নগদ নথি: নিবন্ধন, যাচাইকরণ, সঞ্চয়স্থান। প্রাথমিক নগদ নথি প্রদানের পদ্ধতি

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

নগদ নথিগুলি হল কাগজপত্র যা একটি আইনি সত্তা বা একজন স্বতন্ত্র উদ্যোক্তার তহবিল চলাচলের সাথে সম্পর্কিত। তাদের ফর্ম রাজ্য পরিসংখ্যান কমিটি দ্বারা অনুমোদিত হয়. আসুন আমরা আরও বিবেচনা করি যে এন্টারপ্রাইজগুলি কী নগদ নথি ব্যবহার করতে পারে৷

অর্ডার

এগুলি প্রাথমিক নগদ নথি হিসাবে কাজ করে। অর্ডার ইনকামিং বা আউটগোয়িং হতে পারে। নগদ পাওয়া গেলে প্রথমটি প্রয়োগ করা হয়। একটি রসিদ আদেশ একটি অ্যাকাউন্টিং অফিসার দ্বারা এক কপিতে জারি করা হয় এবং Ch দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়। একজন হিসাবরক্ষক বা এটি করার জন্য অনুমোদিত একজন কর্মকর্তা। দায়িত্বশীল কর্মকর্তাদের অনুপস্থিতিতে, আইনি সত্তার প্রধান বা স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা নিজেই প্রাথমিক নগদ নথি অনুমোদন করতে পারেন। ক্রেডিট অর্ডারের রসিদটি অবশ্যই অনুমোদিত ব্যক্তিদের (অ্যাকাউন্টেন্ট এবং ক্যাশিয়ার) দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে, একটি স্ট্যাম্প (সীল) দ্বারা প্রত্যয়িত। উপরন্তু, এটি প্রাসঙ্গিক জার্নালে নিবন্ধিত হয়. যিনি টাকা জমা দিয়েছেন তাকে রশিদ দেওয়া হয়। রসিদ অর্ডার নিজেই নগদ ডেস্ক এ অবশেষ.নগদ ইস্যু করার সময় ব্যয়ের কাগজ পূরণ করা হয়। এটি অবশ্যই বলা উচিত যে নগদ নথিগুলি সংকলিত হয় যদি এন্টারপ্রাইজ তথ্য প্রক্রিয়াকরণ এবং বিটি সরঞ্জাম উভয়ই ঐতিহ্যগত পদ্ধতি ব্যবহার করে। একটি বহির্গামী আদেশ, একটি আগত আদেশের মতো, 1 কপিতে জারি করা হয়। এটি অবশ্যই অনুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা অনুমোদিত এবং উপযুক্ত জার্নালে নিবন্ধিত হতে হবে৷

ভরান

উপরে উল্লিখিত নগদ নথি কীভাবে ইস্যু করবেন? পূরণ করা হয় নিম্নরূপ:

1. "ভিত্তি" লাইনটি একটি ব্যবসায়িক লেনদেনকে নির্দেশ করে৷
2. "সহ" কলামে ভ্যাটের পরিমাণ প্রবেশ করানো হয়েছে। এটা সংখ্যায় লেখা আছে। যদি পরিষেবা, পণ্য বা কাজ ট্যাক্স না হয়, তাহলে লাইনটি "ভ্যাট ছাড়া" নির্দেশ করে।
3. "পরিশিষ্ট" লাইনে, সহগামী এবং অন্যান্য কাগজপত্র তালিকাভুক্ত করা উচিত, তাদের সংকলনের তারিখ এবং সংখ্যা নির্দেশ করে৷
4. "ক্রেডিট, সাবডিভিশন কোড" কলামে যে কাঠামোগত বিভাগের তহবিল গৃহীত হয় তার সংশ্লিষ্ট পদবি নিচে রাখা হয়েছে৷

রেজিস্টার করুন

নগদ নথি একটি বিশেষ জার্নালে রেকর্ড করা আবশ্যক। এটি ইনকামিং/আউটগোয়িং অর্ডার এবং তাদের প্রতিস্থাপনকারী কাগজপত্র উভয়ই নিবন্ধন করে। পরবর্তীতে, উদাহরণস্বরূপ, বেতন, তহবিল, চালান এবং অন্যান্য জারি করার জন্য আবেদন অন্তর্ভুক্ত। একই সময়ে, এটি লক্ষ করা উচিত যে ব্যয়ের আদেশ, যা বেতনের জন্য বেতন এবং এর সমতুল্য অন্যান্য পরিমাণের জন্য জারি করা হয়, অবশ্যই অর্থ প্রদানের পরে নিবন্ধিত হতে হবে।

নগদ বই

এটি নগদ প্রদান এবং প্রাপ্তির জন্য অ্যাকাউন্টে ব্যবহৃত হয়। বইটি সংখ্যাযুক্ত, জরিযুক্ত এবং একটি সিল দিয়ে প্রত্যয়িত, যা শেষ পৃষ্ঠায় স্থাপন করা হয়েছে। শীটের সংখ্যা নির্দেশ করে এখানে একটি রেকর্ডও তৈরি করা হয়েছে। শেষ পৃষ্ঠায় স্বাক্ষর করতে হবে। হিসাবরক্ষক এবং ব্যবসা ব্যবস্থাপক। বইটির প্রতিটি শীট 2টি সমান অংশে বিভক্ত। একটি (একটি অনুভূমিক শাসক সহ) প্রথম অনুলিপি হিসাবে পূরণ করা উচিত, অন্যটি দ্বিতীয় অনুলিপি হিসাবে। পরেরটি কার্বন কাগজ ব্যবহার করে পিছনে এবং সামনের দিক থেকে জারি করা হয়। উভয় দৃষ্টান্ত একই সংখ্যার সাথে সংখ্যাযুক্ত। আগেরগুলো বইতে রয়ে গেছে, আর পরেরগুলো আলাদা করা যায়। পরবর্তী কাজ নগদ নথি রিপোর্টিং হিসাবে. বর্তমান দিনের জন্য সমস্ত অপারেশন শেষ না হওয়া পর্যন্ত, তারা বন্ধ আসে না। "দিনের শুরুতে ব্যালেন্স" কলামের পরে প্রথম কপির সামনের দিকে এন্ট্রি শুরু হয়। ভরাট করার আগে, শীট টিয়ার লাইন বরাবর ভাঁজ করা আবশ্যক। কাট-অফ অংশটি বইতে থাকা অংশটির নীচে রাখা হয়। "স্থানান্তর" এর পরে তথ্য প্রবেশ করার জন্য, টিয়ার-অফ সাইডটি দ্বিতীয় কপির সামনের দিকে সুপার ইম্পোজ করা হয়। অবিচ্ছেদ্য অংশের বিপরীত দিকে অনুভূমিক রেখা বরাবর এন্ট্রি চলতে থাকে।

অতিরিক্ত নথি

নগদ লেনদেন বিভিন্ন কাগজপত্রের সাথে নিবন্ধিত হতে পারে। তাদের মধ্যে একটি, উদাহরণস্বরূপ, একটি অগ্রিম প্রতিবেদন। এটি প্রশাসনিক এবং ব্যবসায়িক ব্যয়ের জন্য দায়বদ্ধ ব্যক্তিদের কাছে জারি করা তহবিলের অ্যাকাউন্টে ব্যবহার করা হয়। কিভাবে এই ধরনের নথি প্রস্তুত করা হয়? এই ধরনের নগদ লেনদেন সরাসরি রিপোর্টিং সত্তা দ্বারা হিসাব করা হয়, এবংএছাড়াও একজন হিসাবরক্ষক। অগ্রিম রিপোর্ট কাগজে বা কম্পিউটার মিডিয়াতে আঁকা হয়। নগদ নথির নিবন্ধন কঠোরভাবে নিয়ম অনুযায়ী সঞ্চালিত হয়। প্রতিটি ফর্ম এক কপিতে পূরণ করা হয়। এর বিপরীত দিকে, দায়বদ্ধ ব্যক্তি কাগজপত্রের একটি তালিকা নির্দেশ করে যা ব্যয়কৃত খরচ নিশ্চিত করে। এই, উদাহরণস্বরূপ, একটি ভ্রমণ শংসাপত্র, লেডিং বিল, চেক, রসিদ, ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত। এখানে, বিষয় ব্যয়ের পরিমাণ নির্দেশ করে। প্রতিবেদনের সাথে যে কাগজপত্র সংযুক্ত করা হয়েছে সেগুলি যে ক্রমানুসারে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে সেই ক্রমানুসারে অবশ্যই নম্বর দিতে হবে। নগদ নথি পরীক্ষা করা অ্যাকাউন্টিং বিভাগের কর্মচারীদের দ্বারা বাহিত হয়। কর্মচারীরা, বিশেষ করে, তহবিলের লক্ষ্যযুক্ত ব্যয়ের একটি অডিট পরিচালনা করে, প্রদত্ত সংশোধনমূলক কাগজপত্রের সম্পূর্ণতা, তাদের সমাপ্তির সঠিকতা এবং পরিমাণের গণনা। বিপরীত দিকটি অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য গৃহীত খরচগুলি নির্দেশ করে, ডেবিটে যে অ্যাকাউন্টগুলি সেগুলি রেকর্ড করা হয়৷

গুরুত্বপূর্ণ সূক্ষ্মতা

বিদেশী মুদ্রা সংক্রান্ত বিশদ বিবরণ (সামনে পৃষ্ঠা 1a এবং পিছনে 6 এবং 8 কলাম) শুধুমাত্র তখনই পূরণ করতে হবে যদি জবাবদিহি ব্যক্তি রুবেলে না করে তহবিল গ্রহণ করেন। যাচাইকরণের পরে অগ্রিম প্রতিবেদনটি অবশ্যই এন্টারপ্রাইজের প্রধান বা তার দ্বারা অনুমোদিত একজন ব্যক্তির দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে। তার পরেই তা আমলে নেওয়া হয়। অগ্রিম সম্পূর্ণরূপে ব্যবহার করা না হলে, জবাবদিহিকারী ব্যক্তি ব্যালেন্স ক্যাশিয়ারের কাছে ফেরত দেন। একই সময়ে, রসিদ আদেশ পূরণ করা হয়। অনুমোদিত প্রতিবেদনের তথ্য অনুসারে তহবিলগুলি বাতিল করা হয়৷

বেতন

এন্টারপ্রাইজের কর্মচারীদের বেতন গণনা এবং পরিশোধ করার সময় নগদ নথির অর্থ প্রদান করা হয়। অ্যাকাউন্টিং বিভাগ 1 কপিতে সংশ্লিষ্ট বিবৃতিটি আঁকে। প্রকৃত কাজের সময়, আউটপুট ইত্যাদির হিসাব রাখার জন্য প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনে উপস্থিত তথ্য অনুসারে মজুরি সংগ্রহ করা হয়। লাইন "অর্জিত" বেতনের অর্থপ্রদানের ধরন অনুসারে পরিমাণ নির্দেশ করে। কর্মচারীকে প্রদত্ত অন্যান্য আয় (বস্তুগত এবং সামাজিক সুবিধা) যা এন্টারপ্রাইজের লাভের ব্যয়ে পরিশোধ করা হয় এবং করযোগ্য বেসে অন্তর্ভুক্তি সাপেক্ষে এখানেও সংযুক্ত করা হয়েছে। একই সময়ে, বেতন থেকে কেটে নেওয়া গণনা করা হয় এবং কর্মচারীর কাছে হস্তান্তরের পরিমাণ প্রতিষ্ঠিত হয়। বিবৃতিটির কভার পৃষ্ঠায়, কর্মীদের মোট অর্থ প্রদান করা হবে। এন্টারপ্রাইজের প্রধানকে মজুরি ইস্যু করার অনুমতিতে স্বাক্ষর করতে হবে। এর অনুপস্থিতির ক্ষেত্রে, এই নথিটি একজন অনুমোদিত কর্মচারী দ্বারা জারি করা হয়। বিবৃতির শেষে, জমাকৃত এবং জারি করা বেতনের পরিমাণ প্রবেশ করানো হয়। কর্মচারীদের তহবিল প্রদানের জন্য নির্ধারিত সময়ের পরে, 23 নম্বর কলামে অর্থ গ্রহণ না করা কর্মচারীদের নাম "জমাকৃত" হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছে। জারি করা পরিমাণের জন্য, একটি ব্যয়ের আদেশ তৈরি করা হয়। এর নম্বর এবং সমাপ্তির তারিখ অবশ্যই শেষ শীটে বেতনের মধ্যে নির্দেশ করতে হবে।

হেল্প-রিপোর্ট

এই নথিতে KKM মিটারের রিডিং এবং প্রতি শিফট (কাজের দিন) আয় রয়েছে। সাহায্য-প্রতিবেদন 1 কপি দৈনিক পূরণ করা হয়. ক্যাশিয়ার-অপারেটরকে অবশ্যই এটিতে স্বাক্ষর করতে হবে এবং এটি প্রধান কর্মকর্তার কাছে হস্তান্তর করতে হবে(কোম্পানির প্রধান)। একই সময়ে, রসিদ আদেশ পূরণ করা হয়। ছোট কোম্পানিগুলিতে, অর্থ সরাসরি সংগ্রাহকদের কাছে হস্তান্তর করা হয়। নগদ স্থানান্তর করার সময়, ব্যাঙ্কের প্রাসঙ্গিক নগদ নথিগুলি পূরণ করা হয়। দিনের শুরুতে এবং শেষে যোগফল কাউন্টারের সূচক অনুসারে প্রতি শিফট (কাজের দিন) আয় সেট করা হয়। একই সময়ে, অব্যবহৃত চেকগুলিতে গ্রাহকদের ফেরত দেওয়া পরিমাণ কেটে নেওয়া হয়। প্রতিষ্ঠিত রাজস্ব বিভাগ প্রধানদের দ্বারা নিশ্চিত করা হয়. প্রতিবেদনে তহবিল পোস্টিংয়ে, সিনিয়র ক্যাশিয়ার, সেইসাথে এন্টারপ্রাইজের প্রধান, লক্ষণ। রেফারেন্স রিপোর্ট একটি সমন্বিত "KKM মিটারের রিডিং এবং কোম্পানির আয়ের তথ্য" সংকলনের ভিত্তি হিসাবে কাজ করে।

জার্নাল অফ টেলার

এন্টারপ্রাইজের প্রতিটি KKM-এর জন্য খরচ এবং নগদ প্রাপ্তির হিসাব করার জন্য এই নথির প্রয়োজন। জার্নালটি মিটার রিডিংয়ের নিয়ন্ত্রণ এবং নিবন্ধন প্রতিবেদন হিসেবেও কাজ করে। এই নথিটি জরিযুক্ত, সংখ্যাযুক্ত এবং Ch এর স্বাক্ষর সহ সিল করা হয়েছে। হিসাবরক্ষক, কোম্পানির প্রধান, সেইসাথে একজন কর পরিদর্শক। জার্নালটি এন্টারপ্রাইজের সিল দ্বারাও প্রত্যয়িত। সমস্ত এন্ট্রি প্রতিদিন টেলার দ্বারা করা হয়. নগদ নথি জারি করার পদ্ধতি জার্নালে মুছে ফেলা এবং দাগ দেওয়ার অনুমতি দেয় না। করা সমস্ত সংশোধন অবশ্যই অনুমোদিত ব্যক্তিদের স্বাক্ষর দ্বারা সম্মত এবং প্রত্যয়িত হতে হবে। রিডিং মিলে গেলে, কাজের শুরুতে বর্তমান শিফটের জন্য লগ করা হয়। এই তথ্যগুলিকে কর্তব্যরত প্রশাসক এবং ক্যাশিয়ারের স্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যয়িত হতে হবে। লাইন 15 যে পরিমাণে প্রবেশ করা হয়েছে তা নির্দেশ করেগ্রাহকদের দ্বারা ফেরত চেক. এ জন্য সংশ্লিষ্ট আইন থেকে তথ্য নেওয়া হয়েছে। একই কলাম শিফটের সময় মুদ্রিত শূন্য চেকের সংখ্যা নির্দেশ করে। কার্যদিবসের শেষে, অপারেটর স্থানান্তরের জন্য একটি চূড়ান্ত প্রতিবেদন তৈরি করে এবং এর সাথে প্রাপ্ত রাজস্ব হস্তান্তর করে। এটি একটি ইনকামিং অর্ডার তৈরি করে। মিটার রিডিং নেওয়ার পরে, রসিদের প্রকৃত পরিমাণ পরীক্ষা করা হয়, জার্নালে সংশ্লিষ্ট এন্ট্রি করা হয়। এটি প্রধান (ডিউটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর), সিনিয়র ক্যাশিয়ার এবং টেলারের স্বাক্ষর দ্বারা নিশ্চিত করা হয়। কন্ট্রোল টেপে নির্দেশিত পরিমাণ এবং রাজস্বের পরিমাণের মধ্যে পার্থক্যের ক্ষেত্রে, পার্থক্যের কারণ চিহ্নিত করা হয়। পাওয়া উদ্বৃত্ত বা ঘাটতি জার্নালের সংশ্লিষ্ট লাইনে নথিভুক্ত করা হয়।

KKM মিটার রিডিং এবং আয়ের ডেটা

এগুলি বর্তমান শিফটের জন্য একটি সারাংশ প্রতিবেদন তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়। এই তথ্যগুলি প্রতিদিন সংকলিত টেলারের বিবৃতিতে একটি পরিশিষ্ট হিসাবে কাজ করে। ইঙ্গিত এবং রাজস্ব তথ্য এক কপি গঠিত হয়. একসাথে ব্যয় এবং প্রাপ্তির আদেশ, টেলারদের শংসাপত্র-প্রতিবেদন সহ, তারা পরবর্তী শিফট পর্যন্ত এন্টারপ্রাইজের অ্যাকাউন্টিং বিভাগে স্থানান্তরিত হয়। নগদ নথির নমুনা, মিটার রিডিং অনুসারে, প্রতিটি নগদ রেজিস্টারের জন্য কার্যদিবসের শুরুতে এবং শেষে রাজস্বের হিসাব অন্তর্ভুক্ত করে। একই সময়ে, অন্যান্য জিনিসগুলির মধ্যে, বিভাগ দ্বারা এর বিতরণ নির্দেশিত হয়। পরেরটি পরিচালকদের স্বাক্ষর দ্বারা নিশ্চিত করা আবশ্যক। সম্পূর্ণ করা টেবিলের শেষে, ফলাফলগুলি সমস্ত নগদ রেজিস্টারের কাউন্টারগুলির রিডিং অনুসারে প্রদর্শিত হয় এবংকোম্পানির রাজস্ব বিভাগ দ্বারা তহবিল বিতরণের সাথে যোগ করা হয়। আইন অনুসারে, গ্রাহকরা যে চেকে ফেরত দিয়েছেন তাতে মোট কত টাকা ইস্যু করা হয়েছিল তা নির্দেশ করা হয়েছে। এই পরিমাণ কোম্পানির মোট রাজস্ব হ্রাস. তথ্যটি অবশ্যই সিনিয়র ক্যাশিয়ার এবং এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে।

পূরণের জন্য সুপারিশ

নগদ নথি আঁকার সময়, আপনাকে অবশ্যই আইনী এবং অন্যান্য নিয়ন্ত্রক আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতি মেনে চলতে হবে। এছাড়াও, বেশ কয়েকটি মোটামুটি সহজ নিয়ম রয়েছে, যা পালন করা কাগজপত্র পূরণ করার সময় ভুলতা এড়াবে:

1. শব্দে পরিমাণ সবসময় বড় করা উচিত। এই ক্ষেত্রে, পেনিগুলি সংখ্যায় লেখার অনুমতি দেওয়া হয়। উদাহরণস্বরূপ: আঠারো হাজার রুবেল 10 কোপেক।
2. পেপারওয়ার্ক হয় হাতে বা প্রযুক্তিগত উপায় ব্যবহার করে সম্পন্ন করা যেতে পারে (উদাহরণস্বরূপ একটি কম্পিউটার)।
3. নিয়ন্ত্রক আইন নগদ নথিতে তথ্য সমন্বয় করার অনুমতি দেয়। যাইহোক, প্রয়োজনীয়তা একটি সংখ্যা পূরণ করা আবশ্যক. একটি ভুল এন্ট্রি সাবধানে একটি লাইন দিয়ে অতিক্রম করা উচিত। সঠিক তথ্য এর পাশে বা (যদি সম্ভব) উপরে নির্দেশিত হয়। এখানে আপনার একটি পোস্টস্ক্রিপ্টও তৈরি করা উচিত: "বিশ্বাস সংশোধন করা হয়েছে", "ক্রস আউট অবৈধ" বা "সত্য"। এই এন্ট্রির পাশে ch স্বাক্ষর করা উচিত। হিসাবরক্ষক এবং প্রতিষ্ঠানের প্রধান (বা স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা)।
4. যদি "স্ট্রোক" সহ দাগ, মুছে ফেলা, দাগ এবং অন্যান্য অনুরূপ সংশোধন পদ্ধতি থাকে তবে নথিটি অবৈধ বলে বিবেচিত হবে৷

অতিরিক্ত নিয়ম

নগদ নথি সংরক্ষণ, প্রযোজ্য আইন অনুসারে, 5 বছরের জন্য সঞ্চালিত হয়। অফিসের কাজ শেষ হওয়ার পর বছরের ১ জানুয়ারি থেকে এই সময়ের হিসাব শুরু হয়। এই নিয়মটি সাধারণ হিসাবে বিবেচিত হয়। বেতন বিবরণীর জন্য একটি বিশেষ পদ্ধতি প্রতিষ্ঠিত হয়েছে। কর্মচারীদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট না থাকলে, এই কাগজপত্রগুলি 75 বছরের জন্য এন্টারপ্রাইজে রাখা হয়। এই সময়ের শেষে, সমস্ত ডকুমেন্টেশন আর্কাইভে স্থানান্তরিত করা যেতে পারে বা এতে কোন আদালতের মামলা, মতবিরোধ বা বিরোধ না থাকলে তা ধ্বংস করা হতে পারে। কাগজপত্রের সাথে কাজ করার সময়, নিম্নলিখিত নিয়মগুলি অবশ্যই অনুসরণ করতে হবে:

1. নস্তাবেজগুলিকে স্ট্যাপলে গঠন করা প্রতিটি দিনের জন্য পরবর্তী কার্যদিবস বা প্রথম দিনের ছুটির পরে করা উচিত।
2. আর্কাইভে কাগজপত্র স্থানান্তর করার আগে, তাদের তালিকা তৈরি করতে হবে।
3. কেস গঠনের নিয়ন্ত্রণ হয় একজন ক্যাশিয়ার বা এন্টারপ্রাইজের সরাসরি ব্যবস্থাপকের দ্বারা পরিচালিত হয়।
4. স্ট্যাপল তৈরির প্রক্রিয়ায়, অ্যাকাউন্ট নম্বরের ক্রমবর্ধমান ক্রমে কাগজপত্র সংগ্রহ করা হয় (প্রথমে ডেবিট, তারপর ক্রেডিট দ্বারা)।

নগদ নথির নিরাপত্তার দায়িত্ব এন্টারপ্রাইজের প্রধানের উপর নির্ভর করে। উপরোক্ত নিয়মগুলি মেনে না চলার ক্ষেত্রে, লঙ্ঘনকারীর জন্য আর্থিক জরিমানা আকারে একটি প্রশাসনিক জরিমানা প্রযোজ্য হতে পারে। জরিমানার পরিমাণ আইন অনুযায়ী নির্ধারণ করা হয়েছে।

উপসংহার

কিপিংনগদ ডকুমেন্টেশন একটি মোটামুটি দায়িত্বশীল কাজ বলে মনে করা হয়. কাগজপত্র পূরণ সব দায়িত্ব সঙ্গে যোগাযোগ করা আবশ্যক. বিভিন্ন ডেটা, রিপোর্টিং, অ্যাকাউন্টিং সংক্ষিপ্ত করার সময় নগদ নথি ব্যবহার করা হয়। এই বিষয়ে, লেনদেন ঠিক করার প্রাথমিক পর্যায়ে করা ত্রুটি চূড়ান্ত কাগজপত্রে গুরুতর বিকৃতি ঘটাতে পারে। নগদ নথি প্রক্রিয়াকরণের জন্য দায়ী পদে নিযুক্ত একজন কর্মচারীর অবশ্যই প্রাসঙ্গিক জ্ঞান এবং অভিজ্ঞতা থাকতে হবে। এটি অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে অপারেটর যে সমস্ত কাগজপত্র পূরণ করে তা ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের দ্বারা পর্যালোচনা করা হয় এবং কোম্পানির প্রধান দ্বারা অনুমোদিত হয়। নথি নিবন্ধন বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত. জার্নাল এবং বইয়ে এন্ট্রি নিয়ম মেনে সময়মতো করতে হবে। যেহেতু নগদ নথিগুলি প্রতিবেদন তৈরিতে ব্যবহৃত হয়, সেগুলির সমস্ত সংশোধন একটি নির্দিষ্ট ক্রমে কঠোরভাবে করা হয়। যদি প্রতিষ্ঠিত নিয়মগুলি অনুসরণ না করা হয়, কাগজপত্রগুলি তাদের বৈধতা হারাবে, এবং সেগুলির তথ্য কোম্পানির দ্বারা পরবর্তী ব্যবস্থাপনার কাজে ব্যবহার করা যাবে না৷