সংস্থার বিষয়ের নামকরণ: নমুনা পূরণ। কিভাবে প্রতিষ্ঠানের বিষয়াবলী একটি নামকরণ করতে?

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

কাজের প্রক্রিয়ায় প্রতিটি সংস্থা একটি বড় নথি প্রবাহের সম্মুখীন হয়৷ চুক্তি, সংবিধিবদ্ধ, অ্যাকাউন্টিং, অভ্যন্তরীণ নথি… তাদের মধ্যে কিছু অবশ্যই এন্টারপ্রাইজে তার অস্তিত্বের পুরো সময়ের জন্য রাখতে হবে, তবে বেশিরভাগ শংসাপত্র তাদের বৈধতার মেয়াদ শেষ হওয়ার পরে ধ্বংস হয়ে যেতে পারে। সংগৃহীত নথিগুলি দ্রুত বুঝতে সক্ষম হওয়ার জন্য, সংস্থার বিষয়গুলির একটি নামকরণ সংকলিত হয়। এই নথির নমুনা এবং এর নির্মাণের অ্যালগরিদম নীচে আলোচনা করা হবে৷

উদ্দেশ্য

প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে শত শত নথি তৈরি করা হয়। প্রতিদিন তারা জমা হয়, শ্রমিকরা ধীরে ধীরে একে অপরকে প্রতিস্থাপন করে। কোনো কোনো সময়ে, দুই বছর আগের অর্ডার পাওয়া কঠিন হয়ে পড়ে। এই ধরনের পরিস্থিতি এড়াতে, মামলাগুলির একটি নামকরণ তৈরি করা হয়৷

সংজ্ঞা

একটি মামলা একটি সম্পর্কিত একটি নথিসমস্যা, কার্যকলাপের ক্ষেত্র। মামলার নামকরণ হল এমন একটি তালিকা যা তাদের স্টোরেজের সময়কালের ইঙ্গিত সহ খোলা মামলাগুলির একটি তালিকা ধারণ করে। এর সাহায্যে, আপনি সঠিকভাবে কর্মপ্রবাহ সংগঠিত করতে পারেন। একটি বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠানের মামলার নামকরণ, যার একটি নমুনা নীচে আলোচনা করা হবে, নিম্নলিখিত উদ্দেশ্যে সংকলিত হয়েছে:

• নথির গ্রুপিং পদ্ধতিগতকরণ, যা তাদের দ্রুত অনুসন্ধান এবং নিরাপত্তা নিশ্চিত করে;
• কেসের শ্রেণীবিভাগ অনুযায়ী একটি নিবন্ধন নম্বর বরাদ্দ করা;
• স্থায়ী, দীর্ঘমেয়াদী এবং ব্যক্তিগত স্টোরেজ (ধ্বংসের কাজ সহ) জন্য নথির একটি তালিকা তৈরি করা।

আর্কাইভ এবং ধ্বংসের জন্য নথি নির্বাচন করার সময় মামলার নামকরণ ব্যবহার করা হয়। এই বহুমুখী রেফারেন্স প্রতিটি সংস্থার অফিসের কাজকে স্ট্রিমলাইন করার জন্য প্রয়োজন। এই ক্ষেত্রে, সংস্থার মালিকানার ফর্ম কোন ব্যাপার না। যদি একটি মেডিকেল সংস্থার মামলাগুলির একটি নমুনা নামকরণ প্রবিধান এবং রেজোলিউশনে পাওয়া যায়, তাহলে একটি বেসরকারী সংস্থার খোলা মামলাগুলির বিশ্লেষণগুলি স্বাধীনভাবে সংকলন করতে হবে৷

প্রয়োজন নাকি জোর করে?

এই তালিকার সংকলন "আর্কাইভের কাজের নিয়ম" দ্বারা সরবরাহ করা হয়েছে। যে সংস্থাগুলি একটি পৃথক পরিষেবা হিসাবে একটি সংরক্ষণাগার তৈরি করে তাদের জন্য এটি বাধ্যতামূলক৷ এই তালিকায়, রাজ্য এবং পৌরসভার প্রতিষ্ঠানগুলি ছাড়াও, নোটারি অফিসের মতো কিছু বাণিজ্যিক কাঠামোও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে৷

অন্য সব প্রতিষ্ঠানকে নথির সাথে কাজকে সুশৃঙ্খল করার জন্য মামলার একটি নামকরণ করতে হবে, যেহেতু সব ধরনের উদ্যোগসম্পত্তি সংরক্ষণাগার রেফারেন্স নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে বাধ্য. এটি ফেডারেল আইন নং 125 দ্বারা সরবরাহ করা হয়েছে৷ বিস্তারিত করণীয় তালিকাটি ক্যালেন্ডার বছরের চতুর্থ ত্রৈমাসিকে শুরু বা আপডেট করা উচিত।

গঠন

মামলার নামকরণে মুদ্রিত প্রকাশনা ব্যতীত সমস্ত দায়ের করা মামলা থাকা উচিত: কর্মচারীদের বিবৃতি, কাজের শংসাপত্র, ম্যাগাজিন, অ্যাকাউন্টিং বই, কাঠামোগত বিভাগের সমস্ত ডকুমেন্টেশন, কাঠামোগত বিভাগের চিঠিপত্র ইত্যাদি। সীমিত অ্যাক্সেসের নথিপত্র শিরোনাম থাকতে হবে "ফোর্স"। ডিরেক্টরিতে অস্থায়ী কমিশন, বিভাগের ফাইল থাকা উচিত। কিন্তু, উদাহরণস্বরূপ, একটি ট্রেড ইউনিয়ন একটি স্বাধীন সংস্থা। এর কর্মচারীরা স্বাধীনভাবে ডিরেক্টরি গঠনে নিযুক্ত। সংরক্ষণাগারে অবশ্যই লিকুইডেটেড এন্টারপ্রাইজগুলির মুলতুবি মামলার শিরোনাম থাকতে হবে, যার আইনি উত্তরাধিকারী একটি বিদ্যমান সংস্থা৷

আপনি নীচে সংস্থার বিষয়গুলির নামকরণ পূরণের একটি নমুনা দেখতে পারেন৷

আজ, অনেক প্রতিষ্ঠান ইলেকট্রনিক আকারে ডকুমেন্টেশন বজায় রাখে। কিছু রিপোর্ট কাগজে ছাপাও হয় না। প্রতিটি বিভাগের শেষে, কী কী রেকর্ড ইলেকট্রনিকভাবে রাখা হয়েছে তা তালিকাভুক্ত করুন, ফাইলের সংখ্যা এবং প্রয়োজনীয় সার্চ কীওয়ার্ডগুলি নির্দেশ করুন৷ কিছু প্রতিষ্ঠান একটি বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠানের জন্য মামলার একটি পৃথক বৈদ্যুতিন নামকরণ তৈরি করে। নমুনা এবং এটি পূরণ করার জন্য অ্যালগরিদম সম্পূর্ণরূপে গৃহীত মান মেনে চলতে হবে।

কোথায় শুরু করবেন?

বড় প্রতিষ্ঠানে ডিরেক্টরি কম্পাইল করার দায়িত্ব ডকুমেন্টেশন পরিষেবার উপর(সচিব, অফিস), এবং ছোটদের মধ্যে - সচিব, অন্য নিযুক্ত ব্যক্তি। বাণিজ্যিক সংস্থাগুলিতে, এই ফাংশনটি কর্মী বিভাগ দ্বারা সঞ্চালিত হয়, যেখানে বেশিরভাগ নথি তৈরি করা হয়। যেহেতু সমস্ত কাঠামোগত ইউনিট থেকে তথ্য আসতে হবে, তাই সংস্থায় মামলার নামকরণের বিষয়ে একটি আদেশের বিকাশের সাথে শুরু করা আরও সমীচীন। এই ধরনের একটি আদেশের একটি নমুনা নীচে আপনার মনোযোগের জন্য উপস্থাপন করা হয়েছে৷

ABC LLC

20.11.2017 মস্কো

ডকুমেন্টেশনের পদ্ধতিগতকরণ, স্টোরেজ এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের উদ্দেশ্যে

অর্ডার:

• 2018-01-01 থেকে কোম্পানির ফাইলের নামকরণ অনুমোদন এবং প্রচলন করা।
• অনুমোদিত ফর্মে কেস গঠন নিশ্চিত করতে কাঠামোগত বিভাগের প্রধানরা।
• কাজের জন্য রেফারেন্স বই থেকে নির্যাসটির কাঠামোগত বিভাগে সচিবকে পাঠান।

CEO ইভানভ N. A.

কার্যকলাপের কিছু ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের জন্য, সংস্থাগুলির বিষয়গুলির নামকরণের নমুনা ইতিমধ্যে মন্ত্রণালয় দ্বারা তৈরি করা হয়েছে। ডিরেক্টরি গঠনের আগে এই সূক্ষ্মতাটি স্পষ্ট করা উচিত। মডেল নামকরণগুলি প্রতিষ্ঠানের মামলাগুলির প্রদত্ত মডেল নামকরণের সাথে কঠোরভাবে পূরণ করা উচিত। অন্যান্য প্রতিষ্ঠানগুলি একটি পৃথক নথি সংকলন করতে এই নির্দেশিকাগুলি ব্যবহার করতে পারে৷

সহায়ক ডকুমেন্টেশন

একটি ডিরেক্টরি ফর্ম তৈরি করার সময়, বাণিজ্যিক সংস্থাগুলিকে ফোকাস করা উচিত:

• "আর্কাইভের নিয়ম" (06.02.02 তারিখে ফেডারেল আর্কাইভের সিদ্ধান্ত);
• 2009-15-06 এর ডিক্রি নং 477 এর ধারা 5 "অফিস কাজের নিয়মের অনুমোদনের উপর"।
• অফিসের কাজের জন্য নির্দেশনা।
• আর্কাইভাল নথির তালিকা।

এছাড়াও আপনাকে স্টাফিং টেবিল, চার্টার, স্থানীয় আইন, বিভাগ সংক্রান্ত প্রবিধান, নিয়ম, মান, নির্দেশাবলী, মামলার তালিকা অধ্যয়ন করা উচিত। তারা প্রাসঙ্গিক নথি লিঙ্ক রয়েছে. প্রথমে, বিভাগ দ্বারা সংগঠনের বিষয়গুলির নামকরণের নমুনাগুলি সংকলিত হয়, যাতে একটি সাধারণ ডিরেক্টরি তৈরি করা হয়। কখনও কখনও কাঠামোগত নীতির পরিবর্তে একটি কার্যকরী প্রয়োগ করা হয়। অর্থাৎ, বন্টন বিভাগ দ্বারা নয়, ফাংশন দ্বারা সঞ্চালিত হয়৷

কীভাবে একটি প্রতিষ্ঠানের বিষয়ের নমুনা নামকরণ তৈরি করবেন?

"আর্কাইভের কাজের নিয়ম"-এর পরিশিষ্ট নং 8-এ ডিরেক্টরির ফর্মটি উল্লেখ করা হয়েছে। প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডে রেফারেন্স বই সংকলিত হয়। প্রতিবেদনের মূল অংশটি একটি টেবিলের আকারে উপস্থাপন করা হয়েছে এবং এতে 5টি কলাম রয়েছে:

• কেস সূচক;
• শিরোনাম (ভলিউম, অংশ);
• সংখ্যা (ভলিউম, অংশ);
• শেল্ফ লাইফ, তালিকায় নিবন্ধ নম্বর;
• নোট।

সূচক

ইনডেক্স হল একটি এন্টারপ্রাইজের মধ্যে একটি কাঠামোগত ইউনিটের একটি ডিজিটাল উপাধি। উদাহরণস্বরূপ: 04-06, যেখানে 04 হল কর্মী বিভাগের ক্রমিক নম্বর, 06 হল মামলার ক্রমিক নম্বর৷ সূচকে তিনটি জোড়া সংখ্যা থাকতে পারে, উদাহরণস্বরূপ: 04-03-08, যেখানে 04 হল আর্থিক ও অর্থনৈতিক বিভাগের কোড, 03 হল অ্যাকাউন্টিং বিভাগের পদবি, 08 হল কেস নম্বর৷ সূচকটি সংখ্যাগত, বর্ণানুক্রমিক বা মিশ্র হতে পারে৷

শিরোনাম

শিরোনামগুলি নথির গুরুত্ব অনুসারে বিতরণ করা হয়। প্রথমত, সাংগঠনিকপ্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন (উচ্চতর ইউনিট থেকে শুরু করে এবং কাঠামোগত ইউনিটে চলে যাওয়া)। তারপর সংস্থার দ্বারা বিকাশিত নিয়ম এবং প্রবিধানগুলি তালিকাভুক্ত করা হয়। আরও, পরিকল্পনা এবং প্রতিবেদনগুলি (বার্ষিক, ত্রৈমাসিক, মাসিক) বিবেচনায় নেওয়া হয়। খসড়া প্রশাসনিক নথি প্রধান নথি পরে স্থাপন করা হয়. একই ধরণের ক্ষেত্রে (উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারীদের ব্যক্তিগত কার্ড) বর্ণানুক্রমিকভাবে পূরণ করা হয়।

শিরোনামটি নথির বিষয়বস্তুর সংক্ষিপ্তসার করা উচিত। সাধারণ শব্দ ব্যবহার যেমন "বিবিধ", "পত্রালাপ", "আগত / বহির্গামী নথি" অনুমোদিত নয়। কেস হেডারে নিম্নলিখিত উপাদান রয়েছে:

• নথির নাম বা মামলার ধরন যদি নথিটি বড় পরিমাণের অংশ হয়;
• নথি লেখক (সংস্থা বা বিভাগের নাম);
• ঠিকানাদাতা (যাদের কাছ থেকে নথি গৃহীত হবে বা যাদের কাছে নথি পাঠানো হবে);
• সারাংশ/সারাংশ (উদাহরণস্বরূপ, "সার্টিফিকেশন প্রশ্ন");
• অঞ্চলের নাম;
• তারিখ/কাল;
• মার্ক করুন যদি ফাইলটিতে অন্য ডকুমেন্টের কপি থাকে, তাদের আসল না।

প্রতিটি কেসের ভলিউম 250 শীটের বেশি হওয়া উচিত নয়৷ যদি ধরে নেওয়া হয় যে কেসটি বিশাল হবে, তবে এটি অংশ এবং ভলিউমে বিভক্ত। ক্যালেন্ডার বছরের শেষে তৃতীয় কলামটি প্রকৃতপক্ষে খোলা মামলার সংখ্যা নির্দেশ করে৷

চতুর্থ কলামটি নিয়ম অনুসারে নথি সংরক্ষণের শর্তাবলী নির্দেশ করে৷ সেগুলি অবশ্যই সরকার এবং বাণিজ্যিক সংস্থা উভয়ের দ্বারা পর্যবেক্ষণ করা উচিত। যদি দলিলটি বিধিতে না থাকে তবে এর মেয়াদতালিকার উপর ভিত্তি করে স্টোরেজ নির্ধারণ করা উচিত। স্টোরেজ পিরিয়ডের কাউন্টডাউন এটি প্রতিষ্ঠার পরের বছরের 1 জানুয়ারি থেকে শুরু হয়। যদি শংসাপত্রটি 2016 সালে জারি করা হয়, তাহলে কাউন্টডাউন 2017-01-01 থেকে শুরু হওয়া উচিত।

আপডেট করা তালিকা

বার্ষিক, যখন ফাইলগুলি সংরক্ষণাগারে স্থানান্তর করা হয়, একটি বিশদ তালিকা জমা দেওয়া হয়। নিরাপত্তা সংস্থাগুলির একটি শাখার জন্য মামলাগুলির আপডেট করা নমুনা নামকরণটি এখানে কেমন দেখাচ্ছে:

বছরে, সমস্ত নথি অনুমোদিত ফর্ম অনুযায়ী গোষ্ঠীভুক্ত করা হয়। আপনি যদি পূর্বে অব্যবহৃত রিপোর্ট যোগ করতে চান, একটি নতুন শিরোনাম তৈরি করা হয়। এবং প্রক্রিয়াটি উপরে বর্ণিত অ্যালগরিদম অনুযায়ী পুনরাবৃত্তি হয়।