জায় নিয়ন্ত্রণ কি? গুদাম অ্যাকাউন্টিং পরিচালনার উপায়। অ্যাকাউন্টিং, দায়িত্ব, প্রোগ্রামের সংগঠন

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

একটি এন্টারপ্রাইজের সফল অপারেশন বিভিন্ন কারণের মোট প্রভাব এবং মূল ফাংশনগুলির সক্ষম কর্মক্ষমতা নিয়ে গঠিত। একই সময়ে, এটি উল্লেখ করা উচিত যে পণ্যের সঠিক হিসাবকে কোম্পানির স্থিতিশীল পরিচালনার জন্য একটি প্রধান শর্তের জন্য দায়ী করা যেতে পারে।

ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা

এই ধারণাটি গুদামে বাহিত ধ্রুবক পরিমাণগত এবং বৈচিত্র্যপূর্ণ অ্যাকাউন্টিং সংজ্ঞায়িত করতে ব্যবহৃত হয়। গুদামে রাখা মালামাল বিবেচনায় না নিয়ে তাদের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা কঠিন। এই ধরনের একটি প্রক্রিয়ার জন্য, একটি উপাদান ইনভেন্টরি কার্ড ব্যবহার করা হয়, যা গুদামে একটি নির্দিষ্ট ধরনের, আকার এবং গ্রেডের উপকরণের গতিবিধি রেকর্ড করার জন্য আইন দ্বারা অনুমোদিত একটি ফর্ম। তারা উপাদান প্রতিটি আইটেম নম্বর জন্য পূরণ করা হয়. তাদের রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় একজন আর্থিকভাবে দায়িত্বশীল ব্যক্তির দ্বারা, যেমন একজন গুদাম ব্যবস্থাপক বা দোকানদার৷

আপনি দোকানদারকে এন্টারপ্রাইজের উপাদান স্টক অর্পণ করার আগে, একটি নিয়ম হিসাবে, তার সাথে একটি চুক্তি সম্পন্ন হয়। এটি গুদামে সঞ্চিত পণ্যের ক্ষতি বা ক্ষতির ক্ষেত্রে কর্মচারী যে ধরনের কাজের কাজ করে এবং দায়িত্বের মাত্রা বর্ণনা করে৷

গুদাম হিসাবের সংস্থান

একটি সুসংগঠিত অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াগুদামের ভূখণ্ডে রাখা উপকরণগুলি সংস্থার কার্যক্রমের একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রয়োজনীয় অংশ। গুদামের দক্ষ অপারেশনের জন্য, দুটি সাধারণ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করা হয়: ব্যাচ এবং সাজানো। কিন্তু যাই হোক না কেন পছন্দ করা হোক না কেন, আর্থিকভাবে দায়িত্বশীল কর্মচারীরা কোম্পানির পণ্যের রেকর্ড রাখবে। এই পদ্ধতিটি ইনকামিং এবং আউটগোয়িং কমোডিটি অর্ডার ব্যবহার করে করা হয়৷

যদি আমরা কোম্পানির ইনভেন্টরিগুলির জন্য অ্যাকাউন্টিং সংক্রান্ত ম্যানুয়ালগুলিতে থাকা তথ্যগুলিকে বিবেচনা করি, তাহলে আমরা উপসংহারে পৌঁছাতে পারি যে পণ্য এবং উপকরণগুলির বিশ্লেষণাত্মক অ্যাকাউন্টিং ব্যালেন্স পদ্ধতি বা আলোচনাযোগ্য চালানগুলি ব্যবহার করে করা হয়৷ এই পন্থাগুলির সাথে, প্রতিটি স্টোরেজ অবস্থানের প্রেক্ষাপটে অ্যাকাউন্টিং করা হয়, সেইসাথে আইটেম নম্বর, বিভিন্ন পণ্যের গোষ্ঠী, কৃত্রিম এবং উপ-অ্যাকাউন্টগুলি নির্ধারণের সাথে।

কার্ড ব্যবহার করা

উপকরণের ইনভেন্টরি অ্যাকাউন্টিং, যা টার্নওভার শীটগুলির উপর ভিত্তি করে, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে উপরে উল্লিখিত দুটি পদ্ধতির ব্যবহার জড়িত। এটি আপনাকে গুদামের ক্রিয়াকলাপকে অপ্টিমাইজ করতে এবং উচ্চ স্তরের উত্পাদনশীলতা অর্জন করতে দেয়৷

প্রথম বিকল্পে, একটি গুদাম অ্যাকাউন্টিং কার্ড ব্যবহার করা হয়, যা গুদামে সংরক্ষিত প্রতিটি ধরনের ইনভেন্টরি আইটেমের জন্য খোলা হয়। এটি পরিমাণগত-সমষ্টি ডেটা প্রদর্শন করে, যা প্রকৃতপক্ষে উপকরণের গতিবিধি। এই জাতীয় কার্ডগুলি পূরণ করার ভিত্তি প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিংনথি।

কার্ড ব্যবহার করে ওয়্যারহাউস অ্যাকাউন্টিংয়ে প্রথম দিনে ব্যালেন্স প্রদর্শন করা এবং মাসের টার্নওভার গণনা করা জড়িত। এই ধরনের ডকুমেন্টেশনের সাহায্যে, টার্নওভার শীট প্রতিটি গুদামের জন্য আলাদাভাবে সংকলিত হয়। এছাড়াও, অ্যাকাউন্টিং বিভাগে থাকা কার্ডগুলির ডেটা গুদামের ডকুমেন্টেশনের বিপরীতে পরীক্ষা করা হয়।

এটাও সম্ভব যে অ্যাকাউন্টিং বিভাগে অ্যাকাউন্টিং কার্ড রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় না। এই ক্ষেত্রে, আউটগোয়িং এবং ইনকামিং ডকুমেন্টেশন আইটেম নম্বর দ্বারা গোষ্ঠীভুক্ত করা হয়। এর পরে, এই নথিগুলির সাহায্যে, মাসের ফলাফলগুলি গণনা করা হয় এবং খরচ এবং প্রাপ্তির ডেটা আলাদাভাবে রেকর্ড করা হয়। আরও, এই তথ্য টার্নওভার শীটে প্রদর্শিত হয়। এই বিবৃতিগুলিতে প্রদর্শিত ব্যালেন্সগুলি গুদামের অ্যাকাউন্টিং কার্ডগুলিতে রেকর্ড করা ব্যালেন্সগুলির সাথে তুলনা করা হয়৷

ব্যালেন্স অ্যাকাউন্টিং

গুদাম অ্যাকাউন্টিংয়ের এই ফর্মটি আগের থেকে আলাদা। মূল পার্থক্য হল যে অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পণ্য এবং উপকরণের প্রেক্ষাপটে কোনও গুণগত এবং মোট অ্যাকাউন্টিং নেই। টার্নওভার বিবৃতি, যথাক্রমে, এছাড়াও সংকলিত হয় না.

গুদামের এই ধরনের সংগঠনের সাথে, উপ-অ্যাকাউন্ট, পণ্য গোষ্ঠী এবং ব্যালেন্স শীটের পরিপ্রেক্ষিতে পণ্য এবং উপকরণগুলির জন্য অ্যাকাউন্টিং করা হয়, যা শুধুমাত্র আর্থিক শর্তে ইনভেন্টরি আইটেমগুলির জন্য অ্যাকাউন্টে ব্যবহার করা হয়। অ্যাকাউন্টিং আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তিদের দ্বারা বাহিত হয়. এই প্রক্রিয়ার জন্য, ইনভেন্টরি লেজার বা উপযুক্ত জার্নাল ব্যবহার করা হয়।

অ্যাকাউন্টিং বিভাগের জন্য, এটি প্রাথমিকের অভ্যর্থনা নিয়ে কাজ করেআর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তিদের কাছ থেকে অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন এবং পরবর্তীতে প্রাপ্ত ডেটা পরীক্ষা করে। পুনর্মিলন প্রক্রিয়া সম্পন্ন হলে, প্রথম দিনে রেকর্ড করা উপাদানগুলির ব্যালেন্সগুলি ব্যালেন্স শীটে স্থানান্তরিত হয়৷

পার্টি অ্যাকাউন্টিং

এই ক্ষেত্রে বাণিজ্য এবং গুদাম এমনভাবে সংগঠিত হয় যাতে একটি নির্দিষ্ট ব্যাচের পণ্য আলাদাভাবে সংরক্ষণ করা হয়। এবং তাদের প্রত্যেকের জন্য, স্টোরকিপার দুটি কপিতে একটি ব্যাচ কার্ড লেখেন। এই ধরনের কার্ড নিবন্ধন করার জন্য একটি বিশেষ বই ব্যবহার করা হয়। এই ক্ষেত্রে, এটি স্বীকৃত ব্যাচের নম্বর যা এই বইয়ের নিবন্ধন নম্বর। প্রয়োজনীয় তথ্য প্রবেশ করার পরে, একটি কপি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে স্থানান্তরিত হয়, এবং অন্যটি গুদামে থাকে এবং একটি গুদাম অ্যাকাউন্টিং রেজিস্টারের কাজ সম্পাদন করে৷

এটি লক্ষণীয় যে একই নামের পণ্য এবং উপকরণ একটি ব্যাচ হিসাবে নির্ধারিত হয়৷ এই পণ্য একটি সরবরাহকারী দ্বারা সরবরাহ করা আবশ্যক. ডেলিভারির সংখ্যা হিসাবে, বেশ কয়েকটি হতে পারে৷

একটি ব্যাচ কার্ড পূরণ করার সময়, গুদাম কর্মীকে অবশ্যই সংকলনের তারিখ, তার নম্বর, পণ্য গ্রহণের কাজটি পূরণ করার সময়, পরিবহনের ধরণ, সরবরাহকারীর বিবরণ, নম্বর এবং তারিখ নির্দেশ করতে হবে চালানের, পণ্যের নাম, প্রস্থানের স্থান, সেইসাথে ওজন এবং গ্রেড।

উপকরণের গুদাম হিসাব, যা ব্যাচ পদ্ধতি ব্যবহার করে, এই কর্মের তারিখের পণ্য প্রকাশের সময় প্রতিফলন বোঝায়, ভোগ্য পণ্য নথির সংখ্যা, পরিবহনের পদ্ধতি, প্রাপকের নাম, বিক্রি হওয়া পণ্যের পরিমাণ এবং গ্রেড। একই সময়ে, ব্যয়ের নথি নির্দেশ করেপার্টি কার্ড নম্বর।

যখন একটি নির্দিষ্ট ব্যাচের সমস্ত স্টক ব্যবহার করা হয়, গুদাম ব্যবস্থাপক এবং মার্চেন্ডাইজার কার্ডে তাদের স্বাক্ষর রাখেন এবং এটি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে স্থানান্তর করেন, যেখানে পরবর্তীতে এটি পরীক্ষা করা হবে।

এটা সম্ভব যে চেকের সময় ঘাটতি প্রকাশ পাবে। এই ক্ষেত্রে, গুদাম অ্যাকাউন্টিং নিম্নলিখিত ক্রিয়াগুলিকে বোঝায়: পরবর্তী ইনভেন্টরির আগে, হিসাবরক্ষক বন্টন ব্যয়ের ঘাটতিটি লিখে দেন, তবে শুধুমাত্র এই শর্তে যে এটি প্রাকৃতিক ক্ষতির সীমার মধ্যে ছিল। যদি নিয়মগুলি অতিক্রম করা হয়, তবে ঘাটতিটি সেই ব্যক্তিদের কাছ থেকে পুনরুদ্ধার করা উচিত যারা গুদামে সংরক্ষিত পণ্যগুলির জন্য আর্থিকভাবে দায়ী৷

এটি তথ্য বিবেচনা করাও মূল্যবান যে ব্যাচ ইনভেন্টরি সিস্টেমে সম্পূর্ণরূপে ব্যবহৃত পণ্য এবং উপকরণগুলির ব্যাচের জন্য একটি আইন তৈরি করা অন্তর্ভুক্ত।

কিভাবে গুদাম জার্নালগুলি সাজানোর জন্য ব্যবহার করা হয়?

যদি এই অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতিটি ব্যবহার করা হয়, তাহলে দোকানদার প্রতিটি বৈচিত্র্য এবং পণ্যের নামের জন্য কমোডিটি জার্নালে এক বা একাধিক পৃষ্ঠা খোলে। একটি পৃথক কার্ডও প্রবেশ করা যেতে পারে। পৃষ্ঠার সংখ্যা নির্ভর করে প্রাপ্তি এবং খরচের উপর পরিচালিত অপারেশনের পরিমাণের উপর।

একটি কার্ড বা ম্যাগাজিনের পৃষ্ঠার শিরোনামে, আপনাকে অবশ্যই নিবন্ধ, নাম, বৈচিত্র্য এবং অন্যান্য বৈশিষ্ট্যগুলি নির্দেশ করতে হবে যা একটি নির্দিষ্ট পণ্যকে আলাদা করে। পৃষ্ঠার অবশিষ্ট স্থান রসিদ, ব্যয় এবং পণ্য ব্যালেন্স প্রতিফলিত করতে ব্যবহৃত হয়।

প্রতিটি রসিদ বা খরচ নিবন্ধন করার সময় তথ্য রেকর্ড করার জন্য ইনভেন্টরি বই (জার্নাল) প্রয়োজননথি।

আইন বিভিন্ন ধরনের ম্যাগাজিন ব্যবহারের অনুমতি দেয়। একটি উদাহরণ হল N MX-2 আকারে একটি ট্রেড জার্নাল। এটি একটি দোকানদার বা অন্য দায়িত্বশীল ব্যক্তি দ্বারা বাহিত করা আবশ্যক. এটি পূরণ করার ভিত্তি হল আগে জমা করা পণ্য ও উপকরণ গ্রহণ এবং ইস্যু করার নথি। এই ধরনের লগে নিম্নলিখিত ডেটা থাকে:

- যে তারিখে পণ্য ও উপকরণ স্টোরেজের জন্য গ্রহণ করা হয়েছিল;

- একটি ইউনিট যা গুদামে ইনভেন্টরি আইটেম স্থানান্তর করে;

- নাম, দাম, পরিমাণ, পণ্য ও উপকরণের পরিমাপের একক;

- নথির সংখ্যা এবং তারিখ যা পণ্য প্রদান এবং প্রাপ্তির সময় ব্যবহৃত হয়েছিল;

- সঞ্চয়স্থান।

পণ্যগুলি স্টোরেজের জন্য গৃহীত হওয়ার জন্য এবং পরবর্তীতে জারি করার জন্য, স্টোরকিপার এবং গুদাম ব্যবস্থাপকের স্বাক্ষর সহ প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশন প্রত্যয়িত করা প্রয়োজন৷

একটি পরিমাণগত ধরণের গুদাম হিসাব সঠিকভাবে সংগঠিত করুন, যাতে পণ্যগুলির চলাচল এবং ভারসাম্য রেকর্ড করা হয়, বিভিন্ন ধরণের পণ্য পত্রিকা সাহায্য করবে, যার সাহায্যে ইনভেন্টরি আইটেমগুলি স্টোরেজের জায়গায় রাখা হয়, সেইসাথে ফিক্সিং তাদের খরচ। এই ধরনের তথ্য বিবৃতি আকারেও প্রদর্শিত হতে পারে।

কিভাবে ইনভেন্টরি মার্কডাউন করা হয়?

বাণিজ্য এবং সঞ্চয়স্থান অনিবার্যভাবে পণ্যের অপ্রচলিত হওয়া, সেইসাথে তাদের চাহিদা হ্রাস বা গুণমান হ্রাসের মতো ঘটনার সাথে জড়িত। এই সমস্যাগুলিকে উপেক্ষা করা যায় না এবং মার্কডাউন প্রক্রিয়াটি কার্যকরভাবে সমাধান করার জন্য ব্যবহার করা হয়। এটির নিবন্ধনের জন্য, আপনার উপাদান সম্পদের অবমূল্যায়নের একটি আইনের প্রয়োজন হবে৷

এটা অবশ্যই আঁকতে হবে এবং দুই কপি সাইন ইন করতে হবে। এটি একটি বিশেষ কমিশনের প্রতিনিধিত্বকারী দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের দ্বারা করা হয়। একটি কপি গুদাম ব্যবস্থাপকের কাছে থাকে (এটি অবশ্যই রাখতে হবে), দ্বিতীয়টি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পাঠানো হয়। কিছু পরিস্থিতিতে, ডেলিভারি নোটের সাথে একটি কপি সংযুক্ত করা যেতে পারে। ডিসকাউন্টযুক্ত পণ্য বিক্রিতে নিযুক্ত একটি সংস্থার কাছে এই নথিটি পরবর্তী স্থানান্তরের জন্য বা প্রস্তুতকারকের কাছে ফেরত দেওয়ার উদ্দেশ্যে এটি করা হয়৷

গুদাম ব্যবস্থাপনা সিস্টেম

যেকোন ব্যবসার অন্যতম প্রধান কাজ হল এন্টারপ্রাইজের সমস্ত অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়ার অটোমেশন এবং অপ্টিমাইজেশন। এটি সময় বাঁচবে এবং পরিষেবার মান উন্নত করবে৷

গুদাম কোন ব্যতিক্রম নয়। পণ্যের প্রাপ্তি এবং ব্যবহার সম্পর্কিত বিভিন্ন প্রক্রিয়ার গতি বাড়ানোর জন্য, একটি গুদাম অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম ব্যবহার করা হয়। এটি একটি ভিন্ন চেহারা এবং গঠন থাকতে পারে, কিন্তু এই ধরনের সফ্টওয়্যারগুলির কার্যকারিতা একই থাকে৷

আমরা নিম্নলিখিত সুযোগের কথা বলছি:

- স্টোরেজ সেল, ব্যাচ এবং দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের দ্বারা গুদামে পণ্য বিতরণ;

- স্টক ব্যালেন্সের গতিশীল পুনঃগণনার সম্ভাবনা;

- ট্র্যাফিক রুট বরাবর কার্গো ট্র্যাকিং;

- পণ্যের মূল্য নির্ধারণের বিভিন্ন পদ্ধতির ব্যবহার;

- ইনভেন্টরি এবং এর ফলাফল অনুসারে প্রাসঙ্গিক প্রতিবেদনের পরবর্তী গঠন;

- রসিদ এবং গুদাম আদেশ গঠন;

- বিভিন্ন কারণের প্রভাবের কারণে পণ্যের পুনর্মূল্যায়ন যা এর মান গঠন করে;

- গুদাম ব্যবস্থাপনা।

একটি ভাল-পরিকল্পিত ইনভেন্টরি কন্ট্রোল প্রোগ্রাম আপনাকে একটি ট্রানজিট গুদাম, সেইসাথে সাধারণ-উদ্দেশ্য গুদামগুলির দক্ষ অপারেশন স্থাপন করতে দেয়৷ গুদাম অ্যাকাউন্টিং কার্ডের একটি বৈদ্যুতিন অ্যানালগ ব্যবহার করারও অনুশীলন করা হয়, যাতে সমস্ত প্রাসঙ্গিক ফিল্টার রয়েছে। আমরা নিম্নলিখিত এলাকায় তথ্য ট্র্যাকিং সম্পর্কে কথা বলছি:

- পণ্যের জন্য অর্থ প্রদানের জন্য ব্যবহৃত মুদ্রা (সংযোজন বিবৃতি অনুসারে, উদ্বৃত্ত এবং ঘাটতির কাজ, প্রকৃত প্রাপ্যতা বিবৃতি, ইত্যাদি);

- পণ্যের ব্যাচ, এর স্টোরেজের শর্তাবলী, সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ;

- পণ্য এবং উপকরণ সহ বিভিন্ন ধরণের অপারেশন;

- উদ্দেশ্য;

- সাজানো;

- আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তি;

- গুদামে স্টাফিং এবং উপাদান সম্পদ ভেঙে ফেলার কার্যক্রম।

একটি নিয়ম হিসাবে, এই ধরনের স্বয়ংক্রিয় গুদাম অ্যাকাউন্টিং একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের ব্যবসার স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্যগুলিকে বিবেচনায় নিয়ে বিকাশকারী দ্বারা চূড়ান্ত করা হয়৷

বর্তমান প্রোগ্রাম

গুদামের কাজ কার্যকরভাবে সংগঠিত করতে বিভিন্ন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা যেতে পারে। তবে সবচেয়ে জনপ্রিয় বিকল্পগুলির মধ্যে একটি হল "1C ওয়্যারহাউস অ্যাকাউন্টিং"। এই সফ্টওয়্যারটির কিছু সুবিধা রয়েছে যা অনেক কোম্পানিকে আকর্ষণ করে যারা এই প্রোগ্রামটিকে তাদের গুদামে একীভূত করে৷

কী ফাংশন দেখতে এইরকম:

- বস্তুগত সম্পদের দ্রুত এবং সময়মত হিসাব, তাদের আগমন এবং চলাচল;

- সমস্ত গুদাম নথিপত্রের সঠিক রক্ষণাবেক্ষণ;

-একটি গুদাম জার্নালের সময়মত এবং সুবিধাজনক রক্ষণাবেক্ষণ (কার্ড);

- সঠিক ইনভেন্টরির জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত সরঞ্জামের উপলব্ধতা;

- গুদাম ব্যবস্থার উপস্থাপনা এবং প্রক্রিয়াকরণ।

এই সফ্টওয়্যারটির সাহায্যে, আপনি এন্টারপ্রাইজের অর্থনৈতিক কার্যকলাপের বিভিন্ন ক্ষেত্র গুণগতভাবে কভার করতে পারেন। আমরা বিক্রয় নিয়ম, স্টক, আর্থিক, ক্রয় এবং পণ্য সরবরাহের ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে কথা বলছি। "1C" এর প্রধান সুবিধাগুলির মধ্যে রয়েছে প্রোগ্রামটির ব্যবহারের সহজতা, একটি নির্দিষ্ট সংস্থার প্রয়োজনীয়তা বিবেচনায় নিয়ে এর সংশোধনের সম্ভাবনা এবং রাশিয়ান আইনের নিয়মগুলির সাথে সম্পূর্ণ সম্মতি৷

যদি আপনি চান, আপনি অন্যান্য প্রোগ্রাম ব্যবহার করতে পারেন: "সুপার ওয়্যারহাউস", "মাল-মানি-গুডস" এবং অন্যান্য৷

উপসংহার

অবশ্যই, গুদামের কাজ একটি কার্যকর কোম্পানি তৈরিতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। অতএব, পরিষেবার গুণমান, সরবরাহের গতি এবং সামগ্রিকভাবে বিক্রয় প্রক্রিয়ার অবস্থা গুদাম ফাংশনগুলির সংগঠনের স্তরের উপর নির্ভর করে। সুতরাং, সফলভাবে বিক্রয় চক্র এবং পণ্য সরবরাহ করতে আগ্রহী যেকোন কোম্পানিকে অবশ্যই পণ্যের হিসাব সঠিকভাবে সংগঠিত করতে হবে।