একাউন্টিং এর প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন কি? সংজ্ঞা, প্রকার, বৈশিষ্ট্য এবং ভরাট জন্য প্রয়োজনীয়তা

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

যেকোন এন্টারপ্রাইজের অ্যাকাউন্টিং প্রাথমিক রিপোর্টিংয়ের সাথে সম্পর্কিত। অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের তালিকায় বেশ কিছু বাধ্যতামূলক কাগজপত্র রয়েছে। তাদের প্রত্যেকটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার পর্যায়গুলির সাথে সম্পর্কিত। যদি সংস্থার কর্মীরা "1C: অ্যাকাউন্টিং"-এ প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন বজায় না রাখে, তাহলে কোম্পানিটি বাস্তব নিষেধাজ্ঞার সম্মুখীন হবে৷

এটা কি?

অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের জন্য অ্যাকাউন্টিং একটি শীর্ষ অগ্রাধিকার। এই দিকে পরিচালিত সমস্ত ক্রিয়াকলাপ ফেডারেল আইন "অন অ্যাকাউন্টিং" দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। সুতরাং, নবম অধ্যায়ের প্রথম অনুচ্ছেদে বলা হয়েছে যে কোম্পানির ব্যবসায়িক কার্যক্রমের বিভিন্ন পর্বকে প্রতিফলিত করে ব্যবস্থাপনার দ্বারা সঠিকভাবে সম্পাদিত এবং প্রত্যয়িত যেকোনো কাগজকে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন হিসেবে উল্লেখ করা যেতে পারে। যাইহোক, এই পর্বগুলিকে বলা হয়:

• প্রদত্ত পণ্য বা পরিষেবার জন্য অর্থ গ্রহণ করাএন্টারপ্রাইজ;
• প্রাপ্ত পণ্য এবং উপকরণের জন্য তহবিল স্থানান্তর।

এইভাবে, অ্যাকাউন্টিং-এ প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের বাধ্যতামূলক তালিকা ছাড়াও একটি অতিরিক্ত রয়েছে। এটি সাধারণত কোম্পানির ব্যবস্থাপনার অনুরোধে সংকলিত হয়। এবং তারা এতে ফর্মগুলি প্রবেশ করে যাতে পারস্পরিক অফসেটগুলির তথ্য রয়েছে যার আর্থিক ভিত্তি নেই৷

অ্যাকাউন্টিংয়ে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের সাথে কাজ করার বৈশিষ্ট্য

আপনার প্রথমে যে বিষয়টিতে মনোযোগ দেওয়া উচিত তা হল যে সমস্ত "প্রাথমিক" ফর্ম অবশ্যই তহবিল স্থানান্তরের সাথে যুক্ত হতে হবে৷ অতএব, এই তালিকায় নথি পাওয়ার জন্য আপনার পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়৷

এই ধরনের কাগজের স্টোরেজ স্বাক্ষরের তারিখ থেকে কমপক্ষে পাঁচ বছরের জন্য সঞ্চালিত হয়। ট্যাক্স নিরীক্ষার সময়, পরিদর্শককে এক থেকে তিন বছরের জন্য প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন প্রয়োজন। সুতরাং, দীর্ঘ সময়ের সাথে কাগজপত্র সংরক্ষণের জন্য সংরক্ষণাগারে পাঠানো যেতে পারে। পাঁচ বছর পরে, তারা সম্পূর্ণরূপে নিষ্পত্তি করা যেতে পারে। "প্রাথমিক" এর ধ্বংস কোম্পানির অভ্যন্তরীণ সনদ এবং দেশের আইন অনুসারে করা হয়। এই পদ্ধতিটি বেশ জটিল এবং সময়সাপেক্ষ। অতএব, অনেক এন্টারপ্রাইজ "প্রাথমিক" রাখে যতক্ষণ না অ্যাকাউন্টিং বিভাগে একটি জায়গা থাকে। রাশিয়ার আর্কাইভে কাগজপত্র সংরক্ষণের সময়কাল কোনোভাবেই সীমাবদ্ধ নয়।

তালিকা

অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন কী তা বোঝার জন্য, আপনাকে জানতে হবে এতে কী ধরনের নথি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। মনে রাখতে হবে সেই ভাষণতহবিল আন্দোলন সম্পর্কিত কাগজপত্র সম্পর্কে. অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনে কী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তার একটি তালিকা এখানে রয়েছে:

1. চুক্তি।
2. পেমেন্টের জন্য চালান।
3. নগদ এবং বিক্রয় রসিদ।
4. কঠোর রিপোর্টিং ফর্ম।
5. আমল।
6. ইনভয়েস।

এই প্রাথমিক নথিগুলির প্রতিটি সম্পর্কে আরও তথ্য নিম্নলিখিত অনুচ্ছেদে সরবরাহ করা হয়েছে৷

চুক্তি

এই আইটেমটি অ্যাকাউন্টিং বিভাগের কর্মচারীদের মধ্যে অনেক বিতর্ক সৃষ্টি করে। আসল বিষয়টি হ'ল অ্যাকাউন্টিং বিভাগে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনগুলি যে কোনও ক্ষেত্রে সংরক্ষণ করা উচিত, তবে চুক্তিগুলি কখনও কখনও আইনজীবীদের সাথে বা এমনকি কর্মী বিভাগেও শেষ হয়। কিন্তু মুদ্রার আরেকটি দিক আছে। সর্বোপরি, নগদ প্রবাহের গতিবিধির সাথে সম্পর্কিত লেনদেনের ভিত্তি হল চুক্তি৷

চালান

এই ফর্মটি অ্যাকাউন্টিং বিভাগের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনকে বোঝায়। একটি অ্যাকাউন্ট কি, ব্যবসা প্রক্রিয়ার প্রতিটি অংশগ্রহণকারী জানেন। প্রকৃতপক্ষে, এই নথিটি প্রাপ্ত পণ্য বা পরিষেবাগুলির জন্য তহবিল স্থানান্তরের ভিত্তি। যদি পক্ষগুলির মধ্যে একটি অ্যাকাউন্টটি গ্রহণ করে, তবে এর অর্থ হল যে তিনি লেনদেনে সম্মত হন। এতে পূর্বের চুক্তি সংক্রান্ত তথ্যও থাকতে পারে। চালানটিতে শুধুমাত্র এই ডেটাই নয়, এই প্রয়োজনের ক্ষেত্রে তহবিল ফেরত দেওয়ার পদ্ধতিও রয়েছে৷

কনসাইনমেন্ট নোট

এই কাগজটি অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের সবচেয়ে উজ্জ্বল প্রতিনিধিদের মধ্যে একটি। বিন্দু যে মধ্যেএটি ক্রেতার কাছে পাঠানো পণ্যের একটি সম্পূর্ণ তালিকা নির্দেশ করে। এই ক্ষেত্রে, আমরা উভয় সমাপ্ত পণ্য এবং কাঁচামাল সম্পর্কে কথা বলছি। একটি চালান নোট সীমাহীন সংখ্যক অনুলিপিতে আঁকা হয়। এই মুহূর্তটির একটি সুস্পষ্ট প্রবিধান নেই এবং প্রকৃতপক্ষে কতগুলি দলকে এই ধরণের নথির প্রয়োজন তার উপর ভিত্তি করে। অর্থাৎ লেনদেনে কতজন অংশগ্রহণকারী, এত কপি সরবরাহ করতে হবে। এটি মনে রাখা উচিত যে শুধুমাত্র সেই ফর্মগুলি বৈধ যেগুলিতে দায়িত্বশীল ব্যক্তির স্বাক্ষর রয়েছে। এই পরিস্থিতিতে সীলমোহর বা স্ট্যাম্পের প্রয়োজন নেই৷

গ্রহণ-স্থানান্তরের আইন

এই বিভাগের সাধারণ কর্মচারীরা অ্যাকাউন্টিং বিভাগে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াকরণে নিয়োজিত। প্রায়শই, তারা একটি সহায়ক নথি হিসাবে সম্পাদিত কাজের শংসাপত্র (পরিষেবা) পায়। এই কাগজটি, এর নাম অনুসারে, পরিষেবার বিধান বা কাজের পারফরম্যান্সের পরে তৈরি করা হয়। দ্বিপাক্ষিকভাবে স্বাক্ষরিত স্বীকৃতি এবং স্থানান্তরের কাজটি বৈধ বলে বিবেচিত হয়। এমন সময় আছে যখন প্রতিপক্ষদের মধ্যে একটি নথি অনুমোদন করতে অস্বীকার করে। এই পরিস্থিতিতে, ফর্মটি শুধুমাত্র একটি পক্ষ দ্বারা প্রত্যয়িত হতে পারে, তবে শর্তে যে এটি স্বাক্ষর করার সময় পর্যবেক্ষক উপস্থিত থাকবে। মৌলিক তথ্য ছাড়াও, গ্রহণযোগ্যতা এবং স্থানান্তরের কাজ একটি স্পষ্ট বা স্পষ্ট প্রকৃতির ডেটা অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। একটি নিয়ম হিসাবে, তারা একটি বিশেষভাবে গঠিত টেবিল মধ্যে প্রবেশ করা হয়। স্ট্যাম্প অনুমোদনের ক্ষেত্রে, এটি সর্বদা স্বাগত, তবে যদি কোন মুদ্রণ না থাকে তবে এটি কাগজটিকে বাতিল করে না। এটি লক্ষণীয় যে অ্যাকাউন্টিংয়ে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন বজায় রাখার সময়, স্থায়ী সম্পদের গতিবিধি প্রতিফলিত করেএন্টারপ্রাইজগুলিকেও প্রাথমিক নথির তালিকায় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত৷

বেতন

এই ধরনের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন এন্টারপ্রাইজ এবং এর কর্মীদের মধ্যে তহবিলের গতিবিধি প্রতিফলিত করে। মজুরির মৌলিক পরিমাণ ছাড়াও, এতে সমস্ত বোনাস এবং ক্ষতিপূরণ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এই পরিস্থিতিতে, এন্টারপ্রাইজের প্রধানের সাথে প্রধান হিসাবরক্ষক বিবৃতির সাক্ষী হিসাবে কাজ করে। দস্তাবেজটি বৈধ হওয়ার জন্য এবং কার্যকর হওয়ার জন্য, এটি অবশ্যই স্ট্যাম্প করা উচিত। এটি করা না হলে, ফর্মটি অবৈধ বলে বিবেচিত হতে পারে। এটি লক্ষণীয় যে এই সীলটি উপরের দুটি নথিতে ঐচ্ছিক৷

নগদ নথি

এই তালিকায় নিম্নলিখিত ফর্মগুলি রয়েছে:

• রসিদ অর্ডার,
• বিতরণ নোট,
• নগদ বই।

এই প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনে তহবিল চলাচল সংক্রান্ত সবচেয়ে সম্পূর্ণ তথ্য রয়েছে। নগদ পরোয়ানা বিভিন্ন ধরনের বিভক্ত করা হয়. সুতরাং, প্রায়শই অ্যাকাউন্টিংয়ের কাজে, KO-1, KO-2 এবং KO-4 ব্যবহার করা হয়। তারা সংস্থার অর্থনৈতিক জীবনের সমস্ত তথ্য প্রতিফলিত করে। এইভাবে, ট্যাক্স অডিটের সময়, পরিদর্শকরা তাদের সম্পর্কে সবচেয়ে বেশি পছন্দ করেন। এই ধরনের ছাড়াও, KO-3 এবং KO-5 ফর্ম রয়েছে। তৃতীয়টি নগদ অর্ডারের একটি রেজিস্টার এবং পঞ্চমটি এন্টারপ্রাইজে নগদ চলাচলের বিষয়টি বিবেচনা করে। একটি নিয়ম হিসাবে, পরিদর্শকরা এই ধরণের প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনগুলিতে অনেক কম মনোযোগ দেয়। তাদের স্টোরেজ এবং নিবন্ধন জন্য হিসাবে, এই প্রক্রিয়াসাধারণ পদ্ধতি অনুযায়ী সম্পন্ন করা হয়েছে।

লেনদেনের পর্যায়ের উপর নির্ভর করে বিচ্ছেদ

যেকোনো লেনদেন তিনটি পর্যায়ে বিভক্ত। এবং তাদের প্রত্যেকের নির্দিষ্ট ডকুমেন্টেশন আছে।

প্রথম, পক্ষগুলি সর্বদা লেনদেনের শর্তাবলীতে সম্মত হয়৷ এই মুহুর্তে, তারা একটি চুক্তি করে এবং অর্থপ্রদানের জন্য চালান জারি করে। এর পরে, পক্ষগুলির মধ্যে একটি দাবিতে অবদান রাখে। এবং এর সমর্থনে, প্রদানকারী সহায়ক কাগজপত্র সরবরাহ করতে বাধ্য। যদি তহবিল বর্তমান অ্যাকাউন্ট থেকে পাঠানো হয়, তাহলে একটি নির্যাস উপস্থাপন করতে হবে। যদি অর্থ প্রদান নগদ ব্যবহার করে করা হয়, ক্যাশিয়ারের চেক, কঠোর রিপোর্টিং ফর্ম বা রসিদ প্রদান করে নিশ্চিতকরণ করা হয়। যেকোনো লেনদেনের চূড়ান্ত পর্যায় হল প্রদত্ত পণ্য বা পরিষেবার বিধান। এই মুহূর্তটি অবশ্যই সম্পাদিত কাজ (পরিষেবা) বা একটি চালান নোট দ্বারা নিশ্চিত করা উচিত, যদি আমরা বিভিন্ন ধরণের পণ্যের কথা বলি৷

প্রয়োজনীয়তা পূরণ করুন

যথাযথ কর্মপ্রবাহের জন্য, শুধুমাত্র অ্যাকাউন্টিং এর প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন কি তা জানা যথেষ্ট নয়। এটি পূরণ করার জন্য মৌলিক প্রয়োজনীয়তা বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ। প্রথমত, প্রতিটি ফর্মের নিজস্ব নাম থাকতে হবে। এছাড়াও, নথির সংকলক এই প্রতিবেদনগুলি গঠনের তারিখ এবং এন্টারপ্রাইজের নাম নির্দেশ করতে বাধ্য। একটি এন্টারপ্রাইজ একটি সরবরাহকারী, ঠিকাদার বা ক্রেতাকে বোঝায়। ব্যাংক বিবরণ,অ্যাকাউন্টিং বিভাগে প্রাথমিক ডকুমেন্টেশনের পৃথক কলামে কর্মকর্তাদের আদ্যক্ষর এবং অপারেশনের নামও প্রদর্শিত হয়। সবাই জানে অপারেশনের নাম কি, শুধু মনে রাখবেন এই মানটি অবশ্যই পরিমাণগত আকারে প্রকাশ করতে হবে। এই ধরনের কাগজ তৈরির চূড়ান্ত মুহূর্ত হল দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের স্বাক্ষর এবং সীলমোহর।

সম্পাদনা

অনেক সংখ্যক নথি নিয়ে কাজ করতে গিয়ে কর্মচারীরা প্রায়ই ভুল করে। তারা আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুযায়ী সংশোধন করা আবশ্যক. দুই ধরনের সম্পাদনা আছে:

1. কঠোর জবাবদিহিতার জন্য। যদি ফর্মটিতে একটি ছোটখাট সংশোধন করার প্রয়োজন হয়, তাহলে দায়ী ব্যক্তি একটি পাতলা রেখা দিয়ে ভুল লাইনটি অতিক্রম করতে এবং এর উপরে সঠিক এন্ট্রি নির্দেশ করতে বাধ্য। কাগজে করা পরিবর্তনের সঠিকতা নিশ্চিত করার জন্য, "সংশোধিত বিশ্বাস" লিখতে হবে এবং একজন কর্মকর্তার স্বাক্ষর এবং সীলমোহর সহ ফর্মটি প্রত্যয়িত করতে হবে। যদি নথিটি পয়েন্টওয়াইজে সংশোধন করা না যায়, তাহলে দায়ী ব্যক্তি একটি পাতলা লাল রেখা দিয়ে কোণ থেকে কোণে ভুলভাবে আঁকা ফর্মটি ক্রস আউট করতে বাধ্য। এটি অবশ্যই "বাতিল" হিসাবে চিহ্নিত করা উচিত। সঠিক দৃষ্টান্ত তৈরি করার পর, ভুলটিকে ধ্বংস করা নিষিদ্ধ।
2. অ-কঠোর ডকুমেন্টেশনের জন্য। এই ক্ষেত্রে, ক্ষতিগ্রস্ত ফর্মটি ধ্বংস করা হয় এবং সঠিক তথ্য সহ একটি কাগজ তৈরি করা হয়৷

এটা জেনে রাখা দরকার যে স্ট্রাইকথ্রুগুলি শুধুমাত্র খুব পাতলা লাইন দিয়ে করা উচিত। যদি একজন কর্মচারীপাঠ্য এমনভাবে ক্রস আউট করে যে এটি পড়া অযোগ্য হয়ে যায়, এটি একটি মারাত্মক ভুল।