একজন আর্কাইভিস্টের জন্য সাধারণ কাজের বিবরণের নমুনা

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

আর্কাইভ কর্মচারীর অবস্থানকে আর্কাইভিস্ট বলা হয়। এই ক্ষেত্রের একজন বিশেষজ্ঞের প্রধান কাজ হ'ল নিজেই সংরক্ষণাগারের কাজ এবং এতে ডকুমেন্টেশনের প্রচলন স্থাপন করা। এই ধরনের পেশাদারদের প্রয়োজন যেখানে অফিসিয়াল কাগজপত্রের একটি বড় টার্নওভার আছে, বিশেষ করে বীমা, অর্থ সংক্রান্ত সংস্থায় এবং বিশেষ করে রাষ্ট্রীয় উদ্যোগে। একজন নতুন কর্মচারীকে যে প্রধান নথিটি উল্লেখ করতে হবে তা হল আর্কাইভিস্টের কাজের বিবরণ৷

সাধারণ বিধান

শুধুমাত্র একটি এন্টারপ্রাইজের প্রধান একজন আর্কাইভিস্টকে গ্রহণ বা বরখাস্ত করতে পারেন। এবং প্রথমত, তাকে অবশ্যই দেশের বর্তমান আইন উল্লেখ করতে হবে। নির্দেশে অবশ্যই সেই ব্যক্তিকে নির্দেশ করতে হবে যিনি এই পদে অধিষ্ঠিত বিশেষজ্ঞের তাৎক্ষণিক তত্ত্বাবধায়ক৷

একজন আর্কাইভিস্ট হিসাবে কাজ করার জন্য, একজন ব্যক্তিকে অবশ্যই একটি প্রাথমিক পেশাগত শিক্ষা গ্রহণ করতে হবে এবং তারপরে এই ক্ষেত্রের অভিজ্ঞতা ছাড়াই তাকে একটি পদের জন্য গ্রহণ করা যেতে পারে। একটি বিকল্প আছে যেমাধ্যমিক বা সাধারণ শিক্ষার সাথে একজন ব্যক্তি চাকরি পাবেন, তবে তাকে অবশ্যই এই দিকে বিশেষ প্রশিক্ষণ নিতে হবে। এই পদের জন্য অভিজ্ঞতার প্রয়োজন নেই।

আপনার যা জানা দরকার

একজন এন্টারপ্রাইজ আর্কাইভিস্টের কাজের বিবরণ পরামর্শ দেয় যে কর্মচারীর অবশ্যই নির্দিষ্ট জ্ঞান থাকতে হবে: তিনি এই সংস্থার সংরক্ষণাগার পরিচালনার সাথে সম্পর্কিত নিয়মাবলী, নির্দেশাবলী এবং আইনী নথির সম্পূর্ণ তালিকা অধ্যয়ন করতে বাধ্য। তদতিরিক্ত, তাকে অবশ্যই জানতে হবে কীভাবে নথিগুলি সংরক্ষণ করতে হবে, ব্যবহার করতে হবে এবং সেইসাথে সেগুলি কী মানদণ্ডে গ্রহণ করা হয় এবং হস্তান্তর করা হয়। তার জ্ঞানে অফিসের কাজের একটি ঐক্যবদ্ধ রাষ্ট্র ব্যবস্থা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। উপরন্তু, তাকে অবশ্যই বুঝতে হবে যে কীভাবে সংরক্ষিত নথির বিবরণ সংকলিত হয়, তাদের মধ্যে কোনটি স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করা প্রয়োজন এবং কোনটি শুধুমাত্র অস্থায়ীভাবে, এবং তাদের ধ্বংসের বিষয়ে কাজও আঁকতে হবে৷

একজন সহকারী আর্কাইভিস্টের কাজের বিবরণটি বোঝায় যে তাকে অবশ্যই জানতে হবে যে ফাইলগুলি কীভাবে ফাইল করা হয়, পরবর্তী ব্যবহার এবং সংরক্ষণের জন্য কী নিয়ম অনুসারে সেগুলি প্রস্তুত করা হয়, কীভাবে রেকর্ড রাখা হয় এবং এন্টারপ্রাইজে প্রতিবেদন তৈরি করা হয়। এই ব্যক্তিকে অবশ্যই সংস্থার কাঠামো বুঝতে হবে যেখানে তিনি কাজ করেন, সেইসাথে সরঞ্জাম ব্যবহারের নিয়ম এবং সংরক্ষণাগারে কাজ চালানোর জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রযুক্তিগত উপায়। এছাড়াও, তাকে অবশ্যই শ্রম সুরক্ষা, অগ্নি নিরাপত্তা, রুটিন ইত্যাদি সহ সংস্থার সমস্ত অভ্যন্তরীণ নিয়ম ও আইন জানতে হবে৷

দায়িত্ব

একটি বাজেট প্রতিষ্ঠানের একজন আর্কাইভিস্টের কাজের বিবরণঅনুমান করে যে তাকে অবশ্যই কিছু ফাংশন সম্পাদন করতে হবে: সংরক্ষণাগার ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত কাজের বাস্তবায়ন, সংরক্ষণাগারে প্রবেশকারী ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণ, আগত নথির নিবন্ধন, নামকরণের বিকাশ এবং জমা দেওয়ার আগে মামলা দায়েরের সঠিকতা যাচাই সংরক্ষণাগারে যদি এমন প্রয়োজন হয়, তাহলে তিনি স্টোরেজ ইউনিটগুলিকে এনক্রিপ্ট করেন, কেস স্থাপনের ব্যবস্থা করেন এবং রেজিস্টারে প্রবেশ করেন।

একটি মেডিকেল প্রতিষ্ঠানের আর্কাইভিস্টের কাজের বিবরণ থেকে পরামর্শ দেওয়া হয় যে তাকে অবশ্যই সংরক্ষিত ডকুমেন্টেশনের সারসংক্ষেপ বিবরণ প্রস্তুত করতে হবে, এটিকে অস্থায়ী এবং চিরস্থায়ী ইউনিটে বিতরণ করতে হবে। এটিকে অবশ্যই রেকর্ড রাখতে হবে এবং ইতিমধ্যে মেয়াদোত্তীর্ণ নথিগুলিকে অবিলম্বে ধ্বংস করতে হবে এবং এমন একটি সিস্টেম তৈরি করতে হবে যার মাধ্যমে এটি দ্রুত এবং সহজেই পছন্দসই নথি খুঁজে পাওয়া সম্ভব হবে৷

অন্যান্য ফাংশন

এছাড়া, তার অফিসিয়াল দায়িত্বের জন্য বিজ্ঞানের নথির মূল্যের জন্য পরীক্ষার সময় তার উপস্থিতি প্রয়োজন এবং শুধু নয়। তাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে নথিগুলি অক্ষত থাকবে, যদি প্রয়োজন হয়, তাদের সাথে পুনরুদ্ধারের কাজ চালান। এই বিশেষজ্ঞ আরও নিশ্চিত করেন যে সংরক্ষণাগারে নথির স্বাভাবিক স্টোরেজের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত শর্ত রয়েছে৷

আর্কাইভিস্টকে অবশ্যই অগ্নি সুরক্ষা বিধি বাস্তবায়নের নিরীক্ষণ করতে হবে, সেইসাথে নথিগুলির সাথে কাজ করার জন্য আধুনিক প্রযুক্তিগত উপায়গুলি ব্যবহার করতে হবে৷ তিনি প্রতিষ্ঠানের কর্মচারী এবং দর্শনার্থীদের অনুরোধে বাধ্যআর্কাইভ ডকুমেন্টেশনের কপি বা আসল ইস্যু করুন, আর্কাইভে উপলব্ধ তথ্য ব্যবহার করে সার্টিফিকেট আঁকুন এবং তাদের কাজের রিপোর্ট তৈরি করুন।

অধিকার

একজন মেডিকেল আর্কাইভিস্টের কাজের বিবরণ থেকে বোঝা যায় যে তার কিছু অধিকার আছে। তিনি তার কাজের ক্রিয়াকলাপের সাথে সম্পর্কিত নথিগুলির অনুরোধ এবং গ্রহণ করতে পারেন। প্রয়োজনে, তিনি এন্টারপ্রাইজের অন্যান্য বিভাগ বা অন্যান্য সংস্থার বিশেষজ্ঞদের সাথে সহযোগিতা করতে পারেন, যদি এটি তাকে তার উপযুক্ত সমস্যাগুলি সমাধান করতে সহায়তা করে। যদি এমন প্রয়োজন হয়, তবে তিনি আর্কাইভের কাজের সাথে সরাসরি সম্পর্কিত যে কোনও বিষয়ে অন্যান্য সংস্থায় তার কোম্পানির স্বার্থের প্রতিনিধিত্ব করতে পারেন৷

দায়িত্ব

একজন আর্কাইভিস্টের কাজের বিবরণ অনুমান করে যে তিনি তার দায়িত্ব পালনে ব্যর্থতার জন্য এবং নিম্নমানের কাজের জন্য, সম্পন্ন করা কাজগুলি সম্পর্কে মিথ্যা বা বিকৃত তথ্য প্রদানের জন্য, তার উর্ধ্বতনদের আদেশ পূরণ করতে অস্বীকার করার জন্য দায়ী৷

উপরন্তু, তিনি এমন পরিস্থিতির জন্য দায়ী যেখানে অপরাধ, নিরাপত্তা লঙ্ঘন বা অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ যা এন্টারপ্রাইজের স্বাভাবিক ক্রিয়াকলাপকে হুমকিস্বরূপ চিহ্নিত করা হয়েছিল, এবং কর্মচারী সেগুলি রিপোর্ট করেনি এবং সমস্যাটি দূর করার জন্য কোনও ব্যবস্থা নেয়নি। আর্কাইভিস্ট শ্রম শৃঙ্খলার নিয়ম লঙ্ঘনের জন্য দায়ী৷

কাজের শর্ত

একজন আর্কাইভিস্টের কাজের বিবরণ পরামর্শ দেয় যে সংস্থার ব্যবস্থাপনাকে শ্রম অনুযায়ী তার কাজের সময় নির্ধারণ করা উচিতআইন প্রয়োজনে, সংস্থাটিকে অবশ্যই তাকে এমন একটি কর্মক্ষেত্র সরবরাহ করতে হবে যা সমস্ত নিয়ম এবং মান বিবেচনা করে, পাশাপাশি স্থানীয় ভ্রমণ সহ ব্যবসায়িক ভ্রমণের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কিছু বিবেচনা করে। তার যোগ্যতার মধ্যে নথিতে স্বাক্ষর করার অধিকারও রয়েছে।

উপসংহার

এই পদের জন্য একজন বিশেষজ্ঞের যে প্রধান নথির উপর নির্ভর করা উচিত তা হল একজন আর্কাইভিস্টের কাজের বিবরণ। সে যে সংস্থায় কাজ করুক না কেন, অধিকার, দায়িত্ব, ফাংশন এবং জ্ঞান কার্যত একই এবং একটি নির্দিষ্ট এন্টারপ্রাইজের প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে এবং ব্যবস্থাপনা কর্মী তাদের কর্মচারীদের জন্য কোন কাজগুলি অর্পণ করে তার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে৷

এই ধরনের কাজের জন্য মনোযোগীতা, অধ্যবসায়, গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্রের নিরাপত্তার নিয়ম সম্পর্কে জ্ঞান, নির্দিষ্ট নথির মূল্য নির্ধারণের জ্ঞান, সেইসাথে নথিগুলিকে পদ্ধতিগতভাবে খুঁজে বের করার এবং এনক্রিপ্ট করার ক্ষমতা প্রয়োজন। এছাড়াও একটি গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর মানুষের সাথে কাজ করছে, কারণ একজন আর্কাইভিস্টের পেশায় বিভিন্ন ডকুমেন্টেশন জারি করা এবং প্রাপ্তি জড়িত, এর সংকলনের সঠিকতা এবং সত্যতা যাচাই করা। শুধুমাত্র একজন মনোযোগী ব্যক্তি যিনি প্রচুর পরিমাণে তথ্য নিয়ে কাজ করতে প্রস্তুত এবং অন্যান্য সংস্থায় কোম্পানির স্বার্থের প্রতিনিধিত্ব করেন তিনি এই অবস্থানে সঠিকভাবে এবং নির্ভরযোগ্যভাবে শ্রমের দায়িত্ব পালন করতে সক্ষম হবেন৷