ইনভেন্টরি বাধ্যতামূলক: কেস, অর্ডার, সময়

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

ইনভেন্টরিটি এন্টারপ্রাইজের অফিসিয়াল নথিতে উপলব্ধ সেই মানগুলির সাথে কোম্পানির বিদ্যমান মান, পণ্য, অর্থ বা স্থায়ী সম্পদের সমন্বয় করার জন্য একটি বিশেষ পদ্ধতি দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা হয়। এটি বাধ্যতামূলক ভিত্তিতে বা কোম্পানির ব্যবস্থাপনার উদ্যোগে করা যেতে পারে। একটি ইনভেন্টরি পরিচালনা করা কিছু কোম্পানির জন্য বাধ্যতামূলক, এবং এই প্রক্রিয়াটি অগত্যা প্রতি বছর সমস্ত সংস্থাগুলিতে করা হয়৷ এই পদ্ধতির মূল উদ্দেশ্য হল বিভিন্ন অসঙ্গতি এবং ঘাটতি চিহ্নিত করা। অনেক সংস্থা এই প্রক্রিয়াটির মূল্য উপলব্ধি করে না, তাই এটি শুধুমাত্র একটি আনুষ্ঠানিকতা হিসাবে ব্যবহৃত হয়। যদিও আপনি যদি সঠিকভাবে ইনভেন্টরির কাছে যান, তবে এর সাহায্যে আপনি সমস্ত ঘাটতি বা উদ্বৃত্ত শনাক্ত করতে পারবেন।

প্রক্রিয়াটির উদ্দেশ্য

অনেক উচ্চাকাঙ্ক্ষী উদ্যোক্তারা একটি ইনভেন্টরি পরিচালনা করা প্রয়োজন কিনা এবং এই প্রক্রিয়ার মাধ্যমে কী লক্ষ্য অর্জন করা যেতে পারে তা নিয়ে ভাবেন৷ পদ্ধতিটি বস্তুগত সম্পদ এবং তহবিলের একটি পদ্ধতিগত অ্যাকাউন্টিং দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা হয়, যার জন্য বাস্তবের তুলনাসরকারী নথি থেকে তথ্য সহ সূচক।

ইনভেন্টরির মূল উদ্দেশ্য হল অসঙ্গতি চিহ্নিত করা। তারা বিভিন্ন কারণে উপস্থিত হতে পারে:

• মানগুলি প্রাকৃতিক কারণগুলির দ্বারা প্রভাবিত হয়, তাই এর মধ্যে রয়েছে সংকোচন, অনুপযুক্ত স্টোরেজের কারণে অবনতি, বাষ্পীভবন বা পণ্য পরিবহনের সময় ঘটে যাওয়া ক্ষতি;
• কোম্পানীর কর্মচারীদের পক্ষ থেকে বেআইনি ক্রিয়াকলাপ, উদাহরণস্বরূপ, ভুল পরিমাপ নেওয়া, বডি কিট বা এমনকি মূল্যবান জিনিসপত্র চুরি করা;
• সমস্যা যা অ্যাকাউন্টিংয়ের সময় উপস্থিত হয়, তাই, ইনভেন্টরির পরে, নথিতে বিভিন্ন ত্রুটি, সংশোধন, ভুল, টাইপো বা অন্যান্য অস্পষ্টতা প্রায়শই সনাক্ত করা হয়।

এর উপর ভিত্তি করে, একটি পদ্ধতিগত অডিট যেকোন কোম্পানির ব্যবস্থাপককে সময়মত বিভিন্ন লঙ্ঘন এবং সমস্যা চিহ্নিত করতে দেয়৷

যাচাইকরণ ফাংশন

পণ্যের একটি তালিকা পরিচালনা করার জন্য অগত্যা পদ্ধতির বিভিন্ন ফাংশন ব্যবহার করা জড়িত:

1. যে শর্তে বিভিন্ন পণ্য সংরক্ষণ করা হয় তা বস্তুনিষ্ঠভাবে মূল্যায়ন করা হয় এবং এই ধরনের মূল্যায়ন উদ্দেশ্যমূলক।
2. এটি নির্ধারণ করা হয় যে কোম্পানির বিভিন্ন নথির রক্ষণাবেক্ষণ কতটা সঠিকভাবে এবং দক্ষতার সাথে করা হয়৷
3. কোম্পানির গুদাম ব্যবস্থাপনার বৈশিষ্ট্যগুলিকে প্রতিফলিত করে৷
4. অ্যাকাউন্টিংয়ের সম্পূর্ণতা এবং সঠিকতা মূল্যায়ন করা হয়৷
5. নিযুক্ত বিশেষজ্ঞদের দ্বারা বিভিন্ন অপব্যবহার এবং লঙ্ঘন প্রতিরোধ মঞ্জুর করা হয়৷

এমন অসংখ্য ফাংশনের কারণে হোল্ডিংযে কোনো কোম্পানিতে ইনভেন্টরি একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়া হিসেবে বিবেচিত হয়।

আবশ্যিক তালিকার সংখ্যা

কিছু কোম্পানিকে আইনি প্রয়োজনীয়তার উপর ভিত্তি করে ব্যর্থ না হয়ে পদ্ধতিটি সম্পাদন করতে হবে। কোন ক্ষেত্রে একটি ইনভেন্টরি বাধ্যতামূলক তার তথ্য নিম্নলিখিত প্রবিধানে রয়েছে:

• ফেডারেল আইন নং 402 “অন অ্যাকাউন্টিং”;
• অর্থ মন্ত্রণালয়ের আদেশ নং 49 দ্বারা অনুমোদিত নির্দেশিকায়।

নিশ্চিতভাবে নিম্নলিখিত পরিস্থিতিতে পরীক্ষা করা হয়:

• সম্পত্তি ভাড়া দেওয়ার সময়;
• কোম্পানীর মালিকানাধীন সম্পদ বিক্রি বা কেনা ফেরত;
• একটি রাষ্ট্র বা পৌর উদ্যোগের রূপান্তর;
• বার্ষিক হিসাব গঠনের আগে;
• যখন কোম্পানিতে একজন নতুন আর্থিকভাবে দায়িত্বশীল ব্যক্তি নিয়োগ করা হয়;
• যখন মূল্যবান জিনিসপত্রের ক্ষতি বা সম্পত্তি চুরি ধরা পড়ে;
• প্রাকৃতিক দুর্যোগ বা অন্যান্য জরুরি অবস্থার পরে;
• যখন কোম্পানি পুনর্গঠিত হয়;
• সংস্থার অবসানের আগে;
• আইন দ্বারা প্রদত্ত অন্যান্য পরিস্থিতিতে৷

বার্ষিক প্রতিবেদন প্রস্তুত করার আগে ইনভেন্টরি বাধ্যতামূলক। এই ধরনের একটি প্রক্রিয়া শুধুমাত্র আইনের প্রয়োজনীয়তাগুলিকে বিবেচনায় নেওয়ার অনুমতি দেয় না, তবে অ্যাকাউন্টিং কাগজপত্রে বিভিন্ন ত্রুটি বা ঘাটতি রোধ করতে পারে। সাধারণত, ক্যালেন্ডার বছর শেষ হওয়ার আগে কোম্পানিগুলি বার্ষিক একটি পর্যালোচনা করে৷

স্থায়ী সম্পদের ইনভেন্টরি প্রতি তিন বছরে সঞ্চালিত হয়। প্রতিটি ব্যবস্থাপকের বাধ্যতামূলক তালিকার সমস্ত ক্ষেত্রে জানা উচিত।অতিরিক্তভাবে, নির্দিষ্ট নিয়োগপ্রাপ্ত বিশেষজ্ঞদের কাজের সততা নিয়ে সন্দেহ থাকলে তিনি স্বাধীনভাবে একটি পরিদর্শন নিয়োগ করতে পারেন৷

প্রসেস অর্ডার কিভাবে প্রতিষ্ঠিত হয়

একটি ইনভেন্টরি বহন করার জন্য নির্দেশিকাগুলিতে থাকা প্রয়োজনীয়তাগুলিকে অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া জড়িত৷ কোম্পানির সরাসরি পরিচালকদের দ্বারা অসংখ্য সূক্ষ্মতা নির্ধারণ করা হয়। এর জন্য, গঠনমূলক নথিপত্রে নিয়মগুলি স্থির করা হয়েছে।

কোম্পানীর পরিচালক কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় চিহ্নিত করতে পারেন:

• যখন একটি প্রক্রিয়ার প্রয়োজন হয়;
• বছরে কতবার ইনভেন্টরি করা যায়;
• কী সময়ে প্রক্রিয়াটি সম্পাদিত হয়;
• এটি কতক্ষণ স্থায়ী হয়;
• কোন সম্পদ পরীক্ষা করা নিশ্চিত;
• যিনি ইনভেন্টরি কমিটির সদস্য বা চেয়ারম্যান।

এই সমস্ত প্রশ্নের উত্তর প্রতিষ্ঠার ডকুমেন্টেশনে স্থির করা হয়েছে। আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তিদের পরিবর্তন করার সময় একটি তালিকা পরিচালনা করা বাধ্যতামূলক। এই ধরনের পরিস্থিতিতে, একজন নতুন নিয়োগ করা বিশেষজ্ঞ নিশ্চিত হতে পারেন যে তার পূর্বসূরির অধীনে যে ঘাটতি দেখা দিয়েছে তা তার কাছে হস্তান্তর করা হবে না।

কী পরীক্ষা করা হচ্ছে?

বিভিন্ন সম্পত্তির সাথে সম্পর্কিত ইনভেন্টরি করা যেতে পারে, তাই নগদ, স্থায়ী সম্পদ, উপকরণ বা অন্যান্য আইটেমের যাচাই হাইলাইট করা হয়। প্রক্রিয়া চলাকালীন, কোম্পানি এবং এর উপবিভাগের সমস্ত সম্পদ এবং দায় মূল্যায়ন করা হয়। নিম্নলিখিত উপাদানগুলি যাচাই সাপেক্ষে:

• স্থির সম্পদব্যবসা পরিচালনা করত ফার্ম;
• কোম্পানির অক্ষয় সম্পদ;
• বিভিন্ন আর্থিক বিনিয়োগ;
• পণ্য এবং উপকরণ;
• কাজ চলছে;
• অ্যাকাউন্টে এবং হাতে টাকা;
• সিকিউরিটিজ এবং এসএসও;
• প্রতিপক্ষ, ক্রেতা, ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিস, বিভিন্ন তহবিল এবং অন্যান্য দেনাদার বা পাওনাদারদের সাথে নিষ্পত্তি;
• রিজার্ভ;
• এন্টারপ্রাইজের সম্পদ এবং দায়।

কখন উপকরণের একটি তালিকা প্রয়োজন? এই ধরনের চেক করা হয় যখন সন্দেহ করা হয় যে কোম্পানিতে নিয়োগ করা বিশেষজ্ঞরা তাদের ক্ষমতার অপব্যবহার করছেন, তাই চুরি বা ঘাটতি ধরা পড়ে।

যাচাই শুধুমাত্র কোম্পানির মালিকানাধীন সম্পত্তি নয়, মূল্যবান জিনিসপত্রের ক্ষেত্রেও যা অফ-ব্যালেন্স অ্যাকাউন্টে অবস্থিত। এন্টারপ্রাইজের তাদের মালিকানার অধিকার নেই, তবে তারা একটি লিজ চুক্তি বা অন্যান্য চুক্তির ভিত্তিতে কাজের প্রক্রিয়ায় ব্যবহার করা হয়৷

প্রসেস ধাপ

সম্পত্তির একটি তালিকা পরিচালনা করার জন্য অগত্যা অনুক্রমিক ক্রিয়াগুলির বাস্তবায়ন জড়িত। অতএব, প্রক্রিয়াটি ধাপে ভাগ করা হয়েছে:

1. একটি তালিকার প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে প্রধান দ্বারা একটি আদেশ জারি করা হয়।
2. একটি ইনভেন্টরি কমিশন আহ্বান করা হচ্ছে, এবং এতে এমন বিশেষজ্ঞদের অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যারা নিরীক্ষার ফলাফলে আগ্রহী নন।
3. যে সময় প্রক্রিয়াটি সম্পাদিত হবে তা নির্ধারণ করুন।
4. মূল্যায়ন করা সম্পত্তি নির্বাচন করা হয়েছে।
5. উপাদানকোম্পানির দায়িত্বশীল ব্যক্তিরা নিয়োগকর্তাকে রসিদ দেন।
6. প্রতিটি আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তির জন্য তৈরি কোম্পানির মূল্যবোধের ইনভেন্টরি মুদ্রণ করুন।
7. একটি সরাসরি চেক করা হয়, যার মধ্যে রয়েছে ওজন করা, নথি থেকে প্রাপ্ত ডেটা, পরিমাপ, গণনা এবং অন্যান্য অনুরূপ ক্রিয়াগুলির সাথে প্রকৃত পরিমাণের তুলনা করা।
8. ইনভেন্টরি তালিকা থেকে পাওয়া তথ্যকে অ্যাকাউন্টিং নথিতে উপলব্ধ তথ্যের সাথে তুলনা করা হয়, যা যেকোনো অসঙ্গতি সনাক্ত করা সম্ভব করে
9. তুলনা বিবৃতি তৈরি করা হচ্ছে, যার সাহায্যে অমিলের কারণগুলি চিহ্নিত করা সম্ভব৷
10. চেকের ফলাফল তৈরি করা হচ্ছে, যার জন্য একটি উপযুক্ত আইন তৈরি করা হচ্ছে।
11. যদি ঘাটতি এবং অন্যান্য সমস্যা চিহ্নিত করা হয়, তাহলে কোম্পানিতে তদন্ত করা হয়, যার উদ্দেশ্য অপরাধীদের চিহ্নিত করা।
12. শনাক্ত লঙ্ঘনকারীরা প্রশাসনিক বা ফৌজদারি দায়বদ্ধতার বিষয়, লঙ্ঘনের বৈশিষ্ট্যের উপর নির্ভর করে।

ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিসে বার্ষিক প্রতিবেদনগুলি তাত্ক্ষণিক প্রস্তুতি, স্বাক্ষর এবং জমা দেওয়ার আগে ইনভেন্টরিটি সম্পূর্ণ করা প্রয়োজন৷ ইনভেন্টরি পদ্ধতি অগত্যা একটি বিশেষ প্রতিবেদনের সাথে শেষ হয়৷

রিপোর্টের নিয়ম

চেকের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে একটি প্রতিবেদন তৈরি করা হয়। এতে নিম্নলিখিত তথ্য রয়েছে:

• ইনভেন্টরি তারিখ;
• ইনভেন্টরি কমিশনের সদস্যদের উপর ডেটা;
• পিরিয়ড যে সময়ে পদ্ধতিটি সম্পাদিত হয়েছিল;
• কোম্পানির যাচাইযোগ্য সম্পত্তি;
• শনাক্ত সমস্যা এবং ঘাটতি;
• সমস্ত পরিদর্শকের স্বাক্ষর।

যদিও বার্ষিক হিসাব প্রস্তুত করার আগে ইনভেন্টরির প্রয়োজন হয়, যেকোন কোম্পানির নির্বাহী সঠিক কারণ ছাড়াই প্রক্রিয়াটি শুরু করতে পারেন। এটি করার জন্য, একটি উপযুক্ত আদেশ জারি করা হয়, যার পরে এন্টারপ্রাইজের কর্মচারীদের পদ্ধতিটি অনুসরণ করতে হবে।

ইনভেন্টরি কমিশনের দায়িত্ব

আইন দ্বারা ইনভেন্টরি প্রয়োজন, তাই প্রতিটি কোম্পানিকে অবশ্যই একটি বিশেষ সংস্থা তৈরি করতে হবে যা চেকিং এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য দায়ী৷ একে বলা হয় লিকুইডেশন কমিশন। তার কিছু দায়িত্ব আছে:

• এন্টারপ্রাইজের সম্পত্তি সংরক্ষণের লক্ষ্যে বিভিন্ন প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থার প্রয়োগ;
• সম্পদ মান সংরক্ষণ বা ক্ষতি সংক্রান্ত বিভিন্ন বিরোধে অংশগ্রহণ;
• কোম্পানীর সম্পত্তি সম্পর্কিত বিভিন্ন নথি প্রস্তুত করার সঠিকতার উপর নিয়ন্ত্রণ;
• কোম্পানির ব্যবস্থাপনার আদেশের উপর ভিত্তি করে ইনভেন্টরি;
• অডিটের ফলাফলের উপর একটি প্রতিবেদন তৈরি করা;
• বিভিন্ন লঙ্ঘন এবং সমস্যার দোষী চিহ্নিত করার লক্ষ্যে একটি তদন্ত পরিচালনা করা।

এই সমস্ত ক্রিয়াকলাপগুলি একচেটিয়াভাবে ফার্মের কর্মচারীদের দ্বারা সঞ্চালিত হওয়া উচিত যারা নিরীক্ষার ফলাফলে আগ্রহী নয়৷

কমিশনে কে আছেন

একটি কমিশন গঠন করার সময়, নিম্নলিখিত বিশেষজ্ঞরা সাধারণত কাজের সাথে জড়িত থাকে:

• প্রশাসনিক কর্মীরা;
• অ্যাকাউন্টিং বিভাগের বিশেষজ্ঞ;
• দেশীয়নিরীক্ষক;
• প্রায়শই এমনকি স্বাধীন বিশেষজ্ঞরাও জড়িত থাকে;
• সংস্থার কর্মীদের মধ্যে উপলব্ধ বিভিন্ন পদের প্রতিনিধি।

যদি কোম্পানির অল্প পরিমাণে বিভিন্ন সম্পত্তি থাকে, তাহলে প্রায়ই একটি ইনভেন্টরি পরিচালনার দায়িত্ব অডিট কমিশনের কাছে স্থানান্তরিত হয়, যদি এটি কোম্পানিতে থাকে।

যদি পরিদর্শনকালে জানা যায় যে কমিশনের একজন সদস্যও অনুপস্থিত, তবে পদ্ধতির ফলাফল বাতিল করা হবে।

নন-ইনভেন্টরির জন্য দায়িত্ব

কিছু ব্যবসার মালিক ইচ্ছাকৃতভাবে বিভিন্ন কারণে অডিট করতে অস্বীকার করে। আইন এই ধরনের সিদ্ধান্তের জন্য দায়বদ্ধতা প্রদান করে না। কিন্তু ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিস কোম্পানিকে জরিমানা করতে পারে যদি দেখা যায় যে প্রাপ্ত আর্থিক বিবৃতিতে অসঙ্গতি বা ত্রুটি রয়েছে৷

বিশেষজ্ঞদের কাছ থেকে সুপারিশ

একটি কোম্পানিতে একটি ইনভেন্টরি পরিচালনা করার সময়, নির্দিষ্ট সুপারিশগুলি ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়৷ এর মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি রয়েছে:

• চেকের 10 দিন আগে, প্রধান একটি উপযুক্ত আদেশ জারি করে, যা জার্নালে রেকর্ড করা হয়।
• এটি শুধুমাত্র স্থায়ী নয়, এককালীন বা কাজ করার জন্য একটি কমিশন গঠন করার অনুমতি দেওয়া হয়৷
• যদি সংস্থাটি প্রচুর পণ্য এবং উপকরণ ব্যবহার করে, তবে একটি নির্বাচনী তালিকার প্রয়োজনীয়তার বিষয়ে সিদ্ধান্ত কোম্পানির বর্তমান পরিস্থিতির উপর ভিত্তি করে ব্যবস্থাপক দ্বারা নেওয়া হয়৷
• কমিশনের সকল সদস্যকে যাচাইয়ের সাথে জড়িত থাকতে হবে, অন্যথায় ফলাফলগুলি সহজেই স্বীকৃত হবেঅবৈধ।
• দায়িত্বশীল ব্যক্তিরা প্রক্রিয়া চলাকালীন জড়িত৷
• ফার্মের ব্যবস্থাপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে প্রক্রিয়াটি দ্রুত এবং সহজে সম্পন্ন হয়েছে।
• যাচাইকরণে প্রায়শই দীর্ঘ সময় লাগতে পারে, বিশেষ করে যে কোম্পানিগুলি প্রচুর পরিমাণে সামগ্রী ব্যবহার করে বা জাহাজে করে এবং প্রচুর পণ্য পায়৷

ইনভেন্টরি চলাকালীন, কমিশনের সদস্যদের অবশ্যই আইনের প্রয়োজনীয়তা বিবেচনা করতে হবে।

নির্দিষ্ট তারিখ

কোম্পানীর প্রধান নির্ধারণ করেন কত ঘন ঘন চেক করা হবে। তবে একই সময়ে, কিছু সুপারিশ বিবেচনায় নেওয়া হয়, তাই বছরে অন্তত একবার গুদামে একটি তালিকা করা হয়৷

স্টোরগুলো অবশ্যই বছরে দুবার চেক করতে হবে। উপকরণ এবং পণ্য বার্ষিক রিপোর্ট আপ আঁকা আগে ব্যর্থ ছাড়া মূল্যায়ন করা হয়. যাচাইকরণ সাধারণত তিন দিনের মধ্যে সম্পন্ন হয়, কিন্তু কখনও কখনও প্রক্রিয়াটি কয়েক সপ্তাহের জন্য বিলম্বিত হয়।

উপসংহার

যেকোন কোম্পানির জন্য ইনভেন্টরি একটি বাধ্যতামূলক প্রক্রিয়া। এটি কোম্পানির ডকুমেন্টেশনে নির্দেশিত পরিমাণের সাথে উপলব্ধ উপকরণ এবং পণ্যগুলির তুলনা করে। প্রক্রিয়াটি একটি বিশেষ কমিশন দ্বারা বাহিত হয়৷

কোন ইনভেন্টরি পরিচালনা করতে অস্বীকার করার জন্য দায়বদ্ধতার বিষয়ে আইনে কোনও তথ্য নেই, তবে ট্যাক্স ইন্সপেক্টররা রিপোর্টিংয়ে ত্রুটি এবং লঙ্ঘন খুঁজে পেলে, কোম্পানিকে উল্লেখযোগ্য জরিমানা দিতে হবে৷