প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি: প্রকার, প্রক্রিয়াকরণ এবং সঞ্চয়স্থান

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

বিভিন্ন ধরনের মালিকানার এন্টারপ্রাইজে অ্যাকাউন্টিং করা ডকুমেন্টারি প্রতিফলন ছাড়া অসম্ভব। এন্টারপ্রাইজের অভ্যন্তরীণ আদেশ এবং বাহ্যিক আইনী নিয়ম দ্বারা নিয়ন্ত্রিত একটি সঠিকভাবে সম্পাদিত নথি ছাড়া একটি একক পদ্ধতি, একটি একক প্রকল্প নয়, একটি একক ব্যবসায়িক লেনদেন করা হয় না। উদাহরণস্বরূপ, একটি ট্রেডিং কোম্পানির একজন কর্মচারীর দ্বারা সম্পাদিত প্রতিটি কাজ, অ্যাপ্লিকেশন গ্রহণের জন্য অপারেটর থেকে শুরু করে এবং পরিচালকের সাথে শেষ হয়, ডকুমেন্টারি বেসে প্রতিফলিত হয়, যা প্রাথমিক নথিগুলির একটি তালিকার উপর ভিত্তি করে।

ধারণা এবং তাৎপর্য

ব্যবসায়িক লেনদেন নিশ্চিতকারী নথি ছাড়া কার্যকলাপের সম্ভাব্য ক্ষেত্রের মধ্যে বিদ্যমান এন্টারপ্রাইজের কার্যকারিতা কল্পনা করা সম্ভবত কঠিন। অন্য যে কোনো সমস্যার মতোই, ডকুমেন্টেশন এখানে খুবই গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। আপনি কমই কল্পনা করতে পারেনবিমানবন্দরের উচ্চ-মানের এবং আইনত ন্যায্য কাজ, একজন যাত্রীকে তার পরিচয় প্রমাণের নথি ছাড়াই প্রস্থান করার অনুমতি দেয় - একটি পাসপোর্ট এবং নাগরিকের একটি সনাক্তকরণ কোড। একইভাবে, যে গাড়ির চালকের লাইসেন্স এবং তিনি যে গাড়িটি চালান তার জন্য একটি প্রযুক্তিগত পাসপোর্টের আকারে উপযুক্ত নথিপত্র নেই এমন একটি গাড়ির চলাচলে ভর্তির অনুমান করা কঠিন। তাই প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি। উদ্যোক্তাদের রাষ্ট্রীয় তালিকায় নিবন্ধিত যেকোনো কোম্পানির অবশ্যই অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য প্রয়োজনীয় কিছু নথি থাকতে হবে, যেগুলি হল মৌলিক ভিত্তি এবং তার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির নিয়ন্ত্রক নিয়ন্ত্রণের শৃঙ্খলের প্রাথমিক লিঙ্ক৷

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন হল শংসাপত্র, আইন, আদেশ, চালান, বিবৃতি এবং প্রতিবেদনের একটি সেট, যার মাধ্যমে কোম্পানির ক্রিয়াকলাপ রেকর্ড করা হয় এবং এর ব্যবসায়িক পদ্ধতিগুলি নিয়ন্ত্রিত হয়৷

নথির প্রকার

অ্যাকাউন্টিং কর্মপ্রবাহের শ্রেণীবিভাগে নিম্নলিখিত প্রধান ধরনের প্রাথমিক নথি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

• কার্যকরী উদ্দেশ্য দ্বারা - অ্যাকাউন্টিং, ব্যবস্থাপনা, কর্মী;
• নিয়ন্ত্রণের মাত্রা অনুযায়ী - অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক৷

শ্রেণীবিভাগের প্রথম দিকটি তাদের উদ্দেশ্যের প্রকৃতি অনুসারে যে কোনও ব্যবসায়িক সংস্থার তিনটি প্রধান কার্যকরী স্তরের নথিগুলির মধ্যে পার্থক্য করা সম্ভব করে এবং দ্বিতীয়টি - আইনী সংগঠিত করার পদ্ধতি অনুসারে। অর্থনৈতিক সম্পর্ক নিয়ন্ত্রণ। প্রতিটি দিক একটি ভর অন্তর্ভুক্তকোম্পানির কর্মচারীদের দ্বারা নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপের কার্যকারিতা প্রতিফলিত করে নির্দিষ্ট ধরণের নথি৷

অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন

যদি আমরা প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিগুলি বিবেচনা করি, তবে সেগুলি ব্যবসায়িক লেনদেনের তিনটি স্তরের নিয়ন্ত্রণে বিভক্ত হয়৷

প্রথম পর্যায়টি লেনদেনের উপসংহার দ্বারা চিহ্নিত করা হয়। এখানে, প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন একটি চুক্তির উপসংহার এবং অর্থপ্রদানের জন্য একটি চালান জারি দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা হয়। একটি চুক্তি একটি নথি যা তাদের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া জন্য শর্ত স্থাপন করার জন্য দুটি পক্ষের মধ্যে সম্পর্ক নিয়ন্ত্রণ করে। অর্থপ্রদানের জন্য একটি চালান হল একটি নির্দিষ্ট পরিমাণের সংজ্ঞা সহ একটি প্রয়োজনীয়তা যা, চুক্তির শর্তাবলীর অধীনে, ক্রেতাকে অবশ্যই বিক্রেতাকে বিক্রি করা পণ্য বা প্রদত্ত পরিষেবার জন্য অর্থ প্রদান করতে হবে৷

উদ্যোক্তা কার্যকলাপের দ্বিতীয় পর্যায়টি অর্থপ্রদানের নথিতে প্রতিফলিত হয় এবং এটিকে লেনদেনের জন্য অর্থপ্রদানের পর্যায় বলা হয়। নগদ-বহির্ভূত উপায়ে বা নগদে অর্থ প্রদান করা যেতে পারে এই সত্যের ভিত্তিতে, এর জন্য প্রাথমিক নথিগুলি বর্তমান অ্যাকাউন্টের বিবৃতি এবং অর্থপ্রদানের আদেশ, বা আগত নগদ অর্ডারগুলির জন্য ক্যাশিয়ারের চেক এবং রসিদ হিসাবে উপস্থাপন করা হয়।

তৃতীয়, চূড়ান্ত পর্যায়টি নির্দিষ্টভাবে একটি পণ্য বা পরিষেবার প্রাপ্তি দ্বারা নির্ধারিত হয়। তদনুসারে, এটি একটি ডেলিভারি নোট, একটি বিক্রয় রসিদ এবং পণ্যের গ্রহণযোগ্যতা এবং স্থানান্তর বা যেকোনো ধরনের পরিষেবা প্রদানের ক্ষেত্রে সম্পাদিত কাজের একটি ক্রিয়াকলাপের আকারে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়৷

ম্যানেজমেন্ট অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন

অ্যাকাউন্টিং এবং ম্যানেজমেন্ট ওয়ার্কফ্লো এর মধ্যে পার্থক্য মূলত এই সত্য যে অ্যাকাউন্টিং কার্যকলাপ রাষ্ট্রীয় আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় যাতে কর্তৃপক্ষের দ্বারা বিশেষভাবে প্রতিষ্ঠিত ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপগুলিকে প্রতিফলিত করার জন্য একটি কাঠামো সহ, এবং ব্যবস্থাপনা অভ্যন্তরীণ সিদ্ধান্ত এবং ব্যক্তিগত পছন্দগুলির দ্বারা নির্ধারিত হয়। একটি নির্দিষ্ট কোম্পানির পরিচালক বা সরাসরি মালিক। অন্য কথায়, প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিগুলির একটি সাধারণ নিয়ন্ত্রক কাঠামোর দ্বারা নিয়ন্ত্রিত একটি কঠোর ফর্ম রয়েছে, যখন পরিচালনার নথিগুলি একচেটিয়াভাবে এন্টারপ্রাইজ স্তরে তৈরি করা হয়। কোন কাগজপত্র কোম্পানির ব্যবস্থাপনা অ্যাকাউন্টিং পরিচালনা নিয়ন্ত্রণ করে? প্রধানগুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি হল:

• অভ্যন্তরীণ শ্রম প্রবিধানের কোড;
• এন্টারপ্রাইজের অ্যাকাউন্টিং নীতি;
• সম্মিলিত চুক্তি;
• কোম্পানির পরিচালকের প্রবিধান এবং আদেশ;
• চাকরীর বিবরণ;
• প্রশাসনিক নথি।

HR ডকুমেন্টেশন

এন্টারপ্রাইজে কর্মীদের আন্তঃস্তরীয় সম্পর্ক নিয়ন্ত্রণকারী প্রাথমিক নথিগুলির তালিকার পাশাপাশি মজুরি গণনা করার পদ্ধতি এবং কোম্পানির প্রতিটি কর্মচারীর দায়িত্ব নির্ধারণের জন্য, এখানে কাজের নথিতে নিম্নলিখিত প্রধানগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে প্রকার:

• স্টাফিং - এন্টারপ্রাইজের সমস্ত পদের সামগ্রিকতা, তাদের সংখ্যা এবং কর্মী ইউনিটের সংখ্যার প্রতিফলন, সেইসাথে তাদের মজুরির স্তরের বর্ণনা জড়িত।ফি, বোনাসের পদ্ধতি, ডি-বন্ডিং, ভাতার বিধানের গ্রহণযোগ্যতা;
• কাজের সময়সূচী - কর্মদিবসের তথ্য, সাংগঠনিক ও প্রশাসনিক সমস্যা, কর্মীদের নিয়োগ ও বরখাস্ত করার নিয়ম, সেইসাথে কাজের জন্য অতিরিক্ত অর্থ প্রদান বা তিরস্কারের আকারে নিন্দা হিসাবে তাদের পদোন্নতির শর্তাবলী অন্তর্ভুক্ত করে এবং মজুরি থেকে কর্তন;
• চাকরীর বিবরণ - প্রতিটি এন্টারপ্রাইজের কর্মী বিভাগের কাজ অধিকার এবং বাধ্যবাধকতা, সাধারণ বিধান, কাজ, দায়িত্ব, যোগ্যতার প্রয়োজনীয়তা এবং বিভিন্ন স্তরের স্টাফ ইউনিটের মধ্যে অধস্তনতার ক্ষেত্রে সম্পর্কের উপর ভিত্তি করে। এন্টারপ্রাইজ।

প্রয়োজনীয় নথি

যেকোন কোম্পানি নিবন্ধিত এবং আইনগতভাবে কাজ করছে তার একটি বাধ্যতামূলক নথির তালিকা রয়েছে যা অবশ্যই তার কার্যকলাপের কাঠামোতে উপস্থিত হতে হবে। বাধ্যতামূলক প্রাথমিক নথিগুলি নিম্নরূপ:

• চুক্তি - চুক্তি যাই হোক না কেন, এই নথিটি দুই উদ্যোক্তার মধ্যে, একজন বিক্রেতা এবং ক্রেতার মধ্যে, সরবরাহ এবং চাহিদার মধ্যে সম্পর্ক শুরু করার মৌলিক ভিত্তি;
• জারি করা চালান - পণ্য বিক্রয় বা পরিষেবার বিধানের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়, বিক্রয়কারী পক্ষ লেনদেনের পূর্বশর্ত হিসাবে ক্রেতা পক্ষের কাছে একটি চালান জারি করে;
• কঠোর প্রতিবেদনের ফর্ম - চুক্তির প্রক্রিয়ায় এটি চেক, নগদ এবং বাধ্যতামূলক তালিকার সাথে সম্পর্কিত পণ্য নথি ছাড়া সম্পূর্ণ হয় না;
• পণ্য-কনসাইনমেন্ট নোট - একটি নথি যা প্রেরক, বাহক, পণ্য প্রেরককে নির্দেশ করে, পণ্যের নামকরণের ভাণ্ডারে নিজেরাই, পাঠানো পণ্যের সংখ্যা, মূল্য এবং পরিমাণ;
• সম্পন্ন কাজ বা পাঠানো পণ্যের গ্রহণযোগ্যতা এবং স্থানান্তর।

অভ্যন্তরীণ নথি

আগেই উল্লিখিত হিসাবে, যে কোনও কোম্পানির কাজ বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ ডকুমেন্টেশনের উপস্থিতি বোঝায়। অভ্যন্তরীণ উদ্দেশ্যে প্রধান প্রাথমিক নথিগুলি হল সেই সমস্ত ফর্ম, শংসাপত্র, বিবৃতি, আদেশ, নির্দেশাবলীর একটি তালিকা যা সরাসরি এন্টারপ্রাইজের মধ্যে বিকশিত হয় এবং শুধুমাত্র এটিতে কর্মরত কর্মীদের জন্য প্রযোজ্য হয়, সমাজের উপর কোন আইনী প্রভাব ছাড়াই এই কোম্পানি।

বাহ্যিক নথি

বাহ্যিক উদ্দেশ্যের ডকুমেন্টেশন মানে অধস্তনতার একটি উচ্চ শ্রেণীবদ্ধ স্তরকে বোঝায়, যেহেতু বাহ্যিক নথিগুলি হল সেইগুলি যা রাষ্ট্র এবং এর আইনী কাঠামো দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। অ্যাকাউন্টিং সম্পর্কিত উন্নত বিধান, অ্যাকাউন্টিং চিঠিপত্রের অ্যাকাউন্টের সেট, অ্যাকাউন্টিং এবং আর্থিক প্রতিবেদনের মান - এই সমস্তগুলির একটি নিয়ন্ত্রক পটভূমি রয়েছে এবং রাষ্ট্রের আইনি কাঠামো দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়৷

নথির ফর্ম

প্রাথমিক নথির ফর্মগুলি তাদের উদ্দেশ্য প্রকৃতি, নকশার ধরন এবং মালিকানার ক্ষেত্রে বহুমুখী। নিম্নলিখিত প্রধান বিভাগগুলিকে আইনগতভাবে আলাদা করা হয়েছে:

• কর্মীদের রেকর্ডের ফর্ম (অর্ডার, অর্ডার, সময়সূচী,নিয়মিত মোড এবং সময়সূচী);
• মজুরি এবং কাজের সময়গুলির জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের ফর্ম (টাইমশিট, ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট, জার্নাল, বেতন);
• মূলধন নির্মাণ অ্যাকাউন্টিং ফর্ম (সার্টিফিকেট, জার্নাল, কাজ);
• পণ্যের অ্যাকাউন্টিং ফর্ম (যায়ের কাজ এবং রেজিস্টার, ওজন শীট, পার্টি কার্ড, ইনভেন্টরি চলাচলের প্রতিবেদন);
• মানি অ্যাকাউন্টিং ফর্ম (ক্যাশিয়ার জার্নাল, নগদ ডেস্কে স্থানান্তর এবং নগদ কাজ করে);
• ট্রেড অ্যাকাউন্টিং ফর্ম (অর্ডার, ইনভয়েস, অ্যাক্টস, স্পেসিফিকেশন, কোয়ালিটি সার্টিফিকেট);
• নগদ লেনদেনের জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের ফর্ম (অগ্রিম রিপোর্ট, PKO, RKO, তাদের নিবন্ধনের জার্নাল);
• ইনভেন্টরি ফলাফল রেকর্ড করার জন্য ফর্ম (জায় তালিকা, আইন, শংসাপত্র, জার্নাল, বিবৃতি)।

উপরের ছাড়াও, নির্মাণ যন্ত্র এবং প্রক্রিয়া, সড়ক পরিবহন, স্থায়ী সম্পদ এবং অস্পষ্ট সম্পদ, উপকরণ, নিম্ন-মূল্যের আইটেম, কৃষি পণ্য এবং কাঁচামালের অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য প্রাথমিক নথির ফর্মও রয়েছে।

রেজিস্ট্রেশনের পদ্ধতি

প্রাথমিক নথিগুলি নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তার কারণে তৈরি করা হয় যা অবশ্যই পূরণ করতে হবে। উদাহরণ স্বরূপ, ডকুমেন্টেশনের এন্ট্রিগুলি অবশ্যই নীল কালিতে করা উচিত, যখন সেগুলি অবশ্যই ঝরঝরে এবং সুস্পষ্ট হতে হবে৷ এছাড়াও, নথিতে প্রতিটি প্রকারের জন্য প্রয়োজনীয় বেশ কয়েকটি বিশদ বিবরণ থাকতে হবে এবং প্রধান, প্রধান হিসাবরক্ষক বা অনুমোদিত ব্যক্তির ব্যক্তিগত স্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যয়িত হতে হবে এবং এন্টারপ্রাইজের সীলমোহর দিয়ে সিলও করা হবে। টাকার নথিতে নম্বরএছাড়াও শব্দে লিখতে হবে, এবং যেখানে নথির কলাম খালি থাকে, সেখানে একটি ড্যাশ থাকতে হবে যাতে পরবর্তীতে কোনো অশুভ কামনাকারীর দ্বারা মিথ্যা নম্বর পূরণ না হয়।

সঞ্চয়স্থান

প্রাথমিক নথির স্টোরেজ সরাসরি এন্টারপ্রাইজে করা হয়। অথবা আপনি একটি ব্যক্তিগত (বা রাষ্ট্রীয়) সংরক্ষণাগারের পরিষেবাগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷ যদি ট্যাক্স ইন্সপেক্টরেটের অডিট একটি প্রাথমিক নথির অনুপস্থিতি প্রকাশ করে, তবে এন্টারপ্রাইজের উপর জরিমানা আরোপ করা হয়, যার পরিমাণ নির্দিষ্ট প্রকার এবং হারানো নথির সংখ্যার উপর নির্ভর করে নির্ধারিত হয়। রাশিয়ান ফেডারেশনের বর্তমান আইন অনুসারে, প্রাথমিক নথিগুলি এন্টারপ্রাইজে কমপক্ষে পাঁচ বছরের জন্য সংরক্ষণ করা হয়৷