প্রকল্প ব্যবস্থাপনা - এটা কি? সুবিধা - অসুবিধা

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2024-01-17 18:42

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা রাশিয়ার আধুনিক ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার একটি অবিচ্ছেদ্য উপাদান। অনেক দেশি ও বিদেশী কোম্পানি পণ্য ও সেবার মান উন্নত করতে, খরচ কমাতে, লাভ বাড়াতে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা ব্যবহার করে। প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কি এবং এর প্রধান সুবিধা কি?

একটি প্রকল্প কি?

"প্রকল্প" ধারণাটি সম্পূর্ণ ভিন্ন উপায়ে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে। প্রথম বিকল্পটি ডকুমেন্টেশনের একটি সেট হিসাবে প্রকল্পের সংজ্ঞা জড়িত, যা অনুযায়ী একটি বিল্ডিং বা কাঠামো নির্মাণ সম্ভব। এই নিবন্ধটি "প্রকল্প" শব্দের দ্বিতীয় অর্থ নিয়ে আলোচনা করবে।

একটি প্রকল্পের অনেক সংজ্ঞা রয়েছে, যদিও তারা সকলেই একটি বিষয়ে একমত: একটি প্রকল্প এমন একটি ধারণা যা একটি সীমিত সময়ের মধ্যে একটি নির্দিষ্ট বস্তুগত কাজ বাস্তবায়নের সাথে জড়িত। একই সময়ে, প্রকল্পের প্রধান বৈশিষ্ট্যগুলিকে বলা হয়:

• স্বতন্ত্রতা (একটি প্রকল্প এমন কিছু যা প্রথমবার তৈরি করা হয়েছে)।
• সময় সীমিত (প্রকল্পের সর্বদা বাস্তবায়নের সময়সীমা থাকে)।
• উদ্দেশ্যপূর্ণতা (প্রকল্পটি সর্বদা নির্দিষ্ট সমস্যা সমাধানের জন্য পরিচালিত হয়, একটি নিয়ম হিসাবে, পরিমাণগত এককে প্রকাশ করা হয়পরিমাপ)।

যদি তিনটি শর্ত পূরণ করা হয়, তাহলে কার্যক্রমের সেটটিকে একটি প্রকল্প বলা যেতে পারে।

প্রোগ্রাম এবং পোর্টফোলিও

প্রকল্পগুলি প্রায়ই প্রোগ্রাম এবং পোর্টফোলিওতে গোষ্ঠীভুক্ত করা হয়। একই সময়ে, প্রোগ্রামগুলি এমন একটি প্রকল্পের সেট যা একটি সাধারণ লক্ষ্য দ্বারা একত্রিত হয়। উদাহরণ স্বরূপ, জনসংখ্যার জন্য শিক্ষার মান উন্নয়নের জন্য একটি কর্মসূচির মধ্যে থাকতে পারে শিক্ষকদের বেতন 20% বৃদ্ধি করার প্রকল্প, 15টি নতুন স্কুল নির্মাণ, মৌলিক বিষয়ে 26টি নতুন পাঠ্যপুস্তক প্রকাশ করা।

একটি প্রকল্প পোর্টফোলিও একটি একক উত্স থেকে অর্থায়ন করা প্রকল্পগুলিকে একত্রিত করে, তাদের উদ্দেশ্য নির্বিশেষে। উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানি N-এর প্রকল্পগুলির পোর্টফোলিওতে দাতব্য প্রকল্প, একটি নতুন কর্পোরেট অফিস নির্মাণ, পরিচালকের বার্ষিকী উদযাপন এবং 10% বার্ষিক টার্নওভার বৃদ্ধি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

পোর্টফোলিও এবং প্রোগ্রামগুলির প্রকল্পগুলিতেও উপরে বর্ণিত তিনটি প্রধান বৈশিষ্ট্য থাকা উচিত।

প্রকল্প ব্যবস্থাপনার মৌলিক নীতি

ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া সহজতর করার জন্য ডিজাইন করা প্রযুক্তির জন্য গতিশীলভাবে বিকাশমান বাজারের পরিপ্রেক্ষিতে, প্রকল্প পরিচালনাকে সম্পূর্ণরূপে বর্ণনা করে এমন নির্দিষ্ট পদ্ধতির নাম দেওয়া কঠিন।

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে অনেক পন্থা এবং টুল রয়েছে এবং এটি নিম্নলিখিত মৌলিক নীতিগুলির উপর ভিত্তি করে:

• ফলাফল ভিত্তিক। এই নীতিটি "প্রকল্প" শব্দটির অর্থ দ্বারা নির্ধারিত হয়। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট শুধু গুণগত মানের ব্যবস্থাপনা নয়, এটি আন্তঃসম্পর্কিত কর্মের একটি উদ্দেশ্যমূলক সেট।
• "নকশা ত্রিভুজ" এর মূলনীতি। এপ্রকল্প পরিচালনার মধ্যে আন্তঃনির্ভরতার দ্বারা পরিচালিত হওয়া উচিত: সময়, বাজেট, প্রকল্পের গুণমান। কারণগুলির মধ্যে একটির পরিবর্তন অন্যগুলির মধ্যে পরিবর্তনের দিকে নিয়ে যায়, যা তাদের একই ত্রিভুজের বাহুতে পরিণত করে৷



• প্রজেক্টের জীবনচক্রের জন্য অ্যাকাউন্টিং। একটি প্রকল্পের জীবনচক্র একটি প্রকল্প তৈরির ধারণার গঠনের সাথে শুরু হয় এবং প্রকল্পে নির্দিষ্ট সময়ের মেয়াদ শেষ হওয়ার সাথে সাথে শেষ হয়। একটি প্রকল্পের জীবনচক্র, একটি নিয়ম হিসাবে, প্রকল্পের ফলে তৈরি পণ্যের জীবনচক্র শুরু হওয়ার মুহুর্তে শেষ হয়৷
• ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয়া পদ্ধতি। এই নীতিটি প্রক্রিয়াগুলির একটি সেট হিসাবে প্রকল্পের মূল্যায়ন জড়িত যা আন্তঃসম্পর্কিত এবং আধা-সমাপ্ত পণ্য বা গুরুত্বপূর্ণ নথির আকারে মধ্যবর্তী ফলাফলে পরিণত হয়। এই পদ্ধতিটি আপনাকে তথাকথিত "ব্লাইন্ড জোন" ছাড়াই প্রজেক্ট নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়।

প্রজেক্ট অংশগ্রহণকারীদের উৎসাহিত করার পদ্ধতি

প্রজেক্টের অংশগ্রহণকারীদের উৎসাহিত করার ক্ষেত্রে সাধারণত বিশেষ মনোযোগ দেওয়া হয় যখন নির্দিষ্ট কাজ সম্পাদনের জন্য প্রকল্প ব্যবস্থাপনা নির্বাচন করা হয়। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে সাধারণত বাস্তব এবং অস্পষ্ট প্রেরণামূলক প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত থাকে।

বস্তুগত প্রণোদনার মধ্যে রয়েছে বোনাস, জরিমানা, মধ্যবর্তী কাজগুলি তাড়াতাড়ি শেষ করার জন্য অতিরিক্ত অর্থ প্রদান।

অনুপ্রেরণার অস্পষ্ট পদ্ধতির মধ্যে রয়েছে শংসাপত্র এবং শৃঙ্খলামূলক উপহার সময় বন্ধের আকারে, সেইসাথে একটি প্রতিযোগিতামূলক প্রতিযোগিতার অংশ হিসাবে প্রকল্পের অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে প্রতিযোগিতার মোতায়েন৷

প্রকল্প ব্যবস্থাপনার প্রধান পর্যায়

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা প্রকল্পের জীবনচক্রের পর্যায় এবং ব্যবস্থাপনা জটিলতার পর্যায়গুলিতে ঘটে। পর্যায় এবং পর্যায়গুলির মধ্যে সম্পর্ক নীচের সারণীতে দেখানো হয়েছে৷

পর্যায়:	ব্যয় ব্যবস্থাপনা	নির্দিষ্ট ব্যবস্থাপনা	কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট	ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা
পর্যায়:	1	2	3	4
দীক্ষা	প্রাথমিক তহবিল অনুমান	প্রকল্পের টাইমলাইনের প্রাথমিক অনুমান	মূল কাজের সংজ্ঞা	সম্ভাব্য নেতিবাচক কারণগুলির প্রাথমিক বিশ্লেষণ
পরিকল্পনা	বাজেটের গণনা এবং তহবিল উৎস অনুসন্ধান	প্রজেক্টের সময়সূচী গণনা	প্রকল্প লক্ষ্যমাত্রার গণনা	ঝুঁকি সামঞ্জস্যের গণনা
বাস্তবায়ন	প্রকল্পের পর্যায়ক্রমে অর্থায়ন	শিডিউল বাস্তবায়ন মনিটরিং	মধ্যবর্তী সূচকের অর্জন পর্যবেক্ষণ করা	কী ড্রাইভারের পরিবর্তনগুলি পর্যবেক্ষণ করা
ক্লোজিং	আনুমানিক লাভ/ক্ষতি	লেগ/লিড স্কোর	প্রকল্পের উদ্দেশ্যের সমাপ্তি/ব্যর্থতার মূল্যায়ন	বিশ্লেষণভুল হয়েছে

এইভাবে, প্রকল্প পরিচালনার ক্ষেত্রগুলির মধ্যে আর্থিক, কর্মী, সংস্থার কাঠামোগত ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত৷

প্রকল্প ব্যবস্থাপনার পরিধি

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট স্ট্রাকচারের মধ্যে রয়েছে প্রতিষ্ঠানের সমস্ত কাজকে এমন প্রকল্পে বিভক্ত করা যা সময় এবং লক্ষ্যমাত্রার পরিপ্রেক্ষিতে সীমিত। একই সময়ে, প্রতিটি প্রকল্পের একটি দল এবং প্রকল্প পরিচালকদের একটি দল গঠন করা হয়, যারা তাদের প্রকল্পের অগ্রগতি সম্পর্কে পরিচালককে রিপোর্ট করে৷

এই বিষয়ে, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবহার করা হয়, একটি নিয়ম হিসাবে, বিভিন্ন শিল্প এবং আকারের সংস্থাগুলিতে, একই সাথে সম্পাদিত আদেশের বিস্তৃত পরিসরের সাথে। যাইহোক, ছোট ব্যবসায়, তিনি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবহার করে উত্পাদনের আধুনিকীকরণের নির্দিষ্ট সমস্যার সমাধান করতে বা, উদাহরণস্বরূপ, একটি নতুন পণ্য প্রবর্তনের জন্য।

নির্মাণ শিল্পে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা

নির্মাণ শিল্পে, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পদ্ধতির ব্যবহার বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক। যে সংস্থাগুলি কোনও গ্রাহক বা ঠিকাদারের কার্য সম্পাদন করে, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা প্রকল্পগুলিতে কাজের একটি প্রাকৃতিক বিভাজন ব্যবহার করে (পণ্য নীতি অনুসারে, প্রতিটি বিল্ডিংয়ের নির্মাণ একটি পৃথক প্রকল্প), এবং কার্যত শীর্ষ ব্যবস্থাপনার কাঠামো। গুরুতর পুনর্গঠনের প্রয়োজন নেই৷

একটি প্রকল্প সংস্থার পরিচালনাও প্রায়শই প্রকল্পের নীতি অনুসারে পরিচালিত হয়, সফলভাবে ইতিমধ্যে গঠিত দলগুলি ব্যবহার করেএকটি প্রকল্প দল হিসাবে ডিজাইনার।

রাষ্ট্রীয় কাঠামোতে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা

সরকারে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা আমাদের সময়ের মোটামুটি নতুন প্রবণতা। ব্যবস্থাপনার প্রোগ্রাম-টার্গেট পদ্ধতি, যা সোভিয়েত আমল থেকে বিকশিত হয়ে আসছে, এখন সারা দেশে প্রকল্প ব্যবস্থাপনার রূপ নিয়েছে। এখন, রাষ্ট্রের জন্য কৌশলগতভাবে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি সমাধান করার জন্য, প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করা হয় যাতে লক্ষ্য সূচক এবং বাস্তবায়নের সময়সীমা সহ পৃথক প্রকল্প অন্তর্ভুক্ত থাকে। যাইহোক, এই ধরনের প্রোগ্রাম পরিচালনার পদ্ধতিটি এখনও আদর্শ থেকে অনেক দূরে এবং আধুনিকীকরণ এবং আপডেটের প্রয়োজন৷

বেলগোরোড অঞ্চলে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়নের অভিজ্ঞতা

প্রকল্প-ভিত্তিক জনপ্রশাসন সারা বিশ্বে নিজেকে প্রমাণ করেছে। রাশিয়ায়, বেলগোরোড অঞ্চলে এই প্রযুক্তি প্রয়োগের অভিজ্ঞতা রয়েছে৷

এই বড় মাপের পরীক্ষা বেলগোরোড অঞ্চলের সিভিল সার্ভিসের প্রায় সব দিককে প্রভাবিত করেছে। প্রধান উপাদানগুলির মধ্যে রয়েছে প্রকল্প পরিচালনার প্রশিক্ষণ, সাংগঠনিক এবং পদ্ধতিগত সহায়তা, সাইটে পরিদর্শন, প্রেরণা, কর্মীদের দক্ষতার মূল্যায়ন, প্রকল্প পর্যালোচনার জন্য বিশেষজ্ঞ কমিশন।

বেলগোরোড অঞ্চলের প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় এখন প্রকল্প ব্যবস্থাপনার কলেজিয়াল সংস্থাগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

• আন্তঃবিভাগীয় কমিশন প্রকল্প কার্যক্রম পরিচালনা করে।
• সেক্টরাল এক্সপার্ট কমিশন যারা প্রকল্পের উদ্বোধন/বন্ধ করার সিদ্ধান্ত নেয়।
• আঞ্চলিক প্রকল্প অফিস যা পদ্ধতির সাথে সম্মতি নিয়ন্ত্রণ করেপ্রকল্প ব্যবস্থাপনা।

ওয়ান স্টপ শপ

এটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় রূপান্তরের কাঠামোর মধ্যে ছিল যে বেলগোরোড অঞ্চল, 2010 সালে, "এক উইন্ডো" সিস্টেমের মাধ্যমে বিনিয়োগ প্রকল্পগুলির সমন্বয় সাধনে স্যুইচ করেছিল, যা এখন মস্কোতে সুপরিচিত৷ এই উইন্ডোটির ভূমিকাটি সদ্য চালু হওয়া পরিষেবাগুলির মধ্যে একটি দ্বারা সঞ্চালিত হয় - আঞ্চলিক প্রকল্প অফিস৷ এখন, প্রকল্প অফিসে আবেদন করার ঠিক এক মাস পরে, ব্যবসায়িক সংস্থা একটি অনুমোদনের নথি পায়৷

স্বয়ংক্রিয় তথ্য সিস্টেম "প্রকল্প ব্যবস্থাপনা"

বেলগোরোড অঞ্চলে প্রকল্প পরিচালনার জন্য তথ্য এবং প্রযুক্তিগত সহায়তা স্বয়ংক্রিয় তথ্য ব্যবস্থা (AIS) "প্রকল্প ব্যবস্থাপনা" এর মাধ্যমে পরিচালিত হয়। এটি একটি নো-সফ্টওয়্যার ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন যা প্রকল্প, পোর্টফোলিও এবং প্রোগ্রামগুলির জন্য নিম্নলিখিত ফাংশনগুলি সম্পাদন করে:

• রেজিস্ট্রি (ডাটাবেস) বজায় রাখা।
• শিডিউলিং।
• বাজেট।
• আঞ্চলিক এবং পৌর পর্যায়ে বাস্তবায়ন পর্যবেক্ষণ।
• দলের ক্ষমতা ও দায়িত্ব বণ্টন।
• কন্টেন্ট পরিবর্তন করুন।
• প্রজেক্টের জন্য আসন্ন এবং আসন্ন ইভেন্ট সম্পর্কে সতর্কতা সিস্টেম।
• নথির প্রবাহ।
• স্বয়ংক্রিয় বিশ্লেষণাত্মক প্রতিবেদন।
• বেলগোরোড অঞ্চলের ইলেকট্রনিক সরকারের সাথে একীকরণ।

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের সুবিধা এবং অসুবিধা

বেলগোরোড অঞ্চলে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়নের বর্ণিত অভিজ্ঞতা সফল হয়েছে। এই পরিবর্তনগুলির প্রভাব প্রাথমিকভাবে প্রকাশ করা হয়েছিলমোট আঞ্চলিক পণ্যের বৃদ্ধির হার 0.1% (3 বিলিয়নের বেশি রুবেল) দ্বারা বৃদ্ধি, প্রকল্প অনুমোদনে ব্যয় করা সময় হ্রাস (প্রতিটি প্রকল্পের জন্য 2 মাস) এবং বিনিয়োগের বিকাশের হার বৃদ্ধি 23% দ্বারা অঞ্চল. যাইহোক, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফলাফল হল কর্মীদের মধ্যে প্রকল্পের চিন্তাভাবনা তৈরি করা যারা সক্রিয়ভাবে বিশ্লেষণ করে এবং সমস্যা সমাধানের চেষ্টা করে, কখনও কখনও এমনকি অ-মানক, উদ্ভাবনী পদ্ধতি ব্যবহার করে।

ব্যবস্থাপক কাঠামোর অনুপ্রেরণা এবং পুনর্গঠন শুধুমাত্র সিভিল সার্ভিসের জন্যই নয়, ব্যবসার জন্যও একটি ইতিবাচক প্রভাব অর্জন করা সম্ভব করেছে, বিনিয়োগের অনুকূল পরিবেশ তৈরি করেছে এবং উদ্যোক্তাদের প্রতিবন্ধকতা দূর করেছে৷

এই অঞ্চলের জনসংখ্যা এখন গুরুত্বপূর্ণ কৌশলগত প্রকল্প বাস্তবায়নের নির্বাচন ও নিয়ন্ত্রণে সক্রিয় অংশ নেয়। মানুষের জন্য, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট হল উচ্চ মানের পরিষেবা এবং উচ্চ গতিশীলতা উপভোগ করার সুযোগ৷

তবে, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কাঠামোর সমস্ত সুবিধা থাকা সত্ত্বেও, এই পদ্ধতির অসুবিধাগুলিও রয়েছে৷

প্রথমত, ক্রান্তিকাল। প্রজেক্ট টিমের একসাথে কাজ করতে এবং একটি সু-সমন্বিত প্রক্রিয়া হিসাবে তাদের কার্য সম্পাদন করতে একটি নির্দিষ্ট সময় লাগে৷

দ্বিতীয়ত, একটি এন্টারপ্রাইজে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট বাস্তবায়ন করার সময়, একজন ভালো প্রজেক্ট ম্যানেজার খোঁজা বিলম্বিত হতে পারে। প্রজেক্ট ম্যানেজারের ব্যক্তিগত এবং পেশাগত গুণাবলীর উপর অত্যন্ত উচ্চ প্রয়োজনীয়তা আরোপ করা হয়: ব্যাপক যোগ্যতা, প্রকল্পে সম্পূর্ণ নিমজ্জন, প্রয়োজনীয় সুনির্দিষ্ট বিষয়ে প্রকল্প পরিচালনার অভিজ্ঞতা।

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের তৃতীয় অসুবিধাকে প্রয়োজন হিসেবে বিবেচনা করা যেতে পারেপ্রকল্পের মধ্যে কোম্পানির সম্পদ বিভক্ত করা। "দরিদ্র" সংস্থাগুলিতে, এটি আদৌ সম্ভব নাও হতে পারে। প্রকল্প পরিচালকদের তহবিল এবং কর্মীদের জন্য "লড়াই" করতে হবে, যা প্রকল্পের জীবনচক্রের সমস্ত পর্যায়ে সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণের শর্তে অগ্রহণযোগ্য৷

একটি সংস্থায় প্রকল্প পরিচালনার পথের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অসুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল প্রকল্পটি সম্পন্ন হওয়ার পরে প্রকল্প দলের সদস্যদের এবং প্রকল্প ব্যবস্থাপকের নিয়োগ৷ আপনি জানেন যে, দলের কাজের চাপ একটি সফল ব্যবসার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম, এবং প্রকল্পের কাজের ক্ষেত্রে, বিশেষজ্ঞদের দলগুলি "হাওয়ায় ঝুলে থাকে" নিয়মিত উপস্থিত হয়, যা অবিলম্বে তাদের ক্রমাগত কাজের চাপ হারায়।

উপরের সংক্ষিপ্তসারে, আমরা উপসংহারে পৌঁছাতে পারি যে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা আধুনিক ব্যবসায়িক স্থানের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ, এবং এর মূল বিষয়গুলি অধ্যয়ন করা কেবলমাত্র রাষ্ট্রীয় পর্যায়ে এবং একটি একক ব্যবসার মধ্যে উভয় ক্ষেত্রেই উপযুক্ত ব্যবস্থাপনা সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য প্রয়োজনীয়।