সংস্থার নথি প্রবাহের প্রবিধান। একটি প্রতিষ্ঠানে কর্মপ্রবাহের উদাহরণ

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

একটি নথি হল তথ্য যা এর বিষয়বস্তু এবং উদ্দেশ্যের জন্য উপযুক্ত একটি ফর্মে উপস্থাপিত। একটি নথি একটি উদ্দেশ্য সঙ্গে তৈরি করা হয়, কারো জন্য কারো দ্বারা. কিন্তু সবসময় নথির উৎস এবং/অথবা তার ঠিকানা একজন ব্যক্তি হবে না। আধুনিক স্তর - যখন নিয়ন্ত্রণ লুপে মেশিন এবং মেকানিজমকে কার্যকরীভাবে এবং কার্যত অন্তর্ভুক্ত করা সম্ভব এবং প্রয়োজনীয়।

একটি নথির নড়াচড়ার প্রক্রিয়া, বৈশিষ্ট্য এবং গতি তার ফর্ম, বিষয়বস্তু এবং "আন্দোলনের পরিবেশ" এর কার্যকারিতার উপর নির্ভর করে। সাফল্য, অর্থনৈতিক সূচক এবং সামাজিক দক্ষতা নির্ভর করে সংস্থার নথির প্রবাহ কতটা ভালভাবে সেট আপ করা হয়েছে তার উপর, এবং এটি হল: কোম্পানির গুণমান এবং জীবন।

নথি এবং কর্মপ্রবাহ সম্পর্কে

একটি সংস্থার উদাহরণে প্রশাসন, ফর্ম এবং কর্মপ্রবাহের পদ্ধতি আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় না৷ GOST, উপ-আইন এবং বাধ্যতামূলক সুপারিশ আছে। অ্যাকাউন্টিং নথির অংশ হিসাবে, একটি ঋণ প্রাপ্তির জন্য কাগজপত্র বামেডিকেল রিপোর্ট আইনের নিয়ম।

একটি নথি সবসময় একটি কঠোর লিখিত ফর্ম নয়। এটা হতে পারে:

• একটি ফর্ম যেখানে নির্দিষ্ট ক্ষেত্রগুলি একটি নির্দিষ্ট উপায়ে পূরণ করা হয়, সঠিক শব্দার্থিক এবং সিনট্যাকটিক বিষয়বস্তু রয়েছে;
• একটি পৃষ্ঠা একটি নির্দিষ্ট আবেদনের জন্য একটি নির্দিষ্ট ফর্ম অনুযায়ী তৈরি করা হয়েছে (চিঠি, আদেশ, রেফারেন্সের শর্তাবলী, স্টাফিং, …);
• ফ্রি-ফর্ম (কর্মচারীর ব্যাখ্যামূলক নোট, শ্রম কৃতিত্বের জন্য কৃতজ্ঞতা, আবেদনের সমাধান, …)।

নথির তিনটি সংস্করণই কাগজে বা ইলেকট্রনিকভাবে উপস্থাপন করা যেতে পারে এবং প্রযুক্তিগত এবং আইনি সরঞ্জামের প্রাপ্যতার কারণে এগুলি একেবারেই সমতুল্য, যদিও এখনও এমন কিছু ঘটনা রয়েছে যখন শুধুমাত্র কাগজের ফর্মই সম্ভব৷

নথির ফর্ম এবং বিষয়বস্তু এবং কার্যপ্রবাহের আইনী নিয়ন্ত্রণের অভাব সত্ত্বেও, নথি তৈরি, সরানো, সংরক্ষণ বা ধ্বংস করার জন্য একটি কঠোর, সাধারণভাবে গৃহীত এবং আলোচিত নয় এমন অভ্যাস রয়েছে, যা প্রতিটি সংস্থা সামঞ্জস্য করতে স্বাধীন। একেবারে যে কোনো উপায়ে নিজের কাছে।

একটি প্রতিষ্ঠানে নথি প্রবাহের নিখুঁত উদাহরণ

আদর্শ অর্জন করা মৌলিকভাবে অসম্ভব:

• জীবন এবং কার্যকলাপের যেকোনো ক্ষেত্রে,
• যেকোন সময়,
• মহাকাশে যে কোন জায়গায়,

কারণ প্রতিটি নতুন পদ্ধতি নতুন দিগন্ত দেখা সম্ভব করে তোলে। তাদের অনুসরণ করার ইচ্ছা এবং প্রয়োজন রয়েছে। ডকুমেন্টেশন কোন ব্যতিক্রম নয়. বিপরীতে, এটি তথ্য আন্দোলনের প্রক্রিয়ার গতিশীল স্থিরকরণের একটি প্রদর্শনমূলক এবং জীবন্ত উদাহরণ।

তথ্যটি কীভাবে রেকর্ড করা হয় তা বিবেচ্য নয়: কাগজে বা ইলেকট্রনিক আকারে। বর্তমানে, উভয় ফর্মই একই আইনি মান রয়েছে, যদিও কাগজের সংস্করণের কিছু ক্ষেত্রে সুবিধা রয়েছে৷

আবির্ভাব (সৃষ্টি) থেকে জমা বা ধ্বংসের মুহূর্ত পর্যন্ত তাদের চলাচলের চক্র।

সমস্ত সংস্থাই বোঝে না যে অনেক নথি মানুষের হস্তক্ষেপ ছাড়াই সরাসরি মেশিন এবং মেকানিজম দ্বারা কার্যকর করা যেতে পারে, ঠিক যেমন সমস্ত উত্স (লেখক) শুধুমাত্র মানুষ হওয়া উচিত নয়৷

অধিকাংশ ক্ষেত্রে ওয়ার্কফ্লো অটোমেশনের স্বাভাবিক বোঝাপড়া একটি সাধারণ "সংকেত ধারণার" স্তরে থাকে, যখন প্রোগ্রামটি শুধুমাত্র ঘটনাগুলির ঘটনা সম্পর্কে রিপোর্ট করার জন্য অর্পিত হয়৷

নথির অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক টার্নওভার

একটি সফল প্রতিষ্ঠানের জন্য উভয় সার্কিট গুরুত্বপূর্ণ। বাইরের টার্নওভারের একটি স্থির মান থাকে, যখন ভিতরের টার্নওভারের একটি গতিশীল মান থাকে।

কোম্পানীর ব্যবস্থাপনা যত ভালোভাবে এই পরিস্থিতি বোঝে, তত বেশি প্রতিশ্রুতিশীল ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বেছে নেয়। যারা একটি প্রতিষ্ঠানে ব্যবসায়িক কাগজপত্রের আন্দোলনের একটি আদর্শ উদাহরণ স্থাপন করতে চান তারা তাদের নিজস্ব তথ্য ব্যবস্থা লিখুন।

নথি প্রাথমিক হতে পারে এবংমাধ্যমিক পরবর্তীদের সর্বদা সংগঠনের মধ্যে আন্দোলনের ইতিহাস থাকে।

নথি এবং এর ব্যবহার সম্পর্কে জ্ঞানের প্রয়োগ বিশ্লেষণ করে, কোম্পানির কার্যকরী বৈশিষ্ট্য, আর্থ-সামাজিক সূচক এবং সময়ের পরামিতিগুলি মূল্যায়ন করা সম্ভব। এটি অংশীদার এবং গ্রাহক উভয়ের জন্যই গুরুত্বপূর্ণ৷

কাগজ কিন্তু কার্যকর বা ইলেকট্রনিক কিন্তু কেনা

স্বতন্ত্রতা কেবল একজন ব্যক্তির মধ্যেই নয়, একটি প্রতিষ্ঠানেরও অন্তর্নিহিত। তদুপরি, প্রতিটি ব্যক্তি তার ব্যক্তিত্বের প্রশংসা করে এবং পোশাক, আচরণ, শিক্ষা ইত্যাদির মাধ্যমে এটিকে জোর দেওয়ার জন্য সম্ভাব্য সব উপায়ে চেষ্টা করে।

একটি কোম্পানী যেটি একটি রেডিমেড ইনফরমেশন সিস্টেম ক্রয় করে একটি প্রতিষ্ঠানের কর্মপ্রবাহের একটি নিখুঁত উদাহরণ যা এটিকে তার নিজের চেহারা থেকে বঞ্চিত করে এবং কর্মচারীদের "অন্য কারো পোশাক" পরতে বাধ্য করে৷

আপনার নিজস্ব কর্মচারীদের উপর তৃতীয় পক্ষ চাপিয়ে দেওয়ার চেয়ে পুরানো পদ্ধতিতে কাগজের মিডিয়ার সাথে কাজ করার জন্য অর্পণ করা ভাল, তবে নথি এবং তাদের ব্যবহার সম্পর্কে আধুনিক মতামত৷ প্রতিটি কর্মচারী প্রতিষ্ঠানের কার্যকারিতার একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান, এবং অন্য ব্যক্তির ধারণা এবং তৃতীয় পক্ষের কর্মপ্রবাহের কাঠামোর কার্যকারিতার গবেষক নয়৷

অগ্রাধিকার, গতিশীলতা এবং কার্যকারিতা

ওয়ার্কফ্লো এর বাইরের কনট্যুর সবসময় সীমিত, নজিরবিহীন এবং স্থিতিশীলভাবে স্থিতিশীল। সাধারণভাবে, এটি প্রাপ্যের চেয়ে বেশি গুরুত্ব দেওয়া উচিত নয়। উদাহরণস্বরূপ, কর, নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষ বা অংশীদারদের সাথে সম্পর্কের ক্ষেত্রে "আপনার আত্মাকে বিনিয়োগ" করার অর্থ কী। আপনি কোনো না কোনোভাবে তথ্য বিনিময় প্রক্রিয়া বৈচিত্রপূর্ণ করতে পারেনবিজ্ঞাপন সংস্থা, কিন্তু এমনকি এটি অবশেষে একটি স্থির, জাগতিক রূপ ধারণ করে৷

আমাদের নিজস্ব তথ্য প্রক্রিয়াকরণ সিস্টেমের অগ্রাধিকার, যার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ সর্বদা ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা, সন্দেহের বাইরে। কিন্তু সর্বদা এবং প্রত্যেকে তাদের নিজস্ব সিস্টেম তৈরি করার জন্য সময় এবং অর্থের জন্য দুঃখিত৷

ক্লাসিক "ওয়ান এস" বা "গ্যালাক্সি" বিকল্পগুলির একটি সংমিশ্রণ যা xel এবং কয়েকটি তৃতীয় পক্ষের স্থানীয় অর্থনৈতিক বা অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম ছাড়া কখনই হয় না, প্রতিক্রিয়া এবং নথির জন্য তাদের নিজস্ব ওয়েবসাইটের সাথে মিলিত হয় (অর্ডার, অভিযোগ, অফার, …) গ্রাহক এবং অংশীদারদের কাছ থেকে - স্বাভাবিক অবস্থা, কর্মচারীরা ক্রমাগত রুটিন নিয়ে ব্যস্ত থাকে এবং কোন খরচ নেই।

উৎপাদন প্রক্রিয়ার গতিশীলতা শুধুমাত্র তার নিজস্ব কার্যকারিতার কার্যকর বাস্তবায়নের মাধ্যমে নিশ্চিত করা যেতে পারে। শুধুমাত্র এই ক্ষমতার মধ্যে, একটি প্রতিষ্ঠানে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা অনুকরণের যোগ্য একটি উদাহরণ, এবং নিজের ব্যবসায়িক ধারণা বাস্তবায়নের প্রেক্ষাপটে, উৎপাদনের একটি চমৎকার গতিশীলতা, অর্থনৈতিক ও সামাজিক সূচক।

সংস্থার তথ্য ব্যবস্থার প্রবিধান

যেকোন প্রতিষ্ঠান হল একটি তথ্য ব্যবস্থা যা একই পরিবেশে উদ্ভূত এবং বিদ্যমান। দলিলগুলি বাইরে থেকে সংস্থায় আসে, এর ভিতরেও নথি তৈরি করতে হয়, যার মধ্যে কিছু নিয়ন্ত্রিত এবং বাধ্যতামূলক৷

একটি সাধারণ প্রতিষ্ঠানের কর্মপ্রবাহ চার্ট হল প্রত্যেকে সাধারণত যা করে তার একটি উদাহরণ। প্রবিধান চালুকাজের নিয়ম, দৈনন্দিন রুটিন, কর্মচারীদের কর্তব্য - স্বাভাবিক নিয়ম, তবে খুব কম লোকই "সংস্থার তথ্য সিস্টেমের প্রবিধান" এর বিকাশের সাথে জড়িত।

একটি উদ্দেশ্যমূলক দৃষ্টিকোণ থেকে, সংস্থার নেতারা যে কোনও বিষয়ে নির্দেশিত হতে পারেন, যে কোনও নিয়ম এবং কাজের বিবরণ লিখতে পারেন। কিন্তু এই নিয়ম প্রণয়নের কার্যকারিতা এবং ব্যবহারিকতা নির্ভর করে অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রক অস্ত্রাগার বাস্তবতার প্রয়োজনীয়তা কতটা পূরণ করে তার উপর।

নথিপত্র এবং তাদের চলাচলের নিয়ম

একটি এন্টারপ্রাইজের ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কোম্পানীর তথ্য ক্ষেত্রের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ, যার ফলস্বরূপ "ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের প্রবিধান" "সংস্থার তথ্য ব্যবস্থার প্রবিধান" এর একটি সংযুক্তি। গুরুত্বপূর্ণ এবং একটি একক তথ্য জীবের সাথে এর সমস্ত উপাদান উপাদান সংযুক্ত করা।

ব্যবস্থাপনা যদি একটি প্রতিষ্ঠানের কর্মপ্রবাহের নিখুঁত উদাহরণ তৈরি করতে দৃঢ়সংকল্পবদ্ধ থাকে, তাহলে এর মানে হল যে তারা সত্যিই একটি সফল ব্যবসার বিকাশে নিযুক্ত রয়েছে, যার লক্ষ্য একটি মুনাফা অর্জন এবং কর্মীদের মঙ্গল উন্নত করা।

সফ্টওয়্যার উন্নয়নের বর্তমান অবস্থার একটি বৈশিষ্ট্য, বিশেষ করে বিতরণকৃত তথ্য প্রক্রিয়াকরণের (ইন্টারনেট প্রোগ্রামিং উদাহরণ) অগ্রভাগে, এটি হল একটি মোবাইল স্ব-অভিযোজিত অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করা প্রায় অসম্ভব৷

একটি প্রতিষ্ঠানে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের কাজটি একটি সহজ কিন্তু প্রদর্শক উদাহরণ। এখানে গতিশীলতা অদ্ভুত:

• আগত এবং বহির্গামী নথি;
• অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক ব্যবসার কাগজপত্র প্রক্রিয়াকরণের জন্য অ্যালগরিদম।

লেখা কোড যা ডেটা এবং অ্যালগরিদম পরিবর্তনের কারণে পরিবর্তিত হতে পারে খুবই কঠিন। সময় এবং সম্পদের খরচ প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য উপলব্ধ নয়।

ডাইনামিকসে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা

ইলেকট্রনিক সংস্করণের টাস্কের উদাহরণে এন্টারপ্রাইজে কর্মপ্রবাহের সংগঠন প্রাসঙ্গিক, সহজ, ইঙ্গিতমূলক এবং ব্যবহারিক। জটিলতা কোড ডিজাইন করার প্রক্রিয়া থেকে আসে যা গতিশীলভাবে পরিবর্তিত হতে পারে। উন্নয়নের সময়ও একটি সমস্যা।

সাধারণ প্রক্রিয়াকরণ যুক্তি ব্যবহার করুন৷

তারপর প্রতিষ্ঠানের কর্মপ্রবাহ=একটি উদাহরণ + আপনার নিজের ব্যবসায়িক ধারণার বৈশিষ্ট্য। প্রথম অনুমানে, ফলাফলটি ব্যবহারিক হবে না, তবে কার্যগুলির প্রথম বাস্তবায়ন কার্যকর হওয়ার সাথে সাথে তাদের সমাধানের চক্রটি অপরিবর্তনীয় হয়ে উঠবে এবং যথাযথ মনোযোগ সহ, ফলাফল অর্জন করা হবে।

গতিশীলভাবে তথ্য পরিবর্তন করতে প্রক্রিয়াকরণ করতে সক্ষম একটি তথ্য ব্যবস্থা তৈরি করা হল, প্রথমত, সৃষ্টি প্রক্রিয়ার গতিশীলতা।

আগত, বহির্গামী এবং পর্যাপ্তভাবে পরিবর্তন করার জন্য একটি প্রক্রিয়া তৈরি না হওয়া পর্যন্তঅভ্যন্তরীণ নথি, এবং কোড স্বাধীনভাবে একজন প্রোগ্রামারের অংশগ্রহণ ছাড়া পরিবর্তন করতে সক্ষম হবে না, এটি একটি ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম তৈরির বাস্তবতা সম্পর্কে কথা বলা সম্ভব হবে না৷

তবে, প্রতিষ্ঠানের তথ্য প্রক্রিয়াকে সম্পূর্ণরূপে সমর্থন করার জন্য আপনার নিজস্ব সিস্টেম উদ্ভাবন এবং প্রয়োগ করা তার সাফল্যকে উজ্জ্বল এবং নিখুঁত করার সমান।