সেক্রেটারি ফাংশন সহ অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণ: বৈশিষ্ট্য এবং প্রয়োজনীয়তা

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

এমনকি শুধুমাত্র কোম্পানির প্রধান এবং তার কর্মচারীদের সহ অল্প কর্মী সহ, একজন দায়িত্বশীল কর্মচারীর প্রয়োজন হয় যিনি একটি সাংগঠনিক বাহিনী হবেন যা কাজের প্রক্রিয়া পরিচালনা এবং নিয়ন্ত্রণ করতে সক্ষম হবে - এই ধারণাটি পাঠ্য নির্ধারণ করে অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণ।

এই অবস্থানের জন্য আবেদনকারীর নির্দিষ্ট দক্ষতা এবং প্রাসঙ্গিক শিক্ষার পাশাপাশি মানুষের সাথে যোগাযোগ করার ক্ষমতা থাকতে হবে। যাইহোক, প্রয়োজনীয়তার তালিকা এখানেই সীমাবদ্ধ নয়।

চাকরীর বিবরণ

ইতিমধ্যে একটি পদের জন্য আবেদন করার পর্যায়ে, একজন প্রার্থী কোম্পানিতে তার অধিকার, কর্তব্য এবং দায়িত্ব নিয়ন্ত্রণকারী আদর্শিক আইনের সাথে নিজেকে পরিচিত করতে পারেন। এই ধরনের নথিকে চাকরির বিবরণ বলা হয়। এটি পাঁচটি প্রধান বিভাগ নিয়ে গঠিত:

1. সাধারণ বিধান। তারা সমস্ত সাংগঠনিক তথ্য ধারণ করে: এন্টারপ্রাইজের নাম, অধিষ্ঠিত অবস্থান এবং এটি যে কাঠামোগত ইউনিটের অন্তর্গত। এটি অধস্তনতা, একটি পদ পূরণ এবং বরখাস্ত করার পদ্ধতি, পাশাপাশি শিক্ষার প্রয়োজনীয়তা এবংযোগ্যতা।
2. দায়িত্ব। এই বিভাগটি কর্মচারীর দায়িত্বগুলির একটি তালিকা প্রদান করে, সেইসাথে সেগুলি বাস্তবায়নের উপায়গুলি প্রদান করে৷
3. একজন কর্মচারীর অধিকার, অর্থাৎ সমস্ত অতিরিক্ত সুযোগ যা কার্যকরী দায়িত্ব পালনে অবদান রাখে।
4. দায়িত্ব। এই বিভাগ অনুসারে, ব্যবস্থাপনা কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন, পদোন্নতি বা শাস্তির বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেয়।
5. সম্পর্ক। এই বিভাগটি বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ বিভাগের সাথে সমস্ত যোগাযোগ নিয়ন্ত্রণ করে যা একজন কর্মচারী তাদের কার্য সম্পাদনের সময় থাকতে পারে৷

একটি কাজের বিবরণ খসড়া করার নীতি

এই ধরনের নথি তৈরির জন্য আদর্শ ভিত্তি হল ম্যানেজার, বিশেষজ্ঞ এবং অন্যান্য কর্মচারীদের পদের জন্য যোগ্যতা নির্দেশিকা (1998)। এর বিকাশের সময়, অবস্থানের বর্ণনা এবং কর্মচারীর দায়িত্ব পালনের শর্তগুলির প্রতি যথেষ্ট মনোযোগ দেওয়া হয়েছিল। কাজের সুনির্দিষ্ট বিবরণ নথির শিরোনামে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, "সচিবের কাজের বিবরণ" (অফিস ম্যানেজার বা প্রধান হিসাবরক্ষক)।

উপরন্তু, যদি একই শিরোনামের দুটি পদ থাকে কিন্তু ভিন্ন কাজ, তাহলে এই পার্থক্যগুলি প্রতিফলিত করার জন্য বিভিন্ন নথি প্রস্তুত করা উচিত। কর্মী অফিসারের অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণে সচিবের জন্য একই নিয়ম থেকে কিছু পার্থক্য রয়েছে।

একজন অফিস ম্যানেজারের জন্য প্রয়োজনীয়তা

পজিশনের জন্য একজন প্রার্থীকে এক বা অন্যভাবে লোকেদের পরিচালনা করতে হবে। এটি একটি ছোট কোম্পানির মাত্র কয়েক জন লোক বা একটি বড় উদ্যোগের পুরো প্রশাসনিক কর্মী হতে পারে। স্বাভাবিকভাবে,আবেদনকারীকে অবশ্যই একজন আত্মবিশ্বাসী পিসি ব্যবহারকারী হতে হবে এবং অন্যান্য অফিস সরঞ্জাম (স্ক্যানার, প্রিন্টার বা ফ্যাক্স) এর সাথে কাজ করতে সক্ষম হতে হবে। একজন অফিস ম্যানেজার প্রায়ই একটি কোম্পানির প্রতিনিধি, তাই ভাল বক্তৃতা এবং ব্যবসায়িক চিঠি রচনা করার ক্ষমতা একটি পূর্বশর্ত। খুব প্রায়ই, কোম্পানির এই ধরনের কর্মচারীদের অফিসের কাজ এবং শ্রম আইনের মূল বিষয়গুলি জানার প্রয়োজন হয়। অন্তত একটি বিদেশী ভাষার জ্ঞান এখনও একটি পছন্দসই দক্ষতা, কিন্তু একটি বড় উদ্যোগের জন্য আবেদন করার সময়, এটি ইতিমধ্যেই একটি বাধ্যতামূলক প্রয়োজনীয়তা৷

কিছু ক্ষেত্রে, অফিস ম্যানেজারকে অন্যান্য কর্মচারীদের কাজের সাথে তার দায়িত্বগুলিকে একত্রিত করতে হয়। এটি প্রয়োজনীয় দক্ষতা বৃদ্ধির দিকে পরিচালিত করে। সুতরাং, একজন হিসাবরক্ষকের কার্যাবলী সহ একজন অফিস ম্যানেজারের অবশ্যই উপযুক্ত শিক্ষা এবং নিজস্ব বিশেষ প্রোগ্রাম থাকতে হবে।

প্রধান দায়িত্ব

সাচিবিক কার্যাবলী সহ অফিস ম্যানেজারের সাধারণ কাজের বিবরণে নিম্নলিখিত আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে:

• মেল হ্যান্ডলিং, ইনকামিং এবং আউটগোয়িং উভয়ই; কোম্পানির মধ্যে তাদের পুনর্বন্টন;
• চুক্তি এবং চুক্তির অধীনে বাধ্যবাধকতা পূরণের সময়ের উপর নিয়ন্ত্রণ;
• আউটগোয়িং করা এবং ইনকামিং কল রিসিভ করা;
• ক্লায়েন্ট এবং অংশীদার কোম্পানির প্রতিনিধিদের সাথে কাজ করুন;
• প্রয়োজনীয় স্টেশনারি প্রাপ্যতা পর্যবেক্ষণ করা;
• অফিসের সরঞ্জামগুলি কাজের অবস্থায় বজায় রাখা এবং ভাঙ্গনের ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞদের কল করা;
• কাজের সময়সূচীর মধ্যে সময়ের বন্টন (কিছুতেমামলা এবং নেতার জন্য);
• প্রয়োজনীয় অনুষ্ঠানের আয়োজন (মিটিং, সম্মেলন, ব্যবসায়িক ভ্রমণ, কর্পোরেট পার্টি);
• মিটিংয়ের মিনিট;
• কর্পোরেট ওয়েবসাইটে নতুন কন্টেন্ট আপডেট করা এবং যোগ করা।

এই তালিকায় শুধুমাত্র মৌলিক প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। অন্যান্য আইটেম কর্মসংস্থান চুক্তি সমাপ্ত হচ্ছে সুনির্দিষ্ট অনুযায়ী যোগ করা যেতে পারে. একজন কর্মী কর্মকর্তার কার্যাবলী সহ একজন অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণ, উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারীকে সময়মত রিপোর্টিং ডকুমেন্টেশন রক্ষণাবেক্ষণ এবং সরবরাহ করার জন্য বা তার অনুপস্থিতির ক্ষেত্রে কর্মী বিভাগের প্রধানকে প্রতিস্থাপন করার নির্দেশ দেয়।

অতিরিক্ত দায়িত্ব

মৌলিক ফাংশনগুলি ছাড়াও, একজন অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণে বিভিন্ন দায়িত্বের একটি তালিকা থাকে যা কোম্পানির কার্যকলাপের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে। একজন অফিস ম্যানেজারকে প্রশাসনিক কর্তৃপক্ষের সাথে কাজ করার আদেশ দেওয়া যেতে পারে, যেমন বাণিজ্য পরিচালনার অনুমতি নেওয়া, একটি কোম্পানি বা সহায়ক সংস্থার শাখা খোলা ইত্যাদি।

সবচেয়ে দায়িত্বশীল কাজগুলির মধ্যে একটি হল পরিচালকের অনুপস্থিতিতে কোম্পানির প্রকৃত ব্যবস্থাপনা। অবশ্যই, এটি তখনই সম্ভব যখন কর্মচারী নিজেকে একজন দায়িত্বশীল এবং নির্ভরযোগ্য ব্যক্তি হিসাবে প্রতিষ্ঠিত করেছেন যার উপর নির্ভর করা যেতে পারে। উপরন্তু, একজন অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণে প্রায়ই একটি সাধারণ পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি ইস্যু করার প্রয়োজনীয়তার একটি ধারা থাকে। এই ধরনের একটি দলিল হতে পারেপ্রয়োজন, উদাহরণস্বরূপ, উচ্চ গুরুত্বের মেইল পেতে।

অনানুষ্ঠানিক প্রয়োজনীয়তা

বড় কোম্পানিগুলি সাধারণত এই পদের প্রার্থীদের একটি নমুনা অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণের সাথে আগে থেকেই পরিচিত হওয়ার অনুমতি দেয় যাতে তারা প্রয়োজনীয়তা এবং দায়িত্বের তালিকা সম্পর্কে সম্পূর্ণ সচেতন থাকে৷

কিন্তু এমন ক্ষমতা থাকা সত্ত্বেও, আবেদনকারীকে অবশ্যই বুঝতে হবে যে তিনি এন্টারপ্রাইজের অনেক কর্মচারীর মধ্যে একজন রয়েছেন। এই বিষয়ে, চাকরির বিবরণে কী বানান নেই তা ভুলে যাওয়া উচিত নয়। একজন সচিবের কার্যাবলী সহ একজন অফিস ম্যানেজারকে অবশ্যই এমন একজন ব্যক্তি হতে হবে যিনি সময়ের প্রতি সংবেদনশীল যাতে এটি প্রয়োজনীয়ভাবে বিতরণ করতে সক্ষম হন।

ওয়ার্কফ্লো টাস্ক

তার কাজের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রয়োজনীয়তা হল দক্ষতা, তাই এই ধরনের পদে অধিষ্ঠিত একজন ব্যক্তি অর্থনৈতিকভাবে অফিস সামগ্রী খরচ করতে, বিদ্যুতের পরিমাণ নিয়ন্ত্রণ করতে বাধ্য।

কোম্পানীর অন্যান্য কর্মচারীদের জন্য, অফিস ম্যানেজার প্রায় মাথার সমান দায়ী। এই কারণে, তাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে কাজের শর্তগুলি স্বীকৃত স্যানিটারি মান এবং সুরক্ষা নিয়ম মেনে চলে। অবশেষে, তার প্রত্যক্ষ দায়িত্ব পালনে, অফিস ম্যানেজার গোপন ডকুমেন্টেশনের অ্যাক্সেস পায়, তাই প্রয়োজনীয়তার মধ্যে একটি হল বাণিজ্য গোপনীয়তা বা বাজারে কোম্পানির অবস্থানের ক্ষতি করতে পারে এমন অন্য কোনো তথ্য প্রকাশ না করার বিষয়ে একটি চুক্তি স্বাক্ষর করা।

ঠিক অফিস-ম্যানেজার

অবশ্যই, এই ধরনের একাধিক দায়িত্ব পালন কর্মচারীকে বিশেষ অধিকার ভোগ করতে দেয়। অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণেও সেগুলি বানান করা হয়। তাদের মধ্যে কিছুর সারমর্ম, যেমন গোপনীয় তথ্য অ্যাক্সেস করার ক্ষমতা, সরাসরি তাদের কাজের দায়িত্ব পালনের প্রয়োজনীয়তা থেকে উদ্ভূত হয়। অন্যরা ক্ষমতার সুবিধার সাথে যুক্ত। সুতরাং, অফিস ম্যানেজারের অধিকার রয়েছে বাকি কর্মচারীদের কাছ থেকে উৎপাদন নথিতে অবহেলার মাধ্যমে ভুল সংশোধন করার, তাদের জন্য উত্সাহের পরিমাণ নির্ধারণ বা অবহেলাকারীদের জন্য জরিমানা প্রয়োগের দাবি করার অধিকার রয়েছে৷

প্রায়শই, অফিস ম্যানেজার হল কর্মচারী এবং নির্বাহীদের মধ্যে যোগসূত্র। এই অবস্থান তাকে একটি একক বিভাগ এবং সামগ্রিকভাবে এন্টারপ্রাইজ উভয়ের কাজের মান উন্নত করার জন্য আরও ভাল কাজের অবস্থার জন্য প্রচেষ্টা করতে এবং সম্মিলিত শুভেচ্ছা উপস্থাপন করার অনুমতি দেয়৷

বিক্রয় বিভাগের অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণের বৈশিষ্ট্য

অফিস ম্যানেজাররা দীর্ঘদিন ধরে বড় এবং ছোট কোম্পানিতে অপরিহার্য, তাই এই ধরনের শূন্যপদ পূরণের জন্য তাদের কিছু বিশেষ দক্ষতার প্রয়োজন। একটি সাধারণ ঘটনা হল যখন একাধিক অফিস ম্যানেজার একই এন্টারপ্রাইজে বিশেষ ফাংশন সহ কাজ করেন, যার উপরে একজন সিনিয়র থাকে। তাদের কাজের বিবরণ মূলত একই, কিন্তু ফাংশনের একটি অতিরিক্ত সেটে ভিন্ন।

এইভাবে, যদি একজন অফিস ম্যানেজার বিক্রয় বিভাগে কাজ করেন, তার কাজের বিবরণে আইটেম থাকতে পারে যেমন:

• নতুন আউটলেট অনুসন্ধান করুন;
• চাহিদার কাঠামোর পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করা;
• নিখুঁত বিক্রয় সংক্রান্ত নথি প্রতিবেদনের প্রস্তুতি;
• অর্ডার পেতে এবং তাদের পরবর্তী প্রক্রিয়াকরণের জন্য ক্লায়েন্টের সাথে সরাসরি কাজ করুন;
• পণ্যের পরিসরে সম্ভাব্য পরিবর্তন এবং দামের পুনঃগণনা সম্পর্কে গ্রাহকদের জানানোর কাজ;
• প্রয়োজনীয় মিটিং সংগঠিত করুন;
• পণ্য সরবরাহের জন্য চুক্তি স্বাক্ষর।

আরও প্রয়োজনীয়তা কোম্পানির দেওয়া পণ্যের স্পেসিফিকেশনের সাথে সম্পর্কিত হতে পারে। যদি কোম্পানিটি রিয়েল এস্টেট বিক্রি এবং ক্রয়ের সাথে জড়িত থাকে, তাহলে একজন অফিস ম্যানেজারের দায়িত্বের মধ্যে তথ্য পুস্তিকা প্রস্তুত করা এবং নির্দিষ্ট নথির সম্পাদন অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

অফিস ম্যানেজারের দায়িত্ব

তাদের দায়িত্ব পালন না করার ক্ষেত্রে, ব্যবসার গোপনীয়তা প্রকাশ সহ অপরাধ করার সময়, বা কোম্পানির ভাবমূর্তি নষ্ট করে এমন অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ করার সময়, অফিস ম্যানেজার প্রশাসনিক, দেওয়ানীর নিয়ম অনুসারে দায়বদ্ধ। এবং ফৌজদারি কোড। যদি সংস্থার বস্তুগত ক্ষতি হয়, তাহলে শ্রম কোডের বিধান অনুসারে শাস্তি আরোপ করা হয়৷