প্রগতি প্রতিবেদনের উদাহরণ। কিভাবে একটি প্রতিবেদন লিখতে হয়

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

এমন কোন নেতা নেই যে বছরে অন্তত একবার তার অধীনস্থদের কি করা হয়েছে তার রিপোর্ট করার প্রয়োজন হয় না। এবং সমস্যা হল যে রুটিন কর্মসংস্থানের সাথে, এই জাতীয় নথি তৈরি করা একটি বরং কঠিন কাজ বলে মনে হয়। এবং কিছু কারণে আমরা কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে করা কাজের প্রতিবেদনের উদাহরণ চাইতে বিব্রতবোধ করি। তিনি যদি সিদ্ধান্ত নেন যে আমরা যে অবস্থানে আছি তার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নই?

কার এটা দরকার

এই প্রশ্নটি সেই পারফর্মার দ্বারা জিজ্ঞাসা করা হয়েছে যিনি রিপোর্ট করার টাস্ক পেয়েছেন৷ প্রায়শই, সংস্থার কর্মীরা এই ধরনের প্রয়োজনীয়তা দ্বারা প্রায় বিক্ষুব্ধ বোধ করে। কিন্তু সবকিছুরই একটা মানে আছে।

প্রথমত, করা কাজের প্রতিবেদনটি পারফর্মার নিজেই প্রয়োজন। আনুষ্ঠানিক নয়, কিন্তু এই প্রক্রিয়ার প্রতি আগ্রহী মনোভাব আপনাকে আপনার যোগ্যতায় বাধা এবং দুর্বলতা খুঁজে পেতে অনুমতি দেবে। সুতরাং, যে দিকগুলি বিকাশ করা সম্ভব (এবং প্রয়োজনীয়) তা নির্ধারিত হয়। সর্বোপরি, আমরা সবাই আমাদের ভুল থেকে শিখি।

দ্বিতীয়ত, নেতার প্রয়োজন। সম্পাদিত কাজের প্রতিবেদন আপনাকে উদ্দেশ্যমূলকভাবে গুণমান এবং মূল্যায়ন করতে দেয়কাজ সমাধানের গতি। এই নথিটির জন্য ধন্যবাদ, অনেক প্রশ্ন অদৃশ্য হয়ে যাবে - সবচেয়ে আদিম "আপনি সর্বদা কী করেন" থেকে জটিল "কেন আমি আপনার কম্পিউটারকে আরও আধুনিকের জন্য পরিবর্তন করব"। কারণ প্রতিবেদনটি নির্দেশ করবে যে নথিতে পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে এটি দীর্ঘ সময় নেয়। এবং এটি পারফর্মারের উপর নির্ভর করে না - পুরানো অফিস সরঞ্জাম দ্রুত কাজ করতে পারে না। আসলে, এই কারণেই মনে হয় যে কর্মচারী সারাক্ষণ চা পান করছেন - তিনি কেবল অপারেশন শেষ হওয়ার জন্য অপেক্ষা করছেন।

এবং প্রশ্ন: "কেন আমাকে এক মাসের জন্য করা কাজের প্রতিবেদন লিখতে হবে?" নিজেই ভুল। কারণ পরিসংখ্যানগত তথ্য সংগ্রহ করা এবং ডাটাবেস পূরণ করা কৌশলবিদদের জন্য বোধগম্য, অপারেশনাল কর্মীদের জন্য নয়। সমস্যা সমাধানের পদ্ধতি সম্পর্কে কথা বলার চেয়ে সমস্যা সমাধান করা তাদের পক্ষে সহজ।

কি লিখব

প্রগতি প্রতিবেদনের উদাহরণগুলি দেখায় যে আপনাকে বিশদভাবে লিখতে হবে। যা একটি ছোট জিনিস বা একটি ছোট অঙ্গভঙ্গি বলে মনে হয় তা নির্দিষ্ট ফাংশনগুলির কার্য সম্পাদনের একটি মূল উপাদান হতে পারে। তবে কয়েকটি লিখিত প্রতিবেদন অধ্যয়ন করলেই বিষয়টি বোঝা যাবে।

যদি কাজটি একটি রুটিন প্রকৃতির হয়, উদাহরণস্বরূপ, নথির পুনর্মিলন এবং অসঙ্গতিগুলি সনাক্ত করা, তবে এটি একটি সারণী ফর্ম তৈরি করা অর্থপূর্ণ৷ এই ক্ষেত্রে, আবার, প্রথমে টেবিলটি খুব বিস্তারিত হওয়া উচিত এবং অনেকগুলি কলাম থাকা উচিত; সময়ের সাথে সাথে, কিছু কলামের প্রয়োজনীয়তা অদৃশ্য হয়ে যাবে, এবং প্রতিবেদনের ফর্মটি একটি স্বাভাবিক (পড়ুন - যুক্তিসঙ্গত) চেহারা নেবে।

Bবেশ কয়েকটি ক্ষেত্রে, যখন কাজ করা হয়েছে (উদাহরণস্বরূপ শিক্ষকদের) একটি প্রতিবেদন সংকলন করা হয়, তখন আনুষ্ঠানিকভাবে আত্মদর্শনের বিষয়টির কাছে যাওয়া অসম্ভব। প্রকৃতপক্ষে, পরিকল্পিত শিক্ষাগত এবং পদ্ধতিগত লোড এবং প্রয়োজনীয় উপাদানের অধ্যয়নের পাশাপাশি, স্কুলটি শিক্ষামূলক কার্যক্রমেও নিযুক্ত রয়েছে। এর জন্য নথি তৈরির জন্য একটি বিশেষ পদ্ধতির প্রয়োজন: অনেক শিক্ষার্থীর পিছিয়ে থাকার কারণগুলি বোঝার জন্য, শিশুদের তাদের বিষয়ে আগ্রহী করার উপায়গুলি খুঁজে বের করা প্রয়োজন। এবং একই সময়ে, আমাদের সফল (এবং এমনকি প্রতিভাধর) স্কুলছাত্রদের কথা ভুলে যাওয়া উচিত নয়।

রিপোর্ট লক্ষ্য

সঠিক সংকলন এবং ন্যূনতম সময় ব্যয়ের জন্য, প্রথম থেকেই সিদ্ধান্ত নেওয়া প্রয়োজন যে কী উদ্দেশ্যে এবং কেন বছরের জন্য করা কাজের প্রতিবেদন লেখা হবে। সবচেয়ে জনপ্রিয় নাম দেওয়া যাক:

- সংস্থার একটি নির্দিষ্ট অবস্থানের প্রকৃত সুবিধার ন্যায্যতা;

- একজন কর্মচারীর যোগ্যতা নিশ্চিতকরণ;

- ব্যবস্থাপনায় কার্যকর কাজের প্রদর্শন;

- পরবর্তী রিপোর্টিং সময়ের জন্য তহবিল গ্রহণ;

- একটি দিক (ধারণা) বিকাশের জন্য সম্মতি প্রাপ্ত করা;

- বরাদ্দকৃত সংস্থান এবং অর্থ ব্যয় করার যৌক্তিকতা ইত্যাদি।

সুপরিচিত ফর্মুলেশন - সমস্যার সঠিক বিবৃতি 50% সমাধান প্রদান করে - এই ক্ষেত্রেও কাজ করে। কেন একটি প্রতিবেদনের প্রয়োজন তা আমরা যত ভালোভাবে বুঝতে পারি, আমাদের পক্ষে এটি লেখা তত সহজ হবে। এই সত্য পর্যন্ত যে নথি "দেখার জন্য" আমাদের কাছ থেকে কোনও সৃজনশীল পদ্ধতির প্রয়োজন হয় না। এবং সময় সাপেক্ষ।

নথির কাঠামো

যদি কোম্পানি না থাকেডেভেলপড রিপোর্টিং ফর্ম, তারপর আপনি নিজেই এটি বিকাশ করতে হবে। নথির উদ্দেশ্য জেনে, এর কাঠামোর উপর চিন্তা করা প্রয়োজন। নমুনা অগ্রগতি প্রতিবেদনগুলি সুপারিশ করে যে একটি পরিষ্কার এবং সহজ রূপরেখা প্রয়োজন৷

শুরুতেই তথ্য উপস্থাপনের উদ্দেশ্য ও যুক্তি ব্যাখ্যা করতে হবে। উপস্থাপনের ক্রম ব্যাখ্যা করুন এবং বিষয়বস্তুর একটি সারণী তৈরি করুন। টেবিলের জন্য, কেন এই ধরনের ফর্মটি বেছে নেওয়া হয়েছিল তার সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা দেওয়া প্রয়োজন৷

বিভাগ এবং উপধারার মধ্যে, একজনকে উপস্থাপনার একতাও মেনে চলতে হবে। সুতরাং নথিটি আরও বোধগম্য হবে, ফলস্বরূপ, এটি উপলব্ধি করা সহজ। দীর্ঘ সময়ের জন্য একটি প্রতিবেদনে, চিত্র এবং গ্রাফ আকারে চিত্রগুলি বেশ উপযুক্ত, যা উপলব্ধি সহজতর করবে। কিন্তু এখানে আপনাকে "গোল্ডেন মানে" নিয়ম মেনে চলতে হবে: কঠিন পাঠ্য, সেইসাথে একচেটিয়াভাবে ভিজ্যুয়াল উপকরণ, খুব দ্রুত ক্লান্ত হয়ে যায়।

স্টাইলিং

একজন সাধারণ কর্মচারীর জন্য, সম্ভবত লিখতে সবচেয়ে কঠিন কাজ হল পরিভাষা এবং শব্দ। একটি বোমাস্টিক রিপোর্ট অপ্রাকৃতিক দেখাবে এবং ব্যবস্থাপনা থেকে নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া সৃষ্টি করবে। খুব সহজ শব্দ (উদাহরণস্বরূপ, 25টি নথির জেরক্স করা) পাঠককে তাড়িয়ে দেবে৷

কিন্তু টেমপ্লেট এড়ানো উচিত। একমাত্র ব্যতিক্রম হল নথি যা কেউ কখনও পড়বে না। আমরা মাঝে মাঝে এই ধরনের সমস্যার সম্মুখীন হই, কিন্তু এই নিবন্ধে আমরা বাস্তব (প্রো ফর্মা নয়) প্রতিবেদনে আগ্রহী।

যে কোনও ক্ষেত্রেই, আপনার কেবল অর্জনের কথা বলা উচিত নয়। তাদের হাইলাইট করতেকাজের সময় যে অসুবিধাগুলির মুখোমুখি হতে হয়েছিল সে সম্পর্কে কথা বলা দরকার। অন্যান্য জিনিসের মধ্যে, জটিলতা বিশ্লেষণ হল নির্বাহীদের জন্য কাজের অপ্টিমাইজেশন সম্পর্কে চিন্তার জন্য খাদ্য। অগ্রগতি প্রতিবেদনের উদাহরণগুলি ইঙ্গিত দেয় যে আপনার "অসন্তোষজনক অবস্থা", "অসুবিধে হয়েছে" ইত্যাদির মতো অস্পষ্ট বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করা উচিত নয়৷ সবকিছুর সঠিক নাম দিয়ে ডাকা ভাল: "ভাঙা ফটোকপিয়ার", "ইন্টারনেট অ্যাক্সেসের অভাব", “সংশ্লিষ্ট বিভাগ থেকে তথ্যের অভাব বা অসময়ে প্রাপ্তি। এই সব আমাদের কোম্পানির বর্তমান পরিস্থিতি পর্যাপ্ত এবং উদ্দেশ্যমূলকভাবে মূল্যায়ন করার অনুমতি দেয়৷

ফলের মূল্যায়ন

প্রতিটি ফলাফল অবশ্যই নম্বর সহ ব্যাক আপ করতে হবে। এই ধরনের সংমিশ্রণ উন্নয়নের গতিশীলতা বোঝার সুযোগ দেয়৷

উপরন্তু, ফলাফল মূল্যায়নের জন্য মানদণ্ড নির্ধারণ করা প্রয়োজন। এটি কি পূর্ববর্তী প্রতিবেদনের সময়কাল হবে (যদি এটি একটি ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন হয়, উদাহরণস্বরূপ) বা, বিপরীতভাবে, সেট করা লক্ষ্যগুলির অর্জনের শতাংশ, এটি নথির লেখকের উপর নির্ভর করে৷

সাধারণত, পরোক্ষ সূচকগুলি কাজগুলি সমাধান করার প্রক্রিয়া সম্পর্কে অনেক কিছু বলতে পারে। আরও বিশ্লেষণের জন্য এখানে প্রচুর তথ্য রয়েছে। শ্রম খরচ নির্ধারণ থেকে লক্ষ্য নির্ধারণের সঠিকতা বোঝা পর্যন্ত।

সমস্যা থেকে সমাধান

অধিকাংশ প্রতিবেদন অগ্রগতির ভিত্তিতে লেখা হয়। একটি নথি যা স্পষ্টভাবে দেখায় সমস্যা-সমাধান সম্পর্ক আরও সুবিধাজনক। পাঠক অবিলম্বে বুঝতে পারে কি পদ্ধতি এবং কৌশল (যদি প্রয়োজন হয়)পারফর্মার সময়মত এবং উচ্চ মানের টাস্ক সম্পূর্ণ করার সুবিধা নিয়েছে৷

আরও বিস্তারিত চেইন "একটি সুনির্দিষ্ট সমস্যা - এর কারণ - লক্ষ্য নির্ধারণ - একটি সমাধান" অবিলম্বে সারণী আকারে একটি দৈনিক প্রতিবেদন উপস্থাপনের প্রয়োজনীয়তার পরামর্শ দেয়। তাছাড়া গ্রাফগুলোর নাম আগেই জানা আছে। এইভাবে উপস্থাপিত তথ্য পড়া এবং বিশ্লেষণ করা সহজ।

পরিমাণগত সূচকের উপস্থাপনা

যে ক্ষেত্রে রিপোর্টে প্রধানত সংখ্যাসূচক তথ্য থাকে, সারণী ফর্মটি বোঝা খুব কঠিন হতে পারে। সংখ্যার একটি অবিচ্ছিন্ন প্রবাহ কয়েক মিনিটের পরে পাঠককে আক্ষরিক অর্থে ক্লান্ত করে। আরেকটি জিনিস - রঙিন চার্ট এবং গ্রাফ। এগুলি পরিষ্কার, বোধগম্য, পড়া সহজ৷

প্রতিটি ডায়াগ্রামে অবশ্যই মন্তব্য করতে হবে। উপরন্তু, বিভিন্ন গ্রাফগুলি কীভাবে আন্তঃসংযুক্ত হয় তা নির্দেশ করা প্রয়োজন; কারণ-এবং-প্রভাব সম্পর্ক ব্যাখ্যা করা প্রতিবেদনের বিশ্লেষণকে আরও সহজ করবে৷

যদি কাজের সময় বস্তুগত সম্পদ ব্যয় করা হয়, তবে আপনার কেবল সেগুলি তালিকাভুক্ত করা উচিত নয়। পরিবর্তে, অর্জিত সুবিধাগুলি তালিকাভুক্ত করা উচিত। একটি শুষ্ক বাক্যাংশ: "অফিস সরঞ্জাম কেনা" সম্পূর্ণ ভিন্ন শোনাবে যদি আপনি লেখেন: "2টি চাকরি তৈরি করা হয়েছে, যা বিভাগের আউটপুট বৃদ্ধি করা সম্ভব করেছে।"

কীভাবে একটি নথি জারি করবেন

সংকলনের কোনো একক রূপ না থাকা সত্ত্বেও, GOST অনুযায়ী করা কাজের একটি প্রতিবেদন তৈরি করা যেতে পারে, যা মূলকে সংজ্ঞায়িত করেবৈজ্ঞানিক মানদণ্ড। এটি ফরম্যাটিং, ফন্টের ধরন এবং আকার ইত্যাদির প্রয়োজনীয়তা বানান করে।

নথির পাঠযোগ্যতার জন্য, এখানে কিছু টিপস রয়েছে:

- একটি অনুচ্ছেদে ৫টির বেশি বাক্য না রাখার চেষ্টা করুন;

- মূল সূচকগুলি ফন্ট বা রঙে হাইলাইট করা যেতে পারে;

- পাঠ্যটি ভেঙে দিন যাতে টেবিল বা গ্রাফটি পুরো পৃষ্ঠাটি না নেয়; তাদের সম্পর্কে মন্তব্যের জন্য স্থান ছেড়ে দিতে ভুলবেন না;

- রিপোর্টের একটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ লিখুন।

এই টিপসগুলি আপনার প্রতিবেদনের উপলব্ধি সহজ করতে সাহায্য করবে, যার মানে তারা প্রাথমিকভাবে নথির লেখকের প্রতি অনুগত মনোভাবের জন্য পাঠককে সেট আপ করবে৷ কল্পনা করুন যে আপনি বস। এবং প্রতিবেদনটি এমনভাবে তৈরি করুন যা আপনার পড়ার জন্য দরকারী এবং আকর্ষণীয় হবে৷