বর্তমান, প্রাথমিক এবং চূড়ান্ত নিয়ন্ত্রণ: কেন এবং কীভাবে এটি করা হয়

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

পরিচালনের দক্ষতা লক্ষ্য অর্জনের দ্বারা নির্ধারিত হয়, ফলাফলের দিকে আন্দোলনের সমস্ত পর্যায়ে, ব্যবস্থাপককে অবশ্যই প্রক্রিয়া, সংস্থান, পরিবেশের উপর নিয়ন্ত্রণ এবং তত্ত্বাবধান করতে হবে। নিয়ন্ত্রণ একজন নেতার অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কার্যকরী উদ্দেশ্য।

ব্যবস্থাপনায় নিয়ন্ত্রণের ধারণা

কার্যক্রম কার্যকরভাবে সংগঠিত করার জন্য, যৌক্তিকভাবে সম্পদ ব্যয় করতে এবং লক্ষ্য অর্জনের জন্য ব্যবস্থাপনা প্রয়োজন। ব্যবস্থাপনার ঐতিহ্যগতভাবে পাঁচটি মৌলিক ফাংশন রয়েছে: পরিকল্পনা, সংগঠিত, অনুপ্রেরণা, নিয়ন্ত্রণ এবং সমন্বয়। তাদের প্রত্যেকের নিজস্ব নির্দিষ্টতা এবং তাৎপর্য রয়েছে। সুতরাং, নিয়ন্ত্রণ, বর্তমান বা কৌশলগত, উত্পাদন প্রক্রিয়ার সমস্ত পর্যায়ে পরিকল্পনার সাথে কাজের ফলাফলের তুলনা করা, মান এবং নিয়মগুলির সাথে সম্মতির জন্য ফলাফলগুলি পরীক্ষা করা এবং উদীয়মান বিচ্যুতি দূর করা একজন পরিচালকের একটি গুরুত্বপূর্ণ কার্যকলাপ৷

নিয়ন্ত্রণের গুরুত্ব কোম্পানির পরিস্থিতি এবং উৎপাদন প্রক্রিয়ার অগ্রগতি সম্পর্কে অনিশ্চয়তা দূর করার প্রয়োজনীয়তার দ্বারা ব্যাখ্যা করা হয়েছে। এছাড়াও, সফল কার্যকলাপের জন্য নিয়ন্ত্রণ একটি পূর্বশর্ত। সেআপনাকে পরিস্থিতি মূল্যায়ন করতে এবং সংকটের ঘটনা রোধ করতে দেয়। নিয়ন্ত্রণ এবং তত্ত্বাবধান প্রয়োজনীয়, কিন্তু তারা অনেক রূপ নিতে পারে এবং বিভিন্ন ধরনের কার্য সম্পাদন করতে পারে। একটি প্রতিষ্ঠানে নেতৃত্বের শৈলীর উপর নির্ভর করে, নিয়ন্ত্রণ একজন একক ব্যবস্থাপকের হাতে কেন্দ্রীভূত হতে পারে, সাধারণত একজন সিনিয়র ম্যানেজার, বা একাধিক কর্মচারীর হাতে অর্পিত হতে পারে।

নিয়ন্ত্রণ ফাংশন

নিয়ন্ত্রণ নেতা এবং অভিনয়কারী উভয়ের জন্য কাজের একটি অপ্রীতিকর মুহূর্ত, তবে এটি প্রয়োজনীয়। ব্যবস্থাপনায়, বেশ কয়েকটি মৌলিক নিয়ন্ত্রণ ফাংশন সম্পর্কে কথা বলা প্রথাগত:

- পরিবেশের মূল্যায়ন, বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ। নিয়ন্ত্রণের সময়, ব্যবস্থাপক তথ্য সংগ্রহ করে এবং বর্তমান প্রক্রিয়া বোঝার অনিশ্চয়তা দূর করে। নিয়ন্ত্রণ করা আপনাকে বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ পরিবেশে নেতিবাচক বা হুমকির কারণগুলি সনাক্ত করতে এবং তাদের নির্মূল করার বা ক্রিয়াকলাপগুলির কার্যকারিতার ক্ষেত্রে সেগুলি বিবেচনায় নেওয়ার সুযোগ খুঁজে পেতে দেয়৷

- বিচ্যুতির প্রতিক্রিয়া। ম্যানেজার উত্পাদন প্রক্রিয়ার সমস্ত বিবরণ সম্পর্কে সচেতন হওয়ার জন্য এবং পরিবর্তন এবং বিচ্যুতির প্রতিক্রিয়া জানাতে সময় পাওয়ার জন্য নিয়ন্ত্রণ করে। নিয়ন্ত্রণ আপনাকে সময়মতো ভুল এবং হুমকি লক্ষ্য করতে এবং দ্রুত উৎপাদন প্রক্রিয়া পুনর্নির্মাণ করতে দেয়।

- সম্পদ বরাদ্দ। কৌশলগত এবং প্রযুক্তিগত নিয়ন্ত্রণ উপলব্ধ অর্থ, সরঞ্জামের সবচেয়ে যুক্তিসঙ্গত ব্যবহারের অনুমতি দেয়, কর্মীদের দক্ষতার জন্য সঠিক জায়গা খুঁজে পায়। একই সময়ে, নিয়ন্ত্রণ আপনাকে রিজার্ভগুলি সনাক্ত করতে এবং সেগুলি উত্পাদনশীলভাবে ব্যবহার করতে দেয়৷

- প্রতিক্রিয়া বজায় রাখা। নিয়ন্ত্রণের ইন্টারেক্টিভ ফাংশন হল এটি বাস্তবায়নের সময়ব্যবস্থাপক এবং নির্বাহকের মধ্যে সিস্টেমের সমস্ত উপাদানের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া প্রতিষ্ঠিত হয়।

- কর্মীদের কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন. কর্মীদের দক্ষতার সাথে অনুপ্রাণিত করতে এবং তাদের কাজের জন্য কার্যকরভাবে অর্থ প্রদানের জন্য, একটি পরিষ্কার মূল্যায়ন ব্যবস্থা তৈরি করা প্রয়োজন, এতে ব্যবস্থাপক উত্পাদনের সমস্ত পর্যায়ে নিয়ন্ত্রণে সহায়তা করে৷

নিয়ন্ত্রণের প্রকার

পর্যবেক্ষন প্রক্রিয়ার জটিলতার ফলে একাধিক নিয়ন্ত্রণ যোগ্যতা হয়।

প্রক্রিয়ার ফ্রিকোয়েন্সি অনুসারে, তারা আলাদা করা হয়:

- প্রাথমিক নিয়ন্ত্রণ। এমনকি কাজ শুরু করার আগে, মূল সংস্থানগুলি ট্র্যাক এবং মূল্যায়ন করার জন্য পদক্ষেপ নেওয়া উচিত: উপাদান, মানব, উত্পাদন। এর উদ্দেশ্য হল পারফরমারদের ক্রিয়াকলাপের নেতিবাচক পরিণতির সম্ভাবনা রোধ করা। এটি আপনাকে পরিকল্পনার সাথে সামঞ্জস্য করার অনুমতি দেয় এমনকি এটি বাস্তবায়ন শুরু হওয়ার আগে এবং ভুল হওয়ার আগে।

- বর্তমান নিয়ন্ত্রণ। এটি কাজ সম্পাদনের সময় বাহিত হয়, এর উদ্দেশ্য ঘটনার পর্যায়ে সনাক্ত করা এবং ত্রুটি এবং বিচ্যুতি প্রতিরোধ করা। এটির লক্ষ্য নিয়ম এবং মানগুলির সাথে সম্মতি নিরীক্ষণ করা। বর্তমান নিয়ন্ত্রণের জন্য তথ্যের একটি ধ্রুবক প্রবাহ এবং ত্রুটির দ্রুত সংশোধন প্রয়োজন।

- চূড়ান্ত নিয়ন্ত্রণ। এটি ফলাফলের কৃতিত্বের সংক্ষিপ্তকরণ এবং মূল্যায়নের পর্যায়ে বাহিত হয়। এই ধরনের নিয়ন্ত্রণের মূল উদ্দেশ্য ভবিষ্যতে একই ধরনের ত্রুটি প্রতিরোধ করা। এই পর্যায়ে প্রাপ্ত ডেটা নতুন পরিকল্পনা তৈরির ভিত্তি হয়ে ওঠে।

নিয়ন্ত্রণ কর্মের ফ্রিকোয়েন্সির উপর ভিত্তি করে, কৌশলগত, কৌশলগত এবংকর্মক্ষম নিয়ন্ত্রণ. কার্যকরী অধিভুক্তি দ্বারা, বিশেষজ্ঞরা আর্থিক, উত্পাদন, বিপণন এবং কর্মীদের নিয়ন্ত্রণের প্রকারগুলিকে কল করে। কর্মের দিকনির্দেশের উপর ভিত্তি করে আপনি বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ ধরনের নিয়ন্ত্রণের পার্থক্যও করতে পারেন।

কৌশলগত এবং কৌশলগত নিয়ন্ত্রণ

এন্টারপ্রাইজ পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার হল কৌশলগত এবং কৌশলগত নিয়ন্ত্রণ। এই ধরনের ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমের কাজ হল পরিকল্পনা এবং চলমান কর্মের সঠিকতা নিরীক্ষণ করা। কৌশলগত নিয়ন্ত্রণ হল বিশ্বব্যাপী লক্ষ্য, কৌশলগত কর্মসূচি এবং কর্মের সাথে সম্মতির একটি পদ্ধতিগত পরীক্ষা। এই ধরণের ক্রিয়াকলাপের উদ্দেশ্যগুলি হল: নির্বাচিত দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যগুলির সঠিকতা এবং সেগুলি অর্জনের উপায়ের সঠিকতা নির্ধারণ করা, কোম্পানির সম্ভাব্য সুযোগগুলি চিহ্নিত করা। কৌশলগত নিয়ন্ত্রণ স্বল্পমেয়াদী, তাৎক্ষণিক লক্ষ্য অর্জনের পরীক্ষা করার সাথে জড়িত। এর টুল হল প্রযুক্তিগত নিয়ন্ত্রণ, যার লক্ষ্য হল প্রবিধান, মান এবং প্রবিধানের সাথে উত্পাদন প্রক্রিয়ার কঠোর সম্মতি সনাক্ত করা।

প্রস্তুতির পর্যায়ে নিয়ন্ত্রণ

পুরো ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রণ পর্যায় দ্বারা পরিবেষ্টিত হয়। পর্যায় শ্রেণীবিভাগের একটি ঐতিহ্য আছে, এই ক্ষেত্রে, আছে: প্রাথমিক, বর্তমান এবং চূড়ান্ত নিয়ন্ত্রণ। তাদের প্রতিটি তার ফাংশন সঞ্চালন এবং স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্য আছে. প্রাথমিক নিয়ন্ত্রণ কাজ শুরু করার আগে, এটি পরিকল্পনার একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। এর উদ্দেশ্য হল উৎপাদন কার্যকরভাবে চালু করার জন্য শর্ত তৈরি করা। ইহার উপরপর্যায়ে, কর্মীদের প্রস্তুতি এবং দক্ষতা, প্রয়োজনীয় সংস্থানগুলির প্রাপ্যতা এবং কার্যক্রমের ডকুমেন্টেশন মূল্যায়ন করা হয়৷

বর্তমান নিয়ন্ত্রণ, প্রাথমিক নিয়ন্ত্রণের বিপরীতে, সময়ের সাথে উৎপাদন পর্যায়ের সাথে মিলে যায়। এর প্রধান কাজ হল কর্মপ্রবাহ উন্নত করা। ম্যানেজার ক্রমাগত সমস্ত উত্পাদন ক্রিয়াকলাপ এবং অনুমোদিত পরিকল্পনা এবং মান সহ পারফর্মারদের কর্মের সম্মতি পর্যবেক্ষণ করে। কখনও কখনও এই পর্যায়টিকে "মধ্যবর্তী নিয়ন্ত্রণ"ও বলা হয়, যা এর প্রধান বৈশিষ্ট্যের উপর জোর দেয় - লক্ষ্যের পথে ত্রুটিগুলি এবং বিচ্যুতিগুলির সনাক্তকরণ। এটি বর্তমান এবং কৌশলগত উভয় সমস্যার সমাধানের মূল্যায়নে প্রয়োগ করা হয়। বিশেষ গুরুত্ব হল চূড়ান্ত বা চূড়ান্ত নিয়ন্ত্রণ। এটি তার কাজ এবং প্রবাহের অন্যান্য পর্যায়ের থেকে খুব আলাদা৷

চূড়ান্ত নিয়ন্ত্রণ: সুনির্দিষ্ট

উৎপাদন প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত পর্যায়ে বেশ কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ কাজের সমাধান জড়িত। এটি নির্ধারিত লক্ষ্য এবং ফলাফলগুলির সাথে সম্মতির ডিগ্রির সনাক্তকরণ, কর্মীদের কাজের মূল্যায়ন, তাদের উপর ভিত্তি করে পরিকল্পনার একটি নতুন পর্যায়ে এগিয়ে যাওয়ার জন্য ভুল গণনা এবং ত্রুটিগুলির একটি তালিকার সংকলন। চূড়ান্ত নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠিত মানদণ্ড অনুযায়ী করা উচিত, যাতে অভিনয়কারীরা বুঝতে পারে কিভাবে তাদের কাজ পরীক্ষা করা হয় এবং এটি তাদের পারিশ্রমিককে কীভাবে প্রভাবিত করবে। এই ধরনের তত্ত্বাবধান সম্পদ ব্যয়ের মূল্যায়ন, কৌশল ও কৌশলের কার্যকারিতা নির্ধারণ এবং পূর্বে নেওয়া সিদ্ধান্তের সঠিকতা মূল্যায়নের সাথে যুক্ত। এই পর্যায়ের ফলাফলগুলি প্রতিষ্ঠানের ভবিষ্যতের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এর ফলাফল হতে পারেভবিষ্যতের জন্য পরিকল্পনা তৈরি করার সময় ভুল এড়িয়ে চলুন।

নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি

নিয়ন্ত্রণ, বর্তমান এবং চূড়ান্ত, একটি অ্যালগরিদম অনুযায়ী পরিচালিত হয়৷

প্রথম পর্যায়ে, তথ্য সংগ্রহ করা হয়, তারপর প্রতিটি অপারেশন এবং প্রক্রিয়ার জন্য মূল্যায়নের মানদণ্ড প্রণয়ন করা হয়, তারপর লক্ষ্য এবং নিয়ন্ত্রণের পদ্ধতি নির্ধারণ করা হয়। এটি প্রস্তুতিমূলক পর্যায়। আরও, নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া এবং কর্মের প্রকৃত মূল্যায়নের পর্যায়ে প্রবেশ করে। শেষ পর্যায় হল প্রাপ্ত তথ্যের বিশ্লেষণ এবং উপসংহার প্রণয়ন, এটি চূড়ান্ত নিয়ন্ত্রণের সমার্থক। এই সমস্ত কর্মের ফলস্বরূপ, একটি ব্যবস্থাপনাগত সিদ্ধান্তের জন্ম হওয়া উচিত।

নিয়ন্ত্রণের মূলনীতি

একজন ম্যানেজারকে নিয়ন্ত্রণ অনুশীলন করা, বর্তমান, কৌশলগত বা চূড়ান্ত, অবশ্যই এর বাস্তবায়নের মৌলিক নীতিগুলি মনে রাখতে হবে। এর মধ্যে রয়েছে:

- সময়োপযোগীতা। নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতির মধ্যে কিছু সময় থাকা উচিত, এটি খুব ঘন ঘন হওয়া উচিত নয় যাতে কর্মচারী মনে না করে যে তিনি বিশ্বস্ত নন। তবে এটি খুব কম সময়ে করা উচিত নয় যাতে কর্মচারীর নিয়ন্ত্রণের অভাবের ছাপ না থাকে।

- নমনীয়তা। এটাকে অবশ্যই বর্তমান অবস্থার সাথে মানিয়ে নিতে হবে।

- লাভজনকতা। এর লক্ষ্য সম্পদ সংরক্ষণ করা, তাই এর জন্য বড় বিনিয়োগের প্রয়োজন হবে না।