আপনার নিজের হাতে কীভাবে একটি বই (নগদ বা আয়) সেলাই করবেন

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের সঞ্চয়ের যথাযথ সংগঠন শৃঙ্খলা লঙ্ঘনের জন্য জরিমানা অনুপস্থিতির গ্যারান্টি। গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলির আনস্ট্যাপল শীটগুলি কাগজপত্রের সাথে হেরফের করার অনুমতি দেয়, অর্থাৎ, জালিয়াতি এবং প্রতিস্থাপন। অতএব, নিয়োগকর্তা রিপোর্টিং সময়কালের শেষে নথিগুলিকে ক্রমানুসারে রাখতে বাধ্য, অর্থাৎ, কীভাবে বইটি স্ট্যাপল করবেন তা নিয়ে ভাবতে হবে৷

নথি প্রবাহের নিয়ম

কাগজপত্রের নির্দেশাবলীতে বর্ণিত সাধারণ নির্দেশিকাগুলি ছাড়াও, নথি স্ট্যাপল করার জন্য কোনও নির্দিষ্ট নির্দেশিকা নেই৷ কর কর্মকর্তাদের প্রয়োজন যে আর্থিক নথিগুলি ক্ষতি এবং জালিয়াতির সম্ভাবনা থেকে রক্ষা করা উচিত। ব্যালেন্স শীট এবং অর্ডার জার্নালের মতো নথিগুলির জন্য এই ধরনের কোনও প্রয়োজনীয়তা নেই, কারণ সেগুলি আসলে সেকেন্ডারি৷

কিন্তু প্রাথমিক ডকুমেন্টেশন অবশ্যই আবদ্ধ হতে হবে। ক্যাশ বই এবং আয়ের বই ফ্ল্যাশ করতে ভুলবেন না। কিন্তু আইনে নিয়ম না থাকলে বই বাঁধবেন কীভাবে?

নগদ বই নগদ প্রবাহ অ্যাকাউন্টিং ক্ষেত্রে একটি উল্লেখযোগ্য হাতিয়ার হিসাবে বিবেচিত হয়, তাই এটি কঠোর নিয়মানুবর্তিতার মধ্যে রাখতে হবে। নগদ বইটি একটি একক অনুলিপিতে সংকলিত হয় এবং এটি অবশ্যই সমস্ত উদ্যোগের পাশাপাশি পৃথকভাবে হতে হবেউদ্যোক্তারা যদি নগদ দিয়ে কাজ করে।

নগদ বই রাখার বিষয়ে সাধারণ প্রশ্ন

যদি কোম্পানির একাধিক বিভাগ থাকে, তাহলে মূল নগদ বই নগদ সহ কাজের জায়গায় সংরক্ষণ করা হয়। শুধুমাত্র প্রাথমিক নথির কপি প্রধান কার্যালয়ে প্রদান করা হয়। আপনি একটি নগদ বই রাখতে পারেন:

• অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামে;
• ইলেক্ট্রনিকভাবে বা হাতে ইউনিফাইড ফর্মে।

নগদ শৃঙ্খলার নিয়ম অনুসারে, বইটি সারা বছর ক্রমবর্ধমানভাবে রাখা হয়। অর্ডার সংখ্যা প্রতি বছর এক থেকে শুরু হয়. ক্রমাগত সংখ্যায়ন ব্যবহার করা হয়। দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে অবশ্যই শীট দুটি কপিতে প্রিন্ট করতে হবে - ক্যাশিয়ারের রিপোর্ট এবং নগদ বইয়ের জন্য। প্রতিটি শীট অবশ্যই সংখ্যাযুক্ত।

যদি নগদ রেজিস্টার একটি অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামে রাখা হয়, তাহলে এই কাজগুলি কঠিন নয়। প্রোগ্রামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পৃষ্ঠার সংখ্যা নির্ধারণ করে, নথিতে নম্বরগুলিকে ক্রমানুসারে বরাদ্দ করে এবং একটি ইউনিফাইড ফর্ম অনুযায়ী একটি রেডিমেড শীট প্রিন্ট করে। প্রোগ্রামে, বইটির শিরোনাম পৃষ্ঠা তৈরি করা হয়, যাতে প্রয়োজনীয় গুণাবলী থাকতে হবে:

• OKPO কোম্পানি;
• কোম্পানির নাম বা পুরো নাম আইপি;
• সময়কাল;
• উপবিভাগের নাম, যদি উপলব্ধ থাকে।

নগদ বইটি কত সময়ের জন্য সেলাই করবেন

বছরের জন্য নগদ বই কীভাবে সেলাই করা যায় সে সম্পর্কে চিন্তা করে, আপনাকে প্রথমে সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে এমন একটি সময়সীমা নির্ধারণ করার প্রয়োজন আছে কিনা। টার্নওভারের আকারের উপর নির্ভর করে, নগদ বইয়ের জন্য স্ট্যাপল করা যেতে পারেবিভিন্ন সময়কাল:

1. মাসিক।
2. ত্রৈমাসিক।
3. বছরে একবার।

এটি কাজের সুবিধার কারণে, যেহেতু অনেকগুলি অপারেশন থাকলে সবকিছুকে এক ভারী ভলিউমে রাখার কোনও মানে নেই৷ বিশাল বেধ "কীভাবে আপনার নিজের হাতে একটি বই সেলাই করবেন" ক্রিয়াটিকে কঠোর পরিশ্রমে পরিণত করবে। ডকুমেন্টেশনের সাথে কাজ করার সূক্ষ্মতাগুলি সংস্থার অ্যাকাউন্টিং নীতিতে এবং নগদ শৃঙ্খলা প্রতিষ্ঠার আদেশে বানান করা উচিত।

যদি সংস্থাটি এক বছর নয়, তবে এক মাস বা এক চতুর্থাংশ সময়কালের জন্য গ্রহণ করে, তবে নগদ বইয়ের পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা প্রতিবেদনের তারিখের প্রথম থেকেই শুরু হওয়া উচিত। এই নিয়ম নগদ অর্ডারের সংখ্যায় প্রযোজ্য নয়।

কীভাবে সবকিছু নিজে সেলাই করবেন?

আঠা, টেপ বা স্ট্যাপল দিয়ে বইটি বেঁধে রাখা অবশ্যই নিষিদ্ধ, শুধুমাত্র থ্রেড অনুমোদিত। কিভাবে একটি নগদ বই সঠিকভাবে সেলাই যদি এটি একটি অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়? প্রতিদিন স্লিপ শীট এবং ক্যাশিয়ারের রিপোর্ট প্রিন্ট করা প্রয়োজন। শীট ঢোকানো নগদ বই তৈরি করে, কিন্তু প্রতিবেদনের সময় শেষে সেগুলিকে একত্রে সেলাই করতে হবে।

এটি সমস্ত শীটকে ক্রমানুসারে ভাঁজ করা প্রয়োজন, উপরে একটি সঠিকভাবে ডিজাইন করা শিরোনাম সংযুক্ত করুন এবং তুলে নিন:

• ইগলু;
• awl;
• গর্ত পাঞ্চ।

কোন টুলটি ব্যবহার করবেন তা নির্ভর করে বান্ডিলের বেধের উপর। থ্রেড গুরুতর ব্যবহার করা হয়. যদি তারা যথেষ্ট শক্তিশালী না হয় তবে বইটি ভেঙে যেতে পারে।

আপনার কয়টি গর্ত দরকার?

একটি বইতে কয়টি ছিদ্র করতে হবে তা নিয়ে বিভিন্ন মত রয়েছে। মূলত, না হলেআত্মবিশ্বাস যে ব্রোশারটি নির্ভরযোগ্য হবে, আপনি 5টি ছিদ্র ছিদ্র করতে পারেন। কিন্তু 3টি ছিদ্র করা হারাম নয়। অনেক সংস্থা একটি গর্ত পাঞ্চ দিয়ে তৈরি দুটি ছিদ্র দিয়ে কাজ করে। যাইহোক, এই নকশাটি বইয়ের শীটগুলি প্রতিস্থাপন করা সহজ করে তোলে, তাই এটি পর্যালোচকদের উত্সাহের সাথে মিলিত হয় না৷

সুতরাং, শীটগুলি একটি সমান স্তূপে ভাঁজ করা উচিত যাতে বইটি একটি সুশৃঙ্খল চেহারা থাকে। গর্ত বাম দিকে কঠোরভাবে উল্লম্বভাবে তৈরি করা হয়। তারপরে একটি থ্রেড বা সুতা দুবার গর্তে টানা হয় যাতে টিপসগুলি ভুল দিকে থাকে। একটি নগদ বই সেলাই কিভাবে একটি উদাহরণ উপরের ছবিতে দেখা যাবে। থ্রেডের প্রান্তগুলি বেশ কয়েকবার শক্ত গিঁট দিয়ে বাঁধা হয় যাতে সবকিছু নিরাপদে রাখা হয়।

সেলাই করা জিনিসটি কীভাবে বেঁধে রাখা যায়

ওয়ার্ড প্রোগ্রাম বা অন্য কোনো সমতুল্য, বইয়ের ভুল দিকে একটি স্টিকার তৈরি করা হয়। স্টিকারের বিষয়বস্তু নিম্নরূপ হওয়া উচিত: "সংখ্যাযুক্ত, জরিযুক্ত, স্বাক্ষরিত এবং স্ট্যাম্পযুক্ত _ শীটগুলিতে।" নীচের লাইনটি অনুমোদিত ব্যক্তি এবং প্রধান হিসাবরক্ষকের অবস্থান এবং স্বাক্ষরের প্রতিলিপি নির্ধারণ করে৷

স্টিকারটি খুব বেশি বড় বা ছোট হওয়া উচিত নয়। এর আকার গিঁট এবং থ্রেডের অংশ বন্ধ করার জন্য যথেষ্ট হওয়া উচিত। থ্রেডের শেষ স্টিকারের নীচে থেকে কিছুটা আটকে থাকে। ভাল স্টেশনারি আঠালো ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয় যাতে লেবেল পরিবর্তন করা কঠিন হয়। শীটের সংখ্যা এবং একজন অনুমোদিত ব্যক্তির স্বাক্ষর স্টিকারে লাগানোর পরে, উপরে একটি সীলমোহর দেওয়া হয় যাতে প্রিন্টের অংশটি বই এবং স্টিকারে থাকে।

নগদ বই না থাকলে কীভাবে সেলাই করবেনএকটি অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামে পরিচালিত? পদ্ধতিটি একই হবে, শুধুমাত্র আপনাকে প্রতিটি শীট হাতে নম্বর দিতে হবে এবং শিরোনামটি পূরণ করতে হবে। যখন আপনাকে একজন ক্যাশিয়ারের রিপোর্ট সেলাই করতে হবে, তখন আপনাকে মনে রাখতে হবে যে শুধুমাত্র ক্যাশ ডেস্কে টার্নওভার সহ শীটটিই নম্বরযুক্ত নয়, অ্যাপ্লিকেশন সহ সমস্ত অর্ডারও।

বইটি হাতে রাখলে

যদি নগদ বইটি কম্পিউটারের সাহায্য ছাড়াই রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়, তবে এই উদ্দেশ্যে একটি স্ট্যান্ডার্ড জার্নাল কেনা হয়। ম্যাগাজিনটি ইতিমধ্যে সেলাই করা থাকায় ম্যানুয়ালি ভরা বইটি কীভাবে সেলাই করা যায় সে প্রশ্নই ওঠে না। সমস্ত শীট সংখ্যাযুক্ত এবং বইয়ের শুরুতে সিল করা হয়েছে। জার্নালের ভিতরে অনুভূমিকভাবে একটি স্লিপ শীট এবং ক্যাশিয়ারের রিপোর্ট রয়েছে। রেকর্ডিং শুরু করার আগে, ক্যাশিয়ারের রিপোর্টটি ছিঁড়ে ফেলা হয় এবং এতে থাকা এন্ট্রিগুলি কার্বন কপির জন্য স্লিপ শীট থেকে নকল করা হয়। অবশ্যই, ক্যাশিয়ারের রিপোর্ট নিজেকেই ফ্ল্যাশ করতে হবে।

বই বাঁধাই প্রক্রিয়ার উচ্চ শ্রম তীব্রতার ক্ষেত্রে, আপনি মুদ্রণ পরিষেবা ব্যবহার করতে পারেন। কার্ডবোর্ড কভার এবং হার্ডকভার নগদ বই অতিরিক্ত নিরাপত্তা দেবে। উপরন্তু, শীট প্রতিস্থাপন করার জন্য বাঁধাই কাটা সম্ভব হবে না। বইটি স্ব-বান্ধব হলে শীট প্রতিস্থাপনের ঝুঁকি বাদ দেওয়া যায় না। শেষ পর্যন্ত, থ্রেডগুলিকে টেনে আবার ভাঁজ করা যেতে পারে।

আমাকে কি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের সাথে স্টেপল করতে হবে

সম্প্রতি, সংস্থাগুলি কাগজের কাজ কমাতে সক্রিয়ভাবে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনায় স্যুইচ করতে শুরু করেছে৷ ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনায় বেশ কিছু সুবিধা রয়েছে:

• স্বাক্ষর করার জন্য কাগজপত্র বহন করার প্রয়োজন নেই;
• নাপ্রচুর কাগজ এবং টোনারে অর্থ ব্যয় করতে হচ্ছে;
• নথি বিতরণের প্রয়োজন নেই।

কিন্তু এটি নগদ শৃঙ্খলা মেনে চলার প্রশ্ন উত্থাপন করে। একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর ব্যবহার করা হলে একটি বই সেলাই কিভাবে? ইলেকট্রনিক টার্নওভার সিস্টেমে উত্পাদিত নগদ বই মুদ্রিত বা স্ট্যাপল করা হয় না। প্রযুক্তিগত উপায় রয়েছে যার মাধ্যমে বইটি হস্তক্ষেপ থেকে সুরক্ষিত এবং ডিজিটালি স্বাক্ষরিত।

বিশেষ করে স্ব-নিযুক্ত ব্যক্তিদের জন্য

সরলীকৃত কর ব্যবস্থা ব্যবহারকারী ব্যক্তি উদ্যোক্তাদের আয় এবং ব্যয়ের একটি বই রাখতে হবে। এই অ্যাকাউন্টিং বিন্যাসটি ট্যাক্স বেস গণনা করতে ব্যবহৃত হয়। আইন অনুসারে, উদ্যোক্তাদের লেজারে ডেটা পরিবর্তন করা নিষিদ্ধ, কারণ এটি করযোগ্য পরিমাণের বিকৃতি ঘটাতে পারে।

আইন সুস্পষ্টভাবে আয় এবং ব্যয়ের বই কীভাবে সেলাই করতে হয় তা নিয়ন্ত্রিত করে। অর্থ মন্ত্রকের একটি বিশেষ আদেশ রয়েছে, যা একটি সরলীকৃত সিস্টেম এবং একটি পেটেন্টে কাজ করা স্বতন্ত্র উদ্যোক্তাদের জন্য অ্যাকাউন্টিং এবং প্রতিবেদনের ফর্মগুলিকে অনুমোদন করে। আদেশে বলা হয়েছে যে আয় এবং ব্যয়ের বই অবশ্যই জরিযুক্ত, নম্বরযুক্ত, স্বাক্ষরিত এবং যদি থাকে তবে সিল করা থাকতে হবে।

বইটি হাতে লেখা বা ইলেকট্রনিক হতে পারে। অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামে এটি রাখার সম্ভাবনাও রয়েছে। বইটি যদি ইলেকট্রনিকভাবে রাখা হয়, তাহলে বছরের শেষে তা ছাপা হয়। সমস্ত শীট সংখ্যাযুক্ত এবং সুন্দরভাবে স্ট্যাক করা হয়।এবং একসাথে সেলাই। শিরোনাম পৃষ্ঠাটি প্রথমে যেতে হবে।

এটা লক্ষণীয় যে বইয়ের ফাঁকা পৃষ্ঠাগুলিও ছাপা এবং একটি সাধারণ সারিতে স্ট্যাপল করা আবশ্যক। এমনকি যদি একটি সংস্থা বা ব্যক্তি উদ্যোক্তারা শূন্য ভারসাম্য হস্তান্তর করে এবং কার্যক্রম পরিচালনা না করে, তবুও তাদের বইটি ছাপতে হবে এবং স্ট্যাপল করতে হবে। ফর্মটি শেষ শীটে প্রধান (উদ্যোক্তা) দ্বারা সিল করা এবং স্বাক্ষর করতে হবে। এটি করার জন্য, নগদ বইয়ের মতো একই শীট গণনা ডেটা সহ একটি স্টিকার ব্যবহার করুন৷

পেটেন্ট নিবন্ধন ফর্ম

যদি উদ্যোক্তারা পেটেন্ট পদ্ধতি ব্যবহার করেন, তবে তাকে কেবল আয়ের বই রাখতে হবে। অ্যাকাউন্টিং এই ফর্ম শুধুমাত্র পেটেন্ট থেকে আয় প্রতিফলিত তাদের প্রাপ্তির সময় ব্যবহার করা হয়. আপনি যদি পূর্বে অধ্যয়ন করা নথিগুলি সেলাই করার নীতিগুলি জানেন তবে কীভাবে আয়ের একটি বই সেলাই করবেন সেই প্রশ্নটি এড়ানো যেতে পারে। আদেশটি আলাদা নয়। বইটি সারা বছর ধরে ইলেকট্রনিক বা হাতে লেখা আকারে রক্ষণাবেক্ষণ করা যেতে পারে। তার উচিত:

• সংখ্যাযুক্ত;
• সেলাই;
• স্বাক্ষর করা এবং মাথা দ্বারা সিল করা।

যদি একজন স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা, পেটেন্ট ক্রিয়াকলাপ ছাড়াও, কাজের অন্যান্য ক্ষেত্র থাকে, তবে সমান্তরালভাবে তাকে অবশ্যই আয় এবং ব্যয়ের একটি বই রাখতে হবে। এটি পেটেন্ট থেকে আয় ব্যতীত সমস্ত লেনদেন প্রতিফলিত করবে৷