কীভাবে একটি অগ্রিম প্রতিবেদন আঁকবেন? প্যাটার্ন এবং নিয়ম

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

ব্যয় প্রতিবেদন অ্যাকাউন্টিং কর্মপ্রবাহের প্রাথমিক নথি। এর মূল উদ্দেশ্য হল দায়বদ্ধ ব্যক্তির দ্বারা ব্যয় করা পরিমাণ নিশ্চিত করা।

দ্বিপাক্ষিক ইউনিফাইড ফর্ম নং. AO-1 - যে কোনো ধরনের মালিকানার প্রতিটি আইনি সত্তার জন্য একটি একক ফর্ম। একমাত্র ব্যতিক্রম হল রাষ্ট্রীয় কর্মচারী যারা 2002 সাল থেকে একটি বিশেষ ফর্ম "0504049" ব্যবহার করছেন।

একটি ব্যয় প্রতিবেদন হল প্রত্যেক কর্মচারীর দায়িত্ব যারা ব্যবসায়িক ভ্রমণ বা যেকোন সামগ্রী বা পণ্য (যেমন অফিস সরবরাহ বা খাবার) কেনার জন্য তহবিল গ্রহণ করেন।

ভ্রমণকারীর ব্যয়ের প্রতিবেদন

যদি একজন কর্মীকে অন্য শহরে কোনো কাজ করার জন্য কোনো প্রতিষ্ঠানের মাধ্যমে পাঠানো হয় তাহলে কীভাবে সঠিকভাবে একটি অগ্রিম প্রতিবেদন তৈরি করবেন?

একটি ব্যবসায়িক ট্রিপ হল কোম্পানির অবস্থানের বাইরে তাদের কাজের দায়িত্ব পালন করার জন্য একজন কর্মচারীর একটি ট্রিপ। এটি কখনই ব্যয় ছাড়া হয় না, যা বর্তমানের সাথে কর্মচারীকে ক্ষতিপূরণের সাপেক্ষেআইন।

ভ্রমণ ব্যয়ের মধ্যে রয়েছে:

• রাউন্ড ট্রিপ, তবে শুধুমাত্র যদি কর্মীর টিকিট থাকে।
• ভাড়ার আবাসন (চেক বা রসিদ প্রয়োজন)।
• অতিরিক্ত খরচ প্রতিদিন প্রতি অন্তর্ভুক্ত।
• টেলিফোন কল, মেইল, কারেন্সি এক্সচেঞ্জ, ট্রানজিট এবং কমিশন ফি, লাগেজের টিকিট এবং অন্য কোনো ইভেন্ট, যা ছাড়া ভ্রমণের মূল উদ্দেশ্য অর্জিত হবে না।

উপরের সমস্ত খরচ অবশ্যই নথিভুক্ত করতে হবে। যদি আমরা দৈনিক ভাতা সম্পর্কে কথা বলি, তবে তাদের আকার সাধারণত প্রতিটি এন্টারপ্রাইজ দ্বারা জারি করা ব্যবসায়িক ভ্রমণের ক্রম বা অবস্থানে নির্দিষ্ট করা হয়। কর্মচারী কোথায় গিয়েছিলেন তার উপর নির্ভর করে পরিমাণ ভিন্ন হতে পারে: অঞ্চলের মধ্যে, রাশিয়ান ফেডারেশনের অন্য বিষয় বা বিদেশে।

আইনটি সর্বাধিক দৈনিক ভাতা স্থাপন করে না, তবে যদি দেশের মধ্যে তাদের মূল্য 700 রুবেল ছাড়িয়ে যায় এবং এর বাইরে - 2500 রুবেল, তবে তাদের ব্যক্তিগত আয়করের অধীন হওয়া উচিত। ব্যবসায়িক ট্রিপ থেকে ফিরে আসার পরে কীভাবে সঠিকভাবে একটি অগ্রিম প্রতিবেদন তৈরি করা যায় তা নিয়ে সমস্যা হওয়া উচিত নয়। নথি সরবরাহের সময়সীমা - আগমনের তারিখ থেকে তিন দিনের বেশি নয়। যদি দায়বদ্ধ পরিমাণটি সম্পূর্ণরূপে ব্যয় করা না হয়, তবে পার্থক্যটি অবশ্যই একটি আগত নগদ আদেশের মাধ্যমে ক্যাশিয়ারের কাছে ফেরত দিতে হবে, এবং যদি বিপরীতে, একটি ওভাররান হয়ে থাকে, তবে কর্মচারীকে বহির্গামী নগদ ব্যবহার করে সবকিছুর জন্য ক্ষতিপূরণ দেওয়া হয়। অর্ডার।

একটি ভুল অগ্রিম প্রতিবেদনের পরিণতি কী?

একটি অগ্রিম প্রতিবেদন সঠিকভাবে আঁকুনকর্মচারীকে অবশ্যই তিন দিনের মধ্যে ব্যবসায়িক সফরে যেতে হবে, অন্যথায় তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষ এই পরিমাণকে আয় হিসাবে বিবেচনা করতে পারে, যার উপর ব্যক্তিগত আয়কর এবং বীমা প্রিমিয়াম অবশ্যই জমা করতে হবে।

যাইহোক, 03 জুলাই, 2016-এর আইন নং 290-FZ-এর নতুন সংস্করণ গ্রহণের ফলে কিছু সামঞ্জস্য রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, একটি অনুপযুক্ত চেক প্রদানের জন্য গুরুতর জরিমানা। ভ্রমণের খরচ মেটানোর জন্য আন্তর্জাতিক মানের ভিসা এবং মাস্টারকার্ড মেনে চলা বিশেষ ব্যাঙ্ক কার্ডগুলি ব্যবহার শুরু করারও পরিকল্পনা করা হয়েছে৷

সাধারণ নিয়ম

কীভাবে একটি অগ্রিম প্রতিবেদন আঁকবেন? আপনাকে কেবল নিম্নলিখিত প্রতিটি পয়েন্ট অনুসরণ করতে হবে:

1. এই মুহূর্ত থেকে তিন কার্যদিবসের মধ্যে প্রতিবেদনটি তৈরি করতে হবে:

• ফান্ড ইস্যু করার আবেদনে কর্মচারীদের দ্বারা নির্দেশিত সময়সীমা শেষ হয়ে গেছে;
• একজন কর্মচারী কাজ করতে যান যদি সেই মেয়াদের মেয়াদ শেষ হয়ে যায় যার জন্য অর্থ জারি করা হয়েছিল ছুটিতে বা অসুস্থতার কারণে;
• কর্মচারী ব্যবসায়িক ট্রিপ থেকে ফিরে এসেছে।

2. একটি প্রতিবেদন তৈরি করতে, ইউনিফাইড ফর্ম নং AO-1 বা এন্টারপ্রাইজ দ্বারা গৃহীত ফর্ম ব্যবহার করুন৷

৩. একজন কর্মচারী, একজন হিসাবরক্ষকের সাথে যিনি সঠিকভাবে অগ্রিম রিপোর্ট আঁকতে জানেন (ব্যবহৃত প্রোগ্রামে একটি উদাহরণ স্পষ্টভাবে উপলব্ধ), নথিটি পূরণ করতে হবে।

৪. রিপোর্টিং পেপার অনুমোদনের জন্য ম্যানেজার দায়ী৷

৫. যেকোনো অগ্রিম নথির সাথে অবশ্যই চেক, চালান,টিকিট এবং অন্যান্য কাগজপত্র যা নিশ্চিত করে যে ব্যক্তি প্রকৃতপক্ষে দায়বদ্ধ তহবিল ব্যয় করেছে।

অর্ডার পূরণ করা

কীভাবে একটি অগ্রিম প্রতিবেদন তৈরি করবেন?

প্রথম বা সামনের অংশ অবশ্যই একজন হিসাবরক্ষক দ্বারা সম্পন্ন করতে হবে। নথির বিশদ বিবরণ (নম্বর এবং তারিখ), এন্টারপ্রাইজ এবং দায়বদ্ধ ব্যক্তিদের সম্পর্কে তথ্য, জারি করা অগ্রিম অর্থপ্রদানের পরিমাণ, সারসংক্ষেপ তথ্য: তহবিল ব্যয় এবং অ্যাকাউন্টিং অ্যাকাউন্টগুলি উল্লেখ না করে করা অসম্ভব, যার ভিত্তিতে কেউ করতে পারে আন্দোলনের বিচার করুন এবং বাতিল করুন। উপরন্তু, একটি অতিরিক্ত খরচ বা ফেরত অব্যবহৃত অগ্রিম এখানে নির্দেশ করা উচিত।

দ্বিতীয় অংশটি একটি টিয়ার-অফ রসিদ যা বলে যে অগ্রিম প্রতিবেদন যাচাইয়ের জন্য গৃহীত হয়েছে। পূরণ করার পরে, হিসাবরক্ষককে অবশ্যই এটি কেটে ফেলতে হবে এবং দায়বদ্ধ কর্মচারীকে দিতে হবে।

তৃতীয় অংশ (ফর্ম AO-1 এর পিছনের দিক) সম্মিলিতভাবে সম্পূর্ণ করতে হবে। দায়বদ্ধ কর্মচারীর কাজটি বিশদ প্রতিফলিত করা এবং অগ্রিম প্রতিবেদনের জন্য প্রতিটি সঠিকভাবে সম্পাদিত বিক্রয় রসিদ সংযুক্ত করা। হিসাবরক্ষককে পরিমাণ এবং অ্যাকাউন্টটি পূরণ করতে হবে, যা ব্যয় করা অর্থ প্রতিফলিত করবে।

নথিতে কর্মচারী, হিসাবরক্ষক এবং প্রধান হিসাবরক্ষকের স্বাক্ষর থাকতে হবে। তার পরেই এটি প্রধানের দ্বারা অনুমোদিত হতে পারে।

যৌক্তিক অতিরিক্ত ব্যয়

ব্যয় প্রতিবেদনে অতিরিক্ত খরচ কিভাবে ফাইল করবেন? প্রথমে আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে এটি ন্যায়সঙ্গত:

• ব্যয় বেশিকর্তৃপক্ষের পক্ষ থেকে কাজটি সম্পূর্ণ করার জন্য বরাদ্দ করা প্রয়োজন ছিল;
• কর্মচারীর কাছে সহায়ক কাগজপত্র রয়েছে৷

যদি অন্তত একটি শর্ত পূরণ না হয়, তাহলে টাকার পরিমাণ ফেরতযোগ্য হবে না।

চেকআউটে অতিরিক্ত খরচের ক্ষতিপূরণের পদ্ধতি

অতিরিক্ত ব্যয়ের ক্ষেত্রে, হিসাবরক্ষক প্রশ্নের মুখোমুখি হন: কীভাবে একটি ব্যয় প্রতিবেদন সঠিকভাবে আঁকতে হয়। একটি অ্যাকাউন্ট নগদ পরোয়ানা ফর্ম নং KO-2 এর একটি নমুনা সহজেই ইন্টারনেটের বিশাল বিস্তৃতিতে পাওয়া যাবে। এই নথির বিশদ বিবরণ অবশ্যই প্রতিবেদনে নির্দেশ করতে হবে - লাইন "নগদ আদেশ দ্বারা জারি করা ওভাররান"।

একজন কর্মচারীর অতিরিক্ত ব্যয় করা তহবিলের ক্ষতিপূরণের মেয়াদ আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত নয়। অতএব, যদি হিসাবরক্ষক অগ্রিম রিপোর্টে ইস্যু অর্ডার সম্পর্কে অবিলম্বে তথ্য নির্দেশ না করেন, তাহলে এর জন্য কোনো জরিমানা লাগবে না।

বেতনের কার্ডে অতিরিক্ত খরচ করার জন্য ক্ষতিপূরণের শর্ত

বর্তমানে, প্রায় সব প্রতিষ্ঠানই একটি ব্যাঙ্ক কার্ডে কর্মচারীদের বেতন স্থানান্তর করে। ব্যয় রিপোর্ট অনুযায়ী অতিরিক্ত ব্যয় করা পরিমাণ কি একইভাবে কর্মচারীকে ফেরত দেওয়া সম্ভব?

আইনটির স্পষ্ট উত্তর নেই। দস্তাবেজটি নিজেই অতিরিক্ত ব্যয় করা অ্যাকাউন্টেবল পরিমাণের প্রতিদানের শুধুমাত্র একটি ফর্মের পরামর্শ দেয় - নগদ৷

রাশিয়ার কেন্দ্রীয় ব্যাংক 2006 সালে তার চিঠি নং 36-3/2408-এ একই মতামত প্রকাশ করেছিল। একই সময়ে, তার চিঠি, কিন্তু তারিখ 24 ডিসেম্বর, 2008 নং 14-27/513, প্রশ্ন সম্পর্কে তথ্য রয়েছে: অর্থ প্রদানের জন্য একটি ব্যাঙ্ক কার্ড ব্যবহার করা কি সম্ভব?জবাবদিহির পরিমাণ কেন্দ্রীয় ব্যাংকের যোগ্যতার মধ্যে নেই। এই ক্ষেত্রে নেটওয়ার্ক এন্টারপ্রাইজের স্বাধীনভাবে তার সমস্যাগুলি মোকাবেলা করা উচিত। এবং যাতে নিয়ন্ত্রণকারী সংস্থার কাছে অপ্রয়োজনীয় প্রশ্ন না থাকে, ক্যাশ ডেস্ক ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

একজন কর্মচারীর ব্যক্তিগত অর্থ কীভাবে ক্ষতিপূরণ দেবেন?

কোন প্রতিষ্ঠানের একজন কর্মচারী নিজেই নিজের খরচে প্রয়োজনীয় জিনিসপত্র (কাজ, পরিষেবা) কিনতে যেতে পারেন। এই ক্ষেত্রে, একটি অগ্রিম রিপোর্ট পূরণ করার প্রয়োজন নেই। উপরের ধাপগুলো কিভাবে সাজাতে হয়?

ক্রয় নিশ্চিত করার জন্য একটি আবেদন এবং নথিপত্র (নগদ রসিদ, চালান, কঠোর রিপোর্টিং ফর্ম, ভ্রমণ নথি, ইত্যাদি) যথেষ্ট হবে।

1С এ অগ্রিম প্রতিবেদন জারি করা

প্রতিটি হিসাবরক্ষককে ব্যয় প্রতিবেদনের মতো একটি নথির সাথে পরিচিত হওয়া উচিত। কিভাবে 1C মধ্যে ব্যবস্থা? প্রোগ্রামে নথির অবস্থান হল "ব্যাঙ্ক এবং নগদ ডেস্ক" বিভাগ৷

নির্মিত উইন্ডোতে, আপনাকে প্রথমে সংস্থা এবং দায়বদ্ধ ব্যক্তিদের সম্পর্কে তথ্য উল্লেখ করতে হবে। "যোগ করুন" বোতামটি একটি টেবিল উপলব্ধ করবে যেখানে আপনাকে জারি করা তহবিল সম্পর্কে সমস্ত তথ্য প্রতিফলিত করতে হবে৷

আগে তিন ধরনের পেমেন্ট আছে:

• অর্থের নথি। এটি বিমান ও রেলের টিকিট, ভাউচার, ডাকটিকিট ইত্যাদি বিবেচনা করে।
• নগদ। নথির মূল উদ্দেশ্য হল নগদ টাকা বন্ধ করা।
• সেটেলমেন্ট অ্যাকাউন্ট। বন্দোবস্ত থেকে নগদ-বহির্ভূত পরিমাণের রাইট-অফ বিবেচনায় নেওয়ার জন্য নথিটি প্রয়োজনীয়কোম্পানির হিসাব।

নগদ উত্তোলনের তথ্য তৈরি করতে, আপনাকে একটি নতুন বহির্গামী নগদ অর্ডার তৈরি করে শুরু করতে হবে। পূরণ করার পরে, নথিটি মুদ্রিত করা উচিত এবং জবাবদিহিকারী ব্যক্তির কাছে হস্তান্তর করা উচিত, যাতে পরবর্তীটি তহবিল এবং লক্ষণ প্রাপ্তির পরে লাইনটি পূরণ করে। তবেই আপনি নথি সংরক্ষণ এবং পোস্ট করতে পারবেন।

নগদ রসিদের সারণী বিভাগে, জবাবদিহিকারী ব্যক্তির দ্বারা ক্রয়কৃত পণ্য এবং উপকরণ সম্পর্কে তথ্য নির্দেশ করা উচিত। যদি পণ্য ক্রয়ের সাথে একটি চালান ইস্যু করা হয়, তাহলে SF পতাকা লাগাতে হবে, সরবরাহকারী নির্বাচন করতে হবে এবং তার বিবরণ পূরণ করতে হবে।

"ফেরতযোগ্য প্যাকেজিং" বিভাগে সেই প্যাকেজিং সম্পর্কে তথ্য পূরণ করতে হবে যেটির জন্য সরবরাহকারী অপেক্ষা করছে৷

"পেমেন্ট" বিভাগটি পূর্বে কেনা পণ্যের জন্য সরবরাহকারীকে প্রদত্ত পরিমাণ রেকর্ড করে। অগ্রিম অর্থপ্রদান D 60.02 K 71.01 পোস্টে প্রতিফলিত হয়।

“অন্যান্য” ট্যাবটি একজন দায়বদ্ধ ব্যক্তির অন্যান্য খরচ (ব্যবসায়িক ভ্রমণ, ভ্রমণ, জ্বালানি খরচ ইত্যাদি) হিসাব করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।