কীভাবে ক্যাশিয়ার-অপারেটরের জার্নালটি সঠিকভাবে পূরণ করবেন: নমুনা এবং মৌলিক নিয়ম

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

জার্নাল (বই) ক্যাশিয়ার-অপারেটর - এক ধরনের ডকুমেন্টেশন যা প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি নগদ নিবন্ধনের জন্য অবশ্যই বজায় রাখতে হবে। একই সময়ে, এটি শুধুমাত্র নিবন্ধন করা এবং সঠিকভাবে ইস্যু করা নয়, তবে সংশোধন ছাড়াই প্রতিষ্ঠিত প্যাটার্ন অনুসারে এই অ্যাকাউন্টিং বইতে দৈনিক এন্ট্রিগুলি প্রবেশ করাও গুরুত্বপূর্ণ। আসুন 2016-2017 এর জন্য ক্যাশিয়ারের জার্নালের জন্য সমস্ত বর্তমান প্রয়োজনীয়তা বিশ্লেষণ করি

একটি জার্নালের সংজ্ঞা এবং ভূমিকা

ক্যাশিয়ারের বইয়ের আরেকটি নাম হল ফর্ম KM-4। এটি রাজ্য পরিসংখ্যান কমিটির ডিক্রি নং 132 অনুযায়ী 25.12.1998 থেকে বাধ্যতামূলক৷ প্রতিটি KKM (ক্যাশ রেজিস্টার) এর জন্য এই ধরনের একটি সংক্ষিপ্ত নথি প্রয়োজন। এই জার্নালটি রাখা টেলার, ক্যাশিয়ারের দায়িত্ব যিনি নগদ রেজিস্টারের সাহায্যে গ্রাহকদের পরিষেবা দেন এবং পণ্য, পরিষেবা, কাজ ইত্যাদির জন্য অর্থপ্রদান হিসাবে পরবর্তী থেকে নগদ গ্রহণ করেন। এই বইটি ইনকামিং ফান্ডের অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন।

KM-4-এ, KKM থেকে নেওয়া রিডিং প্রতিদিন রেকর্ড করা হয়,এবং অর্থের পরিমাণ নগদ রেজিস্টার মাধ্যমে পাস. দিনের শুরুতে এবং শেষে, কর্মচারী এতে KKM মিটার (তথাকথিত Z-রিপোর্ট) এর রিডিং লিখে দেন - তাদের মধ্যে পার্থক্য বর্তমান দিনের জন্য রাজস্ব হিসাবে বিবেচিত হবে। ক্যাশিয়ারের লগের প্রধান ভূমিকা হল নগদ রেজিস্টারে অর্থের প্রকৃত ব্যালেন্সের সাথে নগদ মেশিনের গণনা করা।

ফরম্যাটিং এবং ফিলিং নিয়ম

একটি ক্যাশিয়ার-অপারেটর জার্নাল নিবন্ধন করার সময়, নিম্নলিখিত বিবরণগুলিতে মনোযোগ দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ:

• KM-4 সম্পূর্ণ বই বা শুধুমাত্র শীট ফ্ল্যাশ করা বাধ্যতামূলক।
• কন্ট্রোল শীটে স্বাক্ষর অবশ্যই স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা বা প্রতিষ্ঠানের প্রধানের হাত হতে হবে। এটি একটি সিল দ্বারা প্রত্যয়িত হতে হবে, যদি পরবর্তীটি প্রতিষ্ঠান দ্বারা ব্যবহৃত হয়।
• বইটিতে, প্রথম থেকে শুরু করে প্রতিটি শীটকে অবশ্যই সংখ্যাযুক্ত করতে হবে। পৃষ্ঠাগুলিকে নম্বর দেওয়ার দরকার নেই৷
• শেষ শীটে, একটি নোট বাধ্যতামূলক: "জার্নালটি নম্বরযুক্ত, জরিযুক্ত এবং একটি স্বাক্ষর সহ (এবং সীলমোহর) … শীট।" এই পাঠ্যের অংশ অবশ্যই কন্ট্রোল শীটে যেতে হবে।

কীভাবে ক্যাশিয়ার-অপারেটরের জার্নালটি সঠিকভাবে পূরণ করবেন (আপনি নীচে একটি নির্দিষ্ট এন্ট্রির একটি নমুনা দেখতে পাবেন)? নিয়মগুলো হলো:

• আপনি শুধুমাত্র একটি বলপয়েন্ট বা কালির কলম দিয়ে গাঢ় নীল কালি দিয়ে বইটিতে লিখতে পারেন।
• এন্ট্রিগুলি কঠোর কালানুক্রমিক ক্রমে করা হয়৷ এক লাইন হল এক নগদ দিন৷
• রেকর্ডের উৎস শুধুমাত্র জেড-রিপোর্ট - তথ্য হওয়া উচিত নয়স্বাধীন গণনার ফলাফল। যদি নগদ দিনে এই ধরনের বেশ কয়েকটি প্রতিবেদন নেওয়া হয়, তবে তাদের প্রত্যেকের ডেটা অবশ্যই বইটিতে প্রবেশ করাতে হবে।
• প্রতিটি এন্ট্রি অবশ্যই ক্যাশিয়ার, স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা এবং পরিচালকের স্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যয়িত হতে হবে।
• বইটিতে সংশোধন ও দাগ থাকা উচিত নয়।

যদি একজন ক্যাশিয়ার-অপারেটর ইতিমধ্যেই করা একটি এন্ট্রিতে ভুল করে, আপনি নীচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করে তা সংশোধন করতে পারেন:

• ভুল ডেটা অবশ্যই ক্রস আউট করতে হবে, তারপর তার পাশে সঠিক তথ্য, সেইসাথে সংশোধনের তারিখ নির্দেশ করুন।
• ক্যাশিয়ার নিজে, সেইসাথে তার অবিলম্বে সুপারভাইজার, তার স্বাক্ষর সহ দাগটি প্রত্যয়ন করেন৷
• যদি ত্রুটির স্কেলটি বেশ কয়েকটি পৃষ্ঠা বা শীট দ্বারা পরিমাপ করা হয়, তবে তাদের ক্রসওয়াইজ স্ট্রাইক করার অনুমতি দেওয়া হয়৷

যদি সমস্ত দাগ নির্দিষ্ট স্কিম অনুযায়ী সংশোধন করা হয়, তবে সেগুলি কর্মীর জন্য শাস্তিযোগ্য হবে না।

শিরোনাম পৃষ্ঠার প্রয়োজনীয়তা

কর অফিসে বইটি সরাসরি উপস্থাপনের আগে ক্যাশিয়ার-অপারেটরের জার্নালের শিরোনাম পৃষ্ঠাটি নিম্নরূপ আঁকা উচিত:

• প্রতিষ্ঠানের পুরো নাম, ঠিকানা উপরে লিখতে হবে।
• আরও - KKM সম্পর্কে তথ্য - ব্র্যান্ড, প্রকার, মডেল। ডানদিকে - প্রস্তুতকারকের নম্বর এবং নিবন্ধন নম্বর, যা ডিভাইসটি নিবন্ধন করার সময় CTO বা ট্যাক্স ইন্সপেক্টর দ্বারা রিপোর্ট করা হয়৷
• বইটি কখন পূরণ করা শুরু হয়েছিল এবং পরবর্তীতে - কখন শেষ এন্ট্রি করা হয়েছিল তা নির্দেশ করা বাধ্যতামূলক।
• দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির অবস্থান এবং পুরো নাম নির্দেশ করা প্রয়োজন -একটি কর্মসংস্থান চুক্তির অধীনে কর্মরত ক্যাশিয়ার৷

KM-4 ফর্মের প্রতিস্থাপন

কাজ শুরু করার আগে, টেলারের বইটি অবশ্যই ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিসে নিবন্ধিত হতে হবে। এই সময়ের মধ্যে, এটির ইতিমধ্যেই একটি সম্পূর্ণ শিরোনাম পৃষ্ঠা, পৃষ্ঠা সংখ্যা এবং শেষ পৃষ্ঠার এন্ট্রি থাকা উচিত যা নিয়ন্ত্রণ শীটকে প্রভাবিত করে।

একটি নতুন জার্নাল কেবল তখনই শুরু করা উচিত যখন পুরানোটি সম্পূর্ণরূপে পূরণ করা হয় (প্রতিটি ফর্ম 1000টি এন্ট্রির জন্য ডিজাইন করা হয়েছে)৷ প্রতিস্থাপনের কারণও হতে পারে বইটির সুস্পষ্ট জীর্ণতা বা এর উল্লেখযোগ্য ক্ষতি।

KM-4 জার্নালের কলাম এবং তাদের অর্থ, যাচাইকরণ সূত্র

ক্যাশিয়ার-অপারেটর জার্নালটি কীভাবে সঠিকভাবে পূরণ করতে হয় সে সম্পর্কে বলতে গিয়ে, যার একটি নমুনা আপনি ইতিমধ্যে ফটোতে দেখেছেন, আমরা এতে বিদ্যমান সমস্ত কলাম বিশ্লেষণ করব, তাদের অর্থ প্রকাশ করব।

গণনা	নাম	তথ্য প্রবেশ করানো হয়েছে
1	পরিবর্তনের তারিখ	চেকে মুদ্রিত তারিখটি লিখুন - Z-রিপোর্ট
2	বিভাগ নম্বর	সংস্থার মধ্যে বিভাগগুলিতে বিভাজন থাকলে কলামটি পূরণ করা হয়
3	দায়িত্বশীল ব্যক্তির নাম	যদি জার্নালটি একই ক্যাশিয়ার দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়, তবে প্রাথমিক লাইনে পুরো নামটি নির্দেশ করা অনুমোদিত এবং পরবর্তী লাইনগুলিতে ড্যাশ (--//-)
4	শিফ্টের শেষে কন্ট্রোল কাউন্টারের সিরিয়াল নম্বরের গণনা	Z-রিপোর্টের অর্ডিন্যাল নম্বর লেখা আছে - এই তথ্য এতে দৃশ্যমানসর্বাধিক
5	ফিসকাল মেমরি রিপোর্ট (কন্ট্রোল মিটার), মোট মিটার রিডিংয়ের স্থানান্তরের যোগফল নথিভুক্ত করা	কিছু ক্যাশিয়ার এখানে প্রতিদিন বিক্রির সংখ্যা লিখে রাখে, কেউ কেউ ৪ নং কলামের তথ্য নকল করে। বেশিরভাগই এই বিভাগটিকে ফাঁকা রাখার পরামর্শ দেন
6	দিনের শুরুতে কাউন্টার যোগ করার ইঙ্গিত	আগের শিফটের শেষের অ-রিসেটযোগ্য মোট (গতকালের Z-রিপোর্ট) - পূর্ববর্তী এন্ট্রির 9 নম্বর কলামের ডেটার সাথে মেলে
7	ক্যাশিয়ারের স্বাক্ষর
8	প্রশাসকের স্বাক্ষর
9	শিফ্ট শেষে মোট কাউন্টারগুলির ডেটা	কর্মদিবসের শেষে পুনরায় সেট করা যায় না এমন মোট
10	দৈনিক আয়ের পরিমাণ	Z-রিপোর্টে উল্লেখ করা হয়েছে। এটি পরীক্ষা করতে, আপনি এটিকে এভাবে গণনা করতে পারেন: কলাম 9 - কলাম 6=কলাম 10
11	নগদ জমা হয়েছে	মেইন ক্যাশ ভল্টে টেলারের দেওয়া নগদ পরিমাণ। আপনি সূত্রটি ব্যবহার করে গণনার সঠিকতা পরীক্ষা করতে পারেন: কলাম 10 - কলাম 13 - কলাম 15=কলাম 11
12	ডকুমেন্টেশন অনুযায়ী অর্থপ্রদান, পিসি	এখানে এমন পণ্যের সংখ্যা রেকর্ড করে যাদের ক্রয়ের জন্য কার্ড, ট্রাভেলার চেক ইত্যাদির মাধ্যমে অর্থ প্রদান করা হয়েছে।
13	নথি অনুযায়ী অর্থপ্রদান করুন, ঘষুন।	১২ নম্বর কলাম থেকে কেনাকাটার পরিমাণ
14	মোট RUR ভাড়া দেওয়া হয়েছে	প্রধান টেলারের কাছে হস্তান্তরকৃত অর্থের সম্পূর্ণ পরিমাণ নির্দেশিত - নগদ এবং উভয়ইনগদহীন যদি কোন ভুলভাবে নক আউট চেক, পণ্য ফেরত না থাকে, তাহলে এখান থেকে ডেটা কলাম 10 এর সমান
15	অব্যবহৃত কেকেএম চেকগুলিতে গ্রাহকদের ফেরত দেওয়া পরিমাণ	ভুলভাবে পাঞ্চ করা চেক, পণ্য ফেরতও KM-3 ফর্মে লিখতে হবে
16	ক্যাশিয়ার শিফটের শেষে স্বাক্ষর, প্রশাসক, নেতা	17 এবং 18 কলাম এক হাতে স্বাক্ষর করা যেতে পারে
17
18

আসুন একটি নির্দিষ্ট উদাহরণে জার্নালটি পূরণ করার বিষয়টি বিবেচনা করা যাক।

কীভাবে সঠিকভাবে ক্যাশিয়ার-অপারেটরের রেজিস্টার পূরণ করবেন: নমুনা

ধরুন, 10 মে, 2017-এ শিফ্ট শেষ হওয়ার সময়, ক্যাশিয়ার রিপোর্ট নং 3210 সরিয়ে দিয়েছেন। এটি অনুসারে, দৈনিক আয়ের পরিমাণ 23845.12 রুবেল। নন-রিসেটযোগ্য মোট ছিল 50645.20 রুবেল। গতকালের জন্য তার পরিসংখ্যান - 26800.08 রুবেল। পণ্যগুলি 2114.50 রুবেল পরিমাণে ফেরত দেওয়া হয়েছিল। আমরা KM-4 এ তথ্য লিখব।

বক্স নম্বর	তথ্য
1	10.05.2017
2	---
3	ইভানোভা এ.এ.
4	3210
5	---
6	২৬৮০০.০৮
7	(স্বাক্ষর)
8	(স্বাক্ষর)
9	50645.20
10	23845.12 (50645.20 - 26800.08)
11	21730.62 (23845.12 - 2114.50)
12	---
13	---
14	২১৭৩০.৬২
15	২১১৪.৫০
16	(স্বাক্ষর)
17	(স্বাক্ষর)
18	(স্বাক্ষর)

রিটার্ন এবং তহবিলের সঞ্চয়

কীভাবে ক্যাশিয়ার-অপারেটরের রেজিস্টার পূরণ করবেন? নমুনাটি ভোক্তাদের কাছে পণ্য ফেরত প্রদর্শন করে। এই ধরনের পরিস্থিতিতে, KM-4-এ প্রবেশ করা ছাড়াও, KM-3-এ প্রবেশ করতে হবে। রিটার্নটি সংস্থার প্রধান ক্যাশ ডেস্কের মাধ্যমে ঘটে, কম প্রায়ই একজন নির্দিষ্ট টেলারের KMM-এর মাধ্যমে।

নগদ ড্রয়ারে সঞ্চিত সমস্ত নগদ শিফটের শেষে অবিলম্বে সুপারভাইজার, স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা বা প্রধান ক্যাশ ডেস্কের কাছে হস্তান্তর করতে হবে। জার্নালে একটি এন্ট্রি করার পরে এই পরিমাণগুলি নিষ্পত্তি করার অধিকার অপারেটরের নেই৷

অধিগ্রহণ

ব্যাঙ্ক কার্ড ব্যবহার করে অধিগ্রহণ হল একটি নগদবিহীন অর্থপ্রদান৷ টেলারের জার্নালটি পূরণ করার সময় এই তুলনামূলকভাবে সাম্প্রতিক উদ্ভাবন কখনও কখনও বিভ্রান্ত করে - দৈনিক রাজস্ব কলামে নগদ ডেস্কে যা সংরক্ষিত থাকে তার চেয়ে বড় পরিমাণ থাকে। এছাড়াও, কর্মচারীকে অবশ্যই গ্রাহকদের একটি রেকর্ড রাখতে হবে (তাদের চেকের কপি নিজের জন্য রাখুন) যারা ব্যাঙ্ক ট্রান্সফারের মাধ্যমে অর্থ প্রদান করেছেন।

কীভাবে ক্যাশিয়ার-অপারেটরের জার্নালটি সঠিকভাবে পূরণ করবেন, এই নিবন্ধে নমুনাগুলি স্পষ্টভাবে দেখানো হয়েছে। এই বইটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ একনিষ্পত্তি এবং নগদ কার্যক্রম পরিচালনার নথি। এর অনুপস্থিতি, এটির ক্ষতির মতোই, ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিসের পরিদর্শন সংস্থা দ্বারা কর্মচারী এবং সংস্থা উভয়ের জন্য জরিমানা আরোপিত হয়৷