কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখবেন: নিয়ম এবং নির্দেশিকা

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

যেকোন ব্যবসার একটি অপরিহার্য বৈশিষ্ট্য হল ব্যবসায়িক চিঠিপত্র। প্রতিটি এন্টারপ্রাইজের কর্মচারীরা সহকর্মী এবং গ্রাহকদের সাথে, সরবরাহকারী এবং ভোক্তাদের সাথে যোগাযোগ করে। সাধারণভাবে, যেকোনো অফিসের দৈনন্দিন রুটিনে অবশ্যই চিঠিপত্রে অংশগ্রহণ অন্তর্ভুক্ত থাকে।

এন্টারপ্রাইজ এবং সংস্থার বেশিরভাগ কর্মচারীরা প্রতিদিন অসংখ্য বার্তা পাঠান এবং গ্রহণ করেন তা সত্ত্বেও, প্রত্যেকেই সেগুলি তৈরি করার সময় প্রতিষ্ঠিত নিয়ম এবং নিয়মগুলি মেনে চলে না। দেখা যাচ্ছে যে সঠিকভাবে এবং সঠিকভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখা এত সহজ নয়। অনেক প্রয়োজনীয়তা এবং নিদর্শন রয়েছে যা বিশ্বে প্রয়োগ করা হয় এবং কর্মপ্রবাহের সাথে সম্পর্কিত। এগুলিতে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার নিয়ম, সেইসাথে ডিজাইন সম্পর্কিত মূল বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে৷

একটি তৃতীয় পক্ষের সংস্থার কাছে বা প্রতিবেশী বিভাগের একজন সহকর্মীর কাছে একটি বার্তা রচনা করার সময়, আপনাকে একটি কঠোর শৈলী মেনে চলতে হবে (বন্ধুত্বপূর্ণ চিঠিপত্র ব্যতীত, যার জন্য কোন কিছু নেইঅনুরূপ নিষেধাজ্ঞা)। এমনকি লেনদেনের গুরুত্ব বা পরীক্ষিত পণ্যের আনন্দ বর্ণনা করার জন্য খুব আবেগপূর্ণ শব্দ ব্যবহার করবেন না। একটি ব্যবসায়িক চিঠি পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত এবং যুক্তিসঙ্গতভাবে সংযত হওয়া উচিত।

বার্তাটি ঠিকানা থেকে শুরু হওয়া উচিত। যদি এটি একটি তৃতীয় পক্ষের সংস্থার কর্মচারীর উদ্দেশ্যে করা হয় তবে আপনাকে অবশ্যই এর নাম, প্রাপকের অবস্থান এবং সেইসাথে তার পুরো নামটি নির্দেশ করতে হবে। যে ক্ষেত্রে নথিটি কোম্পানির মধ্যে থেকে যায়, তখন আদ্যক্ষর সহ একটি উপাধি যথেষ্ট (আপনি অধিষ্ঠিত অবস্থানটিও যোগ করতে পারেন)।

একটি বাইরের সংস্থার কাছে একটি ব্যবসায়িক চিঠি কোম্পানির লেটারহেডে থাকা উচিত (সেটি ইলেকট্রনিকভাবে বা কাগজে পাঠানো হোক না কেন)। যদি এটি অনুপস্থিত থাকে, আপনি নথির "শিরোনাম"-এ প্রেরকের বিবরণ সহজভাবে নির্দেশ করতে পারেন৷

আপনি টেক্সট সংকলন শুরু করার আগে, আপনাকে এর গঠন সম্পর্কে চিন্তা করতে হবে, লেখার মূল পয়েন্ট এবং লক্ষ্যগুলি চিহ্নিত করতে হবে। এটি লেখার প্রক্রিয়াটিকে অনেক সহজ করে তুলবে। চিঠিটি একটি স্বাক্ষর দিয়ে শেষ হওয়া উচিত, যা কেবল প্রেরকের নামই নয়, অবস্থানের পাশাপাশি তিনি যে এন্টারপ্রাইজের প্রতিনিধিত্ব করেন তার নামও নির্দেশ করে৷

একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট বা অংশীদারকে একটি অফার পাঠানোর সময়, শেষে, আপনাকে অবশ্যই সহযোগিতার জন্য কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করতে হবে এবং আরও যৌথ কাজের জন্য আশা করতে হবে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে ব্যবহৃত নিয়মগুলি ছাড়াও, সুপারিশও রয়েছে৷ উদাহরণস্বরূপ, একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে সম্বোধন করা যেকোন নথির পুরো নাম সহ "প্রিয়" শব্দ দিয়ে শুরু হওয়া উচিত এবংআদ্যক্ষর না অক্ষরে সংক্ষিপ্ত রূপ ব্যবহার করার দরকার নেই, উদাহরণস্বরূপ, "ইউভি" লিখুন। অথবা ঠিকানার অবস্থান কমিয়ে দিন, তার কাজের জায়গা।

আন্তর্জাতিক নথির প্রবাহকে সবচেয়ে কঠিন বলে মনে করা হয়, যেহেতু প্রতিটি রাজ্যের যোগাযোগের নিজস্ব সূক্ষ্মতা রয়েছে এবং আপনাকে যে ভাষাতে বিদেশী অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে তা চিঠির লেখকের কাছে সবসময় স্পষ্ট নয়, তাই আপনি অনুবাদকদের সেবা ব্যবহার করতে হবে। এই জাতীয় বিশেষজ্ঞের পরিষেবাগুলি অবলম্বন করার আগে, এটি স্পষ্ট করা উচিত যে তিনি কীভাবে ইংরেজিতে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে জানেন বা আমরা একটি সাধারণ আক্ষরিক অনুবাদের কথা বলছি কিনা। যদি বিদেশী নথির প্রবাহ ক্রমাগত রক্ষণাবেক্ষণের পরিকল্পনা করা হয়, তাহলে এমন একজন কর্মচারী নিয়োগ করা ভাল যে বিদেশী ভাষায় কথা বলতে পারে যাতে এটিতে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে পারে৷

সাধারণভাবে, কাজের কৃতিত্ব অনেক ক্ষেত্রেই নির্ভর করে ডকুমেন্টটি কীভাবে আঁকা হয়েছে এবং কীভাবে এটি ডিজাইন করা হয়েছে তার উপর। তাই যোগাযোগ করার সময় কখনই ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের গুরুত্বকে অবমূল্যায়ন করবেন না।