প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি: তালিকা এবং সম্পাদনের নিয়ম

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি প্রতিটি এন্টারপ্রাইজে ব্যবহৃত হয়। এগুলি সমস্তই তাদের নিজস্ব উপায়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং কাজের ক্ষেত্রে অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত। এগুলি অ্যাকাউন্টিং রেজিস্টারের প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিগুলির ফর্ম অনুসারে তৈরি করা হয়। তাদের একটি সম্পূর্ণ তালিকা এবং নকশার নিয়ম এই নিবন্ধে উপস্থাপন করা হয়েছে৷

নকশা বৈশিষ্ট্য

প্রাথমিক নথির কথা বলতে গেলে, তাদের অর্থ সেই কাগজপত্র যা এন্টারপ্রাইজে ঘটে যাওয়া প্রতিটি অর্থনৈতিক ঘটনার জন্য দায়ী৷ এই ধরনের ডকুমেন্টেশন প্রস্তুত করার সময়, প্রতিটি হিসাবরক্ষককে অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে প্রাথমিক নথি এবং অ্যাকাউন্টিং রেজিস্টারগুলির কোনও নির্দিষ্ট এবং স্পষ্টভাবে নির্দিষ্ট ফর্ম নেই। পছন্দটি এন্টারপ্রাইজের উপর নির্ভর করে। এটিই সিদ্ধান্ত নেয় যে সম্ভাব্য ফর্মগুলির মধ্যে কোনটি এটির ক্রিয়াকলাপে ব্যবহার করা সুবিধাজনক। প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির ফর্ম পূরণ করার সময় সমস্ত বিবরণ নির্দেশ করাও গুরুত্বপূর্ণ। তাদের কেবল একটি বাধ্যতামূলক তালিকা রয়েছে যা থেকে কিছুই বাদ দেওয়া যায় না।এটি লক্ষণীয় যে একটি এন্টারপ্রাইজ কোন ধরণের প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি ব্যবহার করে সে সম্পর্কে তথ্য অবশ্যই কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং নীতিতে ব্যর্থ না হয়ে নির্দেশিত হতে হবে। এটি একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিষয়।

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির তালিকা

প্রাথমিক তালিকায় নয়টি গুরুত্বপূর্ণ কাগজ রয়েছে:

1. কনসাইনমেন্ট নোট।
2. সেটেলমেন্ট ফর্ম।
3. গ্রহণযোগ্যতা।
4. স্থায়ী সম্পদের গতিবিধির নথি।
5. পেমেন্ট অর্ডার।
6. কাগজ নগদ লেনদেন।
7. ব্যয়ের প্রতিবেদন।
8. অ্যাকাউন্টিং রেফারেন্স।
9. অ্যাক্ট নির্ধারণ জাল।

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিগুলির এই তালিকাটি সাধারণত সমস্ত উদ্যোগ দ্বারা গৃহীত এবং ব্যবহৃত হয়৷

কনসাইনমেন্ট নোট

এই প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিটি ইনভেন্টরি আইটেমের সমস্ত গতিবিধি প্রতিফলিত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। চালানেও ইনভয়েসে উল্লেখিত ডেটা থাকতে হবে। এটি লক্ষণীয় যে এই কাগজটি অবশ্যই দুটি কপিতে আঁকতে হবে। এই নথির নিশ্চয়তা হিসাবে, প্রধানের স্বাক্ষর এবং সংস্থার সিল ব্যবহার করা হয়। চালান ফর্মের জন্য, উদ্যোগগুলি সাধারণত TORG-12 ব্যবহার করে। সাধারণত এটি পাইকারি কোম্পানি দ্বারা ব্যবহৃত হয়। ফর্মটিতে অবশ্যই চুক্তির বিশদ বিবরণ থাকতে হবে যার ভিত্তিতে লেনদেন করা হয় এবং বিশদ বিবরণচালানপত্র. এটি অপারেশনে অংশগ্রহণকারীদের এবং স্থানান্তরিত পণ্য সম্পর্কে তথ্যও অন্তর্ভুক্ত করে। বিল অফ লেডিং সংযুক্ত কাগজপত্র সম্পর্কে তথ্য থাকতে হবে. স্বাক্ষর হিসাবে, তারা উভয় পক্ষের দ্বারা রাখা হয়. এটা জানা গুরুত্বপূর্ণ যে যে সমস্ত প্রতিষ্ঠানের কাজ মুদ্রণের ব্যবহার জড়িত নয় তাদের এই ধরণের নথির সাথে প্রত্যয়িত না করার অধিকার রয়েছে।

সেটেলমেন্ট ফর্ম

বেতন T-49 ফর্ম অনুযায়ী সংকলিত হয়। এই প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির ফর্মটি 0301009 নম্বরযুক্ত। এটির ব্যবহার শুধুমাত্র বাজেট বা সরকারী কার্যক্রম পরিচালনাকারী উদ্যোগের মধ্যে সীমাবদ্ধ। এই নথি অনুসারে, একটি সম্পূর্ণ গণনা এবং কর্মচারীদের আরও বেতন প্রদান করা হয়। এই ধরনের ফর্মের প্রধান তথ্য হল টাইম শিট, ট্যারিফ রেট, ডিডাকশনের পরিমাণ এবং অফসেট। অন্যান্য সংস্থা, সেইসাথে স্বতন্ত্র উদ্যোক্তারা, 0504401 ফর্মে তাদের কর্মীদের বেতন ইস্যু করে। টাইম শীট এখানে আয়ের ভিত্তি হিসাবে কাজ করে। এই ডকুমেন্টেশনের প্রয়োজনীয়তা প্রতিষ্ঠানের কর্মপ্রবাহ কমানোর প্রয়োজন দ্বারা নির্ধারিত হয়। এই প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিটি অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের দ্বারা সংকলিত হয়, যারা কাগজপত্র প্রস্তুত করার পরে, ক্যাশিয়ারের কাছে স্থানান্তর করে। নথিতে নির্ধারিত সমস্ত তহবিল কর্মীদের জারি করার পরে, এটি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে ফেরত দেওয়া উচিত। ক্যাশিয়ারদের কাছে হস্তান্তরকৃত ফর্মটি এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে।

গ্রহণযোগ্যতা

এই প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি জারি করার কারণ হল এন্টারপ্রাইজ দ্বারা সম্পাদিত কাজ বা পরিষেবাগুলির গ্রাহকের কাছে স্থানান্তর৷ তিনি নিশ্চিত করেন যে সমস্ত চুক্তি পূরণ করা হয়েছে এবং গ্রাহক ফলাফলের সাথে সন্তুষ্ট। আইনের ফর্মের একটি বাধ্যতামূলক প্রতিষ্ঠিত বিন্যাস নেই। কিন্তু ডেটার একটি তালিকা রয়েছে যা এটি থাকা উচিত। এতে কোম্পানির নাম, নথিটি তৈরি হওয়ার তারিখ, নথিটি সংকলনকারী ব্যক্তির প্রতিফলন, কাজের বিন্যাস, দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের অবস্থান এবং স্বাক্ষরের মতো চিহ্ন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। KS-2 এর একটি ইউনিফাইড ফর্মও রয়েছে। এটা সব ধরনের কাজ বা পরিষেবার জন্য প্রযোজ্য নয়। ঠিকাদার মূলধন নির্মাণে নিযুক্ত হলেই এটি ব্যবহার করা যেতে পারে। যদি এই ফর্মটি চূড়ান্ত করা হয়, তবে এটি নাগরিক বা আবাসিক সুবিধাগুলিতে নির্মাণ এবং ইনস্টলেশনের কাজে ব্যবহার করা যেতে পারে৷

স্থায়ী সম্পদের গতিবিধির নথি

এই ক্ষেত্রে, এন্টারপ্রাইজের কর্মীরা নিম্নলিখিত ধরণের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন ব্যবহার করে:

• ফর্ম OS-1 - স্থায়ী সম্পদের গ্রহণযোগ্যতা বা স্থানান্তরের ঘটনা বর্ণনা করে। প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির এই ফর্মটি বস্তুর স্থানান্তরের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয়। এটা উল্লেখ করা উচিত যে বিল্ডিং বা কাঠামো অন্তর্ভুক্ত নয়।
• OS-1a - এই ফর্মটি বিল্ডিং বা কাঠামোর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য৷
• OS-4 - এন্টারপ্রাইজের স্থায়ী সম্পদ বাতিলের ক্ষেত্রে জারি করা হয়।
• INV-1 হল একটি ইনভেন্টরি তালিকা৷ একটি সত্য ঠিক করার জন্য উপযুক্তইনভেন্টরি নেওয়া।
• INV-1a - ইনভেন্টরি অধরা সম্পদের জন্য উপযুক্ত৷

এই ফর্মগুলির প্রতিটির একটি ইউনিফাইড ফর্ম রয়েছে৷ প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন তৈরিতে এর ব্যবহার বাধ্যতামূলক৷

পেমেন্ট অর্ডার

এই কাগজটি OKUD 0401060 ফর্ম অনুসারে আঁকা হয়েছে৷ ফর্মটি তৈরি করার সময়, বেশ কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করতে হবে:

1. পেমেন্টের নম্বর এবং তারিখ পেশ করা হচ্ছে।
2. একটি বিশেষ কলামে অর্থপ্রদানের প্রকারের ইঙ্গিত৷ এই ক্ষেত্রে, আপনি একটি চিহ্ন ব্যবহার করতে পারেন যেমন "জরুরী" বা "মেইল"।
3. প্রদানকারীর অবস্থা নিবন্ধন করুন। 01 থেকে 28 পর্যন্ত 28টি কোড রয়েছে৷ এগুলি করদাতা, ব্যাঙ্ক, ক্রেডিট সংস্থা এবং অন্যান্য হতে পারে৷
4. পেমেন্টের পরিমাণ প্রবর্তন করা হচ্ছে। এটি অবশ্যই শব্দ এবং সংখ্যায় লিখতে হবে।
5. টিআইএন, কেপিপি, নাম, ব্যাঙ্কের বিবরণ প্রেরকের বিশদ বিবরণ হিসাবে নির্দেশ করা উচিত।
6. আপনাকে প্রাপকের অনুরূপ বিবরণও লিখতে হবে।
7. এই পর্যায়ে অতিরিক্ত কোড এবং সাইফার নির্দিষ্ট করা জড়িত - প্রকার, ক্রম এবং কোড।
8. পরবর্তী পেমেন্ট সম্পর্কে তথ্য উপস্থাপন করা হচ্ছে।
9. PP-এ স্বাক্ষর করা হচ্ছে।

পেমেন্টের ধরণের উপর নির্ভর করে, এই ফর্মটি সম্পূর্ণ বা আংশিকভাবে পূরণ করা হয়।

কাগজ নগদ লেনদেন

এই ক্ষেত্রে, দুটি মৌলিক রূপ আঁকা সম্ভব। প্রথম একইনকামিং নগদ আদেশ, দ্বিতীয় - ব্যয়. সুতরাং, নগদ ডেস্কে নতুন তহবিল প্রাপ্ত হলে PKO জারি করা হয়। এই প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির বিন্যাস রাশিয়ান ফেডারেশনের রাজ্য পরিসংখ্যান কমিটি দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। KO-1 আকারে বা ইলেকট্রনিক আকারে কাগজে এটি পূরণ করুন। নথিটি প্রধান হিসাবরক্ষক দ্বারা স্বাক্ষরিত হয় এবং অ্যাকাউন্টিং বিভাগে সঞ্চয়ের জন্য অবশিষ্ট থাকে। অ্যাকাউন্টের নগদ ওয়ারেন্টের জন্য, এর ডিজাইনের বৈশিষ্ট্যগুলি একই রকম। পার্থক্য শুধু উদ্দেশ্য। তহবিল ইস্যু করার ক্ষেত্রে এটি পূরণ করা হয়। এর আরেকটি বৈশিষ্ট্যকে ফিলিং বিকল্পগুলির বিশালতা বলা যেতে পারে - এটি ওয়ার্ড এবং এক্সেল হতে পারে। এই ধরনের প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন KO-2 ফর্মে আঁকা হয়েছে।

ব্যয়ের প্রতিবেদন

সমস্ত প্রাথমিক নথি এবং অ্যাকাউন্টিং রেজিস্টারের মতো, এই ফর্মটি এন্টারপ্রাইজের কার্যকলাপের উপর একটি প্রতিবেদন। প্রকৃতপক্ষে, এমন ক্ষেত্রে একটি অগ্রিম প্রতিবেদন তৈরি করা হয় যেখানে একজন কর্মচারীকে নগদ ডেস্ক থেকে তার দ্বারা প্রাপ্ত তহবিলের জন্য হিসাব করতে হবে এবং কোম্পানির প্রয়োজনে ব্যয় করা হয়েছে। এই ফর্মটিতে অন্তর্ভুক্ত প্রধান তথ্য হল:

• এন্টারপ্রাইজের একজন কর্মচারী কর্তৃক প্রাপ্ত তহবিলের পরিমাণ।
• যে উদ্দেশ্যে তহবিল ব্যয় করা হয়েছিল।
• আসল খরচ।
• ব্যালেন্স বা উদ্বৃত্ত যা কর্মচারীকে তার বাজেট থেকে দিতে হয়েছিল।

এই আইটেমগুলি অবশ্যই খুব গুরুত্বপূর্ণ, তবে অগ্রিম রিপোর্ট ফর্ম সংযুক্ত না থাকলে সেগুলি অবৈধ বলে বিবেচিত হবেসমর্থনকারী কাগজপত্র. এই ধরণের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের ডিজাইনের জন্য, এটি একটি ইউনিফাইড ফর্মের উপস্থিতির কারণে সরলীকৃত হয়েছে। একে বলা হয়- AO-1। যদি কোম্পানি তার নিজস্ব ফর্ম বিকাশ করতে চায়, এটিও অনুমোদিত। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল নথিতে সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ প্রবেশ করানো। প্রায়শই, একটি ইউনিফাইড ফর্ম উদ্যোগের কাজে ব্যবহৃত হয়। টাকা ইস্যু করার তারিখ থেকে তিন দিনের মধ্যে ফর্মটি একক কপিতে জারি করা হয়। নথিটি অবশ্যই প্রতিবেদনটি গ্রহণকারী কর্মচারীর প্রধান দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে। আপনি কাগজ এবং ইলেকট্রনিক উভয় ফর্মে একটি অগ্রিম প্রতিবেদন জমা দিতে পারেন।

অ্যাকাউন্টিং রেফারেন্স

এই ধরনের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন তিনটি শর্তে জারি করা হয়:

1. যদি স্ট্যান্ডার্ড অ্যাকাউন্টিং লেনদেন তৈরির প্রক্রিয়ার মধ্যে একটি ভুল সংশোধন করার প্রয়োজন হয়।
2. অপারেশনের জন্য ম্যানুয়াল স্প্রেডিং এর প্রয়োজন।
3. নন-স্ট্যান্ডার্ড অ্যাকাউন্টিং নথি জড়িত লেনদেন নিবন্ধন করার সময়।

প্রায়শই, একটি অ্যাকাউন্টিং বিবৃতি এখনও ত্রুটি নির্দেশ করতে ব্যবহৃত হয়। এই নথিটিকে সার্বজনীন বলা যেতে পারে, কারণ এটি বর্তমান সময়ের জন্য এবং অন্য যেকোন উভয়ের জন্যই উপযুক্ত। বর্তমান সময়ের জন্য এই ফর্মের সুবিধা হল সঠিক টার্নওভার পরিমাণ রাখার ক্ষমতা। এটি একটি বিপরীত প্রবর্তন বা অতিরিক্ত পরিমাণ পোস্ট করে উপলব্ধি করা হয়. একটি অ্যাকাউন্টিং স্টেটমেন্টের একটি স্পষ্ট প্রতিষ্ঠিত ফর্ম শুধুমাত্র সরকারী সংস্থাগুলির জন্য প্রযোজ্য। অন্যান্য করদাতারা তাদের নিজস্ব ফর্ম ব্যবহার করতে পারেন। এটা শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ যে এটি নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ততথ্য:

1. সংস্থার নাম।
2. নথির শিরোনাম এবং এটি গঠনের তারিখ৷
3. অপারেশনের সারমর্ম।
4. অনুসন্ধিত পরিমাণ এবং পরিমাণ।
5. দায়িত্বশীল সকল ব্যক্তির স্বাক্ষর।

এটা লক্ষণীয় যে যদি কোনো এন্টারপ্রাইজ তার নিজস্ব ফর্ম ব্যবহার করার পরিকল্পনা করে, তাহলে তাকে অবশ্যই অ্যাকাউন্টিং নীতিতে এই সত্যটি নির্দেশ করতে হবে।

অ্যাক্ট নির্ধারণ জাল

এই ফর্মটির সারমর্ম হল এন্টারপ্রাইজ এবং কর্মচারীর মধ্যে পারস্পরিক ঋণ পরিশোধের প্রতিফলন। একটি সেট-অফ চালানোর জন্য, এই অপারেশনটির আচরণের উপর একটি আইন এবং একটি চুক্তি পূরণ করা প্রয়োজন। আইনটি এমন পর্যায়ে তৈরি করা হয় যখন এন্টারপ্রাইজ তার কর্মচারীর কাছে পাল্টা ঋণ দেয় এবং পক্ষগুলির পক্ষে ঋণের বিপরীতে এটি বন্ধ করা সুবিধাজনক হয়। যদি উভয় অংশগ্রহণকারীর জন্য এই ধরনের শর্তগুলি সুবিধাজনক হয়, তাহলে একটি বিশেষ চুক্তি তৈরি করা হয় যাতে পক্ষগুলির যাত্রার ইচ্ছা নিশ্চিত হয়৷