ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগ: সাধারণ নিয়ম এবং উদাহরণ

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

ব্যবসায়িক ক্ষেত্রটি মানুষের মধ্যে সক্রিয় যোগাযোগ জড়িত: কর্মচারী, সহকর্মী, অংশীদার, গ্রাহক এবং সম্ভাব্য গ্রাহক। যদি ব্যক্তিগতভাবে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করা সম্ভব না হয় বা প্রয়োজনীয় না হয় তবে তারা সাধারণত বৈজ্ঞানিক ও প্রযুক্তিগত অগ্রগতির পণ্যগুলি ব্যবহার করে: ই-মেইল, সামাজিক নেটওয়ার্ক, কর্পোরেট চ্যাট, টেলিফোন।

আজ আমরা ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের বিষয়ে আরও বিস্তারিত আলোচনা করব।

আধুনিক মানুষের জীবনে ফোনের গুরুত্ব

মানুষের জীবনে টেলিফোনের আবির্ভাবের সাথে সাথে যোগাযোগ সম্পূর্ণ নতুন মাত্রা পেয়েছে। যদি আগে, কথা বলার জন্য, দেখা করার প্রয়োজন হয়, তবে টেলিফোন সেটটি একটি নির্দিষ্ট বা এমনকি বেশ বিশাল দূরত্বে থাকা কোনও গুরুত্বপূর্ণ সমস্যা বা কেবল চ্যাট করা সম্ভব করে তোলে। অবশ্যই, এটি প্রথম ব্যবহারকারীদের জন্য একটি কৌতূহল ছিল এবং মধ্যযুগের অনেক বাসিন্দা সম্ভবত পুড়ে যেতে পারেএমন একজনের আগুন যে এমন একটি জিনিস সম্ভব বলে পরামর্শ দেবে।

কিন্তু সময় স্থির থাকে না - টেলিফোনগুলি পরিবর্তিত হতে শুরু করে এবং টেলিফোন যোগাযোগ উন্নত হয়৷ এখন আমাদের হাতে স্মার্টফোন এবং এমনকি স্মার্ট ঘড়িও রয়েছে, যার সাহায্যে আপনি যে কারো সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।

দুর্ভাগ্যবশত, প্রযুক্তিগত অগ্রগতি মানুষের সম্পর্কের ক্ষেত্রে অগ্রগতির নিশ্চয়তা দেয় না। একজন ব্যক্তি খুব দামী লেটেস্ট স্মার্টফোন ব্যবহার করে কারো সাথে কথা বলার অর্থ এই নয় যে তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একজন আনন্দদায়ক কথোপকথনকারী হয়ে ওঠে। বক্তৃতা সংস্কৃতি এবং কথোপকথনের সময় ব্যবহৃত শব্দভান্ডার দ্বারা সবকিছু নির্ধারণ করা হয়। বিশেষ করে যখন এটি ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রে আসে৷

"ব্যবসায়িক যোগাযোগ" মানে কি?

দিয়ে শুরু করতে, এটি সম্পূর্ণরূপে ব্যবসার ক্ষেত্রটি কী তা নির্দেশ করবে৷ প্রথমত, এটি ব্যবসার ক্ষেত্র, উদ্যোক্তা।

এছাড়া, পরিষেবার বিধান, পণ্য বিক্রয়, কোনও বিষয়ে চুক্তির উপসংহার (মৌখিক বা লিখিত - এটি কোন ব্যাপার নয়) সম্পর্কিত যে কোনও কার্যকলাপ ব্যবসায়িক ক্ষেত্রের সংজ্ঞার আওতায় পড়ে৷

ব্যবসায়িক যোগাযোগ, ফোনে কথা বলা এবং মেলিংয়ের একটি বিশেষ সংযোগ রয়েছে, কারণ লোকেদের পক্ষে পরামর্শদাতাদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে কথা বলার জন্য রাস্তায় সময় ব্যয় করার চেয়ে তাদের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে কল করা বা লেখা সহজ।

বর্তমান ব্যবসায়িক ফোন পরিস্থিতি

ইন্টারনেটের বিকাশের সাথে সাথে যোগাযোগের জন্য অনেক অ্যাপ্লিকেশন এবং তাত্ক্ষণিক বার্তাবাহকের আবির্ভাব, টেলিফোন যুগ ব্যবসায় ধীরে ধীরে বিবর্ণ হতে শুরু করে। যোগাযোগ এখন পছন্দ করা হয়.ই-মেইল, কর্পোরেট চ্যাটের মাধ্যমে (উদাহরণস্বরূপ, বিট্রিক্স সিস্টেমে - এই মুহূর্তে ব্যবসার জন্য সবচেয়ে জনপ্রিয় একটি), সামাজিক নেটওয়ার্ক।

ফোনটি এখনও সংস্থার সবচেয়ে সাধারণ যোগাযোগ যাতে গ্রাহকরা কল করতে পারেন৷ নিজেদের মধ্যে, কর্মচারীরা তাদের উপযুক্ত উপায়ে কাজের সমস্যাগুলি সমাধান করতে পারে৷

কোম্পানি ব্যবস্থাপনা যোগাযোগ সংক্রান্ত তাদের নিজস্ব নিয়ম সেট করতে পারে। নিশ্চয়ই আপনি প্রায়ই "বিট্রিক্স সিস্টেমের মাধ্যমে যোগাযোগ হয়", "কাজগুলি Google ডক্স ব্যবহার করে অর্পণ করা হয়", "যদি সাক্ষাত্কারটি সফল হয়, আমরা আপনাকে সাধারণ চ্যাটে যুক্ত করব" ইত্যাদি বাক্যাংশগুলি দেখেছেন। সম্ভবত এই নিয়মগুলি কয়েক মাস বা বছরের জন্য "এটি ঘটেছে" নীতির ভিত্তিতে সেট করা হয়েছিল - প্রথম কর্মচারীরা এইভাবে যোগাযোগ করা সুবিধাজনক বলে মনে করেছিলেন, পরে এটি একটি ঐতিহ্যে পরিণত হয়েছিল৷

অন্য কথায়, টেলিফোন যোগাযোগকে কেউ প্রত্যাখ্যান করে না - যোগাযোগের অন্যান্য উপায়ের উত্থান সত্ত্বেও এটি আজও প্রাসঙ্গিক। এজন্য ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের শিষ্টাচারের নীতিগুলি জানা গুরুত্বপূর্ণ৷

টেলিফোন এবং লাইভ যোগাযোগের মধ্যে পার্থক্য

একটি ব্যক্তিগত বৈঠকে, আমরা কথোপকথনের অঙ্গভঙ্গি এবং মুখের অভিব্যক্তি দেখতে পাই: এটি তার সম্পর্কে এবং কথোপকথনের ছাপ সম্পর্কে একটি মতামত তৈরি করতে আরও ভাল, সহজ এবং দ্রুত সাহায্য করে৷ একটি মিটিংয়ে যোগাযোগ বিশেষত কাজটিকে সহজতর করে যদি লোকেরা কিছুতে একমত হয় (পণ্য সরবরাহ, পরিষেবার বিধান, নিয়োগ বা চাকুরীতে ইত্যাদি)

এছাড়াও যদি কোন কিছুর প্রয়োজন হয়ব্যাখ্যা করুন বা নিশ্চিত করুন, মুখোমুখি কথোপকথনে আমরা অঙ্গভঙ্গি ব্যবহার করতে পারি, যা ফোনে কথা বলার সময় অর্থহীন। না, আপনি অবশ্যই করতে পারেন, তবে কথোপকথক দেখতে পাবেন না। যদিও, এটির একটি অনস্বীকার্য প্লাস রয়েছে: আপনি যতটা খুশি আপনার বসকে দায়মুক্তির সাথে মুখ দেখাতে পারেন, প্রধান জিনিসটি হল সময়মতো থামানো যাতে এটি একটি অভ্যাসে পরিণত না হয়।

আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের শ্রেণীবিভাগ

ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রকার:

• গ্রাহকদের সাথে কথা বলা।
• অংশীদারদের সাথে আলোচনা।
• অধীনস্থদের সাথে কথোপকথন।
• কর্মচারীদের সাথে কথোপকথন।
• সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের সাথে কথা বলা।
• অভিযোগের উত্তর দেওয়া, সমস্যার সমাধান করা।

ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের শিষ্টাচারের বৈশিষ্ট্য

এটা দেখা যাচ্ছে যে আপনি যদি ফোনে হাসিমুখে কথা বলেন, তাহলে কথোপকথক দ্বারা একটি ইতিবাচক মনোভাব সঞ্চারিত হয় এবং অনুভূত হয়। যাই হোক না কেন, ব্যবসায়িক ফোন শিষ্টাচারের জন্য পারস্পরিক শ্রদ্ধা প্রয়োজন। এমনকি যদি কোনো কারণে পক্ষগুলির মধ্যে একটি খুব সঠিকভাবে আচরণ না করে, তবে একজন সদাচারী ব্যক্তি নিজেকে অভদ্রতা এবং সাধারণ অভদ্রতার স্তরে ডুবে যেতে দেবেন না।

অনেক সংস্থায় ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রযুক্তি রয়েছে: তথাকথিত "স্ক্রিপ্ট", বিভিন্ন পরিস্থিতিতে গ্রাহকদের সাথে কীভাবে কথা বলা যায় তার উদাহরণ। অংশীদার বা সরবরাহকারীদের সাথে কথোপকথন প্রত্যাশিত হলে সাধারণত এরকম কোন "স্ক্রিপ্ট" থাকে না৷

একটি ব্যবসায়িক ফোন কথোপকথন এবং একটি অনানুষ্ঠানিক কথোপকথনের মধ্যে পার্থক্য

অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ বলতে বোঝায় চিন্তার প্রকাশের একেবারে মুক্ত রূপ। হ্যাঁ,নিয়ম আছে (উদাহরণস্বরূপ, দেরীতে কল করবেন না এবং একজন ব্যক্তিকে অনেকগুলি কল দিয়ে বিরক্ত করবেন না যখন তিনি ব্যস্ত আছেন), ভাল আচরণকারী লোকেরা সেগুলি অনুসরণ করে।

ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের বৈশিষ্ট্যগুলির আরও কঠোর নিয়ম রয়েছে৷ যাইহোক, অনুশীলন দেখায় যে তাদের অনুসরণ করা কর্মপ্রবাহকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত করে৷

নিয়ম

টেলিফোন ব্যবসায়িক নৈতিকতা সাধারণ নিয়ম অনুসরণ করে।

• অভদ্র হবেন না। এটি সাধারণভাবে ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে গ্রহণযোগ্য নয়: না ব্যক্তিগতভাবে কথোপকথনে, না চিঠিপত্রে। এমনকি আপনি যদি এমন একজন ব্যক্তির সাথে কথা বলছেন যিনি অনুপযুক্ত আচরণ করছেন, আপনার কাজ হল যতটা সম্ভব সংযত এবং নম্র থাকা।
• আপনার উচ্চারণ এবং কথা বলার গতি দেখুন। আপনি নিজের এবং আপনার প্রতিনিধিত্বকারী সংস্থার একটি ছাপ তৈরি করেন। আপনি যদি একজন স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা হন তবে আপনার কাজ একই থাকে - নিজের সম্পর্কে একটি ইতিবাচক ধারণা রেখে যাওয়া। ফোনে কথা বলার সময়, একজন ব্যক্তিকে প্রভাবিত করার জন্য আপনার কাছে শুধুমাত্র দুটি উপায় রয়েছে: কথোপকথন এবং আপনার দেওয়া তথ্য। যদি আপনার বক্তৃতা খুব দ্রুত বা ধীর হয়, শব্দচয়ন বোধগম্য হয় না, প্রচুর পরজীবী শব্দ থাকে, তবে লাইনের অপর প্রান্তের ব্যক্তি এমনকি আপনি ঠিক কী বিষয়ে কথা বলছেন সে সম্পর্কে আগ্রহী নাও হতে পারে, কারণ তারা আপনাকে বুঝতে পারবে না। কর্নি।
• সংক্ষেপে এবং সংক্ষিপ্তভাবে কথা বলুন। প্রয়োজনে, ক্লায়েন্টকে তার ই-মেইলে বিস্তারিত লিখিত তথ্য পাঠাতে আমন্ত্রণ জানান।
• কথোপকথনটি আনুষ্ঠানিক রাখুন। ফোনে যোগাযোগের ব্যবসায়িক শৈলী কথ্য অভিব্যক্তি, অশ্লীল বিবৃতি ব্যবহারের অনুমতি দেয় না।
• আপনার কথোপকথক বোঝেন এমন ভাষায় কথা বলুন। কথোপকথনের ব্যবসায়িক শৈলীতে করণিকবাদ এবং নির্দিষ্ট শব্দভান্ডারের ব্যাপক ব্যবহারের প্রয়োজন হয় না। কথোপকথনকারী আপনার কার্যকলাপের পরিভাষায় অযোগ্য তা জেনে এই ধরনের অভিব্যক্তির ব্যবহার সম্পূর্ণ অসম্মানের সাথে সমান। ব্যতিক্রম: আপনি যদি এমন একজন কর্মচারী নিয়োগ করেন যাকে পেশাদার পদের সুনির্দিষ্ট বিষয়গুলি বুঝতে হবে।
• নিজের পরিচয় দিতে ভুলবেন না। কোম্পানির নাম এবং ঐচ্ছিকভাবে আপনার নাম এবং অবস্থান। এটি আপনার এবং যিনি কল করছেন তার উভয়ের জন্য সময় বাঁচাতে সাহায্য করবে, কারণ "সে সেখানে পৌঁছেছে" এবং কীভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করবেন তা খুঁজে বের করার প্রয়োজন নেই। উপরন্তু, এটি প্রথম সেকেন্ড থেকে আপনার এবং কোম্পানির জন্য সম্মান তৈরি করে। অনুশীলন দেখায় যে একটি নম্র অভিবাদনের পরে, কলকারীরাও আরও নম্র হয়ে ওঠে এবং সাংস্কৃতিক যোগাযোগের জন্য নিষ্পত্তি করে৷
• প্রথম সেকেন্ডে ফোনের উত্তর দিতে তাড়াহুড়ো করবেন না। এক বা দুই সেকেন্ড সমস্যা করবে না, এবং এই সময়ের মধ্যে আপনি শান্তভাবে কলটির উত্তর দেওয়ার জন্য আপনি যা করছেন তা একপাশে রাখতে পারেন।
• ফোন তোলার আগে বেশিক্ষণ অপেক্ষা করবেন না। যদি চার বা ততোধিক ফোনের রিং এর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ সময় চলে যায়, তবে এটি অনৈতিক। উত্তর দেওয়ার সর্বোত্তম সময় হল তৃতীয় রিং এর কাছাকাছি।
• আপনি যদি ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে কল করেন তবে "মারিয়া আপনাকে বিরক্ত করছে" এর মতো বাক্যাংশগুলি এড়িয়ে চলুন। প্রথম সেকেন্ড থেকে, এটি আপনাকে বিরক্তিকর, অনিরাপদ ব্যক্তি হিসাবে অবচেতন (এবং কখনও কখনও সচেতন) ছাপ তৈরি করে। শুধু নিজের পরিচয় দেওয়াই ভালো: "হ্যালো, আমার নাম মারিয়া, আমি কল করছিপ্রশ্ন…."
• কল করার সময়, আপনার কথোপকথনের কথা বলার সময় আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।
• যদি আপনার কথোপকথনের ইস্যুতে কোনও সহকর্মীর সাথে কিছু স্পষ্ট করার প্রয়োজন হয়, কোথাও ছেড়ে যাওয়ার জন্য, তবে "হোল্ড" ফাংশনটি ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়। এইভাবে ব্যক্তিটি জানতে পারবে যে সে লাইনে আছে এবং তাকে কোন সহকর্মীর সাথে আপনার কথোপকথন বা প্রিন্টারের শব্দ শুনতে হবে না৷

যথাযথ টেলিফোন কথোপকথনের উদাহরণ

ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগ: কীভাবে সঠিকভাবে এবং ভুলভাবে একটি কথোপকথন তৈরি করতে হয় তার উদাহরণ।

প্রকাশককে কল করুন।

ব্যবস্থাপক:

- হ্যালো, প্রকাশনা ঘর "আমরা আপনাকে প্রকাশ করব", ম্যানেজার ওলগা। আমি কিভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি?

গ্রাহক:

- শুভ বিকাল, আমি আপনার পরিষেবা সম্পর্কে জানতে চাই৷

ব্যবস্থাপক:

- অনুগ্রহ করে উল্লেখ করুন আপনি কোন পরিষেবায় আগ্রহী? আমরা বই প্রকাশ এবং প্রচার, পাণ্ডুলিপির প্রুফরিডিং এবং সম্পাদনা, লেআউট, কভার ডিজাইন, প্রচলন এবং প্রচারমূলক মুদ্রণ অফার করি।

গ্রাহক:

- আমি বই এবং ফ্লায়ার প্রিন্ট করতে চাই।

ব্যবস্থাপক:

- আমরা 10 টুকরা থেকে বইয়ের কপি এবং 100 টুকরা থেকে লিফলেটের একটি সেট মুদ্রণ করি। যদি বইটি আমাদের বিশেষজ্ঞদের দ্বারা তৈরি করা হয়, তাহলে মুদ্রণে একটি ছাড় দেওয়া হয়৷

আইন অফিসে কল করুন।

সচিব:

- শুভ বিকাল আইনজীবীরা এখানে কোম্পানি।

গ্রাহক:

- আপনার কর্মচারী আমার জন্য একটি খারাপ চুক্তি করেছে! এটাতে আমার প্রয়োজনীয় সমস্ত আইটেম নেই! আমিআমার টাকা ফেরত না দিলে আমি অভিযোগ করব!

সচিব:

- আমি আপনার হতাশা বুঝতে পারছি। দয়া করে, আসুন শান্ত হই এবং এটি বের করার চেষ্টা করি। আপনি কি চুক্তির কপি নিয়ে অফিসে যেতে পারবেন?

সচিব:

- শুভ বিকাল, অরোরা কোম্পানি, আমার নাম ইগর।

সরবরাহকারী:

- হ্যালো, আমার ভিক্টর সার্জিভিচ দরকার, আপনার বস।

সচিব:

- দয়া করে বলুন আমি কার সাথে কথা বলছি? কিভাবে পরিচয় করিয়ে দেব?

সরবরাহকারী:

- আমি ম্যাক্স, আপনার অফিসে কুলার সরবরাহ করছি।

সচিব:

- বুঝেছি। দুর্ভাগ্যবশত, ভিক্টর সের্গেইভিচ এই মুহূর্তে অফিসে নেই, তিনি প্রায় দুই ঘন্টার মধ্যে ফিরে আসবেন। অনুগ্রহ করে 17:00 নাগাদ ফিরে কল করুন।

সরবরাহকারী:

- ঠিক আছে, ধন্যবাদ।

ভুল ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের উদাহরণ

প্রকাশককে কল করুন।

ব্যবস্থাপক:

- হ্যাঁ?

গ্রাহক:

- হ্যালো, আমি বই এবং ফ্লায়ার প্রিন্ট করতে চাই।

ব্যবস্থাপক:

- আমরা কি মুদ্রণ করি?

গ্রাহক:

- হতে পারে। আপনি কি আপনার শর্ত এবং দাম সম্পর্কে আমাদের বলতে পারেন?

ব্যবস্থাপক:

- ওয়েবসাইটে সব লেখা আছে।

গ্রাহক:

- কোন দাম নেই এবং ন্যূনতম পরিমাণ নেই।

ব্যবস্থাপক:

- হ্যাঁ? আচ্ছা তাহলে আমাদের অফিসে আসুন।

ক্লায়েন্ট: কেন?

ব্যবস্থাপক:

- আচ্ছা, ফ্লায়ার প্রিন্ট! এটি প্রিন্ট করুন এবং এটির দাম কত তা খুঁজে বের করুন৷

আপনি কি মনে করেন ক্লায়েন্ট এর থেকে কি প্রভাব ফেলবেকথোপকথন?

আইন অফিসে কল করুন।

সচিব:

- হ্যালো।

গ্রাহক:

- আমি অভিযোগ করব, আপনি আমাকে একটি খারাপ চুক্তি করেছেন!

সচিব:

- আমি কি আপনার জন্য একটি চুক্তি করেছি?

গ্রাহক:

- তোমার বস কোথায়?

সচিব:

- ব্যস্ত! (হ্যাং আপ)

সচিব:

- হ্যাঁ?

সরবরাহকারী:

- হ্যালো, আমার ভিক্টর সার্জিভিচ দরকার, আপনার বস।

সচিব:

- সে চলে গেছে।

সরবরাহকারী:

- কখন হবে?

সচিব:

- দুই ঘণ্টা।

সরবরাহকারী:

- তাই 14:00 ইতিমধ্যে এক ঘন্টা আগে ছিল।

সচিব:

- দুই ঘণ্টার মধ্যে আসছে!

একটি টেলিফোন ব্যবসায়িক কথোপকথন এবং স্কাইপ, ভাইবার এবং মেসেঞ্জারে কথোপকথনের মধ্যে পার্থক্য

ফোনে, যোগাযোগ শুধুমাত্র ভয়েসের সাহায্যে হয়।

কিছু অ্যাপ্লিকেশন আপনাকে ভিডিও কল করার অনুমতি দেয়, যখন কথোপকথনকারীরা একটি সক্রিয় এবং সংযুক্ত ক্যামেরা দিয়ে একে অপরকে দেখতে পারে।

মেসেঞ্জারে শুধুমাত্র চিঠিপত্র জড়িত।

উপসংহার

ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি বোঝা ততটা কঠিন নয় যতটা প্রথম নজরে মনে হয়। এটা বোঝার জন্য যথেষ্ট যে আপনি কোম্পানির মুখ, এবং কথোপকথনের ছাপ আপনার উপর নির্ভর করে।