একটি ফার্মেসিতে ইনভেন্টরি: পদ্ধতি, নথি, ইনভেন্টরি কমিশনের গঠন

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

ইনভেন্টরি হল ব্যালেন্স শীট তথ্যের সাথে প্রকৃত ডেটা তুলনা করে একটি নির্দিষ্ট তারিখে একটি ফার্মের ইনভেন্টরি যাচাই করা। এটি সম্পত্তি মান নিয়ন্ত্রণ করার প্রধান উপায়। ফার্মেসিতে কীভাবে ইনভেন্টরি বাহিত এবং প্রক্রিয়া করা হয় সে সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, পড়ুন।

আইন

নিম্নলিখিত নিয়ন্ত্রক নথিগুলি একটি ফার্মেসিতে ইনভেন্টরি পদ্ধতি নিয়ন্ত্রণ করে:

• অর্থ মন্ত্রকের আদেশ নং 49 "ইনভেন্টরির জন্য নির্দেশাবলী";
• ch. রাশিয়ান ফেডারেশনের ট্যাক্স কোডের 25;
• FZ নং 129 "অন অ্যাকাউন্টিং";
• অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ অনুশীলনকারী রাষ্ট্রীয় কর্তৃপক্ষের আদর্শ নথি;
• সংগঠনের নেতৃত্বের নির্দেশ।

টাইমিং

ইনভেন্টরি তহবিলের গতিবিধি ট্র্যাক করতে এবং সম্পত্তির মূল্য নির্ধারণ করতে সহায়তা করে। আইনটি স্পষ্টভাবে পুনর্মিলনের শর্ত এবং ফ্রিকোয়েন্সি উল্লেখ করে না। এই ডেটা এন্টারপ্রাইজের অ্যাকাউন্টিং নীতিতে রেকর্ড করা উচিত। প্রতি বছর পরিদর্শনের সংখ্যা, তাদের তারিখ, সম্পত্তির তালিকাও ব্যবস্থাপনা দ্বারা নির্ধারিত হয়সংস্থাগুলি৷

FZ নং 129 এমন পরিস্থিতির বানান করে যেখানে একটি ফার্মেসিতে একটি তালিকা করা আবশ্যক:

• ভাড়া, বাইব্যাক বা বিক্রয়ের জন্য সম্পদ স্থানান্তর করার সময়;
• বার্ষিক রিপোর্ট করার আগে;
• যখন দায়বদ্ধ ব্যক্তি পরিবর্তন;
• যখন সম্পত্তি চুরির ঘটনা প্রকাশ পায়;
• প্রাকৃতিক দুর্যোগ বা জরুরী পরিস্থিতিতে;
• যখন একটি সংস্থা পুনর্গঠিত হয় বা বাতিল করা হয় ইত্যাদি।

প্রস্তুতি

পরীক্ষা শুরুর আগে, আপনাকে একটি কমিশন গঠন করতে হবে। এতে সাধারণত একজন অ্যাকাউন্টিং অফিসার, প্রশাসনের একজন প্রতিনিধি এবং একজন বিশেষজ্ঞ থাকে যিনি ব্যবসা পরিচালনার সাথে ভালভাবে পরিচিত। একজন আর্থিকভাবে দায়বদ্ধ ব্যক্তি "আসলে" সম্পত্তি খোঁজার সাথে জড়িত। কমিশনের গঠন, নিরীক্ষার সময় বিশেষ আদেশ দ্বারা এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা অনুমোদিত হয়।

এটি স্বাক্ষরের পর কমিশন প্রস্তুতিমূলক কার্যক্রম শুরু করে। প্রথমত, ফায়ার অ্যালার্মের উপস্থিতি, এমপিজেডের স্টোরেজ শর্ত (সেফের উপস্থিতি, বিশেষ পাত্রে) জন্য ফার্মেসির গুদামটি পরীক্ষা করা হয়। MZP স্টোরেজ এলাকায় পরিমাপ যন্ত্র দিয়ে সজ্জিত করা আবশ্যক. সংস্থার অঞ্চল থেকে পণ্য রপ্তানি নিয়ন্ত্রণ করতে হবে। যে ঘরে MZP সংরক্ষিত আছে সেখানে প্রবেশ ও প্রস্থান সিল করা হয়েছে। কমিশন স্টোরকিপারের সাথে শ্রম ও দায়বদ্ধতার চুক্তি সম্পন্ন হয়েছে কিনা তাও পরীক্ষা করে।

ফার্মেসিতে ইনভেন্টরি

আসল ব্যালেন্স গণনা করার আগে, সমস্ত নগদ রসিদ স্থির করা হয়,সরবরাহকারীদের থেকে চালান। এর পরে, কমিশন একটি জায় তালিকা ফর্ম জারি করা হয়। এটি বর্ণানুক্রমিক ক্রমে উপস্থাপিত উপলব্ধ মানগুলির একটি তালিকা। এটি সংস্থার কাছে উপলব্ধ সমস্ত ন্যূনতম মজুরি, তাদের পরিমাণ এবং গুণমান তালিকাভুক্ত করে। এই তথ্য অনুযায়ী, MZP উপস্থিতি পরীক্ষা করা হয়. যে সম্পত্তি তালিকাভুক্ত নয় তা উদ্বৃত্ত। তাদের সনাক্তকরণ এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের পদ্ধতিটি নীচে আরও বিশদে বর্ণনা করা হবে৷

একটি ফার্মেসিতে ইনভেন্টরি নিম্নলিখিত যেকোন একটি উপায়ে করা যেতে পারে: ভারসাম্য দ্বারা, সরঞ্জাম ব্যবহার করে, ম্যানুয়ালি তালিকাটি পূরণ করুন।

প্রথম ক্ষেত্রে, বাস্তবে উপলব্ধ পণ্যগুলি আইনে তালিকাভুক্ত মানগুলির সাথে পরীক্ষা করা হয়। সমস্ত চিহ্নিত অসঙ্গতিগুলি তালিকাভুক্ত এবং সংশোধন করা হয়। এই পুনর্মিলন পদ্ধতিটি খুব দীর্ঘ সময় নেয়। দৈনন্দিন কাজের সময়, বিশেষ করে যদি ফার্মেসিতে বেশি যানজট থাকে, তাহলে ওষুধটি ভুল বাক্সে রাখার বা চেকআউটের পাশে রেখে যাওয়ার সম্ভাবনা বেড়ে যায়। পণ্য নেওয়ার সময়, ওষুধের অংশ আরও জনপ্রিয় ওষুধ ব্যবহার করতে বাধ্য করা যেতে পারে। অনুপস্থিত অবস্থানের সন্ধানে পুরো গেমটি পুনরায় গণনা করা খুব কঠিন। অতএব, এই ধরনের চেকের সময়, একটি ঘাটতি প্রায়ই প্রকাশ করা হয়, যা বাস্তবে বিদ্যমান নেই। আমাদের কমিশন পুনরায় সংগ্রহ করতে হবে এবং পুনরায় যাচাই করতে হবে।

একটি ফার্মেসিতে ইনভেন্টরি করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল এমন সরঞ্জাম ব্যবহার করা যা তাদের স্টোরেজ এলাকায় পণ্যগুলি স্ক্যান করে, টার্মিনাল থেকে কম্পিউটারে ডেটা স্থানান্তর করে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনভেন্টরি শীট তৈরি করে৷ প্রাপ্ত তথ্য অ্যাকাউন্টিং ডেটার সাথে তুলনা করা হয়। সমস্ত অসঙ্গতি ইনভেন্টরিতে রেকর্ড করা হয়৷

অনুরূপ পদ্ধতিতথ্য প্রক্রিয়াকরণ একটি তৃতীয় পদ্ধতি প্রদান করে। পার্থক্যটি এই সত্যের মধ্যে রয়েছে যে কর্মীদের নিজেরাই সমস্ত পণ্য স্ক্যানারে আনতে হবে এবং সেগুলি প্রক্রিয়া করতে হবে। এই প্রক্রিয়া একটি দীর্ঘ সময় লাগে. কিন্তু যুক্তিসঙ্গতভাবে সময় সাজানোর একটা উপায় আছে।

কমিশনকে দুই দলে ভাগ করতে হবে। একে অপরের দিকে এগিয়ে গিয়ে ফার্মেসির বিভিন্ন প্রান্ত থেকে যাচাইকরণ করা প্রয়োজন। একজন ব্যক্তি হবেন "সার্ভার" ("গণনা"), এবং অন্য ব্যক্তি হবেন "স্ক্যানিং" ("লেখা")। প্রথমটি বাক্সটি খোলে এবং সমস্ত প্রস্তুতি অংশীদারকে দেয়, যিনি সেগুলি স্ক্যান করেন এবং একটি পৃথক বাক্সে স্থানান্তর করেন। একটি বাক্স বা শেলফের ইনভেন্টরি শেষ হওয়ার পরে, আপনাকে এটিতে ওষুধের একটি বাক্স রাখতে হবে এবং পরবর্তী শেলফে যেতে হবে। পরীক্ষা শেষ হওয়ার পরে, আপনাকে সঠিক ক্রমে ওষুধগুলি সাজাতে হবে। ইনভেন্টরির এই পদ্ধতির সাথে, স্থানের বাইরে থাকা সমস্ত পণ্য বিবেচনায় নেওয়া হবে। কম্পিউটার তাদের সংখ্যা গণনা করবে এবং চূড়ান্ত ফলাফল দেবে।

ফাইলিং ফলাফল

চেক সম্পূর্ণ হওয়ার পর, একটি ইনভেন্টরি অ্যাক্ট তৈরি করা হয়। এটি চিহ্নিত ঘাটতি এবং পুনরায় সাজানো উপস্থাপন করে। একটি অন্তর্বর্তী পণ্য রিপোর্ট আলাদাভাবে তৈরি করা হয়. এটি ইনভেন্টরি কমিশনের চেয়ারম্যান এবং নিরীক্ষায় অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা স্বাক্ষরিত৷

উদ্বৃত্ত হিসাব

কখনও কখনও অডিটের ফলাফল এমন সম্পত্তি প্রকাশ করে যা ব্যালেন্স শীটে প্রতিফলিত হয় না। এমতাবস্থায় কমিশনকে এর ঘটনার কারণ খুঁজে বের করতে হবে। ব্যালেন্স শীটে, DT10 KT91 পোস্ট করে যাচাইকরণের তারিখে বাজার মূল্যে উদ্বৃত্ত হিসাব করা হয়। আরও সঙ্গেব্যবহার, এই উদ্বৃত্ত সাধারণ কার্যকলাপ থেকে খরচ হিসাবে স্বীকৃত হয়. NU-তে, তাদের খরচ অ-পরিচালন আয় হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। আরও ব্যবহারের ক্ষেত্রে, আয়কর গণনা করার সময় এটি ব্যয় হিসাবে লিখিত হয়৷

যদি ম্যানেজমেন্ট চিহ্নিত ন্যূনতম মজুরি বিক্রি করার সিদ্ধান্ত নেয়, তাহলে এই ধরনের অপারেশনের খরচের হিসাব ভিন্ন ক্রমে সঞ্চালিত হবে। চিহ্নিত উদ্বৃত্তের বিক্রয় থেকে আয় অবশ্যই তাদের অধিগ্রহণের মূল্য দ্বারা হ্রাস করা উচিত। উদ্বৃত্ত সম্পর্কে এই ধরনের কোন তথ্য নেই। এর গণনার পদ্ধতি আইন দ্বারা নির্ধারিত নয়। অতএব, এই জাতীয় পণ্যের বিক্রয় থেকে আয় সামঞ্জস্য সাপেক্ষে নয়, যেহেতু তাদের উত্পাদন খরচগুলি ইনভেন্টরি চলাকালীন বিবেচনায় নেওয়া হয়নি৷

ইনভেন্টরি নিয়ম

একটি ফার্মেসিতে ব্যালেন্সের সমন্বয় সাধারন ইনভেন্টরি থেকে আলাদা। কমিশন শুধুমাত্র তার সম্পূর্ণরূপে একটি অডিট পরিচালনা করতে পারেন. এমনকি এর একজন সদস্যের অনুপস্থিতি ফলাফলের প্রতিবাদ করার ভিত্তি হিসাবে কাজ করতে পারে। ইনভেন্টরি চলাকালীন, আপনাকে নিম্নলিখিত পয়েন্টগুলিতে বিশেষ মনোযোগ দিতে হবে:

• যে ওষুধগুলি পরিমাণগত হিসাব-নিকাশের সাপেক্ষে সেগুলোর ধরন, প্যাকেজিং, নাম, ফর্ম এবং ডোজ দ্বারা হিসাব করা হয়। তারা দলবদ্ধভাবে ইনভেন্টরি অ্যাক্টে প্রবেশ করেছে৷
• যদি কমিশন তার দোষ প্রমাণ করতে পারে তবে তহবিল চুরির দায় গুদাম ব্যবস্থাপকের উপর বর্তায়। কর্মচারীকে আইনি সত্তার ক্ষতির একশ গুণের সমান জরিমানা দিতে হবে।
• বিষাক্ত এজেন্টদের সমন্বয় করার সময়, একটি পৃথক ইনভেন্টরি ফর্ম তৈরি করা হয়। অনুমোদিত উপরে বিচ্যুতি সনাক্তকরণের ক্ষেত্রেনিয়ম, ব্যবস্থাপককে অবশ্যই তিন দিনের মধ্যে এই বিষয়ে উচ্চতর সংস্থাকে অবহিত করতে হবে৷

অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে ঘাটতির জন্য অ্যাকাউন্টিং

স্বল্পতা উদ্বৃত্ত দ্বারা আবৃত করা যাবে না। তারা প্রধান আদেশ দ্বারা প্রতিষ্ঠিত নিয়ম মধ্যে লিখিত বন্ধ. কারখানায় তৈরি ওষুধের জন্য রাইট-অফ রেট প্রযোজ্য নয়।

প্রাকৃতিক অপচয়ের জন্য ওষুধের ক্ষতিকে দায়ী করা যায় না:

• প্রযুক্তিগত ক্রিয়াকলাপের শর্ত এবং নিয়ম লঙ্ঘনের কারণে স্টোরেজ, পরিবহনের সময়
• যন্ত্র মেরামত বা পরিবহন করার সময়;
• গুদাম অপারেশন, দুর্ঘটনা, জরুরী অবস্থার সময়;
• প্রযুক্তিগত ক্ষতি।

অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে, ঘাটতিটি বন্টন ব্যয়কে বোঝায় এবং পোস্টিংগুলিতে প্রতিফলিত হয়:

DT94 KT10 - ইনভেন্টরি অ্যাক্টের ভিত্তিতে এন্ট্রি করা হয়;

DT20(44) KT94 - গণনা শংসাপত্রের ভিত্তিতে এন্ট্রি করা হয়৷

NU-তে, ক্ষতির নিয়মের মধ্যে ক্ষতি উপাদান খরচের সাথে সম্পর্কিত। নিয়মগুলি স্বয়ং স্বাস্থ্য মন্ত্রকের এই জাতীয় আদেশগুলিতে নির্দেশিত হয়েছে: নং 1689 (2007), নং 375 (1996), নং 284 (2001), নং 2 (2007)।

যদি GORZDRAV ফার্মেসি নিয়মের অতিরিক্ত ঘাটতি প্রকাশ করে, তাহলে নিম্নোক্ত পোস্টিং সহ দোষী ব্যক্তিদের জন্য খরচগুলি লিখে দেওয়া হয়:

• DT94 KT10 - অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্টের উপর ভিত্তি করে।
• DT73.2 KT94 - মাথার ক্রম অনুসারে।

শ্রম কোড নিয়োগকর্তার প্রকৃত ক্ষতি ক্ষতিপূরণের জন্য কর্মচারীর বাধ্যবাধকতা প্রদান করে। পরেরটি সম্পত্তির প্রকৃত হ্রাস বা তার অবস্থার অবনতি হিসাবে বোঝা যায়, সেইসাথে নিয়োগকর্তার সম্পত্তি পুনরুদ্ধারের খরচ বহন করার প্রয়োজন।আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তিদের অবশ্যই ক্ষতির সম্পূর্ণ ক্ষতিপূরণ দিতে হবে। যদি একজন কর্মচারী স্বেচ্ছায় ক্ষতির জন্য ক্ষতিপূরণ দিতে অস্বীকার করেন, যার পরিমাণ তার গড় মাসিক আয়ের চেয়ে বেশি, তাহলে পুনরুদ্ধারটি আদালতের মাধ্যমে করা হয়৷

যদি অপরাধীদের শনাক্ত না করা হয় বা আদালত পুনরুদ্ধার করতে অস্বীকার করে, তাহলে ক্ষতির পরিমাণ আর্থিক ফলাফলে লেখা হয়: DT91 KT94।

NU ঘাটতির জন্য হিসাব

NU-তে, এই ধরনের ক্ষতি অ-পরিচালন ব্যয়ের অন্তর্ভুক্ত। অপরাধীদের অনুপস্থিতির বিষয়টি অবশ্যই অনুমোদিত কর্তৃপক্ষ দ্বারা নথিভুক্ত করা উচিত। একটি ফার্মেসিতে মূল্যবান জিনিসপত্র চুরির ঘটনা রাষ্ট্র কর্তৃপক্ষের বিবেচনা করা উচিত। অপরাধীদের খুঁজে না পাওয়া গেলে প্রাথমিক তদন্ত বন্ধ হয়ে যায়। কমিশন এই সত্যের উপর একটি রেজোলিউশন জারি করবে, যার একটি অনুলিপি প্রসিকিউটরের কাছে পাঠানো হবে। এই নথির একটি অনুলিপি শুধু অপরাধীদের অনুপস্থিতি নিশ্চিত করে৷

সম্পত্তি, যার ঘাটতি ইনভেন্টরির সময় প্রকাশিত হয়েছিল, ভ্যাট লেনদেনের জন্য ব্যবহার করা হয়নি। যদি চুরির অপরাধীদের খুঁজে না পাওয়া যায়, তাহলে করের পরিমাণ পুনরুদ্ধার সাপেক্ষে।

একটি ফার্মেসিতে ইনভেন্টরি: নথি

আইন চেকের ফলাফল প্রক্রিয়াকরণের জন্য ফর্মের স্পষ্ট ফর্ম স্থাপন করে না। অতএব, শহরের স্বাস্থ্য বিভাগ, ফার্মেসি আইনের নিজস্ব ফর্ম বিকাশ করতে পারে, এতে সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ নির্দেশ করে। আপনি রাষ্ট্রীয় পরিসংখ্যান কমিটির রেডিমেড ফর্মগুলিকে ভিত্তি হিসাবে নিতে পারেন (উদাহরণস্বরূপ, INV-3) এবং প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রগুলির সাথে তাদের পরিপূরক করতে পারেন৷

এই ইনভেন্টরি তালিকাটি কমিশনের সকল সদস্য, পরিদর্শনের স্থান, পরিমাপের এককের তথ্য,সুবিধা এবং ব্যালেন্স শীট ডেটার প্রকৃত প্রাপ্যতা।

ইনভেন্টরি ফলাফল (পরিমাণগত এবং আর্থিক পদে ঘাটতি এবং উদ্বৃত্ত) অ্যাকাউন্টিং ডেটার সাথে ওষুধের প্রকৃত প্রাপ্যতার তুলনা করে আইনে প্রতিফলিত হয়। মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ একটি পৃথক তালিকায় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এটি তাদের লিখতে সহজ করে তুলবে। এই ওষুধগুলি সাধারণ ইনভেন্টরি অ্যাক্টে প্রতিফলিত হওয়া উচিত নয়৷

মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধের নাম লিখুন

ঔষধের শেলফ লাইফ প্রতিষ্ঠার পদ্ধতি সকল ফার্মাসিউটিক্যাল কোম্পানির জন্য বাধ্যতামূলক। মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখটি সেই সময় হিসাবে বোঝা যায় যার জন্য ওষুধটিকে অবশ্যই সমস্ত ফার্মাকোপিয়াল প্রয়োজনীয়তা এবং প্রযুক্তিগত শর্তাবলী পূরণ করতে হবে যার অধীনে এটি প্রকাশ করা হয়েছিল। মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ বিক্রয় থেকে প্রত্যাহার করা উচিত এবং বন্ধ করা উচিত। এই উদ্দেশ্যে, আপনি আপনার নিজস্ব নথি ফর্ম তৈরি করতে পারেন বা প্রতিষ্ঠিত একটি ব্যবহার করতে পারেন: TORG-15, TORG-16।

এমন কোনো নিয়ন্ত্রক দলিল নেই যা মাদক ধ্বংসের নিয়ম নির্ধারণ করবে। এই অপারেশনের অংশ হিসাবে, আপনি স্বাস্থ্য মন্ত্রকের আদেশ এন 382 উল্লেখ করতে পারেন। এটি নিম্ন-মানের, নকল এবং মিথ্যা পণ্যের মালিকের তাদের ধ্বংস করার বাধ্যবাধকতাকে বানান করে। পদ্ধতিটি নিজেই সরকারী ডিক্রি নং 674 দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। এই জাতীয় ওষুধগুলি চুক্তির অধীনে একটি বিশেষ সংস্থার কাছে স্থানান্তরিত হয় যার কাছে I-IV শ্রেণীর বর্জ্য নিষ্পত্তির লাইসেন্স রয়েছে।

আয়কর

মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ বন্ধ করার পদ্ধতি সাধারণত প্রশ্ন উত্থাপন করে না।সর্বোপরি, অ্যাকাউন্টিং কর্মীরা ব্যয়িত খরচগুলি লেখার পদ্ধতিতে আগ্রহী৷

N 03-03-06/1/24154 চিঠিতে অর্থ মন্ত্রক স্পষ্ট করেছে যে মেয়াদোত্তীর্ণ পণ্যের খরচ এবং তার নিষ্পত্তির খরচগুলি ব্যয়ের জন্য দায়ী করা যেতে পারে (ট্যাক্স কোডের ধারা 264), প্রদত্ত যে পরবর্তী নথিভুক্ত করা হয়. এই পয়েন্টে বিশেষ মনোযোগ দিন।

যখন একটি ফার্মেসির গুদাম তৈরি করা হয়, তখন প্রায়ই TORG-15 ওয়েবিল ব্যবহার করা হয়। যাইহোক, এটি ত্রুটির প্রকৃতি সম্পর্কে তথ্য প্রদর্শন করে না। অতএব, ওষুধের নিষ্পত্তির খরচ নিশ্চিত করতে, আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিত নথিগুলি জমা দিতে হবে:

• জায় তালিকার কাজ;
• মাদক প্রত্যাহার ও ধ্বংস করার মালিকের সিদ্ধান্ত;
• একটি বর্জ্য নিষ্পত্তি কোম্পানির সাথে চুক্তি, তার লাইসেন্সের একটি অনুলিপি;
• ওষুধ স্থানান্তর নিশ্চিতকারী নথি;
• নিষ্পত্তি শংসাপত্র।

এই নথিগুলিতে নিম্নলিখিত তথ্যগুলি প্রকাশ করা উচিত:

• ধ্বংস স্থান;
• ওষুধের নাম, তাদের ফর্ম, ডোজ, সিরিজ, পরিমাপের একক;
• সংখ্যক ওষুধ স্থানান্তরিত হয়েছে;
• টেয়ার এবং প্যাকেজিং তথ্য;
• প্রস্তুতকারকের নাম।

এই সমস্ত ডেটা বাতিল করা ওষুধ শনাক্ত করার জন্য প্রয়োজন৷

উপসংহার

বছরে অন্তত একবার, বার্ষিক প্রতিবেদন জমা দেওয়ার আগে, একটি ফার্মেসিতে একটি তালিকা করা উচিত। সংখ্যার সাথে প্রকৃত সম্পত্তির পরিমাণ তুলনা করার প্রক্রিয়াটি অবশ্যই অনুমোদিত নথিতে রেকর্ড করা উচিতনির্ধারিত পদ্ধতিতে। যদি সম্ভব হয়, তথ্য সংগ্রহের একটি কম্পিউটার পদ্ধতি ব্যবহার করা ভাল। মেয়াদোত্তীর্ণ শেলফ লাইফ সহ সমস্ত ওষুধ একটি পৃথক আইনে রেকর্ড করা হয় যা তাদের পরবর্তী লেখা বন্ধের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত ডেটা নির্দেশ করে। শুধুমাত্র যদি এই প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করা হয় তবে মেয়াদোত্তীর্ণ পণ্যগুলির খরচ এবং তাদের নিষ্পত্তির খরচ ব্যয় করা যেতে পারে৷