কীভাবে সঠিকভাবে আলোচনা করবেন: নিয়ম এবং সাধারণ ভুল

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

সবচেয়ে কঠিন পরিস্থিতিতেও আলাপ-আলোচনা করে একটি আপস সমাধান খুঁজে বের করার ক্ষমতা একটি অনন্য দক্ষতা। ব্যবসা পরিচালনার ক্ষেত্রে এই দক্ষতা অপরিহার্য। কিভাবে সঠিকভাবে আলোচনা? কিভাবে আপনি সফল সাহায্য করতে এই দক্ষতা ব্যবহার করতে পারেন? এটি এই নিবন্ধে আলোচনা করা হবে৷

আলোচনার প্রকার

আসুন এটিকে আরও ঘনিষ্ঠভাবে দেখে নেওয়া যাক। শর্তসাপেক্ষে সমস্ত আলোচনাকে দুই প্রকারে ভাগ করা সম্ভব:

1. প্রতিযোগিতামূলক: এই ধরনের কথোপকথনের সময় অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা অনুসৃত লক্ষ্য হল যেকোনো মূল্যে বিজয় অর্জন করা। এই ধরনের ব্যবসায়িক মিটিং প্রায়ই উভয় পক্ষের মধ্যে সংঘর্ষের পরিস্থিতি তৈরি করে।
2. অংশীদারিত্ব: লক্ষ্য হল একটি পারস্পরিক চুক্তিতে পৌঁছানো যা প্রক্রিয়ায় সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের স্বার্থকে সন্তুষ্ট করে৷

কিভাবে সঠিকভাবে আলোচনা করতে হয় তার কোন সঠিক পরামর্শ নেই। প্রত্যেকে তাদের নিজস্ব পদ্ধতি বেছে নেয়। অনুশীলনে, প্রায়শই আপনি ব্যবসায়িক কথোপকথনের প্রতিযোগিতামূলক এবং অংশীদার ফর্মের সংমিশ্রণ খুঁজে পেতে পারেন।

প্রতিযোগিতামূলক আলোচনা একটি উত্তেজনাপূর্ণ পরিবেশ দ্বারা চিহ্নিত করা হয়।প্রতিটি পক্ষের কাজ বিপরীত পক্ষের স্বার্থ বিবেচনায় না নিয়ে তাদের নিজস্ব সুবিধা অর্জন করা। এই ধরনের পরিস্থিতিতে একটি ইতিবাচক ফলাফল অর্জনের জন্য, আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিত সুপারিশগুলি মেনে চলতে হবে:

1. মিটিং এর শুরুতে আপনার প্রস্তাবের সারমর্ম সম্পূর্ণরূপে প্রকাশ না করার চেষ্টা করুন। অন্যথায়, বিপরীত পক্ষ অবিলম্বে তথ্যের সর্বোচ্চ সেট পাবেন। আপনাকেও নিশ্চিত করতে হবে যে কথোপকথনের বিষয় পরিবর্তন না হয়।
2. যদি আপনাকে ছাড় দিতেই হয় তবে যতটা সম্ভব ছোট করার চেষ্টা করুন।
3. যদি সংঘাত বেড়ে যায়, আপনার মর্যাদা বজায় রাখুন। ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রাথমিক নিয়মগুলি অবশ্যই পালন করা উচিত। পরিস্থিতি সামাল দেওয়ার জন্য, কথোপকথনটিকে অন্য বিষয়ে নিয়ে যাওয়ার চেষ্টা করুন৷

প্রস্তুতিমূলক পর্যায়

যথাযথভাবে সহযোগিতার আলোচনা কিভাবে করতে হয় তা বোঝার জন্য, আপনাকে এই প্রক্রিয়াটির প্রধান বৈশিষ্ট্যগুলি সম্পর্কে জানতে হবে৷

প্রাথমিক পর্যায়ে, সবচেয়ে সম্পূর্ণ তথ্য সংগ্রহ ও বিধান করা হয়। ফলস্বরূপ, উভয় পক্ষই লাভজনক সমাধানে পৌঁছাতে পারে। অংশীদারিত্বের আলোচনা পরিচালনা করার সময়, একজনকে প্রথমে ছাড় দেওয়ার জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে।

প্রথম, এই কথোপকথনে আপনি কোন লক্ষ্য অর্জন করতে চান তা নির্ধারণ করুন। তারা পরিমাপযোগ্য এবং অর্জনযোগ্য হতে হবে। আপনার প্রতিপক্ষের কাছ থেকে আপনি কী পেতে চান তা আপনাকে স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে। মিটিংয়ের আগে, অন্য পক্ষের চাহিদাগুলি অন্বেষণ করা মূল্যবান। প্রাপ্ত তথ্যের উপর ভিত্তি করে, আপনি আপনার প্রস্তাব প্রণয়ন করতে পারেন। তারা যতটা সম্ভব বাস্তববাদী হওয়া উচিত। যদি উভয়দলগুলি কিছু ছাড় দিতে প্রস্তুত হবে, ফলাফল অর্জন করা অনেক সহজ হয়ে যাবে। তবে যদি আলোচকদের মধ্যে একজন প্রতিযোগিতামূলক আলোচনার আকারে একটি কথোপকথন পরিচালনা করতে শুরু করে, তবে একটি সংঘাতপূর্ণ পরিস্থিতির বিকাশের সম্ভাবনা বেশি। এক্ষেত্রে আলোচকের প্রধান কাজ হলো সম্পর্ক উন্নয়ন করা।

প্রতিপক্ষের বিষয়ে প্রতিটি পক্ষ তাদের মতামত তৈরি করার পর, আপনি নির্দিষ্ট প্রস্তাবনা পেশ করা শুরু করতে পারেন। আপনি যদি ছাড় দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেন তবে আপনাকে কেবল কিছু অফার করতে হবে না, তবে একটি রিটার্নও পেতে হবে। সম্পূর্ণ এক্সচেঞ্জ অবশ্যই সমান মূল্যের হতে হবে।

আপোষমূলক

যখন মৌলিক তথ্যের আদান-প্রদান করা হয়, আপনি সরাসরি বিষয়টির হৃদয়ে যেতে পারেন। এটা মনে রাখা উচিত যে আলোচনার সময় আপনি যত বেশি জিজ্ঞাসা করবেন, আপনি তত বেশি পাবেন, আপনি যত কম অফার করবেন, তত কম আপনি হারাবেন। আপনার প্রস্তাব দেওয়ার সময়, শব্দে যতটা সম্ভব সুনির্দিষ্ট হওয়ার চেষ্টা করুন। মোটামুটি অনুমান এড়িয়ে চলুন। আপনার প্রতিপক্ষ আপনার বিরুদ্ধে অস্পষ্টতা ব্যাখ্যা করতে পারে।

একইভাবে, বিপরীত পক্ষের কাছ থেকে অফার এলে তাদের সাথে আলোচনা করা মূল্যবান। তারা কি অফার করে সে সম্পর্কে আপনার অবশ্যই একটি পরিষ্কার ধারণা থাকতে হবে। প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন মুক্ত মনে। তারা আপনাকে বুঝতে সাহায্য করবে যে প্রস্তাবিত বিকল্পটি আপনার লক্ষ্যগুলির জন্য উপযুক্ত কিনা।

সাংকেতিক ভাষা

কীভাবে ব্যবসায়িক আলোচনা পরিচালনা করবেন? যদি মিটিংটি অনানুষ্ঠানিক হয়, খোলা ভঙ্গি ব্যবহার করার চেষ্টা করুন এবং আপনার কথোপকথকের সাথে চোখের যোগাযোগ বজায় রাখুন। পা ক্রস এবং অস্ত্র ক্রস সঙ্গে বসাএর মূল্য নেই।

আপনার প্রাক-আলোচনার বক্তৃতা সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনার বিরোধীদের বিরক্ত করতে পারে এমন শব্দ এবং অভিব্যক্তি ব্যবহার করা উচিত নয়। এছাড়াও, বিরোধী আলোচকের প্রতি অবমাননাকর ব্যঙ্গাত্মক মন্তব্য করা থেকে বিরত থাকার চেষ্টা করুন। যদি কথোপকথনটি ভিন্ন দিকে নিয়ে যেতে শুরু করে, তবে সভায় উপস্থিত লোকেদের দৃষ্টি আকর্ষণ করার চেষ্টা করুন। আপনি তাদের অবস্থান বলতে বলতে পারেন। কিছু ক্ষেত্রে, এই কৌশলটি একটি আপস অর্জনে সহায়তা করে৷

সক্রিয় শোনা

অনেক উচ্চাকাঙ্ক্ষী উদ্যোক্তারা কীভাবে একজন ক্লায়েন্টের সাথে সঠিকভাবে আলোচনা করতে চান তা নিয়ে আগ্রহী। এই ক্ষেত্রে, "সক্রিয় শোনার" কৌশলটি অনেক সাহায্য করে। এটি আপনাকে বিপরীত দিক থেকে অপ্রীতিকর পরিস্থিতি বা বেদনাদায়ক প্রতিক্রিয়া এড়াতে দেয়। "সক্রিয় শোনার" কৌশল যোগাযোগ দক্ষতা উন্নত করে। যদি আপনাকে প্রায়ই আলোচনা করতে হয় তবে এটি খুব কার্যকর হবে।

এই নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ:

1. কথোপকথকের কথা মনোযোগ সহকারে শুনুন। আপনি আপনার উত্তর পরে চিন্তা করতে পারেন.
2. ইঙ্গিত দিয়ে আপনার আগ্রহকে শক্তিশালী করুন, যেমন আপনার প্রতিপক্ষকে জানাতে আপনার মাথা নেড়ে আপনি শুনতে পাচ্ছেন।
3. তথ্যের উপলব্ধি প্রদর্শন করুন। এটি করার জন্য, আপনি যা বলা হয়েছে তার সারমর্ম বলতে পারেন।
4. কথোপকথকের অবস্থানে যাওয়ার চেষ্টা করুন। নিজেকে তার জায়গায় রাখার চেষ্টা করুন এবং তার চোখ দিয়ে পরিস্থিতি দেখুন।
5. আপনার কথোপকথনকে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন, তথ্য পরিষ্কার করুন।
6. কথোপকথনে বিরতি আপনাকে ভয় দেখাবে না। 2-3 মিনিটের বিরতি আপনাকে সাথে জড়ো হওয়ার সুযোগ দেবেচিন্তা করুন এবং পরবর্তী প্রশ্নে যান। আপনার যদি দীর্ঘ বিরতির প্রয়োজন হয় তবে এটি নিন। কিছু ক্ষেত্রে, 10-15 মিনিট পরিস্থিতি বাঁচাতে পারে। এটি বিশেষত কঠিন মনস্তাত্ত্বিক পরিস্থিতিতে অনুষ্ঠিত মিটিংগুলির ক্ষেত্রে সত্য। বিরতি নেওয়া আপনাকে ভারসাম্য এবং নৈতিক শক্তির স্টক পুনরুদ্ধার করতে সহায়তা করবে। উপরন্তু, এটি বাইরে থেকে পরিস্থিতি মূল্যায়ন করার সুযোগ প্রদান করবে।

মিটিং চলাকালীন আপনি কীভাবে জানবেন যে আপনি এবং আপনার প্রতিপক্ষ একটি চুক্তিতে এসেছেন? অন্য পাশ থেকে মৌখিক ইঙ্গিত জন্য দেখুন. এটি "সম্ভবত" বা "হয়তো" শব্দ হতে পারে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এটি একটি চিহ্ন যে শীঘ্রই একটি চুক্তিতে পৌঁছানো হবে৷

টেলিফোন কল

এমন পরিস্থিতিতে আছে যখন একটি ব্যক্তিগত মিটিং অনেক কারণে অসম্ভব। তারপর সমস্যাটি দূর থেকে সমাধান করতে হবে। পছন্দসই ফলাফল অর্জনের জন্য কীভাবে ফোনে আলোচনা পরিচালনা করবেন? বড় মাপের ডিল সাধারণত ফোনে শেষ হয় না। কিন্তু এভাবে প্রাথমিক চুক্তিতে পৌঁছানো বেশ সম্ভব।

টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করার সময়, আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিত সুপারিশগুলি মেনে চলতে হবে:

1. সংলাপের জন্য পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে প্রস্তুতি নেওয়া এবং একটি মেমো তৈরি করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে৷ এই ক্ষেত্রে চোখের যোগাযোগের অভাব একটি সুবিধা, যেহেতু আপনাকে চিট শীট সম্পর্কে লজ্জা পেতে হবে না।
2. অবিলম্বে আপনার কলের উদ্দেশ্য নির্দেশ করুন৷ যদি ব্যক্তিগত পরিদর্শনের সময় তাদের মধ্যে বেশ কয়েকটি থাকতে পারে, তবে টেলিফোন কথোপকথনে লক্ষ্য সাধারণত একটি হয়।
3. এটি অবিলম্বে একজন পরিচালক বা একটি নির্দিষ্ট জন্য দায়ী ব্যক্তিকে আমন্ত্রণ জানাতে বলার প্রয়োজন নেই৷কর্মচারী প্রশ্ন। আপনি একটি সমাধান ব্যবহার করতে পারেন. শুধু জিজ্ঞাসা করুন কার সাথে এই কাজটি নিয়ে আলোচনা করা বাস্তবসম্মত, এবং সচিব আপনাকে সঠিক ব্যক্তির কাছে নিয়ে যাবেন।
4. আপনার কথোপকথনের চাহিদার নির্ধারক। পরিকল্পনা এবং আগ্রহ সম্পর্কে স্পষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে নির্দ্বিধায়। মাত্র কয়েকটি বাক্য দিয়ে আগ্রহ বাড়ানো যায়।
5. আপনার প্রস্তাবের একটি সংক্ষিপ্ত উপস্থাপনা দিন। কয়েক মিনিটের মধ্যে রাখার চেষ্টা করুন।
6. কথোপকথকের আপত্তির উত্তর বের করুন। যদি তারা সাধারণভাবে প্রস্তাবিত পণ্য বা পরিষেবার সাথে সম্পর্কিত হয়, তাহলে ব্যাখ্যা করুন কিভাবে আপনার প্রস্তাব একটি নির্দিষ্ট সমস্যার সমাধান করে।
7. কল শেষ করুন। যদি কথোপকথনটি ভাল হয়, তবে এই পর্যায়ে আপনার পরবর্তী পদক্ষেপে সম্মত হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, বিস্তারিত আলোচনা করার জন্য একটি মিটিং সম্পর্কে।

ব্যবসায়িক আলোচনা

প্রত্যেক উদ্যোক্তাকে কথোপকথনের মৌলিক বিষয়গুলো জানতে হবে। একজন দক্ষ ব্যবসায়ীকে অবশ্যই সরবরাহকারীদের সাথে সঠিকভাবে আলোচনা করতে হবে। অংশীদারদের সাথে একটি সাধারণ ভাষা খুঁজে পাওয়ার ক্ষমতা ছাড়া, কেউ একজন ব্যবসায়িক টাইকুন হতে পারে না। যেকোনো যোগাযোগের ভিত্তি হল ব্যক্তিগত যোগাযোগ। কোনও ফোন কল বা ইমেল এটি প্রতিস্থাপন করতে পারে না। আলোচনা করার সময়, আত্মবিশ্বাসী এবং স্বাচ্ছন্দ্যে থাকা ভাল। ব্যবসায়িক অংশীদারের সাথে ফ্লার্ট করা এবং অত্যধিক সুন্দর হওয়া মূল্যবান নয়। সভার উদ্দেশ্য সবসময় মনে রাখবেন। একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন যুক্তি সহ্য করে না: আপনার চিন্তাগুলি বিশেষভাবে এবং বোধগম্যভাবে গঠন করার চেষ্টা করুন। একই সময়ে, পাল্টা প্রস্তাবগুলি মনোযোগ সহকারে শুনুন। কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার ক্ষমতাআপনার অভিজ্ঞতা এবং জ্ঞান প্রদর্শন করুন৷

গ্রাহকের সাথে কথোপকথন

এটি একটি বিশেষ ধরনের ব্যবসায়িক কথোপকথন। গ্রাহকের সাথে কীভাবে সঠিকভাবে আলোচনা করবেন যাতে আপনার সহযোগিতা পারস্পরিকভাবে উপকারী হয়? ক্লায়েন্ট এর চাহিদা জিজ্ঞাসা করতে ভুলবেন না. আপনি যদি তার সাথে অপ্রাসঙ্গিক বিষয়গুলি উত্থাপন করেন তবে গ্রাহক দ্রুত কথোপকথনে আগ্রহ হারাবেন। আপনার কথোপকথন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন. এটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় আপনার সম্পৃক্ততার উপর জোর দেবে। এটি একটি নির্দিষ্ট এলাকায় আপনার অভিজ্ঞতা ফোকাস করার সুপারিশ করা হয়. আপনি ইতিমধ্যে সম্পন্ন অর্ডারের উদাহরণ দিতে পারেন।

সন্ত্রাসীদের সাথে কথোপকথন

বড় শহরের বাসিন্দাদের জন্য, সন্ত্রাসবাদ অন্যতম প্রধান ফোবিয়া হয়ে উঠেছে। প্রায়ই সন্ত্রাসী হামলার সাথে জিম্মি করা হয়। এমন পরিস্থিতিতে আপনি কীভাবে আচরণ করবেন তার উপর অনেক কিছু নির্ভর করে। কিভাবে সঠিকভাবে সন্ত্রাসীদের সঙ্গে আলোচনা? বিশেষজ্ঞরা যে প্রধান পরামর্শ দেন তা হল শান্ত থাকার চেষ্টা করা। আক্রমণকারীদের সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করুন৷

একটি সংকট পরিস্থিতিতে, প্রায়শই স্টকহোম সিন্ড্রোমের মতো একটি ঘটনা ঘটে। এই শব্দটি সন্ত্রাসীদের প্রতি ভুক্তভোগীদের মধ্যে সহানুভূতির উত্থানকে বোঝায়। বর্তমান পরিস্থিতিতে সাধারণ উত্তেজনা মানুষকে ঘনিষ্ঠ করে তোলে। সর্বোপরি, সন্ত্রাসীরাও তাদের নিজের জীবনের মূল্য দেয়। এটি মনে রাখবেন, তবে জমা দেওয়ার ইচ্ছা প্রকাশ করা চালিয়ে যান। দর কষাকষি করার চেষ্টা করবেন না। সব পরে, আপনি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে অপরাধীদের সব উদ্দেশ্য জানেন না. শুধুমাত্র গোয়েন্দা কর্মকর্তারাই জানেন কিভাবে সঠিকভাবে অপারেশনাল আলোচনা পরিচালনা করতে হয়। এই ধরনের পরিস্থিতির উদাহরণ দেখায় যে শুধুমাত্র মনোবৈজ্ঞানিকদের মৌলিক সুপারিশ বাস্তবায়নের সাথেআপনি সমস্যার একটি সফল সমাধানের উপর নির্ভর করতে পারেন৷

সহায়ক টিপস

কার্যকর আলোচনার জন্য কয়েকটি সহজ নির্দেশিকা রয়েছে৷

প্রধানগুলো:

1. প্রথম বাক্যের পর হ্যাঁ বলবেন না। আপনি যদি উত্তর দিয়ে তাড়াহুড়ো করেন, তাহলে কথোপকথন নেতিবাচক প্রতিক্রিয়ার সম্মুখীন হতে পারে।
2. আপনি পাওয়ার আশার চেয়ে বেশি কিছু জিজ্ঞাসা করুন। অনেক মনোবিজ্ঞানী, যখন সঠিকভাবে সহযোগিতার আলোচনার বিষয়ে কথা বলেন, তখন এই কৌশলটি ব্যবহার করার পরামর্শ দেন। এটি আপনার লাভের সম্ভাবনা বাড়ায় এবং আপনাকে ব্যবসায়িক কথোপকথনের জন্য একটি স্থান তৈরি করতে দেয়৷
3. প্রয়োজনে আপনার শর্তাবলী পরিবর্তন করতে ইচ্ছুকতা দেখান। আলোচনার অধীনে ইস্যুটির সমস্ত দিক বিবেচনা করুন, তবে ছাড় দেওয়ার জন্য তাড়াহুড়ো করবেন না। কথোপকথনের স্বার্থ বিবেচনা করার চেষ্টা করুন এবং তাদের বিশ্লেষণ করুন।

উপসংহার

এই পর্যালোচনাতে, আমরা কীভাবে সঠিকভাবে আলোচনা করতে হয় তা দেখেছি। নিম্নলিখিত টিপস এবং কৌশলগুলি আপনাকে বিভিন্ন পরিস্থিতিতে আপনার কথোপকথন থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে সহায়তা করবে৷