একটি ব্রিফিং পরিচালনা করা একজন ব্যবসায়ীকে পরিবর্তনশীল পরিস্থিতিতে দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে অনুমতি দেবে

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

একটি প্রেস কনফারেন্সের তুলনায়, একটি ব্রিফিং জনসাধারণকে এবং সেইজন্য সম্ভাব্য গ্রাহকদের আপনার ব্যবসা, এর সুযোগ, সম্ভাবনা এবং সহযোগিতার সুবিধা সম্পর্কে জানানোর একটি আরও কার্যকর উপায়। দক্ষ ব্রিফিং একটি ইতিবাচক প্রথম ছাপ তৈরি করে, অনুকূলভাবে নতুনত্ব উপস্থাপন করে, প্রবণতা হাইলাইট করে এবং আপনাকে মাত্র কয়েক ঘন্টা আগে ঘটে যাওয়া ইভেন্টগুলিতে দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে দেয়৷

এই ঘটনার সারমর্মটি এর মূলে থাকা ইংরেজি শব্দ সংক্ষিপ্ত (সংক্ষিপ্ত, সংক্ষিপ্ত) দ্বারা স্পষ্টভাবে বর্ণনা করা হয়েছে। জনসংযোগের অনুশীলনে, এর অর্থ হল একটি ব্রিফিংয়ের সর্বাধিক সময়কাল 30 মিনিটের বেশি হতে পারে না। এমনও সফল ব্যক্তিরা রয়েছে যা এক ঘন্টার এক চতুর্থাংশের মধ্যে ফিট হয়ে যায়, তবে এই ক্ষেত্রে তাদের এই ক্ষেত্রে উল্লেখযোগ্য অভিজ্ঞতা সহ একজন প্রকৃত PR পেশাদার দ্বারা পরিচালিত হওয়া উচিত।

অত্যন্ত স্বল্প সময় আপনাকে একটি বিশেষভাবে অভিযোজিত রুম ছাড়াই করতে দেয়, যা আপনাকে আক্ষরিক অর্থে একটি ইভেন্ট আয়োজন করতে দেয় "এর সাথেচাকা", "উড়তে থাকা", শুধুমাত্র স্পিকার এবং সাংবাদিকদের জন্য দাঁড়ানোর জায়গা প্রদান করে। অতএব, একটি প্রশাসনিক ভবন, হোটেল বা বিমানবন্দরের প্রায় যেকোনো লবিতে একটি ব্রিফিং সম্ভব। একই সময়ে, মিনারেল ওয়াটার, কফি, স্যান্ডউইচ ইত্যাদি পরিবেশন করা হয় না।

একটি ব্রিফিংকে এক ধরনের PR-অ্যাকশনে পরিণত করতে যা সমাজের দৃষ্টি আকর্ষণ করে, আপনাকে অবশ্যই সর্বপ্রথম কঠোরভাবে মেনে চলতে হবে সাধারণভাবে স্বীকৃত আচরণের পরিকল্পনা। অত্যন্ত আঁটসাঁট টাইমলাইনের কারণে, ব্রিফিং প্রোগ্রাম বাধ্যতামূলক প্রেস কনফারেন্সের উপস্থাপনা এড়িয়ে যায় এবং একটি সংক্ষিপ্ত তথ্যমূলক বিবৃতিতে বক্তাদের দ্বারা উপস্থাপিত হিসাবে সরাসরি বিষয়টির কেন্দ্রবিন্দুতে চলে যায়।

বিবৃতিটির পাঠ্যটি আগে থেকেই প্রস্তুত করা হয়েছে, অবশ্যই আগে থেকে কাজ করতে হবে এবং পালিশ করতে হবে। এর লক্ষ্য হল তথ্য বা অবস্থানকে এত স্পষ্টভাবে প্রকাশ করা যে এটি মিডিয়াতে ভুলভাবে উপস্থাপন করা বা টুইস্ট করা যাবে না। বিবৃতিটি সাংবাদিকদের জন্য সংক্ষিপ্ত এবং বোধগম্য হওয়া উচিত যাতে তারা স্পষ্টীকরণমূলক প্রশ্নগুলি অনুসরণ না করে যা ব্রিফিংকে জটিল করে তোলে৷

তার সময় দুটি অসম অংশে বিভক্ত। প্রায় এক তৃতীয়াংশ সময় একটি বিবৃতি বা তথ্য বার্তার জন্য উৎসর্গ করা হয়। বাকি দুই-তৃতীয়াংশ হল ব্লিটজ: সাংবাদিকরা সংক্ষিপ্ত প্রশ্ন করে এবং একই সংক্ষিপ্ত, কিন্তু তথ্য সমৃদ্ধ উত্তর পায়। একই সাথে, বক্তাদের উপস্থিত হওয়া অত্যন্ত কাম্য যে কোনো প্রশ্নের দ্রুত এবং স্পষ্ট প্রতিক্রিয়া এবং পর্যাপ্ত উত্তর দেওয়ার ক্ষমতা আছে।

ব্রিফিং সফল হওয়ার জন্য, এর উপস্থাপকসর্বদা পরিস্থিতি পরিচালনা করতে হবে এবং সার্ফারের মতো "তরঙ্গ রাখুন"। তার কাজ হল স্পিকার দ্বারা তথ্যের সর্বাধিক উপস্থাপনা নিশ্চিত করা এবং একই সাথে কঠোরভাবে সময়সীমা পালন করা যাতে ঘটনাটি সংবাদ সম্মেলনে পরিণত না হয়।

জনসংযোগের সাথে পরিচালকদের দ্বারা দক্ষ এবং সময়োপযোগী প্রস্তুতিমূলক কাজ ব্যতীত একটি ব্রিফিং পরিচালনা করা কল্পনাতীত। এতে ইভেন্টের স্থান এবং সময় সম্পর্কে মিডিয়াকে অবহিত করা, এর মূল লাইনের রূপরেখা, মূল বিষয়গুলি স্পষ্ট করা, বক্তৃতার ক্রম পরিকল্পনা করা অন্তর্ভুক্ত। ব্রিফিং শুরু করার আগে, এটির জন্য জায়গাটি কতটা প্রস্তুত এবং অডিও এবং ভিডিও সরঞ্জামগুলি কার্যকরী ক্রমে রয়েছে কিনা তা আবার একবার পরীক্ষা করা দরকার। সম্ভব হলে অনুষ্ঠানস্থল থেকে বিভ্রান্তিকর শব্দ এবং আলোর প্রভাবের উৎসগুলো সরিয়ে ফেলার পরামর্শ দেওয়া হয়।

আগেই উপকরণের একটি প্যাকেজ প্রস্তুত করা প্রয়োজন, যাতে ব্রিফিংয়ের বিষয় ব্যক্তিগত মতামত এবং উদ্ধৃতি ছাড়াই একটি বিমূর্ত বা বিমূর্ত আকারে উপস্থাপন করা হয়।