আলোচনার ভিত্তি, শৈলী এবং কাঠামো

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

প্রতিটি ব্যক্তির জীবনে, আলোচনা একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। প্রতিদিন লোকেদের কর্মক্ষেত্রে এবং বাড়িতে কিছু বিষয়ে একমত হতে হবে। ব্যবসায়ীদের জীবনে আলোচনা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, যেহেতু একটি কার্যকলাপের সাফল্য এবং পরবর্তীতে আর্থিক আয় এই ধরনের ব্যবসায়িক যোগাযোগের উপর নির্ভর করে৷

তবে, একজন ব্যক্তির সাথে দেখা করা এবং তার সাথে কথোপকথন শুরু করা যথেষ্ট নয়। অভিজ্ঞ ব্যবসায়ীরা বলছেন যে ব্যবসায়িক আলোচনার কাঠামো, তাদের শৈলী এবং অন্যান্য সূক্ষ্মতা জানা প্রয়োজন। যখন অংশীদারদের বোঝানো বা কিছুতে সম্মত হওয়ার প্রয়োজন হয় তখন এই সবগুলি সেই মুহূর্তে সাহায্য করতে পারে৷

আরও নিবন্ধে, আলোচনার কাঠামো বিশদভাবে বিবেচনা করা হবে, তাদের পর্যায় এবং কার্যাবলী বর্ণনা করা হবে। এছাড়াও, আলোচনার শৈলী এবং ফোনের মাধ্যমে এবং অন্যান্য দেশের অংশীদারদের সাথে ব্যবসায়িক যোগাযোগের সূক্ষ্মতা শ্রেণীবদ্ধ করা হবে৷

"আলোচনা" ধারণার সংজ্ঞা

আপনি আলোচনার কাঠামো অধ্যয়ন শুরু করার আগে, আপনাকে বুঝতে হবে সেগুলি কী এবং তারা সাধারণভাবে কী ভূমিকা পালন করে৷ সুতরাং, আলোচনা হল ব্যবসায়িক যোগাযোগ, যা আলোচনার অধীনে থাকা বিষয়গুলিতে যৌথ সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর লক্ষ্যে। একটি নিয়ম হিসাবে, আলোচনা মানেএমন লোকেদের একটি যোগাযোগ যাদের একই মত রয়েছে এবং একই লক্ষ্য অনুসরণ করে।

ব্যবসায় আলোচনার ভূমিকা

যখন অংশীদাররা একে অপরের বিশ্বাসের সাথে সম্পূর্ণরূপে একমত বা বিপরীতভাবে, সমালোচনামূলক হয় তখন এই ধরনের যোগাযোগকে তাদের থেকে আলাদা করা প্রয়োজন। প্রকৃতপক্ষে, প্রথম ক্ষেত্রে, এটি ইতিমধ্যেই সহযোগিতা, এবং দ্বিতীয়টিতে - দ্বন্দ্ব। আলোচনার মূল লক্ষ্য হল উভয় পক্ষের জন্য সমস্যার সর্বোত্তম সমাধান খুঁজে বের করা এবং একটি যৌথ কর্মপরিকল্পনা নির্ধারণ করা।

একটি নিয়ম হিসাবে, যদি দলগুলি এর জন্য মিলিত হয়, তারা সহযোগিতা করতে আগ্রহী। অতএব, আলোচনার ভূমিকা হল একটি ফলপ্রসূ কাজের সম্পর্ক গড়ে তোলা৷

আলোচনা কাঠামো

প্রতিটি ধরণের আলোচনা একই কাঠামো ধরে নেয়। অভিজ্ঞ ব্যবসায়ীরা নির্দিষ্ট পর্যায় অনুসরণ করে তাদের কথোপকথন তৈরি করার চেষ্টা করেন। এই পদ্ধতিটি সময় বাঁচায় এবং সফল যোগাযোগের লক্ষ্যে। সুতরাং, আলোচনার কাঠামো চারটি প্রধান পর্যায় অন্তর্ভুক্ত করে:

1. প্রস্তুতি।
2. আলোচনা চলছে।
3. আলোচনা শেষ করুন।
4. ফলাফলের বিশ্লেষণ।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রক্রিয়ায় এই ধাপগুলির প্রতিটি সমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ। এটা লক্ষ্য করা গুরুত্বপূর্ণ যে আন্তর্জাতিক আলোচনা পরিচালনার প্রক্রিয়ার কাঠামোটি উপরের প্রদত্ত অনুরূপ। যাইহোক, এটি মনে রাখা উচিত যে অন্যান্য দেশের অংশীদারদের সাথে যোগাযোগের জন্য অতিরিক্ত প্রস্তুতিরও প্রয়োজন, যেহেতু সেই লোকেদের ঐতিহ্য, যোগাযোগের নিয়ম এবং অন্যান্য বিশদ অধ্যয়ন করার প্রয়োজন রয়েছে যাদের সাথে আপনাকে আলোচনা করতে হবে। তাদের প্রতিটিকে আরও বিশদে বিবেচনা করা মূল্যবান।পথ।

প্রথম পর্যায়: প্রস্তুতি

আরও বেশি পরিমাণে, অংশীদারদের সাথে যেকোনো ব্যবসায়িক যোগাযোগের সাফল্য আলোচনার প্রস্তুতির মানের উপর নির্ভর করে। ব্যবসায়িক আলোচনার কাঠামোর এই পর্যায়ে বিশেষজ্ঞরা নিম্নলিখিত প্রস্তুতি মডেল ব্যবহার করার পরামর্শ দেন:

1. আলোচনার বিষয় নির্ধারণ করুন। কী আলোচনা করা হবে তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এই মুহূর্ত ছাড়া যোগাযোগ থেকে উপকৃত হওয়া অসম্ভব। অভিজ্ঞ পরিচালকদের মতে, উদ্যোগটি সর্বদা এমন একজনের কাছ থেকে আসে যিনি আলোচনার বিষয় সম্পর্কে আরও জ্ঞানী।
2. আলোচনার জন্য একটি আনুমানিক প্রোগ্রাম আঁকতে হবে। একটি অদ্ভুত দৃশ্যকল্প যোগাযোগের ফলাফল পূর্বাভাস সাহায্য করবে. আলোচনার জটিলতার উপর নির্ভর করে বিভিন্ন পরিস্থিতি হতে পারে।
3. এটি এমন মুহূর্তগুলি নির্ধারণ করা প্রয়োজন যেখানে অংশীদারদের কাছে আত্মসমর্পণ করা সম্ভব, এবং যেগুলিতে এটি ফলন করা একেবারেই অসম্ভব। একই সময়ে, আলোচনার অন্য পক্ষের পক্ষে কী ছাড় দেওয়া যেতে পারে তা পূর্বাভাস দেওয়া প্রয়োজন৷

এই মডেলটি খুব বহুমুখী। যাইহোক, যদি নিম্নলিখিত প্রশ্নগুলি পূর্বে অধ্যয়ন না করা হয় তবে ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রস্তুতিতে এই জাতীয় কর্ম পরিকল্পনা বাস্তবায়ন করা অসম্ভব:

1. আলোচনার উদ্দেশ্য।
2. অংশীদার (বাজারে তার অবস্থান, পরিস্থিতি, ইত্যাদি)।
3. আলোচনা করা হয়েছে।
4. আলোচনায় উপস্থিত ব্যক্তিরা।
5. শর্ত এবং সম্ভাব্য শর্ত।

অনেক বিশেষজ্ঞ প্রস্তুতি প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত হতে পারেন, তবে, যে ব্যক্তি সরাসরি একজন অংশীদারের সাথে যোগাযোগের সাথে জড়িত থাকবেনপূর্বে সংগৃহীত তথ্যের প্রতিটি বিস্তারিত অধ্যয়ন করতে বাধ্য। এটা লক্ষণীয় যে এটি প্রস্তুতির গুণমান যা সিদ্ধান্ত গ্রহণের ফলাফল নির্ধারণ করে। উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয় আলোচনার কাঠামোর প্রথম পর্যায়ে ক্লায়েন্টকে কী অফার করা হবে, সভার উদ্দেশ্য, ক্লায়েন্টের অর্থ প্রদানের ক্ষমতা এবং অন্যান্য বিবরণ যা আপনাকে পণ্যটির প্রচার করতে এবং চুক্তিটি বন্ধ করার অনুমতি দেবে তা পরীক্ষা করে।

দ্বিতীয় পর্যায়: আলোচনা

আলোচনা কাঠামোতে দ্বিতীয় পর্যায়ে পরিচালনার নিম্নলিখিত পদ্ধতিগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

1. পরিবর্তন পদ্ধতি। এটি এই সত্যের ভিত্তিতে তৈরি করা হয়েছে যে অংশীদারের সামনে রাখা শর্তগুলির প্রতি নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া আগে থেকেই জানা যায়। এ ধরনের আলোচনাকে জটিল বলা যেতে পারে। অতএব, কথোপকথনের সময়, আপনাকে একটি ভিন্ন পদ্ধতির সাথে সমস্যার সর্বোত্তম সমাধান খুঁজতে কাজ করা উচিত।
2. একীকরণ পদ্ধতি। এই পদ্ধতিটি অবলম্বন করার পরামর্শ দেওয়া হয় যখন অংশীদার তার নিজের স্বার্থে আচ্ছন্ন থাকে, তবে সামাজিক সম্পর্কের সূক্ষ্মতা বিবেচনায় নেয় না। এই পদ্ধতিটি সামাজিক সম্পর্ককে অবহেলার ক্ষেত্রে ক্ষতির অনুমান করার সুবিধার অন্য পক্ষকে বোঝানোর লক্ষ্যে। এই পদ্ধতিটি প্রয়োগ করার মূল উদ্দেশ্য হল অংশীদারকে বোঝানো যে আলোচনার বিষয়ের উপর সিদ্ধান্ত নেওয়ার দায়িত্ব আলোচনার সকল পক্ষের।
3. ব্যালেন্সিং পদ্ধতি। এই পদ্ধতিতে একজন অংশীদারকে বোঝানোর জন্য সেরা যুক্তি নির্বাচন করা জড়িত। এগুলো হতে পারে তথ্য, পরিসংখ্যান, গণনা ইত্যাদি।অংশীদারের অবস্থান এবং তার দিক থেকে পরিস্থিতি মূল্যায়ন. এটি আপনাকে সঠিক সময়ে সবচেয়ে সঠিক যুক্তি বেছে নিতে দেয়৷
4. আপস পদ্ধতি। এই পদ্ধতিটি বোঝায় যে অংশীদাররা আগে থেকেই সমঝোতা করার জন্য প্রস্তুত, এবং মতামতের ভিন্নতার ক্ষেত্রে ধারাবাহিকভাবে একটি চুক্তিতে পৌঁছান। আপস পদ্ধতিটি মূল শর্তের প্রত্যাখ্যান বোঝায় না, এটি সমস্ত সম্ভাবনা ব্যবহার করে সমস্যাটি বিবেচনা করার লক্ষ্যে। এটা লক্ষণীয় যে সমঝোতার পদ্ধতিটি ব্যবহার করা হয় যখন আলোচনা করতে অস্বীকৃতি এবং নির্দিষ্ট চুক্তিতে উপসংহারে অক্ষমতা উভয় পক্ষকে বিরূপ পরিণতির হুমকি দেয়৷

আলোচনার পর্যায় দ্বিতীয় পর্যায়ে

সাধারণত, আলোচনার নিম্নলিখিত পর্যায়গুলিকে আলাদা করা যেতে পারে, যার মধ্যে দ্বিতীয় পর্যায়ে আলোচনার কাঠামো অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

1. মিটিং এবং যোগাযোগ করা। সঙ্গীর সাথে সভা হওয়ার মুহূর্ত থেকে আলোচনা শুরু হয়, এমনকি যদি তাকে বিমানবন্দর এবং ট্রেন স্টেশন থেকেও যেতে হয়। আলোচনার বিষয়বস্তুর দৃষ্টিকোণ থেকে এই পর্যায়টি এতটা গুরুত্বপূর্ণ নাও হতে পারে, তবে মিটিং পার্টি তাদের অংশীদারের উপর কী প্রভাব ফেলবে তার উপর নির্ভর করে, আলোচনার ফলাফল আংশিকভাবে নির্ভর করবে৷
2. ব্যবসার অংশের শুরু। এই পর্যায়ে, অংশীদারের দৃষ্টি আকর্ষণ করা হয় তথ্য এবং আলোচনার বিষয়ের প্রতি।
3. তথ্যের সংক্রমণ। এই পর্যায়ে অন্য পক্ষকে বোঝানো জড়িত যে তারা আপনার বিশ্বাসকে মেনে নিয়ে বুদ্ধিমানের সাথে কাজ করবে৷
4. বিশদ ন্যায্যতা। এই পর্যায়ে, নিজের ধারণা এবং প্রস্তাবের যুক্তি সংঘটিত হয়। অন্যান্যঅন্য কথায়, যদি একজন অংশীদার প্রস্তাবে আগ্রহী হন, কিন্তু কোনো বিষয়ে পুরোপুরি নিশ্চিত না হন, তাহলে উপরের সবগুলোকে তর্ক করতে হবে এবং সব সন্দেহ দূর করতে হবে।

তৃতীয় পর্যায়: আলোচনা সমাপ্তি

আলোচনার কাঠামোর চূড়ান্ত পর্যায় হল বাধ্যতামূলক ডিব্রিফিং। যদি ব্যবসায়িক যোগাযোগের কোর্সটি খুব ইতিবাচক ছিল, তাহলে আলোচনার সমাপ্তি একটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ বোঝায়। এটি প্রয়োজনীয় যাতে প্রতিটি পক্ষ নিশ্চিত হয় যে প্রত্যেকে একে অপরকে পুরোপুরি বোঝে। এর পরে, নতুন বৈঠকের সম্ভাবনা নিয়ে আলোচনা করা হয়৷

অন্যথায়, যখন আলোচনার ফলে কোন চুক্তিতে পৌঁছানো হয়নি, তখন অংশীদারের সাথে বিষয়গত যোগাযোগ বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ। আমরা কি সাধারণ ভিত্তি খুঁজে বের করতে পেরেছি তার সংক্ষিপ্তসার করা গুরুত্বপূর্ণ, এবং সেই পয়েন্টগুলি বলা যা কোনও একটি পক্ষের সাথে খাপ খায় না। একটি নেতিবাচক ফলাফল আছে এমন একটি ব্যবসায়িক মিটিং শেষে, মুখ না হারানো এবং একটি নৈমিত্তিক এবং বন্ধুত্বপূর্ণ বিদায়ের সাথে পরিবেশকে নিষ্ক্রিয় করার চেষ্টা করা গুরুত্বপূর্ণ। তবে কোনও ক্ষেত্রেই আপনার সঙ্গীর সাথে অভদ্রভাবে কথা বলা উচিত নয় এবং হঠাৎ আপনার প্রস্থানের সাথে আলোচনায় বাধা দেওয়া উচিত নয়। এটি মনে রাখা উচিত যে বিষয়টি নিয়ে একটু পরে আলোচনা করার প্রস্তাব দেওয়া, আলোচনা স্থগিত করা, তাদের জন্য আরও যত্ন সহকারে প্রস্তুত করা এবং এমন যুক্তি খুঁজে বের করার চেষ্টা করা ভাল যা আপনাকে কোনও কিছুর অপর পক্ষকে বোঝাতে অনুমতি দেবে৷

চতুর্থ পর্যায়: আলোচনার বিশ্লেষণ

যদিও দলগুলো বিদায় জানায়, এই পর্যায়ে আলোচনা শেষ হয় না। তাদের বিশদ বিশ্লেষণ এবং একটি প্রতিবেদন তৈরির পরেই এটি ঘটে। সাধারনতব্যবসায়িক যোগাযোগের লক্ষ্য এবং প্রাপ্ত ফলাফলের তুলনা করার জন্য, আরও ক্রিয়াকলাপ নির্ধারণ এবং বর্তমান পরিস্থিতি মূল্যায়ন করার জন্য বিশ্লেষণ প্রয়োজন। পর্যালোচনাটি লেখা হতে পারে (যদি পরিস্থিতির প্রয়োজন হয়) বা প্রতিফলিত করা যেতে পারে (যদি উচ্চতর ব্যবস্থাপনায় রিপোর্ট করার প্রয়োজন না হয়)।

ক্লায়েন্ট এবং অংশীদারদের সাথে আলোচনার কাঠামো বোঝা, যোগাযোগ তৈরি করা অনেক সহজ। যাইহোক, এটি ছাড়াও, আলোচনার শৈলী কি হতে পারে তা জানতে হবে।

শৈলী

সাধারণত, কঠিন, নরম, বাণিজ্য এবং সমবায়ের মতো আলোচনার ধরন রয়েছে। কঠিন শৈলী শুধুমাত্র নিজের প্রয়োজনীয়তার উপর অবিচলতা এবং একাগ্রতা বোঝায়। নরম একটি বাসস্থান কৌশল. প্রায়শই এটি ব্যবহার করা হয় যখন বন্ধুত্বপূর্ণ সম্পর্ক বজায় রাখা এক পক্ষের জন্য বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

ট্রেডিং শৈলী বোঝায় সমঝোতার নীতি, যখন এক পক্ষ ছাড় দেয়, কিন্তু একই সময়ে নিজের জন্য কিছু ছাড় দেয়। সহযোগিতামূলক শৈলী হল যোগাযোগ যা উভয় পক্ষের স্বার্থ পূরণের জন্য প্রস্তুত।

আলোচনার নিয়মের সংক্ষিপ্ত সেট

ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রের বিশেষজ্ঞরা নিম্নলিখিত নিয়মগুলি মেনে চলার পরামর্শ দেন যা যেকোনো অংশীদারের সাথে একটি সাধারণ ভাষা প্রতিষ্ঠা করতে সাহায্য করবে:

1. আপনি ব্যক্তিগত পেতে এবং সঙ্গীর ব্যক্তিত্বকে অপমান করতে পারবেন না।
2. আপনার সঙ্গীর ভয়, বক্তব্য এবং অনুভূতি উপেক্ষা করবেন না।
3. আপনার শুধু প্রশ্নই করা উচিত নয়, উত্তর পাওয়ার উদ্দেশ্যও ব্যাখ্যা করা উচিত।
4. যদিকথোপকথক কিছু স্পষ্ট করতে চায় বা যা বলা হয়েছিল তা পুনরাবৃত্তি করতে বলে, বিরক্ত হবেন না। আমাদের অবশ্যই এমনভাবে তথ্য জানানোর চেষ্টা করতে হবে যাতে সবাই বুঝতে পারে।
5. আবেগবান হবেন না।

এই সংক্ষিপ্ত সারাংশ ছাড়াও, এটি মনে রাখা উচিত যে আপনার ভাল প্রস্তুতি নেওয়া উচিত, আলোচনার কাঠামো আগে থেকেই বিশ্লেষণ করা এবং সেগুলি পরিচালনার শৈলীগুলি আয়ত্ত করা উচিত। এই সমস্ত কাজটি আরও ভালভাবে মোকাবেলা করতে সহায়তা করবে৷

আলোচনায় বোঝানোর নিয়ম

মনোবিজ্ঞানী এবং অভিজ্ঞ পরিচালকদের কাছ থেকে বেশ কিছু টিপস রয়েছে যেগুলি সেই মুহুর্তগুলিতে কার্যকর হতে পারে যখন কোনও অংশীদারকে কিছু বোঝানোর প্রয়োজন হয়। প্রথমত, আপনাকে কীভাবে যুক্তি উপস্থাপন করতে হয় তা শিখতে হবে। প্রথমে আপনাকে একটি শক্তিশালী যুক্তি উপস্থাপন করতে হবে, তারপরে একটু দুর্বল, এবং শেষে সবচেয়ে শক্তিশালীকে এগিয়ে দিতে হবে, তাই বলতে গেলে, ট্রাম্পের যুক্তি।

দ্বিতীয়ত, আপনাকে মনে রাখতে হবে যে আপনি কথোপকথনকে একটি অস্বস্তিকর অবস্থানে রাখতে পারবেন না বা একটি কোণে চালাতে পারবেন না। সম্মান হল একটি উপকারী সম্পর্কের চাবিকাঠি, এবং আপনি তখনই কিছু বোঝাতে পারবেন যখন একজন ব্যক্তি ইতিবাচক হয়।

তৃতীয়ত, এটা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রস্তাবিত যুক্তিগুলো অংশীদারের স্বার্থের সাথে ছেদ করে। এই ধরনের পরিস্থিতিতে, অংশীদার তাদের সম্মতি প্রকাশ করার একটি উচ্চ সম্ভাবনা রয়েছে৷

টেলিফোন কথোপকথন

কখনও কখনও আপনাকে যোগাযোগের প্রযুক্তিগত উপায়ে আলোচনা করতে হবে। অবশ্যই, এটি যোগাযোগকে আরও কিছুটা কঠিন করে তোলে, কারণ কথোপকথনের প্রতিক্রিয়া বোঝা কঠিন হয়ে ওঠে৷

এটা মনে রাখা জরুরী যে টেলিফোন কথোপকথনের গঠনটি একেবারেইব্যক্তিগত ব্যবসায়িক মিটিংয়ের মতোই:

1. শুভেচ্ছা।
2. আলোচনা শুরু করুন।
3. সমাপ্ত হচ্ছে।
4. বিশ্লেষণ।

ফোনে ব্যবসায়িক কথোপকথনের ক্ষেত্রে সাধারনত গৃহীত আলোচনার নিয়ম প্রযোজ্য। শুধুমাত্র একটি জিনিস যা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ তা হল আপনি ফোনে একজন ব্যক্তির বক্তৃতা বাধাগ্রস্ত করতে পারবেন না, এমনকি যদি তার কথাগুলি কিছুর বিরোধিতা করে।

উপসংহার

সংক্ষেপে বলা যায়, এটা লক্ষণীয় যে আলোচনা একটি শিল্প, এটি আয়ত্ত করে আপনি যেকোনো কিছু অর্জন করতে পারেন। যেহেতু এটি জানা গেল, আলোচনার কাঠামোর 4টি স্তর জেনে, আপনি ব্যবসায়িক যোগাযোগের ফলাফলের পূর্বাভাস দিতে পারেন এবং অংশীদারের অনেকগুলি পদক্ষেপের জন্য প্রদান করতে পারেন৷

আলোচনার মাধ্যমে ভাল ফলাফল অর্জনের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল উপরের নিয়মগুলি অনুসরণ করা এবং যাদের সাথে আপনার কিছু আলোচনা করতে হবে তাদের সম্মান করা।