অ্যাকাউন্টিং-এ প্রাথমিক নথি সংরক্ষণের শর্ত এবং সময়কাল

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

অনুশীলন দেখায়, প্রায় যেকোনো আধুনিক গার্হস্থ্য উদ্যোগে, অ্যাকাউন্টিং দ্বারা সর্বাধিক পরিমাণ ডকুমেন্টেশন তৈরি করা হয়। অবশ্যই, এটি বোধগম্য: এই বিভাগেই তারা অর্থ দিয়ে কাজ করে এবং এই জাতীয় প্রতিটি অপারেশন আনুষ্ঠানিকভাবে কাগজে ঠিক করা দরকার। তদতিরিক্ত, একটি সংস্থায় প্রাথমিক নথি সংরক্ষণের শব্দটি আইনত প্রতিষ্ঠিত, যার অর্থ "কাগজের টুকরো" থেকে মুক্তি পেতে এটি ঠিক তেমন কাজ করবে না, আপনাকে সেগুলি কমপক্ষে কয়েক বছর ধরে সংরক্ষণ করতে হবে এবং কেবল তখনই ওদের ধ্বংস করে দাও. যাইহোক, বর্জ্য কাগজ থেকে পরিত্রাণ পাওয়ার প্রক্রিয়াটিও সহজ নয়, এর বেশ কয়েকটি নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য রয়েছে। এই সব সম্পর্কে - আরও।

নথি, নথি…

যদি আপনি উত্পাদিত ডকুমেন্টেশনের পরিমাণের পরিসংখ্যান দেন তবে দেখা যাচ্ছে যে প্রায় সমস্ত আধুনিক দেশীয় উদ্যোগে, অ্যাকাউন্টিং কাগজের নথির 80-90% উত্স। তারা শুধু রাখা প্রয়োজন হয় না. বিধিনিষেধগুলি শুধুমাত্র প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথিগুলির জন্য সঠিক ন্যূনতম স্টোরেজ সময়কাল কী তা নির্ধারণ করে না (সাধারণত এর থেকে পরিবর্তিত হয়পাঁচ বছর থেকে এক দশক), তবে সেই শর্তগুলি যা এই বস্তুগুলি হওয়া উচিত। একই সময়ে, এটি মনে রাখা উচিত যে অস্থায়ী এবং স্থায়ী স্টোরেজের জন্য ডকুমেন্টেশনে একটি বিভাজন রয়েছে।

তবে, অনুশীলন দেখায়, প্রতিটি কোম্পানির পরিচালক প্রাথমিক নথি সংরক্ষণের শর্তাবলীর জটিলতা বুঝতে আগ্রহী নন। মাথাব্যথা থেকে নিজেকে বাঁচাতে, আপনি বিশেষ আর্কাইভাল সংস্থাগুলির পরিষেবাগুলি ব্যবহার করতে পারেন। এই ধরনের একটি কোম্পানিতে, তারা সঠিকভাবে জানে যে কী ধরনের নথিগুলি কতক্ষণ সংরক্ষণ করতে হবে, কোন পরিস্থিতিতে, কোন নিয়মের অধীনে। উপরন্তু, এই জাতীয় সংস্থার সময়সীমা শেষ হয়ে গেলে স্টোরেজের জন্য অর্পিত নথিগুলি ধ্বংস করার প্রযুক্তিগত ক্ষমতা রয়েছে। এটা সত্যিই সুবিধাজনক, কিন্তু এটা টাকা খরচ. আপনি যদি অর্থ সঞ্চয় করতে চান, তাহলে আপনাকে সংরক্ষণাগারের জন্য একটি বিশেষ কক্ষ বরাদ্দ করতে হবে এবং একটি প্রতিষ্ঠানে প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি সংরক্ষণের আইনি সময়কাল কী তা বুঝতে হবে৷

চাই - চাই না

সমস্যা, যাইহোক, স্ক্র্যাচ থেকে উদ্ভূত হয় না। বর্তমান আইন প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি সংরক্ষণের শর্তাবলী প্রতিষ্ঠা করে এবং যেকোন এন্টারপ্রাইজের মধ্যে সেগুলি অবশ্যই পালন করা উচিত। এটি আইন থেকে অনুসরণ করে যে কোনও অপারেটিং আইনি সত্তাকে ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণের বাধ্যবাধকতা দেওয়া হয়। এর মানে হল যে ক্রিয়াকলাপের ধরণ কোন ব্যাপার না - এটি একটি ব্যক্তিগত উদ্যোক্তা একাই ব্যবসা করছে বা একটি বড় উদ্বেগের বিষয়, আপনাকে এখনও আর্থিক বিবৃতি এবং অন্যান্য ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণ করতে হবে৷ এর জন্য আইন অধ্যয়ন করা গুরুত্বপূর্ণইলেকট্রনিক প্রাথমিক নথি, কাগজ সংরক্ষণের জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমা, যাতে ঠিকাদারের সাথে বিরোধ বা নিয়ন্ত্রণকারী কর্তৃপক্ষের দ্বারা যাচাইয়ের সময়, আপনি একটি অস্বস্তিকর অবস্থানে না থাকবেন। উপরন্তু, বিধিবদ্ধ সময়ের ব্যবধানের সাথে অ-সম্মতি পরিদর্শনের সময় যথেষ্ট জরিমানা করতে পারে। বর্তমান আইনে প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির সঞ্চয়স্থানের ন্যূনতম সময়কাল নিয়ন্ত্রণকারী প্রবিধান রয়েছে। এটা গুরুত্বপূর্ণ যে ব্যবসা নিরাপদ, এবং আমাদের দেশে ব্যবসা করা বৈধতা এবং প্রতিষ্ঠিত নিয়ম মেনে চলার দ্বারা আলাদা।

125 তম ফেডারেল আইন, 2004 সালের অক্টোবরে গৃহীত, ইলেকট্রনিক প্রাথমিক নথি, কাগজের নথিগুলির স্টোরেজ সময়কাল সম্পর্কে বলে। নামের উপর ভিত্তি করে, এটি আর্কাইভ এবং ব্যবসার সঠিক আচরণের জন্য নিবেদিত। এই সরকারী নথিতে অ্যাকাউন্টিং বিভাগ দ্বারা উত্পাদিত অফিসিয়াল কাগজপত্র সংরক্ষণের বৈশিষ্ট্যগুলি বিবেচনা করা হয়। এখানে আপনি উভয় বৈশিষ্ট্য খুঁজে পেতে পারেন যা আপনাকে অস্থায়ী এবং স্থায়ী স্টোরেজের ডকুমেন্টেশনের মধ্যে পার্থক্য করতে দেয়, সেইসাথে একটি নির্দিষ্ট ধরণের কাগজের জন্য নির্দিষ্ট শর্তাবলী।

কার জন্য প্রযোজ্য?

প্রাথমিক নথির জন্য ন্যূনতম স্টোরেজ সময়কাল মেনে চলার বাধ্যবাধকতাগুলি এতে বরাদ্দ করা হয়েছে:

• স্থানীয় সরকার;
• সরকারি সংস্থা;
• উদ্যোক্তা;
• এন্টারপ্রাইজ;
• ব্যবসা করছেন।

আর্কাইভাল ডকুমেন্টেশনের ক্ষেত্রে আইনটি পালন করতে হবে, যার মধ্যে কর্মীদের সম্পর্কিত বিষয়গুলিও রয়েছে৷ পুরোআইনের কাগজপত্রে উল্লেখিত সময়কাল অবশ্যই নিরাপদ স্থানে থাকতে হবে। ফেডারেল আইনের পাশাপাশি, প্রাথমিক নথি এবং অ্যাকাউন্টিং রেজিস্টারগুলির সঞ্চয়স্থানের শর্তাবলীর নির্দিষ্টকরণগুলি বেশ কয়েকটি নিয়ন্ত্রক নথিতে প্রভাবিত হয় যা সমগ্র দেশের ভূখণ্ডে এবং প্রতিটি পৃথক অঞ্চলে উভয় ক্ষেত্রেই কার্যকর। যাইহোক, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নথি হল উপরে উল্লিখিত 125 তম আইন, যা অ্যাকাউন্টিং কাগজপত্র সংরক্ষণের সময়কাল নিয়ন্ত্রণকারী ডকুমেন্টেশনের একটি সম্পূর্ণ তালিকা প্রদান করে৷

আইন নম্বর 129

1996 সালে, অ্যাকাউন্টিংয়ের বৈশিষ্ট্যগুলির উপর একটি ফেডারেল আইন জারি করা হয়েছিল। এটি বলে যে অ্যাকাউন্টিং কাগজে তার ডকুমেন্টেশন তৈরি করতে পারে, সেইসাথে বিভিন্ন মেশিন টুল ব্যবহার করে। একই সময়ে, কোম্পানিকে অবশ্যই কাগজে ডকুমেন্টেশনের অনুলিপি তৈরি করতে হবে, যাতে ক্রিয়াকলাপে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের তাদের সম্পর্কে ডেটাতে অ্যাক্সেস থাকে। নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষ ডকুমেন্টেশন অ্যাক্সেসের অনুরোধ করলে, কোম্পানির প্রতিনিধিদের এটি প্রদান করতে হবে। প্রসিকিউটর এবং আদালতের প্রতিনিধি উভয়েরই তা করার অধিকার রয়েছে৷

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির সঞ্চয়স্থানের সময়কালের সাথে সম্মতিতে তৈরি, সঞ্চয়স্থান, অনুরোধের ভিত্তিতে বিধান অবশ্যই নিয়ন্ত্রক আইনে প্রতিষ্ঠিত ফর্মগুলি মেনে চলতে হবে। কাগজপত্র অনুরোধকারী ব্যক্তির কাছে কাগজ আকারে পাঠাতে হবে। যদি এটি কাজে ব্যবহৃত মেশিনের ক্ষমতা দ্বারা অনুমোদিত হয়, যদি সমস্ত অংশগ্রহণকারী সম্মত হন, প্রতিবেদনটি ইলেকট্রনিক আকারে পাঠানো যেতে পারে। এটা আমাদের প্রযোজ্য আইন দ্বারা অনুমোদিতদেশ।

নিয়ম মেনে চলুন

129তম ফেডারেল আইনে প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি সংরক্ষণের শর্তাবলী মেনে চলার বাধ্যবাধকতার উল্লেখ রয়েছে৷ বিশেষ করে, অনুচ্ছেদ 17 উল্লেখ করে যে কোনো আইনি সত্তাকে অবশ্যই রেজিস্টার এবং রিপোর্ট সহ এই ধরনের ডকুমেন্টেশন অবশ্যই রাখতে হবে। সময় ব্যবধানের সময়কাল রাজ্য স্তরে সংরক্ষণাগার পরিচালনাকারী নিয়ম দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। এই সময়কাল 5 বছরের কম হতে পারে না।

প্রাথমিক নথি সংরক্ষণের একটি বিশেষ সময়কাল অ্যাকাউন্টিং নীতি নিয়ন্ত্রণকারী ডকুমেন্টেশনের জন্য এবং কিছু অন্যান্য বিভাগ (মেশিনে ব্যবহৃত প্রোগ্রাম যা তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করে, অ্যাকাউন্টগুলির কাজের চার্ট) জন্য প্রতিষ্ঠিত হয়। অবশ্যই, এখানে সময়কালটিও পাঁচ বছর (কিছু ক্ষেত্রে এই সময়কালটি আরও বেশি সেট করা যেতে পারে), তবে এই নথিটি এন্টারপ্রাইজে শেষবার ব্যবহার করার মুহূর্ত থেকে সময়কাল গণনা শুরু হয়। একটি আইনি সত্তার প্রধান হলেন সেই ব্যক্তি যিনি, আইন অনুসারে, সময়ের ব্যবধানের সাথে সম্মতিতে সমস্ত প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণের জন্য দায়ী৷ এর মানে হল যে কোনও শিক্ষিত এবং দায়িত্বশীল বসকে অ্যাকাউন্টিং বিভাগে প্রাথমিক নথি সংরক্ষণের সময়কাল জানতে হবে যদি তিনি কোম্পানির পরিস্থিতি তার নিয়ন্ত্রণে রাখতে চান।

অনুশীলন দেখায়, অনেক সংস্থা নিয়মিতভাবে অফিসিয়াল ডকুমেন্টেশনের একটি ইনভেন্টরি পরিচালনা করে এবং স্থানীয় প্রবিধানগুলি নথি সংরক্ষণের জন্য দায়ী ব্যক্তিদের প্রতিষ্ঠিত করে, যাদের সাথে পরিদর্শন কর্তৃপক্ষ সম্মতি পর্যবেক্ষণ করার সময় আসলে যোগাযোগ করেসংরক্ষণাগারের নিয়ম।

সৃষ্টি এবং সঞ্চয়স্থান: সমস্ত নিয়ম অনুযায়ী

বর্তমান আইনের উপর ভিত্তি করে, হিসাবরক্ষকরা শুধুমাত্র কাগজে নয়, ইলেকট্রনিক আকারে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন এবং সারাংশ ডকুমেন্টেশন উভয়ই তৈরি করতে পারে; একই সময়ে, কাগজের অনুলিপি তৈরির বাধ্যবাধকতাগুলি আইনি সত্তাকে অর্পণ করা হয় এবং আগ্রহী ব্যক্তির অনুরোধের ভিত্তিতে, পরিদর্শন সংস্থা, কোম্পানি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ঠিকানায় কাগজের নথি পাঠাতে বাধ্য। সংকলন এবং সঞ্চয়স্থান বর্তমান নিয়ন্ত্রক আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত ফর্মে বাহিত করা আবশ্যক।

অ্যাকাউন্টিং বিভাগে প্রাথমিক নথি সংরক্ষণের সময়কাল সম্পর্কে, এই প্রক্রিয়ার ক্রমটি ডকুমেন্টেশনের তালিকাকে বলে যেটি সাধারণ ব্যবস্থাপনার কাগজপত্র বিবেচনা করে যা কোনও উদ্যোগের কাজের সময় গঠিত হয়। এগুলি 2010 সালে অর্থ মন্ত্রণালয় এবং ফেডারেল আর্কাইভস দ্বারা অনুমোদিত একটি নথিতে প্রতিষ্ঠিত হয়েছিল। এছাড়াও, ট্যাক্স কোডের প্রয়োজনীয়তাগুলি বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন, যা নিয়ন্ত্রণ করে যে আমাদের দেশের প্রতিটি নাগরিক চার বছরের জন্য অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড বজায় রাখার জন্য দায়ী। এটি ব্যয়, আয় এবং ট্যাক্স প্রদানের বিষয়টি নিশ্চিত করার জন্য হিসাব সংক্রান্ত কাগজপত্রের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।

ব্যাপারে স্মার্ট হোন

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি সংরক্ষণের শর্তাবলী মেনে প্রক্রিয়াটির সঠিক সংগঠন একটি পেশাদার পদ্ধতির সাথে জড়িত, অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের জন্য দায়ী কর্মীদের সম্পৃক্ততা, কাজের প্রক্রিয়ার সংগঠন সম্পর্কে আর্কাইভাল তথ্যের প্রক্রিয়াকরণ। বর্তমানে প্রায় কোন জায়গা নেইসংরক্ষণাগারে বিশেষ প্রশিক্ষণ, তাই সত্যিকারের উচ্চ-মানের বিশেষজ্ঞ খুঁজে পাওয়া প্রায়ই কঠিন। অন্যদিকে, প্রগতিশীল আইনের প্রয়োজন যে প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথির ধারণ সময়কাল পর্যবেক্ষণ করা হবে, অন্যথায় আপনি স্পষ্টভাবে অপ্রীতিকর জরিমানা সম্মুখীন হতে পারেন। যথেষ্ট পরিমাণে নথির প্রবাহের জন্য সর্বোত্তম বিকল্প হল কোম্পানির কর্মীদের মধ্যে সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের জন্য দায়ী একটি বিভাগ তৈরি করা এবং অভ্যন্তরীণ সংস্থানগুলির সাথে ডকুমেন্টেশনের জন্য দায়ী কর্মীদের নিয়মিত প্রশিক্ষণ নিশ্চিত করা। এটি আইনে প্রতিষ্ঠিত উদ্ভাবনগুলিকে নিয়ন্ত্রণে রাখবে এবং সমস্ত প্রয়োজনীয়তা মেনে চলবে৷

একটি বিকল্প বিকল্প যা আপনাকে প্রাথমিক নথির সঞ্চয়স্থানের সময়কাল বিবেচনা করতে এবং আপনার কাজের ক্রিয়াকলাপে এটি মেনে চলার অনুমতি দেয় তা হল একজন মধ্যস্থতাকারীর সাথে সহযোগিতা যিনি ক্লায়েন্টের কাগজপত্র সংরক্ষণের দায়িত্ব গ্রহণ করেন। যাইহোক, নিজের জন্য একটি আর্কাইভাল ফার্ম নির্বাচন করাও সহজ কাজ নয়। একটি নির্ভরযোগ্য কোম্পানিকে অগ্রাধিকার দেওয়ার জন্য সমস্ত উপলব্ধ বিকল্পগুলি যত্ন সহকারে বিশ্লেষণ করা প্রয়োজন এবং এটি বন্ধ হয়ে যেতে পারে এবং ভবনটি পুড়ে যেতে পারে এমন চিন্তা করবেন না৷

কিছু ধরনের ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণের বৈশিষ্ট্য

বর্তমান আইন থেকে নিম্নরূপ, প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন, সেইসাথে রেজিস্টার, রিপোর্টিং এবং ব্যালেন্স শীটগুলি অবশ্যই সংরক্ষণাগারে স্থানান্তরিত করতে হবে৷ এই সমস্ত বিভাগীয় অফিসিয়াল ডকুমেন্টেশন, যতক্ষণ না সেগুলি সংরক্ষণাগারে পাঠানো হয়, অবশ্যই অ্যাকাউন্টিং প্রাঙ্গনে রাখতে হবে, যখন আইনি সত্তাকাগজপত্রের সুরক্ষার জন্য সমস্ত শর্ত সরবরাহ করতে বাধ্য: ক্যাবিনেটগুলি অবশ্যই বন্ধ করতে হবে, আগুন এবং অন্যান্য সুরক্ষা অবশ্যই পর্যবেক্ষণ করতে হবে। এন্টারপ্রাইজের অভ্যন্তরে, ডকুমেন্টেশনের নিরাপত্তার জন্য দায়ী একজন ব্যক্তিকে একটি বিশেষ নথি দ্বারা নিযুক্ত করা হয়।

যদি কোম্পানী কঠোর রিপোর্টিং ফর্ম ব্যবহার করে, আইন অনুসারে এই নথিগুলি অবশ্যই একটি নিরাপদ বা একটি বিশেষ পায়খানা, একটি ঘর যা বন্ধ রয়েছে এবং ডকুমেন্টেশনের নিরাপত্তার নিশ্চয়তা দিতে হবে। বর্তমান সময়ের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন, ম্যানুয়ালি প্রসেস করা, কালানুক্রমিকভাবে রেজিস্টারে সংগ্রহ করা উচিত, যা পরে স্থায়ী স্টোরেজের জন্য আর্কাইভে পাঠানো হয়।

আর কিসের দিকে খেয়াল রাখবেন?

ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট, নগদ অর্ডার এবং অগ্রিম রিপোর্ট সংরক্ষণ করার সময়, সমস্ত ডকুমেন্টেশন কালানুক্রমিকভাবে রাখতে হবে এবং যৌথ পদ্ধতিগত স্টোরেজের জন্য আবদ্ধ থাকতে হবে। কিছু নির্দিষ্ট শ্রেণীবিভাগের নথি (শিফ্ট রিপোর্ট, কাজের আদেশ) বাঁধাই ছাড়াই সংরক্ষণ করা যেতে পারে, তবে ফোল্ডারে ফাইল করা যেতে পারে যাতে কিছু নষ্ট না হয় বা অসৎ উদ্দেশ্যে ব্যবহার না হয়।

ডকুমেন্টেশনের নিরাপত্তা, সেইসাথে আর্কাইভে সময়মতো পাঠানো, প্রাথমিকভাবে প্রধান হিসাবরক্ষকের দায়িত্ব, যদিও প্রয়োজন হলে, স্থানীয় প্রবিধানে অন্য ব্যক্তির কাছে কর্তৃত্ব অর্পণ করা থাকতে পারে। প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন, রিপোর্টিং, ব্যালেন্স শীট জারি করা শুধুমাত্র কিছু ক্ষেত্রে সম্ভব যদি প্রধান হিসাবরক্ষকের কাছ থেকে একটি অফিসিয়াল আদেশ থাকে। সাধারণভাবে, কাঠামোগত বিভাগগুলির অ্যাকাউন্টিং নথিগুলিতে অ্যাক্সেস নেই। ডকুমেন্টেশন জব্দ করা সম্ভবশুধুমাত্র যদি তদন্ত সংস্থা, আদালত বা আইনের অধীনে উপযুক্ত ক্ষমতা রয়েছে এমন অন্যান্য কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে একটি বিশেষ অনুরোধ থাকে। এই ক্ষেত্রে, আইনের সাথে সম্মতিতে একটি সরকারী রেজোলিউশন প্রদান করা প্রয়োজন। প্রত্যাহার করার সময়, একটি প্রোটোকল তৈরি করা প্রয়োজন, যার একটি অনুলিপি স্বাক্ষরের বিপরীতে সংস্থার প্রতিনিধির কাছে স্থানান্তর করা হয়।

প্রাথমিক নথিগুলির জন্য সঞ্চয়ের সময়কাল নীচের টেবিলে দেখানো হয়েছে৷

ওয়ার্কফ্লো এর বৈশিষ্ট্য

"ডকুমেন্ট ফ্লো" শব্দটি কাগজটি তৈরি হওয়ার মুহূর্ত থেকে আর্কাইভাল ব্যবসায় স্থানান্তর করার সময় থেকে ডকুমেন্টেশনের গতিবিধির সাথে যুক্ত ফ্যাক্টরের একটি সেটে প্রয়োগ করা হয়। একটি সময়সূচীর বিকাশ প্রধান হিসাবরক্ষকের দায়িত্ব, যদিও কিছু উদ্যোগে এটি একটি নথি ব্যবস্থাপনা বিশেষজ্ঞের কাছে অর্পণ করা হয়। যাইহোক, অনুশীলন দেখায়, সবচেয়ে সঠিক হল সংস্থার অ্যাকাউন্টিং নীতিতে এই ধরনের একটি সময়সূচী অন্তর্ভুক্ত করা, যা পরে কোম্পানির প্রধান কর্মকর্তা দ্বারা স্বাক্ষরিত একটি বিশেষভাবে জারি করা আদেশ দ্বারা অনুমোদিত হয়৷

শিডিউলের সাহায্যে, আপনি সাংগঠনিক প্রক্রিয়াগুলিকে সামঞ্জস্যপূর্ণ করতে পারেন এবং এন্টারপ্রাইজে পরিকল্পনার কাজকে সহজ করতে পারেন৷ প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের জন্য কর্মপ্রবাহের সময়সূচী হল পারফরমারদের একটি তালিকা, সময়ের ব্যবধান যার মধ্যে কাগজপত্রগুলি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পাঠাতে হবে এবং অ্যাকাউন্ট্যান্টরা যে সময়সীমার জন্য সেগুলি প্রক্রিয়া করে। ব্যালেন্স শীট সহ রিপোর্টিং সময়কাল বর্ণনা করতে ভুলবেন না। প্রায়শই, অ্যাকাউন্টিং নীতিতে প্রাথমিক নথিগুলির জন্য স্টোরেজ সময়কালের নিয়ন্ত্রণ থাকে এবং এই সময়কাল বাআইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত যে সমতুল্য, বা কোম্পানির কার্যকলাপের সুনির্দিষ্ট দ্বারা প্রয়োজন হলে উচ্চ সেট. যখন বছরের জন্য প্রতিবেদন জমা দেওয়া হয়, ডকুমেন্টেশন নির্ধারিত পদ্ধতিতে প্রস্তুত করা হয় এবং আর্কাইভাল স্টোরেজে স্থানান্তর করা হয়। একই সময়ে, এটি বিবেচনায় নেওয়া হয় যে ভবিষ্যতে স্টোরেজের জন্য স্থানান্তরিত ভলিউম থেকে দরকারী ডেটা বের করার প্রয়োজন হতে পারে। এর জন্য, কেসগুলিকে ফোল্ডারে ভাগ করা প্রথাগত, যখন গ্রুপিং বিষয়বস্তু দ্বারা ব্যাখ্যা করা হয়। প্রতিটি ফোল্ডারে একটি প্রাসঙ্গিক শিরোনাম বরাদ্দ করতে ভুলবেন না।

কেস স্টোরেজ বৈশিষ্ট্য

উপরে উল্লিখিত হিসাবে এন্টারপ্রাইজের কার্যকলাপের সময় উত্পন্ন সমস্ত ডকুমেন্টেশন অস্থায়ী এবং স্থায়ী স্টোরেজের জন্য বিভক্ত। আর্কাইভে কাগজপত্র স্থানান্তর করার সময়, একই ফোল্ডারে অফিসিয়াল কাগজপত্র মিশ্রিত না করে এই বিভাগগুলির প্রতিটি আলাদাভাবে হস্তান্তর করা প্রয়োজন। এই ক্ষেত্রে, কপিগুলি মূল থেকে আলাদাভাবে রাখতে হবে। এছাড়াও, পৃথক ফোল্ডারে, আপনাকে রিপোর্টিং, বছরের এবং ত্রৈমাসিকের জন্য, মাসের জন্য পরিকল্পনা দেখানো ডকুমেন্টেশনগুলি সাজাতে হবে। একটি ফাইলে অবশ্যই এক টুকরো ডকুমেন্টেশন থাকতে হবে।

একটি কেস গ্রুপ করতে, আপনি এক সময়ের মধ্যে (ত্রৈমাসিক, বছর, মাস) তৈরি হওয়া নথিগুলি ব্যবহার করতে পারেন। ব্যতিক্রম হল তথাকথিত ক্ষণস্থায়ী বিভাগগুলি - উদাহরণস্বরূপ, ব্যক্তিগত ফাইল, যার বন্ধ করার সময় ক্যালেন্ডার বছরের সাথে মিলিত হয় না। যদি ফাইলটিতে বেশ কয়েক মাস ধরে তৈরি হওয়া ডকুমেন্টেশন থাকে, তবে প্রতি মাসে একটি বিশেষ শীট দিয়ে অন্যদের থেকে আলাদা করা প্রয়োজন, এটির উপর ঠিক করে যে ব্লকটি নথিটি অনুসরণ করে কত সময়ের জন্য।এই ক্ষেত্রে, এটি একটি ক্ষেত্রে 250 শীট পর্যন্ত গোষ্ঠীভুক্ত করার অনুমতি দেওয়া হয়। ফোল্ডারের বেধ 4 সেমি বা তার কম হতে পারে।

আর কিসের দিকে খেয়াল রাখবেন?

আর্কাইভ করার নিয়মগুলি থেকে দেখা যায়, যদি ডকুমেন্টেশনে পরিশিষ্ট থাকে, সেগুলি (যদিও ঠিক কখন সংকলিত হয়েছিল তা নির্বিশেষে) অবশ্যই তাদের সাথে থাকা ডকুমেন্টেশনের সাথে সংযুক্ত করতে হবে। সাধারণভাবে, অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের সংরক্ষণাগারের ক্রমটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ, তাই এটি অবশ্যই কঠোরভাবে পালন করা উচিত। একটি নিয়ম হিসাবে, বিবৃতিগুলি প্রথমে পোস্ট করা হয়, তারপরে ব্যাখ্যামূলক নোট, তারপরে ব্যালেন্স শীট, সংযুক্ত নথিগুলির দ্বারা পরিপূরক৷

কোম্পানীর কর্মীদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের স্টোরেজ সংগঠিত করার সময়, এটির জন্য একটি পৃথক কেস বরাদ্দ করা প্রয়োজন, যেখানে ডকুমেন্টেশনগুলি কঠোর কালানুক্রমিকতার সাথে বছরের দ্বারা নির্ধারিত হয়। বার্ষিক চিঠিপত্রটি ক্যালেন্ডার বছর নির্দেশ করে ফোল্ডারগুলিতে গঠিত হয় এবং তারিখগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়। প্রতিটি অনুরোধ একটি প্রতিক্রিয়া দ্বারা অনুসরণ করা আবশ্যক.

কিছু বৈশিষ্ট্য

ট্যাক্স কোডে নির্ধারিত ধরে রাখার সময়কাল অ্যাকাউন্টিং কার্যক্রম পরিচালনাকারী আইনে নির্দিষ্ট করা থেকে আলাদা হতে পারে। এই জাতীয় অসঙ্গতি পর্যবেক্ষণ করার সময়, প্রথমে, দীর্ঘ সময়কাল পর্যবেক্ষণ করার পরামর্শ দেওয়া হয় - এটি প্রয়োজনে, ডকুমেন্টেশন উল্লেখ করার অনুমতি দেবে, এটি ব্যবহার করবে, এমনকি যদি, বর্তমান নিয়মগুলির একটি অনুসারে, সময়সীমা। ইতিমধ্যে মেয়াদ শেষ হয়েছে। এছাড়াও, পরিদর্শকদের অভিযোগ করার কিছু থাকবে না। স্টোরেজের সময়কাল নির্দেশ করে 2000 সালে প্রকাশিত একটি বিশেষ তালিকাও মনে রাখা প্রয়োজনকিছু নির্দিষ্ট ডকুমেন্টেশন গ্রুপ। এই তালিকাটি নিয়মিত আপডেট এবং পরিপূরক করা হয়, তাই এন্টারপ্রাইজের প্রধান হিসাবরক্ষক এবং নথি ব্যবস্থাপনার জন্য দায়ী বিভাগকে আপ-টু-ডেট তথ্য অনুসরণ করতে হবে।

যদি স্টোরেজের শর্তাবলী লঙ্ঘন করা হয়, তবে এর জন্য দায়িত্ব কোম্পানির প্রধানের উপর বর্তায়, যদিও নিরাপত্তার বিষয়টি প্রাথমিকভাবে প্রধান হিসাবরক্ষকের দায়িত্ব। যদি আদেশ, স্টোরেজের সময়কাল লঙ্ঘন করা হয়, কোম্পানিকে জরিমানা করা হয়। একজন কর্মকর্তার জন্য, শাস্তি সাধারণত দুই থেকে তিন হাজার রুবেল পর্যন্ত হয়। তবে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন একেবারেই না রাখলে তাদের পাঁচ হাজার রুবেল বা তার বেশি জরিমানা হতে পারে।