ক্রয় বিভাগের লক্ষ্য এবং দায়িত্ব

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

কেন আমাদের একটি ক্রয় বিভাগ প্রয়োজন? প্রতিটি সংস্থায়, এই বিভাগটি কোনও না কোনও আকারে প্রতিনিধিত্ব করে। এবং তার কাজ সরাসরি সমগ্র সংস্থার দক্ষতাকে প্রভাবিত করে। দপ্তরের কাজ কীভাবে প্রতিষ্ঠানের ফলাফলকে প্রভাবিত করে তা ঘনিষ্ঠভাবে দেখে নেওয়া যাক।

বিভাগের উদ্দেশ্য

ক্রয় বিভাগ হল এমন একটি বিভাগ যা সরবরাহকারীর কাছ থেকে কোম্পানির জন্য সবচেয়ে অনুকূল শর্তে পণ্য কেনার ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞ।

অধিদপ্তরের কাজের সরাসরি প্রভাব কোম্পানির সকল কার্যক্রমে পড়ে। ভাণ্ডার জন্য, বিক্রয়ের জন্য, গুদামের পূর্ণতা, প্রয়োজনীয় পণ্যের প্রাপ্যতা, কার্যকরী মূলধনের কার্যকর ব্যবহার।

ক্রয়ের লক্ষ্যগুলি কোম্পানির বৈশ্বিক লক্ষ্যগুলির উপর ভিত্তি করে র্যাঙ্ক করা যেতে পারে, তবে সামগ্রিক তালিকা প্রায়শই এইরকম দেখায়:

• একটি নির্দিষ্ট পণ্যের জন্য কোম্পানির প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ করুন;
• সম্ভব সেরা মূল্যে পণ্য কিনুন;
• উচ্চ টার্নওভার প্রচার করুন;
• সময়ে পণ্য গ্রহণের জন্য শর্ত তৈরি করুন;



• মূল্যায়ন করুনপণ্যের গুণমান এবং সর্বোচ্চ মানের কিনুন;
• একজন সরবরাহকারী বা সরবরাহকারীদের সাথে সম্পর্ক বজায় রাখা;
• বাকী কোম্পানির সাথে কার্যকরভাবে কাজ করুন;
• কার্যকরভাবে ক্রয়কৃত পণ্যের উপর নজর রাখুন;
• টার্নওভার নিরীক্ষণ করুন, কোম্পানির জন্য সর্বাধিক সুবিধা পাচ্ছেন।

প্রধান ফাংশন

বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানে, ক্রয় বিভাগের কার্যাবলী একে অপরের থেকে উল্লেখযোগ্যভাবে পৃথক হতে পারে। তবুও এমন ফাংশন এবং দায়িত্ব রয়েছে যা প্রায় প্রতিটি কোম্পানিতে একটি বিভাগকে চিহ্নিত করবে:

• সরবরাহকারী বাজার পর্যবেক্ষণ;
• স্টক থাকা পণ্যের প্রাপ্যতা নিরীক্ষণ;
• সময়মত ভাণ্ডার পুনরায় পূরণ;
• সেরা সরবরাহকারী এবং দামের জন্য অনুসন্ধান করুন;
• সরবরাহকারীদের সাথে আলোচনা;
• পণ্যের ডেলিভারি এবং কার্গো পরিবহন নিয়ন্ত্রণ;



• পণ্যের রসিদ;
• ক্রয়কৃত পণ্যের মান নিয়ন্ত্রণ;
• অভিযোগ, প্রয়োজনে।

ক্রয় বিভাগের অতিরিক্ত ফাংশন, যা প্রতিষ্ঠানে উপস্থিত থাকতে পারে বা নাও থাকতে পারে - এর সুনির্দিষ্ট এবং কাঠামোর উপর নির্ভর করে:

• ভাণ্ডার ব্যবস্থাপনা;
• প্রতিযোগীদের সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করা;
• বিপণন সংস্থায় সরবরাহকারীদের জড়িত।

গঠন

ক্রয় বিভাগের কাঠামোর উপর নির্ভর করে নির্মিত হয়:

• সংগঠনের আকার;
• শিল্প;
• টার্নওভারে ভাণ্ডার ইউনিটের সংখ্যা;
• সরবরাহকারীর সংখ্যা;
• তাদের ভৌগলিক অবস্থান।

সংস্থার প্রকারের উপর নির্ভর করে, ক্রয় বিভাগ কেন্দ্রীয় বা আঞ্চলিকভাবে পরিচালিত হতে পারে।

একটি নিয়ম হিসাবে, এটি একটি ম্যাট্রিক্স কাঠামো যা ক্রয় বিভাগের প্রধান (প্রধান, পরিচালক) এবং সংগ্রহের জন্য ব্যবস্থাপক (বিশেষজ্ঞ) নিয়ে গঠিত৷

ব্যবস্থাপক প্রতি আইটেম বা বিভাগের গড় সংখ্যা প্রায় 7, তবে এটি উৎপাদন বা টার্নওভারের পরিমাণের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে।

অধিদপ্তর এবং এর কর্মচারীদের দায়িত্ব

ক্রয় বিভাগের কার্যকরী কাজের জন্য, ক্রয় বিভাগের কর্মচারীদের মধ্যে দায়িত্বের সুস্পষ্ট বণ্টন প্রয়োজন।

অধিদপ্তরের প্রধানের প্রধান দায়িত্ব হ'ল বিভাগের কাজকে অনুকূলিত করে এবং কর্মচারীদের কার্যক্রম সমন্বয় করে প্রয়োজনীয় পণ্য সরবরাহের ধারাবাহিকতা এবং স্থিতিশীলতা নিশ্চিত করা। এছাড়াও, কোনো কর্মচারীর অনুপস্থিতিতেও ডিপার্টমেন্টের কার্যকরী কাজ সংগঠিত ও চালিয়ে যাওয়ার জন্য ক্রয় ব্যবস্থাপকের অবশ্যই সমস্ত সমাপ্ত চুক্তি এবং বিভাগ সম্পর্কে ধারণা থাকতে হবে।

অধিদপ্তরের ক্রয় ব্যবস্থাপক বা সাধারণ বিশেষজ্ঞদের দায়িত্বের মধ্যে রয়েছে পণ্য সরবরাহ সংগঠিত করা, কার্গো পরিবহন ট্র্যাক করা, কেনা লটের জন্য অর্থপ্রদান নিয়ন্ত্রণ করা এবং কেনাকাটার পরিকল্পনা করা।

একটি কার্যকরী মডেল হবে যেখানে প্রতিটি ক্রেতার নিজস্ব দায়িত্বের ক্ষেত্র থাকবে, এতে নিবন্ধ বা পণ্যের বিভাগগুলির একটি তালিকা থাকবে৷

কর্মচারীর প্রয়োজনীয়তা

কর্মচারীদের দায়িত্ব এবং বিভাগের কার্যাবলী বিবেচনা করে, আপনি প্রয়োজনীয়তার একটি তালিকা তৈরি করতে পারেনক্রেতা পদের জন্য আদর্শ প্রার্থী।

ক্রয় বিভাগের কর্মচারীদের যথাক্রমে নিম্নলিখিত দক্ষতা, জ্ঞান এবং ব্যক্তিগত গুণাবলী থাকতে হবে:

• তথ্য বিশ্লেষণ করার ক্ষমতা। সরবরাহকারীর পছন্দ অনেক মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে হওয়া উচিত। এটি হল সর্বোত্তম মূল্য, এবং একটি ভৌগলিক সুবিধা এবং সরবরাহকারী কোম্পানি এবং আপনার সংস্থার লজিস্টিকগুলির প্রান্তিককরণ৷
• মূল্যের নীতির জ্ঞান।
• সংগ্রহের জন্য আইনি কাঠামোর জ্ঞান।
• চুক্তি আঁকতে এবং শেষ করার ক্ষমতা৷
• আলোচনা করার ক্ষমতা। কখনও কখনও আপনার কোম্পানির জন্য একটি সরবরাহকারীর সাথে পৃথক শর্তগুলি আঁকতে খুব গুরুত্বপূর্ণ। সরবরাহকারীর মূল্য হ্রাস করা বা প্রচারের জন্য সরবরাহকারীর সংস্থানগুলি ব্যবহার করা, তাদের কর্মীদের জন্য পণ্য-নির্দিষ্ট প্রশিক্ষণ, পণ্যের কিস্তি এবং পোস্ট-পেমেন্ট সিস্টেম সবই অনুরূপ কোম্পানিগুলির মধ্যে একটি ভাল প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা হিসাবে কাজ করতে পারে৷
• ব্যবসায়িক সম্পর্ক বজায় রাখার ক্ষমতা।
• আপনার কার্যক্রম পরিকল্পনা করার ক্ষমতা।

ক্রয়কারী এবং ক্রয় ব্যবস্থাপকের অনুপ্রেরণা

ক্রয় বিভাগের প্রেরণা ব্যবস্থা এমনভাবে তৈরি করা উচিত যাতে কর্মচারী সর্বোচ্চ দক্ষতার সাথে কাজ করে। কিন্তু একই সময়ে, বিরোধপূর্ণ প্রয়োজনীয়তা এবং প্রয়োজনীয়তা যা কর্মচারীর ক্ষমতার চেয়ে বেশি তা সামনে রাখা উচিত নয়।

একটি মাসিক অনুপ্রেরণা ব্যবস্থা বাস্তবায়ন করতে আপনার প্রয়োজন:

• বিভাগের জন্য একটি KPI মডেল তৈরি করুন। এগুলি হল ক্রয় পরিকল্পনার পরিপূর্ণতা, টার্নওভার অনুপাত, বিক্রয়ের লাভজনকতার মতো সূচকপণ্য, বাসি পণ্যের উপস্থিতি এবং অনুপস্থিতি।
• প্রতিযোগীদের তুলনায় প্রতিষ্ঠানের মূল্য ডেল্টা, প্রয়োজনীয় পণ্যের প্রাপ্যতা, ক্রয়কৃত পণ্যের গুণমান, নতুন ব্র্যান্ডের লঞ্চ, পৃথকের মতো মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে প্রতিটি কর্মচারীর জন্য মূল কর্মক্ষমতা সূচকগুলির একটি মডেল তৈরি করুন সরবরাহকারীদের শর্তাবলী এবং আরও অনেক কিছু।
• KPI মডেলের উপর ভিত্তি করে, প্রিমিয়াম গণনা করা হয়। অধিকন্তু, দুটি অংশ সমন্বিত একটি বোনাস প্রদান করা কার্যকর হবে: বিভাগের কর্মক্ষমতার জন্য একটি বোনাস এবং পরিকল্পনার ব্যক্তিগত পরিপূর্ণতার জন্য একটি বোনাস৷

একই সময়ে, প্রতিটি কেপিআই মানদণ্ডের বৈশিষ্ট্য থাকতে হবে যেমন:

• পরিমাপযোগ্যতা;
• স্বচ্ছতা;
• বাজারের প্রবণতা বিবেচনায় নিয়ে পরিকল্পনার মাপকাঠি তৈরি করা উচিত।

অর্থাৎ, ক্রেতা চাইলে, স্বাধীনভাবে তার প্রিমিয়ামের পরিমাণ গণনা করতে পারেন।

অধিদপ্তরের প্রধানের বোনাস সমগ্র বিভাগের সূচকের উপর ভিত্তি করে হতে পারে এবং প্রতিটি কর্মচারীর কর্মক্ষমতা সূচকগুলি পৃথকভাবে অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।

একই সময়ে, ক্রয় বিভাগের একজন সাধারণ কর্মচারীর বোনাস অংশ সমগ্র বেতনের প্রায় 50% হওয়া উচিত এবং বিভাগীয় প্রধানের বোনাস প্রায় 30-40% হওয়া উচিত। বাকিটা হল বেতন, কারণ সমস্ত বিভাগীয় কর্মক্ষমতা নির্দেশক নির্দিষ্ট কর্মচারীর কার্যকলাপের সাথে সংযুক্ত করা যায় না।

বিক্রয় কি ক্রেতার দায়িত্বের আওতায় পড়ে

ক্রয় বিভাগের KPI-এর গণনায়, আপনি ক্রয়কৃত পণ্যের টার্নওভারের মতো একটি মানদণ্ড ব্যবহার করতে পারেন - এর সম্পদের সাথে বিক্রয়ের অনুপাত।

এটা মনে হয় ক্রেতার উচিতশুধুমাত্র পণ্য ক্রয়ের সাথেই ডিল করুন, কিন্তু তারপরও ক্রয়কৃত পণ্যের গুণমান, শেষ ভোক্তা বা কোম্পানির ক্লায়েন্টের জন্য এর দামের আকর্ষণ উল্লেখযোগ্যভাবে বিক্রয় পরিকল্পনা বাস্তবায়নকে প্রভাবিত করে।

অতএব, বিক্রয়ের অর্ধেক পরিমাণ এবং গুণমান ভালভাবে পরিচালিত ক্রয়ের উপর নির্ভর করে।

সংস্থার কাঠামোতে ক্রয় বিভাগের স্থান

আধুনিক বিপণন প্রবণতা অনুসারে ক্রয় বিভাগ দ্বারা সমাধান করা কাজগুলি এই ক্রমে সমাধান করা উচিত:

• প্রথম, একটি বিক্রয় কৌশল তৈরি করা হয় (সমাপ্ত পণ্য বা ক্রয়কৃত পণ্য)।
• তারপর, যদি ক্রয় বিভাগটি এন্টারপ্রাইজে থাকে, তবে উৎপাদন কৌশলের বিষয়টি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।
• এবং তবেই প্রয়োজনীয় পণ্য, কাঁচামাল বা উপাদানগুলির জন্য একটি সংগ্রহের কৌশল তৈরি করা হয়েছে।

ক্রয় প্রধান প্রায়ই কোম্পানির প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তার কাছে রিপোর্ট করে।

ক্রয় বিভাগ এবং বিপণন ও বিক্রয় বিভাগের মধ্যে কার্যকর যোগাযোগও থাকতে হবে। এটি ব্যতীত, একটি ক্রয় বিভাগ তৈরি, এর কাঠামোর উন্নতি এবং অনুপ্রেরণার জন্য অনেক প্রচেষ্টা সঠিক ফলাফল ছাড়াই থেকে যাবে।

যদি একটি বিভাগ পরিচালনা ব্যবস্থা একটি হোল্ডিং বা সংস্থায় প্রয়োগ করা হয়, তাহলে ক্রেতাকে অবশ্যই বিভাগ ব্যবস্থাপকের সাথে একযোগে কাজ করতে হবে। একই সময়ে, প্রতিটি বিশেষজ্ঞের দায়িত্বের ক্ষেত্রটি সীমাবদ্ধ করা প্রয়োজন যাতে অনুপ্রেরণা ব্যবস্থাটি সবার কাছে স্বচ্ছ এবং বোধগম্য থাকে।