অনুভূমিক যোগাযোগ: একটি প্রতিষ্ঠানে মৌলিক ধারণা, প্রকার, ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

যোগাযোগকে সাধারণত তথ্য স্থানান্তরের বিভিন্ন প্রকার হিসাবে উল্লেখ করা হয়। ব্যবসার পরিবেশের জন্য, এটি উল্লম্ব এবং অনুভূমিক যোগাযোগের মধ্যে পার্থক্য করার প্রথাগত। তাদের প্রত্যেকের নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে, অংশগ্রহণকারীদের মিথস্ক্রিয়ার বৈশিষ্ট্যগত বৈশিষ্ট্য। এই নিবন্ধটি আরও বিস্তারিতভাবে এটি অন্বেষণ করবে। আসুন এই ধরণের যোগাযোগের মধ্যে প্রধান পার্থক্যগুলি হাইলাইট করি৷

এটা কি?

প্রথমে, মূল ধারণাটি বিবেচনা করুন। সুতরাং, যোগাযোগ হল মানুষের দ্বারা ব্যবহৃত তথ্য স্থানান্তরের প্রক্রিয়া। এটি বিভিন্ন আকারে প্রদর্শিত হতে পারে:

• স্পষ্ট। এটি কথ্য ভাষা, পাঠ্য বা কিছু ধরণের গ্রাফিক চিত্র, ভিজ্যুয়াল ইত্যাদির ব্যবহার।
• নিহিত। অ-মৌখিক অঙ্গভঙ্গি, মুখের অভিব্যক্তি, মুখের কিছু অভিব্যক্তির মাধ্যমে যোগাযোগ।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রধান মাধ্যম হিসাবে, সেগুলি নিম্নরূপ:

• মিটিং।
• ভিডিও সম্মেলন।
• ইমেল।
• টেলিফোন কথোপকথন।
• মেমো ট্রান্সমিশন।
• ব্যক্তিগতকথোপকথন।
• ইন্টারনেট প্রযুক্তি ব্যবহার করা (চ্যাট, ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জার)।
• প্রতিবেদন জমা।

নিম্নলিখিত যোগাযোগের উপাদানগুলিকে একক করা প্রথাগত:

• প্রেরক। এই ব্যক্তিরা যারা ডেটা তৈরি করে, এনকোড করে এবং প্রক্রিয়ায় অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের কাছে স্থানান্তর করে৷
• বার্তা। প্রেরক-নির্দিষ্ট কোডেড তথ্য।
• চ্যানেল। এখানে যোগাযোগের মাধ্যম আলাদা আলাদা, যে পরিবেশে তথ্য প্রচার করা যায়।
• প্রাপক। যার কাছে তথ্য পাঠানো হয়েছিল। একটি উপাদান যা তথ্য ব্যাখ্যা করে।

অভ্যন্তরীণ এবং বহিরাগত গ্রুপ

একটি সংস্থার উল্লম্ব এবং অনুভূমিক যোগাযোগগুলি প্রকৃতির উপশ্রেণি।

ব্যবসায়িক যোগাযোগগুলি সাধারণত বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ ভাগে বিভক্ত। পরেরটি সংস্থার মধ্যে সরাসরি সঞ্চালিত যোগাযোগ দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা হয়, বিশেষত, পৃথক কর্মচারী, বিভাগ, কর্মশালা, কোম্পানির বিভাগগুলির মধ্যে। বাহ্যিক যোগাযোগ হল বাইরের সত্তার সাথে যোগাযোগ। তারা ঠিকাদার, সরবরাহকারী, গ্রাহক, পরিষেবা সংস্থা, সরকারী সংস্থার প্রতিনিধি, ইত্যাদি হতে পারে।

পরিবর্তনে, সংস্থার অভ্যন্তরীণ যোগাযোগগুলি অনুভূমিক এবং উল্লম্ব, সেইসাথে যোগাযোগ নেটওয়ার্কগুলির দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা হয়৷ উল্লম্বগুলি আরও দুটি বিভাগে বিভক্ত:

• বিপরীত (নীচ থেকে উপরে নীতি)।
• অনুক্রমিক (উপর থেকে নিচের নীতি)।

এইগুলির বৈশিষ্ট্যউপস্থাপিত জাত সম্পর্কে নিবন্ধে বিস্তারিত আলোচনা করা হবে।

অনুভূমিক যোগাযোগ

তুমি কি বলতে চাচ্ছ? অনুভূমিক যোগাযোগ হল কোম্পানিতে একই, সমান অবস্থানে থাকা কর্মচারীদের মধ্যে অফিসিয়াল, ব্যবসায়িক তথ্য বিনিময়। এখানে একই ওয়ার্কশপ, বিভাগ, শাখার কর্মীদের মধ্যে এবং ওয়ার্কশপ ও শাখার সমতুল্য বিভাগের কর্মীদের মধ্যে যোগাযোগ প্রাসঙ্গিক হতে পারে।

অনুভূমিক যোগাযোগ হল ম্যানেজারদের মধ্যে যোগাযোগ যাদের দক্ষতার একই সুযোগ রয়েছে, সেইসাথে একই শ্রেণীভুক্ত কর্মচারীদের মধ্যে, যাদের সমান পদে রয়েছে, সমান ক্ষমতা এবং দায়িত্ব রয়েছে।

একটি স্বাস্থ্যকর, বন্ধুত্বপূর্ণ, আরামদায়ক কাজের পরিবেশ তৈরি করতে একটি সংস্থায় অনুভূমিক যোগাযোগ সবার আগে প্রয়োজন৷ এটি একটি পূর্ণাঙ্গ, ফলপ্রসূ ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংগঠন। অনুভূমিক যোগাযোগের একটি সঠিকভাবে সংগঠিত সিস্টেম আপনাকে দলের প্রতিটি সদস্যের কাজের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে ইতিবাচক ফলাফল অর্জন করতে দেয়।

সম্ভাব্য সমস্যা

এই ধরনের ব্যবসায়িক যোগাযোগ কিছু সমস্যা দ্বারা ছাপিয়ে যেতে পারে। পরিচালনায় অনুভূমিক যোগাযোগের বৈশিষ্ট্য এখানে প্রধানগুলি রয়েছে:

• প্রফেশনাল জার্গন ব্যবহার করা। এটি সদ্য নিয়োগ করা কর্মচারীদের, অন্য বিভাগের কর্মচারীদের কাছে বোধগম্য হতে পারে।
• তাদের নির্দিষ্ট সাইটের গুরুত্ব, তাদের বিশেষ ধরনের কার্যকলাপ নিয়ে বিরোধ।
• এতে ব্যবসায়িক যোগাযোগ হ্রাস করাপারিবারিক, ব্যক্তিগত সমস্যার আলোচনা। গুজব, আপনার পিছনে কথোপকথন, শ্রম প্রক্রিয়া থেকে বিক্ষিপ্ত আলোচনার ভিত্তিতে এই উত্থান।
• পছন্দ, ব্যক্তিগত অপছন্দ ইত্যাদির কারণে ব্যবসায়িক যোগাযোগের কার্যকারিতা হ্রাস পেতে পারে।

সমস্যা সমাধান

এই ধরনের সমস্যা থেকে কোম্পানির অভ্যন্তরীণ অনুভূমিক যোগাযোগ রক্ষা করতে, ব্যবস্থাপকের নিম্নলিখিতগুলি করা উচিত:

• অধীনস্থদের, সহকর্মীদেরকে এমন একটি ভাষায় যোগাযোগ করতে বলুন যা সবার কাছে বোধগম্য হয়, পেশাদার পদের পাঠোদ্ধার করতে৷
• আপনার অধীনস্থদের মধ্যে যোগাযোগ নিয়ন্ত্রণ করুন, তাদের মধ্যে বিরোধ এবং ভুল বোঝাবুঝি নিরপেক্ষ করুন।
• অনুষ্ঠানিক মিটিং সহ সাধারণ সভাগুলি রাখুন, যাতে কর্মীরা একে অপরের সাথে যোগাযোগ করতে পারে৷

উল্লম্ব প্রকার

অনুভূমিক যোগাযোগগুলি হল একই সংস্থার কর্মীদের মধ্যে যোগাযোগ, একই বিভাগের কর্মীদের মধ্যে ব্যবসায়িক যোগাযোগ, কর্মশালা, সমান অবস্থানে থাকা। ব্যবসায়িক পরিবেশে উল্লম্ব যোগাযোগ হল ব্যবস্থাপনা এবং অধীনস্থদের মধ্যে তথ্য স্থানান্তর। এতে নিম্নলিখিত ফর্মগুলি রয়েছে:

• অর্ডার।
• প্রস্তাবিত।
• অর্ডার।

এটি বসের কাছ থেকে তার অধীনস্থদের কাছে পাঠানো হয়। কর্মচারীরা ম্যানেজারের জবাবে রিপোর্ট, বার্তা, রিপোর্ট ইত্যাদি পাঠায়।

উল্লম্ব যোগাযোগ দুটি প্রকারে বিভক্ত:

• বিভিন্ন অনুক্রমিক স্তরে অবস্থিত বিভাগ, বিভাগ, কর্মশালার মধ্যেকোম্পানিতে।
• সরাসরি অধস্তন এবং নেতৃত্ব কর্পের মধ্যে।

এখানে তথ্যের স্থানান্তর দুটি আকারে পাওয়া যায় - ডাউনস্ট্রিম (হায়ারার্কিক্যাল) এবং আপস্ট্রিম (বিপরীত)। আসুন তাদের বিশেষভাবে পরিচয় করিয়ে দেই।

টপ-ডাউন গ্রুপ

এখানে তথ্য অনুক্রমের উচ্চ স্তর থেকে নিম্ন স্তরে আসবে৷ অর্থাৎ বস থেকে তার অধীনস্থরা। এই গ্রুপের মধ্যে, ব্যবসায়িক যোগাযোগের নিম্নলিখিত ফর্মগুলিকে আলাদা করা যেতে পারে:

• অর্ডার এবং অর্ডার। লক্ষ্য অর্জন, কার্য বাস্তবায়ন, নির্দিষ্ট কৌশল এবং পদ্ধতি প্রয়োগ সম্পর্কে ব্যাখ্যা সহ হতে পারে।
• অধস্তনদের প্রচেষ্টার নথি-মূল্যায়ন।
• সমর্থন এবং নিয়ন্ত্রণ।
• কর্মচারীদের জন্য প্রণোদনা।

অনুক্রমিক সাবটাইপ সমস্যা

"টপ-ডাউন" ধরণের ব্যবসায়িক যোগাযোগের সমস্যা (ম্যানেজারের সাথে তার অধীনস্থদের সাথে যোগাযোগ) নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:

• ভুল বোঝাবুঝি। এমন পরিস্থিতি হতে পারে যে বস এবং পারফর্মাররা বিভিন্ন ভাষায় কথা বলে - উভয় আক্ষরিক এবং রূপকভাবে। এমনকি রাশিয়ান ভাষাকে স্পষ্টভাবে যোগাযোগের ভাষা হিসেবে বেছে নেওয়া হলেও, বিভিন্ন স্তরের পেশাদার প্রশিক্ষণ এখনও ভুল বোঝাবুঝির জন্য জায়গা ছেড়ে দেবে। উদাহরণস্বরূপ, বস যদি কম-দক্ষ কর্মীদের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে পেশাদার, প্রযুক্তিগত শব্দভান্ডারের অপব্যবহার করেন। আরেকটি উদাহরণ: একটি আন্তর্জাতিক কোম্পানির প্রধান সবসময় একটি ভিন্ন জাতীয় সংস্কৃতির প্রতিনিধি যারা কর্মচারীদের সাথে একটি সাধারণ ভাষা খুঁজে পায় না।তারা, এমনকি একটি বিদেশী ভাষা জেনেও, এর স্থানীয় বক্তার বক্তব্যের বিশেষত্ব বুঝতে পারে না - একই সংক্ষিপ্ত রূপ, শব্দার্থ, শব্দের খেলা।
• তথ্যের পরিমাণ। পরিচালকরা সবসময় সঠিক পরিমাণে প্রয়োজনীয় তথ্য পাঠান না। কিছু পরিস্থিতিতে, প্রয়োজনীয় তথ্যের অভাবের কারণে একজন অধস্তন ব্যক্তির জন্য নির্ধারিত কাজটি সম্পূর্ণ করা কঠিন। এবং অন্যান্য ক্ষেত্রে, পারফর্মার অপ্রয়োজনীয়, অকেজো, অপ্রাসঙ্গিক তথ্য অধ্যয়ন করার প্রয়োজনে ভোগেন।

বটম-আপ গ্রুপ

এটি এমন তথ্য যা অধস্তনদের থেকে নেতার কাছে পাঠানো হয়। নিম্নলিখিত ফর্মগুলি এখানে আলাদা:

• স্মৃতি।
• রিপোর্ট।
• কাজের পর্যায়ে বার্তা।
• একটি পরিষেবার কাজ সমাধানের সময় অপ্রত্যাশিত সমস্যাগুলির ঘটনা সম্পর্কে রিপোর্ট করে৷
• উদ্ভাবনী ধারণা সহ প্রস্তাবনা, উৎপাদন উন্নত করার উপায়, কোম্পানিতে নতুন প্রযুক্তি এবং কার্যকলাপের পদ্ধতি প্রবর্তন।

এই ধরনের প্রতিক্রিয়া পরিচালকদের নিজেদের অর্ডার দেওয়ার চেয়ে কম গুরুত্বপূর্ণ নয়। অধস্তনদের কাছ থেকে আপনি কোম্পানির অবস্থা সম্পর্কে সর্বশেষ তথ্য পেতে পারেন। এই তথ্যটি আমাদের সমষ্টিগত মেজাজ মূল্যায়ন করতে দেয়, অঙ্কুরে কর্মীদের ক্রমবর্ধমান অসন্তোষ সনাক্ত করতে।

বিপরীত সাবটাইপ সমস্যা

অফর্মার এবং ম্যানেজমেন্টের মধ্যে প্রতিক্রিয়া নিম্নলিখিত সমস্যাগুলির দ্বারা প্রভাবিত হতে পারে:

• অধস্তনরা খুব কমই নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া পাঠায়, তাদের ব্যবস্থাপনার কাছে অভিযোগ পাঠায় এমনকি সেই দিকগুলো সম্পর্কেওগুরুতর. কারণটা সহজ- চাকরিচ্যুত হওয়ার ভয়।
• প্রায়শই, এমনকি কর্মচারীদের পাঠানো মন্তব্য ও পরামর্শেরও উত্তর পাওয়া যায় না। কারণটি হয় ম্যানেজারের অত্যধিক কর্মসংস্থান, অথবা তার নিজের কর্মচারীদের প্রতি তার সম্মানের অভাব। তিনি তাদের বার্তা পার্স করা গুরুত্বপূর্ণ নয় বলে মনে করেন। প্রতিক্রিয়ায়, কর্মীরা নিশ্চিত যে এই ধরনের প্রতিক্রিয়া অকেজো।
• জমা দেওয়া সমালোচনা তার চূড়ান্ত গন্তব্যে পৌঁছাতে পারে না। উদাহরণস্বরূপ, যখন একজন কর্মচারী তার সরাসরি ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে অভিযোগ সহ সিইও-কে একটি চিঠি পাঠায়। অধস্তন বস এই ধরনের প্রতিক্রিয়া প্রতিরোধ করতে পারে, কারণ এটি তার জন্য নেতিবাচক পরিণতি ঘটাবে৷
• অস্পষ্ট বিষয়গুলির স্পষ্টীকরণের জন্য, হঠাৎ উদ্ভূত সমস্যাগুলি সমাধানে সহায়তা করুন, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, কর্মচারীরা পরিচালকদের চেয়ে সহকর্মীদের কাছে যেতে পছন্দ করেন। কারণ হতে পারে যে তারা পূর্ণাঙ্গ, যোগ্য সাহায্য পাওয়ার আশা করে না, তারা ভয় পায় যে তাদের অযোগ্যতার জন্য অভিযুক্ত করা হবে।
• প্রায়শই এই ধরনের সংযোগের অসম্ভবতার জন্য একটি আঞ্চলিক, ভৌগলিক কারণ থাকে। যে অফিসে অধস্তন এবং কমান্ডিং স্টাফ রয়েছে সেগুলি বসতির বিভিন্ন এলাকায় এবং এমনকি বিভিন্ন শহরে, রাজ্যে অবস্থিত হতে পারে৷

সমস্যা সমাধানের উপায়

উপরের সমস্ত সমস্যার সমাধান করা যেতে পারে এইভাবে:

• বেনামী মেল এবং ইমেল বক্স সংজ্ঞায়িত করুন যেখানে কর্মচারীরাছদ্মবেশী অভিযোগ এবং পরামর্শ পাঠাতে সক্ষম হবে।
• ব্যবস্থাপনা থেকে প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করে এমন কর্মীদের পুরস্কৃত করার জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করুন।
• সরাসরি কর্মী নির্দেশিকা আকারে মধ্যবর্তী বাধা ছাড়াই একজন সাধারণ কর্মী এবং একজন উচ্চ-পদস্থ বসের মধ্যে যোগাযোগের স্কিম তৈরি করুন।
• প্রতিক্রিয়ায় গৃহীত ব্যবস্থা সম্পর্কে রিপোর্ট করার প্রয়োজন সহ অধস্তনদের কাছ থেকে পরিচালকদের দ্বারা প্রাপ্ত সমস্ত আপিলের নিবন্ধন প্রবর্তন করুন৷