রিপোর্টিং নথি: প্রকার, ফর্ম, নমুনা এবং নকশা

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

যথাযথ ডকুমেন্টেশন যেকোন প্রতিষ্ঠানের জন্য গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি আপনাকে দক্ষতার সাথে মূল ব্যবসায় জড়িত হতে দেয় এবং ট্যাক্স এবং অন্যান্য অডিট থেকে ভয় পায় না। রিপোর্টিং নথি বিভিন্ন ধরনের এবং ফর্ম প্রস্তুত করা হয়. কোম্পানির ধরন, এর ব্যবসার লাইন এবং অন্যান্য অনেক কারণের উপর নির্ভর করে ডকুমেন্টেশনের প্রকারভেদ হয়।

সাধারণ ধারণা

প্রতিবেদন নথিটি নির্বাচিত সময়ের জন্য কোম্পানির কাজের ফলাফলের সাথে সূচকের একটি সেট প্রতিফলিত করে। প্রতিবেদনে অ্যাকাউন্টিং, পরিসংখ্যান এবং অন্যান্য ডেটা সহ টেবিল থাকতে পারে। প্রতিবেদনটি তথ্যের জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের কাজের ফলাফল।

অর্থ মন্ত্রক এবং রাজ্য পরিসংখ্যান পরিষেবা দ্বারা সুপারিশকৃত ফর্মগুলি অনুসারে প্রতিবেদনগুলি সংকলিত হয়৷ এগুলি নির্দিষ্ট শিল্পের সারাংশ হতে পারে, সেইসাথে আঞ্চলিক অঞ্চলগুলির জন্য - জেলা, অঞ্চল, সমগ্র অর্থনীতি জুড়ে৷

রিপোর্টিং নথিগুলিকে ধরণ, সময়কাল, ডেটার পরিমাণ, সাধারণীকরণের মাত্রা দ্বারা শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে।

জাত

টাইপ অনুসারে, রিপোর্টিংকে ভাগ করা হয়েছে:

• হিসাব;
• পরিসংখ্যানগত;
• অপারেশনাল।

অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতিগত সম্পত্তি ডেটাসংস্থা, এর অর্থ, কাজের ফলাফল। রিপোর্টিং অ্যাকাউন্টিং নথিগুলি অ্যাকাউন্টিং তথ্য অনুযায়ী প্রস্তুত করা হয়৷

পরিসংখ্যানগত তথ্য পরিসংখ্যান, অ্যাকাউন্টিং এবং অপারেশনাল রেকর্ড অনুযায়ী প্রস্তুত করা হয়।

অপারেশনাল রিপোর্টিং নির্দিষ্ট সময়ের ব্যবধানের জন্য অপারেশনাল উপকরণের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয় - এক সপ্তাহ, এক মাস, এক দশক এবং আরও অনেক কিছু। এই তথ্য আপনাকে আপনার প্রতিষ্ঠানের কাজের প্রক্রিয়ার উপর অপারেশনাল নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে সাহায্য করে।

রিপোর্টিং নথি তৈরির ফ্রিকোয়েন্সি হতে পারে:

• আন্তর-বার্ষিক - প্রতিদিন, পাঁচ দিন, দশ দিন, মাস, ত্রৈমাসিক, অর্ধেক বছর।
• বার্ষিক হল বছরের একটি সারাংশ।

আন্তঃ-বার্ষিক পরিসংখ্যানগত প্রতিবেদন বর্তমান, এবং অ্যাকাউন্টিং মধ্যবর্তী।

প্রতিবেদনে তথ্যের সাধারণীকরণের মাত্রা ভিন্ন হতে পারে। এই সূচকের উপর নির্ভর করে, রিপোর্টগুলি হল:

• প্রাথমিক - এগুলি সরাসরি সংস্থা দ্বারা সংকলিত হয়;
• একত্রীকৃত - উচ্চতর প্রতিষ্ঠান দ্বারা প্রস্তুত।

যেকোনো প্রতিবেদনে অবশ্যই সংস্থার কার্যক্রম, এর আর্থিক অবস্থান, কাজের ফলাফল, এই তথ্যের যেকোনো পরিবর্তনের নির্ভরযোগ্য তথ্য প্রদান করতে হবে।

চেহারা এবং বিষয়বস্তু

প্রতিবেদনের নথির ফর্মগুলি রাষ্ট্রীয় প্রবিধান দ্বারা অনুমোদিত৷

প্রতিটি কোম্পানি অভ্যন্তরীণ রিপোর্টিং বজায় রাখে, যা পরিকল্পনা বাস্তবায়নের তথ্য, ব্যবস্থাপনার নির্দেশনা প্রদান করে। এই প্রতিবেদনগুলি কোম্পানির বিভিন্ন বিভাগের বিশেষজ্ঞদের দ্বারা প্রস্তুত করা হয় এবং ব্যবস্থাপনায় জমা দেওয়া হয়। এই ধরনের ডকুমেন্টেশন হতে পারেএকটি রিপোর্ট বা সাহায্য বলা হবে৷

প্রতিষ্ঠানের মধ্যে রিপোর্ট বিনামূল্যে আকারে তৈরি করা হয়। এগুলি কাগজের শীটে বা সংস্থার লেটারহেডে জমা দেওয়া হয়৷

নিম্নলিখিত ডেটা রিপোর্টে প্রয়োজন:

• সংস্থার নাম;
• কোম্পানির কাঠামোগত ইউনিট বা বিভাগের নাম;
• নথির নাম;
• তার তারিখ এবং নম্বর;
• শিরোনাম;
• কাজের ফলাফল সহ সরাসরি পাঠ্য;
• স্বাক্ষর;
• অনুমোদন বা রেজোলিউশন।

প্রতিবেদনের পাঠ্যে সম্পাদিত কাজ সম্পর্কে সম্পূর্ণ তথ্য রয়েছে, কার্যকলাপের ফলাফলের বিশ্লেষণ। উপসংহার টানা হয়, প্রয়োজনে প্রস্তাব করা হয়। ব্যাখ্যামূলক নোট প্রায়ই রিপোর্ট সংযুক্ত করা হয়. প্রতিবেদনের তারিখ অবশ্যই পরিচালকের অনুমোদনের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে।

ব্যবসায়িক ভ্রমণ

একটি পৃথক ধরণের রিপোর্টিং হল বিশেষজ্ঞদের ব্যবসায়িক ভ্রমণের ক্ষেত্রে হোটেল বাসস্থানের জন্য নথি প্রতিবেদন করা।

ভ্রমণ ব্যয়ের মধ্যে একটি হোটেল রুম ভাড়ার খরচ অন্তর্ভুক্ত। হোটেলের রুমের সমস্ত খরচের জন্য কোম্পানিকে আইন অনুযায়ী কর্মচারীকে ফেরত দিতে হবে।

ব্যবসায়িক ভ্রমণ থেকে ফিরে আসা একজন কর্মচারী এই নথিগুলির মধ্যে একটি প্রদান করে:

• অ্যাকাউন্ট;
• চেক;
• রসিদ।

এই নথিগুলির মধ্যে কোনটি সবচেয়ে সঠিক হবে এবং কর কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে প্রশ্ন উত্থাপন করবে না?

যদি হোটেল নগদ রেজিস্টার সরঞ্জাম ব্যবহার না করে, তাহলে হোটেলের কর্মচারীএকটি বিশেষ ফর্ম পূরণ করতে হবে। আপনি এটিকে বিভিন্ন উপায়ে কল করতে পারেন: রসিদ, চেক, ভাউচার।

ফর্মের প্রয়োজনীয়তা

প্রতিটি হোটেলের নিজস্ব ফর্ম আছে, কিন্তু অনুমোদিত প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী জারি করা হয়েছে। আবাসনের জন্য রিপোর্টিং নথিগুলি নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে:

• রিপোর্টে বিশদ বিবরণ রয়েছে (সংস্থার নাম, তার নম্বর, সিরিজ, ঠিকানা, টিআইএন, সিল);
• ফর্মটি নিজেই একটি প্রিন্টিং হাউসে বা স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম ব্যবহার করে তৈরি করা হয় যা পাঁচ বছরের জন্য অননুমোদিত অ্যাক্সেস এবং স্টোর তথ্য থেকে সুরক্ষিত থাকে;
• ডকুমেন্ট নম্বর এবং সিরিজ বরাদ্দ করা হয়েছে।

যদি একজন কর্মচারী এমন একটি নথি উপস্থাপন করে যা অনুমোদিত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে না, এবং কোম্পানি তা গ্রহণ করে এবং তা সম্পাদন করে, কর কর্মচারীদের দাবির ক্ষেত্রে, সংস্থাটি আদালতে তার খরচ রক্ষা করতে সক্ষম হবে৷

যদি হোটেলে টিকেট অফিস থাকে

সাধারণত হোটেলে নগদ রেজিস্টার থাকে। তারপরে আবাসনের জন্য রিপোর্টিং নথিগুলি পূরণ করা হয় না এবং কর্মচারীকে একটি নগদ রসিদ জারি করা হয়। তিনিই হোটেল রুমের রেজিস্ট্রেশন এবং অর্থপ্রদানের বিষয়ে কথা বলেন।

চেকটির সাথে একটি চালান বা অন্যান্য নথি থাকতে পারে যা একটি নির্দিষ্ট কর্মচারীর নিবন্ধন সম্পর্কে তথ্য প্রদান করে৷

যদি একজন কর্মচারীকে চেকের পরিবর্তে একটি রসিদ এবং নগদ অর্ডার জারি করা হয়, এমন পরিস্থিতিতে, প্রতিবেদন কম্পাইল করার সময় কর বিশেষজ্ঞদের পক্ষ থেকে সমস্যা হতে পারে। অবশ্যই, কোম্পানি আদালতে তার স্বার্থ রক্ষা করতে পারে, তবে এই পদ্ধতিটি খুব সহজ নয়।

PKO-এর রসিদগুলিও হোটেলের বাসস্থানের জন্য রিপোর্টিং নথি হিসাবে প্রদান করা হয়। এগুলিও গৃহীত হয় এবং সাধারণত অপ্রয়োজনীয় প্রশ্ন সৃষ্টি করে না। রসিদগুলিকে সরকারী নথি হিসাবে বিবেচনা করা হয় যা হোটেল পরিচালনার দ্বারা অর্থ গ্রহণের প্রত্যয়ন করে৷

নথি হারিয়ে যাওয়ার ক্ষেত্রে

এমনও পরিস্থিতি রয়েছে যখন একজন কর্মচারী একটি নথি প্রদান করেন না। তারপর অ্যাকাউন্ট্যান্ট হোটেল থেকে একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির বসবাসের শংসাপত্রের অনুরোধ করে। এবং কোম্পানির কাছেই এই কর্মচারীর ভ্রমণের সময় সম্পর্কে তথ্য থাকা উচিত।

এই ধরনের সূক্ষ্ম বিষয়গুলি কর কর্মকর্তাদের সাথে বিরোধের দিকে নিয়ে যেতে পারে, যা সাধারণত আদালতে সংস্থার পক্ষে সমাধান করা হয়৷

নথির বিধান না থাকার পরিস্থিতি এই সত্য দ্বারা ব্যাখ্যা করা যেতে পারে যে কর্মচারী একটি হোটেলে নয়, একটি ভাড়া করা অ্যাপার্টমেন্টে থাকতেন। এই ক্ষেত্রে, কোম্পানী আবাসন ভাড়ার খরচ বহন করে, কর্মচারী কোন খরচ বহন করে না, যার মানে তারা তাকে ক্ষতিপূরণ দেয় না।

প্রায়শই, হিসাবরক্ষকরা প্রশ্ন করেন - তাহলে ট্যাক্সের খরচ কিভাবে বিবেচনা করবেন? একটি কোম্পানি রিপোর্ট করতে পারে, তার লাভের উপর কর আরোপ করার সময়, একটি বাসস্থান ভাড়া নেওয়ার খরচগুলি, কিন্তু শুধুমাত্র সেই সময়ের জন্য যখন তার কর্মচারী প্রকৃতপক্ষে সেখানে বাস করত। অন্যান্য সমস্ত সময়ের খরচগুলি অযৌক্তিক খরচ হিসাবে বিবেচিত হবে এবং কর কর্তৃপক্ষ দ্বারা গ্রহণ করা হবে না৷

প্রতিবেদন নথির প্রস্তুতি যে কোনও সংস্থার কার্যক্রমের একটি গুরুত্বপূর্ণ এবং গুরুত্বপূর্ণ মুহূর্ত। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি অ্যাকাউন্টিং স্টাফ বা কাঠামোগত বিভাগের প্রধানদের দ্বারা করা হয়।সংস্থাগুলি অসুবিধার ক্ষেত্রে, আপনি তৃতীয় পক্ষের সংস্থাগুলির পরিষেবাগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷