টাইম শীটে প্রতীক। কিভাবে একটি টাইম শীট পূরণ করবেন (নমুনা)

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

কাজের সময় এবং এর অ্যাকাউন্টিং যে কোনো প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ উপাদান, যা আপনাকে কোম্পানির কার্যক্রম নিয়ন্ত্রণ করতে এবং কর্মচারীদের শৃঙ্খলাবদ্ধ করতে দেয়। এই পদ্ধতিটি সহজ করার জন্য, একটি বিশেষ ফর্ম তৈরি করা হয়েছিল - একটি সময় শীট। এটি কাগজ এবং ইলেকট্রনিক উভয় সংস্করণে বিদ্যমান। এবং প্রতিটি প্রজাতির ভরাটের নিজস্ব সূক্ষ্মতা রয়েছে।

কে টাইমশীট পূরণ করে

প্রতিটি প্রতিষ্ঠান সময় পত্রক রক্ষণাবেক্ষণের জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত একজন ব্যক্তিকে নিয়োগ করে, কার্যকলাপের সুনির্দিষ্ট বিষয় এবং কর্মীদের সংখ্যার উপর ফোকাস করে। যদি প্রতিষ্ঠানটি ছোট হয় এবং সমস্ত কাজ অফিসে সম্পন্ন হয়, তাহলে কর্মী পরিদর্শক, হিসাবরক্ষক বা অন্য অনুমোদিত ব্যক্তি কর্মচারীদের সময়সূচী করবেন।

একটি এন্টারপ্রাইজে বেশ কিছু সুযোগ-সুবিধা থাকলে, কর্মীদের তাদের কাজের জায়গায় সরাসরি টাইমশিট করা অনেক সহজ। এই ক্ষেত্রে, এই দায়িত্ব ফোরম্যান বা প্রধানের উপর বর্তায়একটি পৃথক আদেশ দ্বারা উপবিভাগ বা নিয়োগ চুক্তিতে নির্ধারিত৷

টাইমশিটের সাথে কাজ করার জন্য অ্যালগরিদম

প্রথমত, আপনাকে জানতে হবে যে প্রতিটি এন্টারপ্রাইজের একটি নিয়মিত (অর্থাৎ কাগজের সংস্করণে) সময় পত্র থাকতে হবে। ফর্মটি হয় আপনার নিজের থেকে প্রিন্ট করা যেতে পারে বা প্রিন্টিং হাউস থেকে অর্ডার করা যেতে পারে৷

দুটি অনুমোদিত ফর্ম রয়েছে: T-12 এবং T-13৷ তাদের পার্থক্য হল যে প্রথমটি শুধুমাত্র কাজের সময় বিবেচনা করে না, তবে মাসিক মজুরি গণনা করার জন্য কলামও রয়েছে। এগুলি একই স্কিম অনুসারে পূরণ করা হয়, যথা, প্রতি মাসের প্রথম দিনে একটি নতুন সময় শীট খোলা হয়। কলামগুলি পূরণ করা আবশ্যক:

• কোম্পানীর নাম (নির্মাণ নথি অনুযায়ী), ক্রমিক নম্বর এবং সমাপ্তির তারিখ।
• যে সময়ের জন্য টাইমশীট খোলা হয়।
• ব্যক্তিগত কার্ড থেকে কর্মীদের সংখ্যা এবং তাদের ডেটা।

বাকী ডেটা এক মাসের মধ্যে প্রবেশ করানো হয় এবং মজুরির সাথে সম্পর্কিত অংশটি পূরণ করা অ্যাকাউন্টিং কর্মচারীর কাছে থাকে।

টাইম শীটে প্রতীক

সময় শীট দ্রুত এবং আরও সুবিধাজনক পূরণের জন্য, একটি স্বরলিপি সিস্টেম তৈরি করা হয়েছিল এবং অনুমোদিত হয়েছিল৷ তারা কাজের মোড এবং বিশ্রাম এবং অন্যান্য সূক্ষ্মতা প্রতিফলিত করে। 36 উপাধি প্রদান করা হয়. কিন্তু কখনও কখনও এই সংখ্যাটি একজন কর্মচারী সম্পর্কে সমস্ত তথ্য সঠিকভাবে প্রদর্শন করার জন্য যথেষ্ট নয়৷

টাইম শীটে প্রতীক

	নাম	অক্ষর উপাধি	সংখ্যাসূচক পদবী
1	দিন এবং সন্ধ্যার সময়	আমি	01
2	রাতে খোলার সময়	N	02
3	সাপ্তাহিক ছুটির দিনে কাজ করুন	RP	03
4	ওভারটাইম	c	05
5	ব্যবসায়িক ভ্রমণ	K	10
6	প্রধান অবকাশ	থেকে	14
7	অতিরিক্ত ছুটি	এক	15
8	অধ্যয়নের ছুটি	U	16
9	শিক্ষার্থীদের জন্য ছোট কাজের সময়	UV	17
10	বেতন ছাড়াই অতিরিক্ত পড়াশোনা ছুটি	UD	18
11	মাতৃত্বকালীন ছুটি	r	19
12	পিতৃত্বকালীন ছুটি (আংশিক অর্থ প্রদান)	ভেহ	20
13	পিতৃত্বকালীন ছুটি (অবেতনের)	oj	২১
14	অবেতন ছুটি	থেকে	22
15	আইনি কারণে অবৈতনিক ছুটি	OZ	24
16	অসুস্থ ছুটি	B	25
17	অবৈধঅক্ষমতা	t	26
18	ঘণ্টা কমে যাওয়া কাজ	ch	27
19	ডাউনটাইম (অ-কর্মচারী কারণে)	vp	২৮
20	আইনি কারণে অনুপস্থিতি (বেতন সহ)	g	২৯
২১	অমার্জিত অনুপস্থিতি	OL	31
22	ঘন্টা কাজ করে না (যদি নিয়োগকর্তা একটি খণ্ডকালীন চাকরি সেট করে থাকেন)	NS	32
23	সাপ্তাহিক ছুটির দিন	থেকে	33
24	ধর্মঘট	ZB	34
25	অস্পষ্ট কারণে অনুপস্থিতি	NN	৩৫

টেবিলটি টাইম শিটে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত চিহ্ন দেখায়। একটি আরো বিস্তারিত বিবরণ এবং একটি সম্পূর্ণ তালিকা সাধারণত ফর্মের প্রথম পৃষ্ঠায় অবস্থিত। এটি চিহ্নগুলিকে নেভিগেট করা সহজ করে এবং কোন পরিস্থিতিতে একটি ঘরে কী রাখতে হবে তা নির্ধারণ করে৷

নিয়মিত ফর্ম পূরণ

টাইম শীট পূরণ করা একটি শ্রমসাধ্য কাজ যার জন্য মনোযোগ প্রয়োজন। এটি ব্যবহার করা যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, অবিচ্ছিন্ন উপস্থিতি এবং অনুপস্থিতির পদ্ধতি৷

এই ক্ষেত্রে, প্রতিটি কলামে ডেটা প্রবেশ করানো হয়। চিহ্নগুলি কর্মক্ষেত্রে কর্মীদের উপস্থিতি এবং তাদের অনুপস্থিতি উভয়ই নির্দেশ করে, কারণগুলি নির্দেশ করে। এটি ঘন্টার সংখ্যাও নির্দেশ করেকর্মস্থলে ব্যয় করা হয়েছে।

টাইমশীটেই, এটি এইরকম দেখাবে: একটি ছুটির দিনে, "B" অক্ষরটি রাখুন, এটির নীচে 0, কাজের দিনে, যথাক্রমে, "I" এবং ঘন্টার সংখ্যা, উদাহরণস্বরূপ 8. সাপ্তাহিক ছুটির অনুরূপ, অনুপস্থিতির বিভিন্ন কারণ উল্লেখ করা হয়েছে, ব্যবসায়িক সফর থেকে শুরু করে অস্পষ্ট কারণে অনুপস্থিতি।

এই ক্ষেত্রে টাইম শিট গণনা করা একটু সহজ, কারণ সমস্ত প্রয়োজনীয় সংখ্যা এবং পদবী আপনার চোখের সামনে রয়েছে। এটি বিশেষত অল্প কাজের অভিজ্ঞতাসম্পন্ন বিশেষজ্ঞদের জন্য সত্য - তাই তাদের বিভ্রান্ত হওয়ার এবং ভুল করার সম্ভাবনা কম হবে৷

টাইমশিটটি বিজ্ঞতার সাথে পূরণ করুন

এছাড়াও বিচ্যুতি নিবন্ধনের একটি পদ্ধতি রয়েছে। এটি প্রয়োগ করা হয় যখন কার্যদিবসের পুরো সময়কাল জুড়ে একই সময়কাল থাকে। এই ক্ষেত্রে, শুধুমাত্র অ-মানক পরিস্থিতি উল্লেখ করা হয়, অর্থাৎ, অনুপস্থিতি, ওভারটাইম কাজ, ব্যবসায়িক ভ্রমণ ইত্যাদি। এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করার সময়, অনেক কম সময় ব্যয় হয় এবং উভয় ক্ষেত্রেই চূড়ান্ত ফলাফল একই।

শীটে এটির মতো দেখাচ্ছে: শীর্ষ লাইনে কর্মক্ষেত্রে কর্মচারীর অনুপস্থিতি সম্পর্কে তথ্য রয়েছে - V, K, FROM, HH, PR, B এবং অন্যান্য। নিচের লাইনটি ফাঁকা রাখা হয়েছে। প্রকৃতপক্ষে, কাজ করা ঘন্টার চূড়ান্ত গণনায়, শূন্য কোন ব্যাপার না, এবং কাজের দিনের একই দৈর্ঘ্যের সাথে, এটি কেবলমাত্র সহজতম ক্রিয়াগুলি সম্পাদন করতে রয়ে যায়: শীর্ষ লাইনে খালি কক্ষের সংখ্যা গণনা করুন (এগুলি উপস্থিতি) এবং ঘণ্টার সংখ্যা দিয়ে গুণ করুন।

এই পদ্ধতিটি অভিজ্ঞদের জন্য আরও সুবিধাজনককর্মী কর্মকর্তা এবং হিসাবরক্ষক। এটি ছোট প্রতিষ্ঠানের জন্যও উপযুক্ত যেখানে কর্মচারীর সংখ্যা কম। যদি আপনার ব্যবস্থাপনা একটি সহজ সময় ট্র্যাকিং সিস্টেম সম্পর্কে না জানে, তাহলে তাদের কাছে এটি সুপারিশ করার সময় এসেছে৷

কম্পিউটারে একটি টাইম শিট বজায় রাখা

কাগজ সংস্করণ ছাড়াও, বেশ কিছু ইলেকট্রনিক সংস্করণ রয়েছে৷ উপরে উল্লিখিত হিসাবে, টাইমশীটগুলি অবশ্যই ব্যর্থ না হয়ে অনুলিপি করা উচিত। এটি প্রয়োজনীয় যাতে কর্মীদের কাজের ডেটা হারিয়ে না যায় এবং তাদের নির্ভরযোগ্যতা নিশ্চিত হয় (সর্বশেষে, সর্বত্র একটি কম্পিউটার ব্যবহার করা সম্ভব নয়)।

আরও সাশ্রয়ী মূল্যের বিকল্পগুলির মধ্যে একটি হল অফিস প্রোগ্রামগুলিতে তৈরি একটি টাইমশিট৷ এক্সেল এই উদ্দেশ্যে নিখুঁত। স্প্রেডশীটগুলি আপনাকে একটি নথির যে কোনও প্রকার এবং আকার তৈরি করতে দেয়। এছাড়াও, সূত্র সেট করার ক্ষমতার জন্য ধন্যবাদ, মধ্যবর্তী ডেটা সংকলন করা এবং গণনা করা অনেক সহজ।

ডেডিকেটেড সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা

অপ্রতুল স্প্রেডশীট দক্ষতার ক্ষেত্রে, একজন কর্মচারী বা ব্যবস্থাপনা অন্য অনুরূপ প্রোগ্রাম বেছে নিতে পারে। এই ক্ষেত্রে সময় শীট কাগজ সংস্করণ অনুরূপ হবে. এটি ডকুমেন্ট প্রক্রিয়া করার সময় কমাতে সাহায্য করবে৷

এটাও মনে রাখা উচিত যে প্রতিটি প্রোগ্রামে লাইসেন্সকৃত সংস্করণের ব্যবহার জড়িত। বিভিন্ন সরবরাহকারীতে, তাদের অবশ্যই তাদের নিজস্ব খরচ আছে। উদাহরণস্বরূপ, সময় পত্রক প্রোগ্রাম থেকে ব্যবহারকারীদের খরচ হবে1000 ঘষা। এবং উপরে - কর্মীদের সংখ্যার উপর নির্ভর করে।

এই ধরনের ইউটিলিটিগুলির আরেকটি প্লাস হল যে আপনাকে একটি কাগজের টাইম শীট পূরণ করতে হবে না। সমস্ত চিহ্ন সহ ফর্মটি যে কোনও সময় মুদ্রণ করা সহজ। এই ফাংশনটি নিশ্চিতভাবে প্রতিটি অনুরূপ প্রোগ্রামে রয়েছে৷

নথি সংরক্ষণের বিষয়ে

টাইমশিটটি কিসের জন্য ব্যবহৃত হয়? এটি এক বা অন্য পরিমাণে বেতনের জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের ভিত্তি, সেইসাথে প্রধান প্রমাণ যে কর্মচারী কাজের জায়গায় ছিলেন এবং তার দায়িত্ব পালন করেছিলেন। নিঃসন্দেহে, এই নথিটি প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ৷

তাহলে এই ফর্মটি কতক্ষণ রাখা হয়? সময় পত্র এক বছরের জন্য রাখতে হবে। এটি আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত, এবং এই ধরনের নিয়ম অবশ্যই পালন করা উচিত।

আপনি যদি ইতিমধ্যেই বন্ধ থাকা একটি টাইম শিট হারিয়ে ফেলেন, তাহলে আতঙ্কিত হবেন না। এটি সর্বদা অন্যান্য নথি ব্যবহার করে পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে। এর জন্য, ব্যাখ্যামূলক, অসুস্থ ছুটি, ব্যবসায়িক ভ্রমণ সম্পর্কিত তথ্য, ছুটির সময়সূচী ইত্যাদি ব্যবহার করা হয়। একজন ব্যক্তির তার কর্মক্ষেত্রে অনুপস্থিতির বিষয়টি নিশ্চিত ও ব্যাখ্যা করে এমন সবকিছুই ডেটা পুনরুদ্ধার করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

কার রিপোর্ট কার্ডের প্রয়োজন হতে পারে?

এই নথিটি প্রায়শই বিভিন্ন চেকের জন্য প্রয়োজন হয়। উদাহরণস্বরূপ, ট্যাক্স পরিষেবা সংস্থায় তার উপস্থিতি এবং পূরণের সঠিকতা পরীক্ষা করে৷

এমনকি ক্ষুদ্রতম ফার্মেও টাইম শিটের অনুপস্থিতি মোটামুটি বড় জরিমানা করার কারণ হতে পারে। একইফর্মগুলি পূরণ করার সময় ত্রুটিগুলি ঘটে। এটি গণনা এবং প্রতীকের অপব্যবহার উভয় ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য।

টাইম শিটের উপস্থিতি বাধ্যতামূলক। কোম্পানির জন্যই (অ্যাকাউন্টিং, শৃঙ্খলাবদ্ধ কর্মীদের) এবং অডিটিং সংস্থাগুলির জন্য উভয়ই তাদের প্রয়োজন। এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ - সঠিকভাবে টাইম শীটে চিহ্নগুলি প্রয়োগ করুন। তাহলে আপনি কর্মচারী এবং নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের সাথে অনেক সমস্যা এড়াতে পারবেন।