক:

1. কার্গো পরিবহন পরিষেবার হিসাব অনুযায়ী (সরকারের 272-পি)।
2. শ্রমের হিসাব অনুযায়ী, এর অর্থপ্রদান (রাষ্ট্রীয় পরিসংখ্যান কমিটির 1-পি)।
3. নগদ লেনদেনের জন্য অ্যাকাউন্টিং (রাষ্ট্রীয় পরিসংখ্যান কমিটির 88-পি, রাশিয়ান ফেডারেশনের ব্যাঙ্কের 3210-ইউ)।

পেমেন্ট অর্ডারের জন্য স্ট্যান্ডার্ড ফর্মও দেওয়া আছে। ইউনিফাইড ফর্ম ইস্যু করার প্রক্রিয়ায়, অ্যাকাউন্টিং নথিগুলি পূরণ করা, যথা সমস্ত প্রদত্ত কলাম (লাইন) বাধ্যতামূলক৷ কোনো তথ্য অনুপস্থিত থাকলে, সংশ্লিষ্ট কলামে একটি ড্যাশ রাখতে হবে।

এটা লক্ষণীয় যে অ্যাকাউন্টিং নথির ব্যবহার, যা বর্তমানে প্রয়োজনীয় নয়, এখনও সংস্থাগুলিতে ব্যবহৃত হয়৷ এন্টারপ্রাইজের অভ্যন্তরীণ চাহিদা বিবেচনা করে, এই ফর্মগুলি চূড়ান্ত করা যেতে পারে। নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপগুলি ঠিক করার জন্য এগুলিকে আরও উপযুক্ত এবং সুবিধাজনক করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি পারেনসামনে এবং পিছনের দিকে প্রিন্টিং প্রয়োজনীয়তা এবং চিহ্ন ব্যবহার করতে অস্বীকার করুন৷

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির অনুমোদন

সংস্থাগুলি প্রযোজ্য প্রাথমিক ফর্মগুলি অনুমোদন করতে বাধ্য (4 অনুচ্ছেদ 1/2008-PBU)৷ এটা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ, তবে, শুধুমাত্র ইউনিফর্ম ফর্ম অ্যালবামের সাথে লিঙ্ক করা যথেষ্ট হবে না৷

অ্যাকাউন্টিং নীতিতে সংস্থাটি যে অ্যালবামগুলি ব্যবহার করবে তার নির্দিষ্ট ধরণের নথির তালিকা এবং সেইসাথে প্রাথমিক নথিতে স্বাক্ষর করার অধিকার রয়েছে এমন ব্যক্তিদের তালিকা করা উচিত৷

ফর্ম অন্যান্য স্থানীয় প্রবিধান দ্বারা অনুমোদিত হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিগুলির ফর্মগুলি অনুমোদন করার জন্য একটি আদেশ৷ অ্যাকাউন্টিং নীতিতে এই ধরনের অর্ডারের একটি লিঙ্ক থাকতে হবে।

অ্যাকাউন্টিং নথির প্রয়োজনীয় বিবরণ

402-FZ প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিগুলির বাধ্যতামূলক বিবরণের প্রয়োজনীয়তাগুলিকে নিয়ন্ত্রণ করে৷ এই ধরনের সাতটি বিবরণ রয়েছে:

1. নথির তারিখ।
2. তার নাম।
3. দস্তাবেজটি সংকলিত অর্থনৈতিক সত্তার নাম।
4. ব্যবসায়িক তথ্যের বিষয়বস্তু।
5. আর্থিক বা প্রাকৃতিক পরিমাপের পরিমাণ (ইউনিট সহ)।
6. লেনদেনের জন্য দায়ী ব্যক্তিদের অবস্থানের নাম।
7. দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের প্রতিলিপি সহ স্বাক্ষর।

কিছু নথি যা প্রাথমিক নথি নয় এমনভাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।

যদি কোনও সংস্থা ভাড়ার খরচ প্রতিফলিত করে, তাহলে এই ধরনের অ্যাকাউন্টিং নথিগুলি হল আইন এবং একটি লিজ চুক্তি৷ সিভিল কোডের 611 এবং 622 ধারাপ্রতিষ্ঠা করুন যে এই ধরনের ক্ষেত্রে, রিপোর্টিং অবজেক্টের গ্রহণযোগ্যতা এবং স্থানান্তরের দ্বিপাক্ষিক ক্রিয়াকলাপ তৈরি করতে হবে। আমরা যদি সিভিল কোডের 753 ধারা বিবেচনা করি, তাহলে একতরফা প্রকৃতির কাজগুলি প্রাথমিক নথি হিসাবে কাজ করতে পারে৷

অ্যাকাউন্টিংয়ে ডকুমেন্টেশন

ডকুমেন্টেশন তৈরির সময় যে বিশেষ ক্ষেত্রে প্রায়ই ঘটে থাকে তা বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ৷

সীল ব্যবহারের প্রত্যাখ্যান। সীলমোহরের মূল উদ্দেশ্য হল দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির স্বাক্ষর প্রত্যয়িত করা। 2015 সাল থেকে, উদ্যোগগুলিকে স্ট্যাম্প করার প্রয়োজন নেই। প্রেস সম্পর্কে তথ্য সংস্থার চার্টারে প্রতিফলিত হওয়া উচিত (82-FZ)। ফেডারেল প্রবিধান দ্বারা প্রয়োজন হলেই সিল প্রয়োজন৷

এটি অবশ্যই নিম্নলিখিত নথিগুলিতে উপস্থিত থাকতে হবে: ডাবল গুদাম শংসাপত্র, কর্মক্ষেত্রে দুর্ঘটনার ক্রিয়াকলাপ, কাস্টমস কর্তৃপক্ষের কাছে জমা দেওয়া নথি, একটি পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি যা আপনাকে আদালতে আইনি সত্তার স্বার্থের প্রতিনিধিত্ব করতে দেয়৷

সীলটি একটি বাধ্যতামূলক প্রয়োজনীয়তা নয়, তবে, এটির উপস্থিতি প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির ফর্ম দ্বারা সরবরাহ করা যেতে পারে, যা ব্যবসায়িক সত্তার প্রধান দ্বারা অনুমোদিত৷

নথিপত্র একটি বিদেশী ভাষায় আঁকা। অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য শুধুমাত্র রাশিয়ান ভাষায় নথি গ্রহণ করা যেতে পারে। যদি নথিটি অন্য ভাষায় আঁকা হয়, তবে অবশ্যই রাশিয়ান ভাষায় একটি অনুবাদ থাকতে হবে এবং এটি অবশ্যই লাইন দ্বারা লাইন হতে হবে। অনুবাদের শংসাপত্রের প্রয়োজন নেই, হেগ কনভেনশন দ্বারা নির্ধারিত ক্ষেত্রে ব্যতীত:

1. প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিতে নন-রুবেল মিটার। অ্যাকাউন্টিং নথিতে খরচ ডেটা প্রচলিত ইউনিটে, মুদ্রায়, রুবেলে প্রতিফলিত হতে পারে।
2. ইলেক্ট্রনিক আকারে প্রাথমিক।

402-FZ ব্যবসায়িক সত্তাগুলিকে শুধুমাত্র কাগজের আকারে নয়, বৈদ্যুতিন আকারেও প্রাথমিক নথি ইস্যু করার অনুমতি দেয়৷

ইলেক্ট্রনিক নথিতে অ্যাকাউন্টিং নথির জন্য সেট করা সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ থাকতে হবে, সেইসাথে একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরও থাকতে হবে৷

ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষর তিনটি প্রকারে আসে - সহজ, উন্নত অযোগ্য, উন্নত যোগ্যতা। অর্থ মন্ত্রণালয়ের মতে, এই তিনটি স্বাক্ষরের যেকোনো একটি ব্যবহার করা যেতে পারে।

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিতে স্বাক্ষর করার পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি

নিম্নলিখিত নথিগুলির মধ্যে একটি তৈরি করা হলে একটি সংস্থার একজন কর্মচারীর স্বাক্ষর করার অধিকার রয়েছে:

1. প্রাথমিক স্বাক্ষরের পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি (সিভিল কোডের 185-189 অনুচ্ছেদ)।
2. সই করার ডানদিকে অর্ডার।

যখন স্বাক্ষর করার অধিকার প্রদানকারী একটি আদেশের সাথে তুলনা করা হয়, তখন এমন ব্যক্তিদেরও একটি পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি জারি করা যেতে পারে যারা সংস্থার কর্মচারী নন৷ পক্ষের চুক্তি অনুসারে, প্রাথমিক নথিতে স্বাক্ষর করার জন্য একটি প্রতিকৃতি ব্যবহার করা যেতে পারে (সিভিল কোডের ধারা 160)।

অ্যাকাউন্টিং এর কর্মপ্রবাহের সময়সূচী

একটি কর্মপ্রবাহের সময়সূচী হল একটি বিবরণ, যা অ্যাকাউন্টিং নথি তৈরি, স্থানান্তর, প্রক্রিয়াকরণ, সংরক্ষণের পদ্ধতিগুলির একটি টেবিল বা ডায়াগ্রামের আকার নিতে পারে।সময়সূচী অ্যাকাউন্টিং নীতির একটি পরিশিষ্ট হিসাবে বা স্থানীয় আদর্শ আইন হিসাবে অনুমোদিত হতে পারে। দ্বিতীয় ক্ষেত্রে, অ্যাকাউন্টিং নীতিতে এই আইনের একটি লিঙ্ক থাকা উচিত।

ওয়ার্কফ্লো সময়সূচী অবশ্যই প্রতিফলিত হবে:

1. শর্তাবলী যার মধ্যে নথিগুলি আঁকতে হবে, প্রেরণ করতে হবে, প্রক্রিয়া করতে হবে, সংরক্ষণ করতে হবে৷
2. কর্মপ্রবাহের সময়সূচীতে প্রতিফলিত অপারেশনের জন্য দায়ী ব্যক্তিদের অবস্থান (অর্থ মন্ত্রণালয়ের 105-পি)।

প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের হিসাবর জন্য ম্যাগাজিন

এই ধরনের একটি জার্নাল রাখা হিসাব-নিকাশের পরিবর্তে যুক্তিসঙ্গত নথি ব্যবস্থাপনার একটি নিয়ম। অ্যাকাউন্টিং নথিগুলির নিবন্ধনের জন্য এটি প্রয়োজনীয় - আগত এবং বহির্গামী প্রাথমিক নথি। বিশেষায়িত অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম ব্যবহার না করেই অ্যাকাউন্টিং করা হয় এমন ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞরা একই ধরনের জার্নাল রাখার পরামর্শ দেন।

উদাহরণস্বরূপ, 1C ব্যবহার করার সময়, একটি ডকুমেন্টেশন জার্নাল তৈরি করা যেতে পারে এবং যত তাড়াতাড়ি প্রয়োজন মুদ্রণ করা যেতে পারে। সুতরাং, রসিদ নথির রেজিস্টারে সরবরাহকারীদের নথি এবং নগদ নথির রেজিস্টার যথাক্রমে এন্টারপ্রাইজের নগদ ডেস্কে ডকুমেন্টেশন প্রদর্শন করবে।

অ্যাকাউন্টিং, ট্যাক্স অ্যাকাউন্টিংয়ের বিপরীতে, প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির অনুপস্থিতিতে অর্থনৈতিক ক্রিয়াকলাপের তথ্য প্রতিফলিত করার অনুমতি দেয়, তবে শুধুমাত্র যদি সেগুলি পরে পাওয়া যায়৷

এই ক্ষেত্রে, অর্থনৈতিক কার্যকলাপের তথ্য আনুমানিক মান ব্যবহার করে রেকর্ড করা উচিত। নথিটি একবার এসে গেলে, এটি উল্টানো হয় না। এটি শুধুমাত্র এটির প্রাপ্তির তারিখ সংশোধন করা প্রয়োজন৷

এই পদ্ধতিঅর্থ মন্ত্রণালয়ের 21/2008-PBU, 119n-P দ্বারা নিয়ন্ত্রিত, AKPI16-443-R VS.

মধ্যস্থ লেনদেন সংক্রান্ত নথিগুলি এই পদ্ধতির ব্যতিক্রম। মধ্যস্থতাকারী সমস্ত ডকুমেন্টেশন স্থানান্তর করতে বাধ্য। যেসব ক্ষেত্রে সম্পূর্ণ লেনদেনের প্রতিবেদনে ত্রুটি বা ভুলত্রুটি রয়েছে, সেক্ষেত্রে অধ্যক্ষের প্রাপ্তির তারিখ থেকে 30 দিনের মধ্যে আপত্তি তোলার অধিকার থাকতে পারে (সিভিল কোডের 999, 1008 প্রবন্ধ)।

অ্যাকাউন্টিং নথির সঞ্চয় ও ধ্বংস

প্রাথমিক স্টোরেজের ক্রম সংস্কৃতি মন্ত্রণালয়ের 558-P দ্বারা নির্ধারিত হয়। 402-FZ "অন অ্যাকাউন্টিং" অনুসারে, নথিপত্রের সঞ্চয়ের মোট সময়কাল 9, 5 বছর। এন্টারপ্রাইজের প্রধান ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণের জন্য দায়ী৷

কিছু নথি দীর্ঘ সময়ের জন্য রাখতে হবে:

1. অস্থাবর সম্পত্তি অধিগ্রহণ সম্পর্কে - কমপক্ষে 10 বছর।
2. রিয়েল এস্টেটের সাথে লেনদেনের জন্য - অনির্দিষ্টকালের জন্য।
3. সুদূর উত্তরে ব্যবসায়িক ভ্রমণের জন্য লভ্যাংশ প্রদান এবং ভ্রমণ শংসাপত্র - 75 বছর।

যদি অভ্যন্তরীণ রেকর্ডের মেয়াদ শেষ হয়ে যায়, সেগুলি ধ্বংস করা যেতে পারে। ধ্বংসের সম্ভাবনা সম্পর্কে সিদ্ধান্ত একটি বিশেষজ্ঞ কমিশন দ্বারা তৈরি করা উচিত, যা প্রতি বছর তৈরি হয় বা স্থায়ীভাবে কাজ করে। এই ধরনের কমিশনের কার্যক্রমের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে, একটি আইন প্রণয়ন করা উচিত, যা ধ্বংস করা নথির তালিকা প্রতিফলিত করে।

একটি এন্টারপ্রাইজ নিজেই ডকুমেন্টেশন বাতিল করতে পারে বা এটি একটি বিশেষায়িত ব্যক্তির কাছে স্থানান্তর করেসংগঠন।

প্রাথমিক নথি সংরক্ষণের দায়িত্ব

অ্যাকাউন্টিং এবং আর্থিক প্রতিবেদনের প্রয়োজনীয়তার স্থূল লঙ্ঘনের জন্য জরিমানা প্রদান করা হয়। সবচেয়ে খারাপ নথিগুলির মধ্যে একটি হল বাধ্যতামূলক প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি, অ্যাকাউন্টিং রেজিস্টার, আর্থিক বিবৃতি এবং একটি অর্থনৈতিক সত্তার জন্য একটি অডিট রিপোর্টের অভাব৷

যদি এই ধরনের লঙ্ঘন পাওয়া যায়, তাহলে নিম্নলিখিত পরিমাণে জরিমানা আরোপ করা হয়:

1. আধিকারিকরা - 5-10 হাজার রুবেল৷
2. আধিকারিকদের দ্বারা বারবার লঙ্ঘন - 10-20 হাজার রুবেল বা 1-2 বছরের জন্য অযোগ্যতা৷