মিটিং এর প্রকার: প্রোটোকল, গঠন এবং বিষয়বস্তু

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

ব্যবসায়িক যোগাযোগ ছাড়া কোনো প্রতিষ্ঠানের কাজ কল্পনা করা অসম্ভব। কর্মচারীদের মধ্যে সঠিকভাবে তৈরি যোগাযোগ আপনাকে সহজে এবং দ্রুত কাজগুলি সমাধান করতে দেয়৷

অর্গানাইজেশনে অনেক ধরনের মিটিং আছে এবং তাদের প্রত্যেকটির নিজস্ব বৈশিষ্ট্য এবং কাজ রয়েছে। এই ধরনের সূক্ষ্মতা জানা ব্যবসায়িক সমস্যাগুলির আলোচনার সুবিধার্থে সাহায্য করবে। এই নিবন্ধটি আপনাকে মিটিংয়ের ধরন সম্পর্কে বলবে, কেন সেগুলি অনুষ্ঠিত হয় এবং অফিসের কাজে কীভাবে সেগুলি রেকর্ড করা হয় তা বুঝতে সাহায্য করে৷

ব্যবসায়িক মিটিংয়ের লক্ষ্য

যেকোন ধরণের মিটিং এবং মিটিং করার মূল লক্ষ্য হল চাপের সমস্যাগুলির জন্য নির্দিষ্ট গঠনমূলক সমাধান বিকাশ করা এবং ব্যবসায়িক সমস্যাগুলিকে চাপ দেওয়া বিবেচনা করা। এছাড়াও, সম্মিলিত বৈঠকের সময়, কর্মীদের মতামত, ধারণা ভাগ করে নেওয়ার বা উচ্চতর পরিচালকদের সাথে সমস্যার সর্বোত্তম সমাধানের বিষয়ে একটি প্রস্তাব দেওয়ার সুযোগ রয়েছে৷

যেকোন ধরণের ব্যবসায়িক মিটিং আপনাকে প্রতিষ্ঠানের পরিস্থিতির একটি বিস্তৃত চিত্র দেখতে, এর শক্তি এবং দুর্বলতাগুলি নির্ধারণ করতে দেয়। এই ফরম্যাটে অংশগ্রহণ করার সময় খেয়াল রাখতে হবেব্যবসায়িক যোগাযোগ হল কোম্পানি বা এন্টারপ্রাইজের নতুন কর্মীদের দ্রুত অভিযোজন।

কাজ

সকল ধরণের মিটিংয়ের নিম্নলিখিত কাজগুলি আলাদা করা যেতে পারে:

• বর্তমান সমস্যা ও সমস্যার সমাধান;
• কোম্পানির কৌশলগত লক্ষ্য অনুসারে বিভাগগুলির কার্যক্রমের একীকরণ;
• কোম্পানীর মূল্যায়ন এবং এর স্বতন্ত্র কাঠামোগত বিভাগ;
• কোম্পানীর নীতি রক্ষণাবেক্ষণ এবং উন্নয়নশীল।

এই ধরনের একটি ব্যবসায়িক ইভেন্ট কোন বিন্যাসে অনুষ্ঠিত হবে তা বোঝার জন্য, উপরের কাজগুলির মধ্যে কোনটি এটির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হবে তা আপনাকে স্থির করতে হবে এবং তারপরে আপনি বুঝতে পারবেন এটি কোন শ্রেণীবিভাগের অন্তর্ভুক্ত।

প্রকার এবং শ্রেণীবিভাগ

একটি মিটিং, ব্যবসায়িক যোগাযোগের ধরন হিসাবে, হোল্ডিংয়ের একটি ভিন্ন রূপ থাকতে পারে, যা এর বিষয়বস্তু এবং উপস্থিত কর্মকর্তাদের তালিকা নির্ধারণ করে৷

মিটিংগুলির প্রধান শ্রেণীবিভাগ হাইলাইট করা উচিত:

1. মালিকানার অঞ্চল। এখানে আমরা প্রশাসনিক (যা সমস্যাযুক্ত বিষয়গুলির আলোচনার জন্য প্রদান করে), বৈজ্ঞানিক (সেমিনার এবং সম্মেলন, যার উদ্দেশ্য হল প্রাসঙ্গিক বৈজ্ঞানিক বিষয় নিয়ে আলোচনা করা), রাজনৈতিক (যেকোনো রাজনৈতিক সদস্যদের একটি বৈঠকের ব্যবস্থা করা) হিসাবে এই ধরনের মিটিংগুলিকে আলাদা করতে পারি দল এবং আন্দোলন) এবং মিশ্র ধরনের।
2. স্কেল। এখানে, আন্তর্জাতিক ব্যক্তিদের আলাদা করা হয়েছে, যেখানে অন্যান্য দেশের বিশেষজ্ঞরা বা বিদেশী অংশীদাররা জড়িত, জাতীয়, আঞ্চলিক, সেইসাথে শহর৷
3. নিয়মিত। যে কোন মিটিং ফরম্যাটে, হতে পারেস্থায়ী বা পর্যায়ক্রমিক।
4. অবস্থান অনুযায়ী - স্থানীয় বা ভ্রমণ।

এবং সব ধরনের মিটিংকে নিম্নরূপ ভাগ করা যায়:

1. শিক্ষামূলক, আচরণের একটি নির্দেশনামূলক বিন্যাস প্রদান করে, যেখানে একজন উচ্চতর নেতা সরাসরি তার অধীনস্থদের কাছে তথ্য পৌঁছে দেন, যা পরে ক্ষমতার উল্লম্ব বরাবর বিচ্যুত হয় এবং প্রেরণ করা হয়। প্রায়শই, এই ধরনের ব্যবসায়িক যোগাযোগের সময়, সিইও-এর আদেশ শোনা যায়, যা এন্টারপ্রাইজের গতিপথকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত করতে পারে এবং এগুলি আচরণের নিয়ম বা গুরুত্বপূর্ণ উদ্ভাবনও হতে পারে৷
2. অপারেশনাল (কন্ট্রোল রুম)। এই ধরনের মিটিং এর উদ্দেশ্য হল কোন প্রতিষ্ঠান বা এন্টারপ্রাইজের অবস্থা সম্পর্কে তথ্য প্রাপ্ত করা। এই ক্ষেত্রে তথ্যের প্রবাহ অধস্তন অধস্তন থেকে বিভাগীয় প্রধান বা সাধারণ পরিচালকের কাছে নির্দেশিত হয়। মূলত, অপারেশনাল মিটিংয়ে, রোড ম্যাপ, পরিকল্পিত কার্যক্রম, কৌশলগত এবং অপারেশনাল পরিকল্পনা বাস্তবায়নের বিষয়গুলি বিবেচনা করা হয়। অপারেশনাল (প্রেরণ) মিটিং এবং অন্য সকলের মধ্যে একটি গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য হল যে তারা নিয়মিত অনুষ্ঠিত হয় এবং অংশগ্রহণকারীদের একটি নির্দিষ্ট তালিকা থাকে। এটাও লক্ষণীয় যে মিটিং চলাকালীন কোনো এজেন্ডা নাও থাকতে পারে।
3. সমস্যাজনক। স্বল্প সময়ের মধ্যে কাজগুলি সম্পন্ন করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য বা এন্টারপ্রাইজের জন্য একটি বিশ্বব্যাপী সমস্যা সমাধানের জন্য একটি জরুরি প্রয়োজনের ক্ষেত্রে এই ধরনের একটি সভা ডাকা হয়৷

উপরের সবগুলি ছাড়াও, কেউ আলাদাভাবে সবচেয়ে জনপ্রিয় ধরণের উত্পাদনগুলির মধ্যে একটিকে আলাদা করতে পারে৷মিটিং - পরিকল্পনা। একটি নিয়ম হিসাবে, এই ধরনের একটি ইভেন্ট প্রতিদিন বা সপ্তাহে একবার অনুষ্ঠিত হয়, যেখানে বিভাগের প্রধান এবং সরাসরি অভিনয়কারীরা উপস্থিত থাকেন, যারা দিনের জন্য কাজগুলি গ্রহণ করেন এবং তাদের বাস্তবায়নের অগ্রগতি নিয়ে আলোচনা করেন৷

মিটিংয়ে এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের বৈঠকের বিষয় এন্টারপ্রাইজ চলাকালীন যে কোনও ধরণের সমস্যা হতে পারে এবং আলোচনার কোর্সটি বাহ্যিক পরিবেশের পরিবর্তনের জন্য উত্সর্গীকৃত হতে পারে। যা একটি নির্দিষ্ট সংস্থা পরিচালনা করে।

একটি সভা সংগঠিত করা

যেকোন ধরনের মিটিং, তার ফর্ম্যাট নির্বিশেষে, এর জন্য সতর্ক প্রস্তুতির প্রয়োজন, যেহেতু এর কার্যকারিতা এই মুহূর্তের উপর নির্ভর করে। প্রাথমিকভাবে, আপনাকে নিম্নলিখিত পয়েন্টগুলি নির্ধারণ করতে হবে:

• লক্ষ্য;
• আলোচনাকৃত সমস্যা;
• কর্মীদের জন্য কাজ সেট করা (কার্যকারিতা এবং অধস্তনতার উপর ভিত্তি করে);
• টাস্ক সম্পূর্ণ করার জন্য পদক্ষেপ।

আজ, বেশিরভাগ মিটিংগুলি খুব মাঝারি পদ্ধতিতে পরিচালিত হয়, যার কারণে তাদের অর্থ হারিয়ে যায় এবং নির্ধারিত কাজগুলি খারাপভাবে সম্পাদন করা যায়। অতএব, এই ধরনের ব্যবসায়িক সভাগুলির সম্পূর্ণ কোর্সের মাধ্যমে চিন্তা করা এবং এমনভাবে একটি কার্যকরী আলোচনা তৈরি করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যাতে এটি কেবল সময় নেয় না, তবে দলের কাছ থেকে একটি প্রতিক্রিয়া থাকে৷

মিটিং

এটা লক্ষ করা উচিত যে বড় সংস্থা এবং সংস্থাগুলি একটি নির্দিষ্ট বাজারের অংশীদারিত্ব অর্জন করতে চায় এবং বড় মুনাফা অর্জনের লক্ষ্যে তাদের কোম্পানির বিকাশ করতে চায় একটি বড় বাজিমিটিং এর মাধ্যমে সুনির্দিষ্টভাবে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলোচনা করা। সফল পরিচালকদের অনুশীলন থেকে, আপনি কীভাবে একটি মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুত করবেন সে সম্পর্কে নিম্নলিখিত নিয়মগুলি তৈরি করতে পারেন:

প্রথমে, অংশগ্রহণকারীদের তালিকা নির্ধারণ করা হয়। মিটিংয়ে কাকে আমন্ত্রণ জানাবেন এবং এতে তিনি কী ভূমিকা পালন করবেন তা স্পষ্ট হওয়া উচিত। এটি প্রায়শই ঘটে যে আমন্ত্রিত ব্যক্তিরা সমস্যাটি বুঝতে পারেন না এবং "কেবল ক্ষেত্রে" আমন্ত্রিত হন, তবে সেই মুহুর্তে তারা তাদের কাজের দায়িত্ব পালন করতে পারে এবং সময় নষ্ট করতে পারে না৷

এজেন্ডা প্রস্তুত করা গুরুত্বপূর্ণ। যদি মিটিংটি নির্ধারিত হয়, তবে একটি এজেন্ডা আগে থেকেই তৈরি করা হয়, যা আলোচনা করা বিষয়গুলি নির্দেশ করে এবং প্রধান বক্তাদেরও নির্ধারণ করে। এটা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে এই নথিটি তথ্য প্রস্তুতের জন্য দায়ীদের কাছে পাঠানো উচিত এবং যারা উপস্থিত থাকবেন যাতে সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা প্রতিবেদন, প্রস্তাব এবং অতিরিক্ত প্রশ্ন প্রস্তুত করতে পারে। প্রয়োজনে এজেন্ডা সামঞ্জস্য করা যেতে পারে।

প্রধান এবং কৌশলগত বিষয়গুলিকে সভার অগ্রভাগে রাখা উচিত৷ এই ধরনের সমস্যাগুলির বক্তাদের অবশ্যই ব্যক্তি (বিভাগ, বিভাগ, কর্মশালার প্রধান) হতে হবে যারা কোম্পানির যেকোন কৌশলগত কার্যক্রম বাস্তবায়নের জন্য ব্যক্তিগতভাবে দায়ী৷

গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট

এটা মনে রাখা জরুরী যে কোন মিটিং এর দুটি প্রধান পর্যায় থাকে - এর প্রস্তুতি এবং প্রকৃত আয়োজন। প্রথম পর্যায়ে ব্যবসা পরিচালনার প্রাসঙ্গিকতা নির্ধারণ করা অন্তর্ভুক্তসংগ্রহ, কাজ, প্রধান এবং গৌণ লক্ষ্যগুলি নির্দেশিত হয়, অংশগ্রহণকারীদের এবং বক্তাদের একটি তালিকা তৈরি করা হয়, প্রতিবেদন, উপস্থাপনা এবং একটি প্রতিবেদন বিষয় বা পূর্বে সংজ্ঞায়িত এজেন্ডা অনুযায়ী প্রস্তুত করা হয়। দ্বিতীয় পর্যায়ে মিটিংয়ের পূর্বে পরিকল্পিত কোর্স বাস্তবায়ন, প্রতিবেদন শোনা এবং বর্তমান ও কৌশলগত বিষয় নিয়ে আলোচনা করা জড়িত।

যদি এই ধরনের ব্যবসায়িক যোগাযোগের সময় কর্মচারীদের কাছ থেকে কী এবং কাকে করতে হবে তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হয়, তাহলে আমরা তৃতীয় পর্যায় - সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে পারি। একটি নিয়ম হিসাবে, সিদ্ধান্তগুলি চেয়ারম্যান দ্বারা নেওয়া হয়, যিনি সভার সভাপতিত্ব করেন, তার নিজের বিবেচনার ভিত্তিতে বা আলোচনা বা সম্মিলিত ভোটের মাধ্যমে৷

নমুনা মিটিং প্ল্যান

তাদের সামনে একটি সুস্পষ্ট পরিকল্পনার সাথে, যেকোনো ব্যবস্থাপক দক্ষতার সাথে এবং কার্যকরভাবে একটি মিটিং পরিচালনা করতে পারেন, যা আপনাকে কর্মীদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পেতে এবং তাদের জন্য সঠিক কাজগুলি সেট করতে দেয়। এই প্ল্যানে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

• শুভেচ্ছা বক্তৃতা;
• প্রতিবেদন শোনা এবং একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য সারসংক্ষেপ (ত্রৈমাসিক, সপ্তাহ, অর্ধ বছর, মাস);
• ফার্মের সাথে প্রাসঙ্গিক বর্তমান সমস্যাগুলির কভারেজ;
• সমস্যার সমাধানের জন্য পরামর্শ শ্রবণ করা (মগজ ঝড়);
• প্রস্তাবিত বিকল্পগুলির মূল্যায়ন এবং তাদের বাস্তবায়নের আলোচনা;
• অপশনের জমা;
• এক বা অন্য বিকল্প গ্রহণের জন্য ভোটদান;
• সমস্যা সমাধানের সময় সীমানা নির্ধারণ করা (কে দায়ী, সময়, পদ্ধতি এবং পদ্ধতি নির্ধারণ করা)।

রেকর্ডিং

বড়কিছু ধরণের মিটিং কাগজে (ডকুমেন্ট) ঠিক করা দরকার, যাকে প্রোটোকল বলা হয়। এই ধরনের ডকুমেন্টেশন রাখা আপনাকে সিদ্ধান্তগুলিকে বৈধতা দেওয়ার অনুমতি দেয়। এবং এছাড়াও, প্রোটোকলের জন্য ধন্যবাদ, আপনি সর্বদা ক্রিয়াকলাপ বাস্তবায়নের অগ্রগতি ট্র্যাক করতে পারেন এবং কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে ব্যর্থ হলে এর জন্য কে দায়ী তা নির্ধারণ করুন।

পঞ্চার, একটি নিয়ম হিসাবে, সভার চেয়ারম্যান যিনি নেতার সেক্রেটারি দ্বারা পরিচালিত হয়। যাইহোক, এই ফাংশনটি প্রায়শই অন্যান্য কর্মীদের দ্বারাও সঞ্চালিত হতে পারে৷

সচিবের কাজ ও কাজ

ব্যবসায়িক মিটিং শুরু করার আগে, সচিবকে আমন্ত্রিতদের তালিকা এবং আলোচিত বিষয়গুলির তালিকার সাথে পরিচিত হতে হবে। যাইহোক, এটি লক্ষণীয় যে যদি সভাটি নিয়মিতভাবে অনুষ্ঠিত হয়, তবে এই কর্মকর্তাই সমস্ত নথিপত্র (তালিকা, পরিকল্পনা, আলোচ্যসূচি ইত্যাদি) সংগ্রহ করেন এবং নেতাকে সভার জন্য প্রস্তুত করতে সহায়তা করেন৷

প্রথমে এবং প্রয়োজনে সচিব ব্যক্তিদের জিজ্ঞাসা করতে পারেন যারা একটি নিবন্ধন পত্র পূরণ করতে উপস্থিত হবেন, যেখানে তাদের পুরো নাম নির্দেশ করা হবে। এবং অবস্থান। প্রোটোকল খসড়া করার সময় এটি প্রয়োজন হবে। এরপরে, সচিব এজেন্ডা ঘোষণা করেন, যা সভার শুরুকে চিহ্নিত করে। আরও, যখন উপস্থিত ব্যক্তিরা সমস্যা নিয়ে আলোচনা শুরু করেন, তখন সচিব এই ইভেন্টের অগ্রগতি রেকর্ড করেন। সভা শেষে, এই কর্মকর্তা কার্যবিবরণীর সমাপ্ত সংস্করণ প্রস্তুত করেন, এরপর তিনি চেয়ারম্যানের সাথে স্বাক্ষর করেন এবং সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের কাছে সবকিছু পাঠান।

কম্পাইল করার সময় সচিবের জন্য বকেয়া অর্থ প্রদান করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণসভার কার্যবিবরণী উপস্থিতিতে মনোযোগ. এটি অবশ্যই একটি শিরোনাম, স্থান, অংশগ্রহণকারীদের তালিকা, আলোচনা করা সমস্যা এবং সিদ্ধান্তগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে৷

উপসংহার

উপরের তথ্য থেকে, এটা স্পষ্ট হয়ে যায় যে এন্টারপ্রাইজে মিটিং করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। যাইহোক, এটি সর্বদা মনে রাখা উচিত যে এই ধরনের ইভেন্টগুলির জন্য উচ্চ-মানের প্রস্তুতি তথ্য কভার করা, লক্ষ্য নির্ধারণ এবং তাদের উচ্চ-মানের বাস্তবায়নে সাফল্যের চাবিকাঠির 50% এরও বেশি বহন করে৷