কীভাবে নগদ বই সঠিকভাবে রাখবেন। নগদ বই: নমুনা ভর্তি

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

অভ্যন্তরীণ আইন অনুসারে, সমস্ত সংস্থাকে ব্যাঙ্কে বিনামূল্যে অর্থায়ন রাখতে হবে। একই সময়ে, আইনি সত্ত্বাগুলির বেশিরভাগ বন্দোবস্তগুলি নগদ নয় ফর্মে নিজেদের মধ্যে করা উচিত। নগদ প্রবাহের জন্য, আপনার একটি নগদ ডেস্ক, একজন কর্মচারী যে এটির সাথে কাজ করবে এবং একটি বই যাতে লেনদেন রেকর্ড করা হবে প্রয়োজন। এর পরে, আমরা ডকুমেন্টেশন পূরণ করার বৈশিষ্ট্যগুলি আরও বিশদে বিবেচনা করব৷

নগদ বই: কেন এটি প্রয়োজন এবং কীভাবে এটি রাখবেন?

অনুশীলন দেখায়, বেশিরভাগ সংস্থায় তহবিলের টার্নওভার নগদ-বহির্ভূত আকারে করা হয়। যাইহোক, এর অর্থ এই নয় যে এই সংস্থাগুলির কার্যক্রম চলাকালীন নগদ ব্যবহার করা হয় না। যদি ব্যাঙ্কনোট ব্যবহার করে লেনদেনের অন্তত একটি ছোট শতাংশ শেষ হয়, তবে এন্টারপ্রাইজের একটি নগদ বই থাকতে হবে। কিভাবে এই জার্নাল রাখা? কে এটিতে তথ্য লিখতে হবে? এই প্রশ্ন অনেক উদ্যোক্তা উদ্বিগ্ন. এটি উল্লেখ করা উচিত যে অনুযায়ী2014 সাল থেকে, যেসব ব্যবসার আয় এবং ব্যয়ের হিসাব আছে তারা নগদ লেনদেনের জন্য ওয়ারেন্ট জারি করতে পারে না। তদনুসারে, নগদ বই, যার নমুনা পূরণ নীচে বর্ণনা করা হবে, তাদের দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা নাও হতে পারে। তবে কিছু উদ্যোক্তা এটি ব্যবহার করে চলেছেন। তবে অনেক প্রতিষ্ঠান ভুলভাবে তা সংকলন করে। ট্যাক্স অফিস, নিষেধাজ্ঞা এবং অন্যান্য জরিমানা নিয়ে সমস্যা এড়াতে, আপনার সম্পাদিত ক্রিয়াকলাপগুলি সাবধানতার সাথে বিবেচনা করা উচিত এবং কীভাবে একটি নগদ বই সঠিকভাবে রাখতে হয় তা জানতে হবে৷

নিয়ন্ত্রক কাঠামো

নগদ লেনদেনের জন্য অ্যাকাউন্টিং সংক্রান্ত নতুন সুপারিশ কার্যকর হওয়ার আগে, আইনে এমন কোনও সরাসরি ইঙ্গিত ছিল না যে সমস্ত উদ্যোক্তাদের একটি নগদ বই থাকা উচিত৷ ফিল প্যাটার্নও সেট করা হয়নি। সালিশি আদালতের অনুশীলনে, এমন কিছু মামলা ছিল যখন সিদ্ধান্তটি উদ্যোক্তাদের পক্ষে নেওয়া হয়েছিল যারা জার্নালে নগদ লেনদেন বিবেচনায় নেয়নি। 2012 সাল থেকে, নগদ বই পূরণ করার পদ্ধতি গৃহীত হয়েছে। নির্দেশনাটি সমস্ত উদ্যোক্তাদের জন্য একটি লেনদেন জার্নালের বাধ্যতামূলক উপস্থিতি নির্ধারণ করে, তারা নগদ লেনদেন করলে তারা যে কর ব্যবস্থা ব্যবহার করুক না কেন। ডকুমেন্টেশনের ভুল প্রস্তুতি এবং অ্যাকাউন্টিং শৃঙ্খলার অন্যান্য লঙ্ঘনের জন্য যা অডিটের সময় প্রকাশ করা হবে, সংস্থার উপর জরিমানা আরোপ করা যেতে পারে।

নথি বৈশিষ্ট্য

নগদ বই কীভাবে সঠিকভাবে রাখতে হয় তা বলার আগে,এটা কি ব্যাখ্যা করা উচিত. উপরের তথ্য থেকে, এটা স্পষ্ট যে এটি সমস্ত নগদ লেনদেন রেকর্ড করার জন্য একটি বিশেষ জার্নাল। উপরন্তু, নগদ বই অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন তালিকা অন্তর্ভুক্ত করা হয়. রাজ্য পরিসংখ্যান কমিটির রেজোলিউশন অ্যাকাউন্টিং জার্নালের ফর্ম অনুমোদন করেছে। একে KO-4 বলা হয়। নগদ বই পূরণ করার সঠিক পদ্ধতি প্রাসঙ্গিক প্রবিধান দ্বারা নির্ধারিত হয়। নির্দেশাবলী 2011 সালে কেন্দ্রীয় ব্যাংক দ্বারা অনুমোদিত হয়েছিল। কিভাবে একটি নগদ বই সঠিকভাবে রাখতে হয় তা জানা খুবই গুরুত্বপূর্ণ, যেহেতু নিয়ন্ত্রক পরিদর্শকরা এটি প্রায়শই পরীক্ষা করে। প্রতি বছরের জন্য একটি নতুন নথি তৈরি করা হয়৷

নগদ বই পূরণ এবং বজায় রাখার নমুনা: মৌলিক বিধান

একটি নথিতে 50 বা 100 পৃষ্ঠা থাকে। যখন একটি নগদ বই রাখা প্রয়োজন সেই প্রশ্নের জন্য, আইন অনুসারে, এটি প্রতিষ্ঠিত হয় যে জার্নালটি বছরের শুরু থেকে এবং আরোহী ক্রমে সংকলিত হয়। শিরোনাম পৃষ্ঠাটি নথির বৈধতার সময়কাল নির্দেশ করে। যদি জার্নালটি বছরের শেষ হওয়ার আগে শেষ হয়ে যায় তবে একটি নতুন সংকলন করা হয়। রেকর্ডিং বিঘ্নিত হয় না এবং কালানুক্রমিকভাবে চলতে থাকে। নতুন জার্নালের শিরোনাম পৃষ্ঠাটি এর সংকলনের শুরু এবং শেষ তারিখ নির্দেশ করে। এই ক্ষেত্রে, নথির ক্রম নির্ধারণ করা সহজ হবে। একটি নিয়ম হিসাবে, একটি এন্টারপ্রাইজ রেখাযুক্ত কলাম এবং গ্রাফ সহ একটি প্রিন্টিং হাউসে মুদ্রিত একটি তৈরি নগদ বই অর্জন করে। আপনি ইলেকট্রনিক আকারে একটি নথিও আঁকতে পারেন (এই বিন্যাসে একটি নগদ বই কীভাবে সঠিকভাবে রাখা যায় তা নীচে বর্ণিত হবে)। সমস্ত পৃষ্ঠাগুলি পত্রিকা জুড়ে অবিলম্বে সংখ্যা করা হয়। মোট সংখ্যাশীটগুলি শেষে (শেষ পৃষ্ঠায়) লাগানো হয়। নির্দেশিত পরিমাণ প্রধান এবং দায়িত্বশীল ব্যক্তির স্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যয়িত হয়। সেলাই করা বইটি একটি মোম বা ম্যাস্টিক সিল দিয়ে সিল করা হয়।

দায়িত্বশীল ব্যক্তি

এন্টারপ্রাইজে নগদ বইয়ের দায়িত্বে একজন কর্মচারী রয়েছেন। এই লগটি কীভাবে সঠিকভাবে বজায় রাখা যায় তা সংশ্লিষ্ট সুপারিশগুলিতে নির্দেশিত হয়েছে যা কর্মচারীর জানা উচিত। এই কর্মচারী নগদ লেনদেন করে এবং নথিতে তাদের সম্পর্কে তথ্য প্রবেশ করে। সম্পূর্ণ শীট একটি স্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যয়িত হয়. এর মানে হল যে কর্মচারী সম্পাদিত ক্রিয়াকলাপ এবং প্রবেশ করা তথ্যের জন্য সম্পূর্ণ দায়িত্ব গ্রহণ করে। কার্যদিবসের শেষে, কর্মচারী নগদ ব্যালেন্স অ্যাকাউন্টিং বিভাগে স্থানান্তর করে। এটির সাথে একসাথে, সমস্ত ডকুমেন্টেশন প্রেরণ করা হয় - প্রাথমিক রসিদ এবং ডেবিট অর্ডার। বইটির সম্পূর্ণ শীটও গ্রহণকারী হিসাবরক্ষকের স্বাক্ষরিত। যদি পরেরটি এন্টারপ্রাইজে না থাকে তবে মাথাটি স্বাক্ষর রাখে। এই পদ্ধতি প্রতিদিন সঞ্চালিত হয়। নগদ লেনদেন চালানোর জন্য, প্রধান দ্বারা অনুমোদিত একজন দায়িত্বশীল কর্মচারীকে স্বাক্ষরের বিরুদ্ধে তার কর্তব্য, অধিকার এবং দায়িত্বগুলির সাথে পরিচিত হতে হবে। যদি আমরা একজন স্বতন্ত্র উদ্যোক্তার নগদ বই কীভাবে রাখতে হয় সে সম্পর্কে কথা বলি, তবে প্রক্রিয়াটি নিজেই একটি সংস্থার মতোই। যাইহোক, একজন স্বতন্ত্র উদ্যোক্তার সবসময় একজন কর্মী থাকে না, এবং বিশেষ করে, নগদ লেনদেনের জন্য সঞ্চালন এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য দায়ী একজন ব্যক্তি অগত্যা নেই। যদি স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা একা কাজ করে, তবে সে গ্রহণ করে এবং ভোগ করেতহবিল তদনুসারে, তিনি নিজেই জার্নালে এন্ট্রি করেন এবং সম্পূর্ণ পৃষ্ঠাগুলিতে স্বাক্ষর করেন। যারা সঠিকভাবে নগদ বই বজায় রাখতে জানেন না তাদের জন্য, নীচের একজন হিসাবরক্ষকের জন্য টিপস আপনাকে প্রয়োজনীয়তা নেভিগেট করতে সাহায্য করবে৷

শিরোনাম পৃষ্ঠা

এই পৃষ্ঠায় নিম্নলিখিত তথ্য থাকা উচিত:

1. একটি আইনি সত্তার জন্য - সংস্থার পুরো নাম, একজন ব্যক্তি উদ্যোক্তার জন্য - উদ্যোক্তার পুরো নাম, ইউনিটের নাম (যদি এটি একটি শাখা হয়)।
2. ম্যাগাজিনের বৈধতার সময়কাল। অনেক নথি থাকলে এটি একটি বছর বা একটি নির্দিষ্ট তারিখ হতে পারে৷
3. OKPO।

নথির ভিতরের অংশ

একটি নগদ বই কীভাবে সঠিকভাবে আঁকতে হয় সে সম্পর্কে বলতে গিয়ে, এটি উল্লেখ করা উচিত যে এন্ট্রি, ব্যয় এবং আয় উভয়ই এক পৃষ্ঠায় প্রবেশ করানো হয়। দিনের শেষে, অবশিষ্টাংশ হ্রাস করা হয় এবং মোট যোগ করা হয়। সম্পাদিত লেনদেনের উপর একটি প্রতিবেদন প্রস্তুত করা হয়। বইটির প্রতিটি শীট একটি টিয়ার লাইন সহ দুটি অংশ নিয়ে গঠিত। প্রথমার্ধটি একটি লগ পৃষ্ঠা যা অপারেশন সম্পর্কিত তথ্য ধারণ করে। দ্বিতীয় অংশটি ক্যাশিয়ারের প্রতিবেদন। আপনি টিয়ার লাইন বরাবর শীট ভাঁজ এবং কার্বন কাগজ নোট রাখতে পারেন. তথ্য প্রবেশের পর, শীট কাটা হয়। পৃষ্ঠার প্রথম অংশ আবদ্ধ করা আবশ্যক। প্রতিবেদনের সাথে সংযুক্ত নথিগুলি যা অপারেশন পরিচালনা নিশ্চিত করে (এই কাগজপত্রগুলিকে "প্রাথমিক" বলা হয়)। উদাহরণস্বরূপ, এটি একটি অর্ডার থেকে একটি নির্যাস হতে পারে, একটি নগদ রসিদ আদেশ, একটি অগ্রিম অর্থপ্রদানের জন্য একটি আবেদন, একটি পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি এবং আরও অনেক কিছু৷

কলামে তথ্য প্রবেশ করানো

পৃষ্ঠার শীর্ষে থাকা উচিতযে তারিখে তথ্য প্রবেশ করানো হয়েছিল। শীটটি পূরণ করা একটি কলাম দিয়ে শুরু হয় যা শিফটের শুরুতে ব্যালেন্স নির্দেশ করে। এখানে পরিমাণটি প্রবেশ করানো হয়, যা পূর্ববর্তী পৃষ্ঠার শেষ থেকে স্থানান্তরিত হয়। এরপরে, নগদ পরোয়ানার জন্য ক্রমিক নম্বর লিখুন। এটি "ডকুমেন্ট নম্বর" কলামে নির্দেশিত হয়। পরবর্তী লাইনটি সেই ব্যক্তির দ্বারা প্রবেশ করা হয়েছে যাকে এই কাগজটি ইস্যু করা হয়েছিল বা যার কাছ থেকে এই কাগজটি গৃহীত হয়েছিল। যদি এটি একজন ব্যক্তি হয়, তাহলে পুরো নামটি প্রবেশ করানো হয়, যদি আইনি সত্তা প্রতিষ্ঠানের নাম হয়। পরবর্তী কলামে সংশ্লিষ্ট অ্যাকাউন্ট বা উপ-অ্যাকাউন্টের সংখ্যা নির্দেশ করুন। নগদ প্রাপ্তি বা ব্যয়ের পদ্ধতি নির্দেশ করে এমন তথ্য লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, r/s - sch. 51, বেতন- sc. 70, গ্রাহক এবং ক্রেতা - sch. 62. এখানে উল্লেখ্য যে এই লাইনগুলি পৃথক উদ্যোক্তাদের দ্বারা পূরণ করা হয় না৷

পরের কলামগুলি "ব্যয়" এবং "আয়"। তারা পরিসংখ্যানে রুবেল পরিমাণ নির্দেশ করে। পেনিস কমা পরে নির্দেশিত হয়. উদাহরণস্বরূপ, জারি করা তহবিলের পরিমাণ নিম্নরূপ: 129.05 পি। প্রতিটি লেনদেন সম্পূর্ণ হওয়ার পরপরই রেকর্ড করা হয়। এন্ট্রি শুধুমাত্র প্রাথমিক নথির ভিত্তিতে করা হয়. "স্থানান্তর" কলামে পূর্ববর্তী লাইনে ক্রিয়াকলাপের পরিমাণ সম্পর্কে তথ্য রয়েছে। শেষে, আপনাকে মোট ফলাফল গণনা করতে হবে। এটি "দিনের জন্য মোট" কলামে প্রবেশ করানো হয়েছে। ইস্যুকৃত অর্থ এবং প্রাপ্ত তহবিলের জন্য ফলাফল আলাদাভাবে গণনা করা হয়। এর পরেরটি "অবশিষ্ট"। আগের দিন থেকে আসা এবং থেকে যাওয়া সমস্ত নগদ যোগ করা প্রয়োজন। এই পরিমাণ থেকেবিতরণ করা তহবিল প্রত্যাহার করা হয়। বইয়ে লিপিবদ্ধ চিত্রটি হাতে থাকা নগদের প্রকৃত অবস্থার সাথে অবশ্যই মিলবে। যে লাইনগুলি মুক্ত থাকে তা অতিক্রম করা উচিত। এটি প্রয়োজনীয় যাতে কেউ খালি কলামগুলি পূরণ না করে। এটি Z অক্ষর দিয়ে করা হয়। পৃষ্ঠার শেষে, ক্যাশিয়ার এবং হিসাবরক্ষকের নাম নির্দেশিত হয়। এছাড়াও, প্রতিদিন আগত এবং বহির্গামী আদেশের সংখ্যা নির্দেশিত হয়। দিনের বেলায় কোনো নগদ লেনদেন না হলে, পৃষ্ঠাটি ফাঁকা রাখা হয়। একই সময়ে, দিনের শেষে যে ব্যালেন্স পাওয়া যায় তা সমন্বয় ছাড়াই পরবর্তীতে স্থানান্তরিত হয়।

ইলেক্ট্রনিক সংস্করণ

কম্পিউটার প্রযুক্তির ব্যাপক প্রচলন নগদ বইকে বাইপাস করেনি। জার্নাল সংকলনের বৈদ্যুতিন সংস্করণটি কর্মীদের কাজকে ব্যাপকভাবে সহজতর করে। বই রক্ষণাবেক্ষণের জন্য একটি বিশেষ প্রোগ্রাম ব্যবহার করা হয়। এটি কম্পিউটারের পর্দায় লগ প্রদর্শন করে। কলামগুলি উপরে বর্ণিত হিসাবে একইভাবে পূরণ করা হয়। প্রতিদিন, দায়িত্বশীল কর্মচারী প্রয়োজনীয় তথ্য প্রবেশ করে এবং শিফটের শেষে একটি শীট প্রিন্ট করে। কাগজের সংস্করণের দুটি অংশ থাকা উচিত: রিপোর্ট নিজেই এবং পরিপূরক অর্ধেক। ক্যাশিয়ার পৃষ্ঠায় স্বাক্ষর করে। যদি কর্মচারীর একটি বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর থাকে, তবে এটি নিয়মিত ব্যবহারের পাশাপাশি এটি ব্যবহার করার অনুমতি দেওয়া হয়। এই জাতীয় প্রতিটি পৃষ্ঠা সংখ্যাযুক্ত। বছরের শেষে ছাপা পত্রক থেকে একটি বই তৈরি হয়। শেষ পৃষ্ঠাটি সন্নিবেশের মোট সংখ্যা দেখায়। এটি এন্টারপ্রাইজের স্বাক্ষর এবং সীল দ্বারা প্রত্যয়িত হয়। একটি ই-বুক বছরে নয়, ত্রৈমাসিকে একবার কম্পাইল করার অনুমতি দেওয়া হয়। রিপোর্ট এবং সহগামী ডকুমেন্টেশন অর্থ বিভাগে পাঠানো হয়।

আয় এবং ব্যয়

নগদ রসিদ একটি নগদ রসিদ আদেশ দ্বারা জারি করা হয়. রসিদ - এর ছিঁড়ে যাওয়া অংশ - অবশ্যই ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টে ফাইল করতে হবে৷ তহবিল নিষ্পত্তির জন্য অপারেশনগুলি যথাক্রমে এক বা একাধিক ব্যয় আদেশ দ্বারা নির্বাহ করা হয়। ব্যাঙ্কে নগদ হস্তান্তর করা হলে, কর্মচারীকে একটি রসিদ এবং একটি আদেশ জারি করা হয়। প্রথমটি ক্যাশিয়ারের কাছে এবং দ্বিতীয়টি বিবৃতিতে জমা দেওয়া হয়৷

ম্যাগাজিনে সংশোধন

বইটিতে যদি কোনো ভুল হয়ে থাকে যা প্রতিবেদনে উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলে না, তাহলে তা সংশোধন করা যেতে পারে। ম্যাগাজিন থেকে পাতা ছিঁড়ে ফেলা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ। এটি একটি স্ট্রোক, মার্কার, একটি ব্লেড দিয়ে মুছা, ইরেজার এবং অন্যান্য অনুরূপ ম্যানিপুলেশন ব্যবহার করার অনুমতি নেই। যদি টাইপোটি কোনও সময়ের অবশিষ্টাংশে পরিবর্তন না করে, তবে এটির সংশোধন নিম্নরূপ করা হয়: ভুল এন্ট্রিটি সাবধানে অতিক্রম করা হয় এবং সঠিকটি এর পাশে স্থাপন করা হয়। সংশোধন অগত্যা স্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যয়িত করা আবশ্যক. ক্যাশিয়ার এবং হিসাবরক্ষক অবশ্যই স্বাক্ষর করবেন। যদি পৃষ্ঠায় বেশ কয়েকটি সংশোধন থাকে, তবে তাদের প্রত্যেককে অবশ্যই প্রত্যয়িত হতে হবে। যদি একটি গুরুতর ভুল করা হয়, তাহলে ক্যাশিয়ার প্রধান হিসাবরক্ষকের উদ্দেশ্যে একটি আবেদন আঁকেন। এন্টারপ্রাইজের প্রধান একটি কমিশন সংগ্রহ করেন যা সংশোধনের জন্য দায়ী থাকবে। ত্রুটির উপর ভিত্তি করে, একটি অ্যাকাউন্টিং বিবৃতি আঁকা হয়। এটি ভুলতার প্রকৃতি এবং এটি সংশোধন করার পদ্ধতি বর্ণনা করে৷

রিপোর্টিং শৃঙ্খলা পরীক্ষা করা হচ্ছে

সঠিক ড্রিবলিংনগদ জার্নালের এন্টারপ্রাইজের অ্যাকাউন্টের পরিষেবা প্রদানকারী ব্যাঙ্কিং সংস্থাকে নিয়ন্ত্রণ করার অধিকার রয়েছে। ম্যানেজারকে বিজ্ঞপ্তি দ্বারা অবহিত করা হবে যে একটি অডিট করা হবে। মূল্যায়নের জন্য ব্যাঙ্ককে আলগা শীট, সম্পূর্ণরূপে সম্পাদিত, ক্যাশিয়ারের রিপোর্টের সাথে সংযুক্ত ডকুমেন্টেশন এবং অগ্রিম কাগজপত্র প্রদান করতে হবে, যদি রিপোর্টের অধীনে অর্থ জারি করা হয়। যদি চেকটি বর্তমান বছরের উপর প্রভাব ফেলে তবে জার্নালটি সেলাই করার দরকার নেই (এটি বছরের শেষে করা হয়)। নিয়ন্ত্রণ কার্যক্রম শেষ হলে, বইটি এন্টারপ্রাইজে ফেরত দেওয়া হবে। এই ক্ষেত্রে, অনুমোদিত সংস্থা রিপোর্টিং শৃঙ্খলার সম্পূর্ণ যাচাইকরণের উপর একটি আইন জারি করবে। যদি নথিতে মন্তব্য থাকে, সেগুলি অবশ্যই তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষ দ্বারা প্রতিষ্ঠিত সময়ের মধ্যে বাদ দিতে হবে। এছাড়াও, নগদ বই পূরণের সঠিকতা ট্যাক্স অফিস দ্বারা পরীক্ষা করা যেতে পারে। নিয়ন্ত্রণ কার্যক্রমের সময় চিহ্নিত লঙ্ঘনের জন্য নিষেধাজ্ঞা প্রয়োগ করা যেতে পারে। একই সময়ে, এটা বলা উচিত যে পরিদর্শক এন্টারপ্রাইজের উপর জরিমানা আরোপ করতে পারেন যদি তাদের ভর্তির দুই মাসের মধ্যে ত্রুটি ধরা পড়ে।