ইংরেজিতে ব্যবসায়িক চিঠি: নমুনা খসড়া, সাধারণ বাক্যাংশ

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

একটি ব্যবসায়িক চিঠি একটি প্রদত্ত কাঠামো সহ একটি সংক্ষিপ্ত অফিসিয়াল নথি। এটি একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস আছে. এটি লেখার ক্ষমতা বিভিন্ন পরিস্থিতিতে কাজে আসতে পারে। চাকরির জন্য আবেদন করা থেকে শুরু করে ধন্যবাদ নোট লেখা বা ক্ষমাপ্রার্থনা পাঠানো পর্যন্ত। এই নিবন্ধটি ইংরেজিতে একটি ব্যবসায়িক চিঠি + নমুনা কিভাবে লিখতে হয় তার একটি বিশদ বিবরণ হবে। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে একটি ব্যবসায়িক চিঠির নকশা এবং কাঠামো তার ধরণের উপর নির্ভর করে।

ব্যবসায়িক চিঠির প্রধান প্রকার

বিক্রয়ের চিঠি, বাণিজ্যিক (বিক্রয় চিঠি)। সরাসরি মেইল, যা আপনার সম্ভাব্য গ্রাহকদের তাদের কী দেওয়া হয়, কী পরিষেবা এবং শর্তাদি জানাতে ব্যবহৃত হয়। চিঠিটি সহযোগিতার সুবিধাগুলি প্রকাশ করে এবং ক্লায়েন্টের আগ্রহের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে৷

ব্যবসায়িক প্রস্তাবপত্র। একটি চুক্তি বা অংশীদারিত্বের জন্য প্রস্তাব. চিঠিতে বলা হয়েছে যে উভয় পক্ষই লেনদেন থেকে কী পাবে, কী কী সুবিধা ও সুবিধা পাবে।

একটি তদন্ত করা হচ্ছে। চিঠি সম্পর্কে অতিরিক্ত তথ্যের জন্য একটি অনুরোধ রয়েছেব্রোশার, ক্যাটালগ, টেলিফোন পরিচিতি ইত্যাদি আকারে পণ্য বা পরিষেবা।

একটি অনুসন্ধানের উত্তর দেওয়া। একটি অনুসন্ধানের সফল প্রতিক্রিয়া আপনাকে বিক্রয় সম্পূর্ণ করতে বা নতুন বিক্রয়ের দিকে নিয়ে যেতে সহায়তা করতে পারে। যে গ্রাহকরা অনুরোধ করেন তারা নির্দিষ্ট তথ্যে আগ্রহী৷

ব্যবসায়িক অভিনন্দন। যদি আপনার প্রাক্তন সহকর্মী বা পরিচিতদের মধ্যে কেউ একটি নতুন ব্যবসা খুলে থাকেন বা প্রমোশন পেয়ে থাকেন, তাহলে একটি চিঠি লেখা তাকে অভিনন্দন জানানোর একটি দুর্দান্ত সুযোগ৷

পদত্যাগ ইমেল। কখনও কখনও, কাকতালীয়ভাবে, আপনাকে কল বা ব্যক্তিগত বৈঠকের পরিবর্তে একটি ইমেল পাঠাতে হবে। একটি পেশাদার এবং বিনয়ীভাবে লিখিত চিঠি আপনাকে আপনার নিয়োগকর্তার সাথে ভাল শর্তে থাকতে সাহায্য করবে৷

ধন্যবাদ পত্র। যদি কোনও ব্যবসায়িক অংশীদার আপনাকে সাহায্য করে থাকে বা কোনও ক্লায়েন্ট কাউকে আপনার পরিষেবার সুপারিশ করে থাকে, তাহলে এই ধরনের চিঠি আপনাকে ধন্যবাদ বলার একটি ভাল সুযোগ। একটি ধন্যবাদ নোট, আপনার কৃতজ্ঞতা দেখানোর পাশাপাশি, আপনার কর্মজীবনকে এগিয়ে নিতে পারে, আপনাকে একটি কাজের অফার পেতে সাহায্য করতে পারে এবং একজন ক্লায়েন্ট বা সরবরাহকারীর সাথে আপনার সম্পর্ককে শক্তিশালী করতে পারে৷

ক্ষমা পত্র। ক্ষমা চাওয়া একটি কঠিন পদক্ষেপ বলে মনে হতে পারে, কিন্তু একবার আপনি এটি করলে, আপনি একটি ভাল ছাপ তৈরি করতে নিশ্চিত। কোম্পানির পক্ষ থেকে বা কোম্পানির পক্ষ থেকে ক্ষমা চাওয়া যেতে পারে৷

একটি দাবি করা। এই চিঠিগুলি কোম্পানির অসন্তোষজনক কর্মক্ষমতা বা পণ্যগুলির জন্য দাবি ফাইল করতে ব্যবহৃত হয়। গ্রাহকের ক্ষেত্রেঠিকাদারের কাজে সন্তুষ্ট না হয়ে কাজটি আরও ভালো করার দাবি জানিয়ে চিঠি দেন।

কভার লেটার। একটি নতুন পদের জন্য আবেদন করার সময় তারা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। তাদের একটি সংক্ষিপ্ত ভূমিকা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, আপনার জীবনবৃত্তান্তে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হাইলাইট করা উচিত এবং সম্ভাব্য নিয়োগকর্তাকে আশ্বস্ত করা উচিত যে আপনি কাজের জন্য উপযুক্ত৷

ব্যবসায়িক চিঠি লেখার নিয়ম

1. চিঠির পাঠ্য সরাসরি এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত।
2. টেক্সটে থাকা তথ্য অবশ্যই সত্য হতে হবে।
3. সংক্ষিপ্ত শব্দের ব্যবহার বাঞ্ছনীয় নয়৷
4. কোন সংশোধন বা স্ট্রাইকথ্রু নেই।
5. অর্থ দ্বিগুণ হওয়া উচিত নয়।
6. স্ল্যাং অনুমোদিত নয়৷
7. বলা অবশ্যই ভদ্র হতে হবে।

এছাড়াও যদি আপনি একটি ইমেল লেখেন:

1. আকার, ফন্টের রঙের পছন্দের দিকে মনোযোগ দিন। নিশ্চিত করুন যে আপনার চিঠিটি একটি সহজ এবং পেশাদার ফন্টে লেখা হয়েছে। অন্যথায়, সম্বোধনকারী এমন চিঠি পড়ার সময়ও নিতে পারে না। যে ফন্টগুলি খুব ছোট বা অপাঠ্য তার ফলে আপনার ইমেল পড়া যাবে না৷
2. সেরা ফন্ট হল টাইমস নিউ রোমান, ক্যামব্রিয়া, ক্যালিব্রি, এরিয়াল, কুরিয়ার নিউ।
3. প্রস্তাবিত ফন্টের আকার 10-12। আকার আপনার বার্তা কত দীর্ঘ তার উপর নির্ভর করে. একটি পৃষ্ঠায় অক্ষর ফিট করার চেষ্টা করুন৷
4. বোল্ড, আন্ডারলাইন এবং তির্যক এড়িয়ে চলুন। এই ধরনের চিঠি পড়া কঠিন হতে পারে।

আগেএকটি চিঠি পাঠান, সাক্ষরতা এবং বানান ত্রুটির জন্য এটি পরীক্ষা করুন, কারণ তাদের উপস্থিতি প্রাপককে তাড়িয়ে দিতে পারে। নিশ্চিত করুন যে সমস্ত ব্যক্তিগত এবং কোম্পানির নাম সঠিকভাবে লেখা আছে। সহজে পড়ার এবং তথ্য উপলব্ধির জন্য, পাঠ্যটিকে অনুচ্ছেদে বিভক্ত করুন।

অক্ষরের গঠন

1. আপনার চিঠিটি একটি আনুষ্ঠানিক অভিবাদন দিয়ে শুরু করুন।
2. আপনি পূর্ববর্তী পরিচিতি বা কথোপকথনের একটি লিঙ্ক ব্যবহার করতে পারেন।
3. পরে, আপনার চিঠির কারণ বলুন।
4. মূল অংশে, প্রয়োজনীয় আর্গুমেন্ট সহ সমস্যার সারমর্ম বর্ণনা করুন।
5. শেষ অনুচ্ছেদে, যা লেখা হয়েছে তার অর্থ সংক্ষিপ্ত করুন এবং চিঠিটি সম্পূর্ণ করুন।
6. ইমেল পড়ার জন্য প্রাপককে ধন্যবাদ।
7. অনুগ্রহ করে নিচে স্বাক্ষর করুন এবং তারিখ দিন।

ইংরেজিতে ব্যবসায়িক চিঠিতে প্রাপককে কীভাবে সম্বোধন করবেন? নমুনা

প্রাপকের কাছে আপনার আবেদন সরাসরি নির্ভর করে তার সাথে আপনার সম্পর্কের উপর। আপনি যদি ইতিমধ্যে একজন ব্যক্তিকে ব্যক্তিগতভাবে বহু বছর ধরে চেনে থাকেন তবে কেবল তার নাম ব্যবহার করা উপযুক্ত হবে। অন্যথায়, Mr., Ms ব্যবহার করুন। অথবা ড.

এটি হ্যালো বা হাই (হ্যালো), অভিবাদন (শুভেচ্ছা), গুড মর্নিং (শুভ সকাল), শুভ সন্ধ্যা (শুভ সন্ধ্যা) এর মতো অনানুষ্ঠানিক অভিবাদন বাক্যাংশ ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয় না। একটি ব্যক্তিগত অভিবাদন ব্যবহার করুন যাতে প্রাপকের নাম, শেষ নাম বা শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত থাকে। যেমন: Dear Mr. ডসন (প্রিয় মিঃ ডসন), প্রিয় ম্যানেজার (প্রিয় ম্যানেজার)।

যদি আপনি এই পরিচিতিতে প্রথমবার না লিখে থাকেন, তাহলে যোগ করা উপযুক্ত হবেভদ্রতার জন্য কোন বাক্যাংশ। উদাহরণস্বরূপ, আমি আশা করি আপনি ভাল করছেন৷

সরকারি ঠিকানার উদাহরণ

1. প্রিয় প্রথম নাম উপাধি - যেমন প্রিয় জোশ ডসন।
2. প্রিয় মি. অথবা Ms উপাধি (প্রিয় জনাব/শ্রীমতি উপাধি) - যেমন প্রিয় মি. ডসন বা প্রিয় মিসেস ডসন।
3. প্রিয় মি. অথবা Ms প্রথম নাম উপাধি (প্রিয় জনাব বা সুশ্রী প্রথম এবং শেষ নাম)। উদাহরণস্বরূপ, প্রিয় মি. জোশ ডসন বা প্রিয় মিসেস জেন ডসন।
4. প্রিয় ম্যানেজার
5. প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম (প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম)। আপনি প্রাপকের নাম না জানলে এইরকম লিখুন।
6. যার কাছে এটি উদ্বিগ্ন হতে পারে (সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির জন্য)। যদি আপনার কাছে এই চিঠিটি বিশেষভাবে সম্বোধন করা হয় এমন তথ্য না থাকে৷

কীভাবে ইংরেজিতে একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে স্বাক্ষর করবেন? নমুনা

যদি আপনি ব্যক্তিটিকে ব্যক্তিগতভাবে না চেনেন তবে প্রিয় স্যার বা প্রিয় ম্যাডাম দিয়ে চিঠিটি শুরু করা এবং আপনার বিশ্বস্ততার সাথে প্রথম নাম উপাধিস্বাক্ষর করে এটি শেষ করা উপযুক্ত।

ইওরস ইনিসরিলি বা ইয়োরস ট্রুলি বাক্যাংশ, যা "ইয়োরস সিনিরিয়ালি" হিসাবে অনুবাদ করে, এমন ক্ষেত্রে ব্যবহার করা হয় যেখানে আপনি আগে প্রাপককে নাম বা উপাধি দিয়ে সম্বোধন করেছিলেন৷

আমি কীভাবে ইংরেজিতে একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে স্বাক্ষর করব? একটি নমুনা নীচে দেখানো হয়েছে৷

ঠিকানার নকশা

আপনার ঠিকানা এবং পরিচিতিগুলি অবশ্যই উপরের ডানদিকে কোণায় নির্দেশ করতে হবে৷ একই জায়গায়, যদি ইচ্ছা হয়, আপনার কোম্পানির নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর নির্দেশ করুন। আপনি যদি একটি কোম্পানির পক্ষ থেকে একটি চিঠি পাঠান, তাহলে আপনার নিজের নাম ব্যবহার করা উচিত নয়।

বাম থেকেদলগুলো, প্রাপকের ঠিকানা নির্দেশ করে। এটি আপনার ঠিকানার নিচে হওয়া উচিত।

ইংরেজিতে একটি নমুনা ব্যবসায়িক চিঠি (ঠিকানা) নিম্নরূপ।

তারিখ সজ্জা

তারিখ কোথায় রাখতে হবে তা নির্দেশ করে এমন কোন কঠোর নিয়ম নেই। সাধারণত এটি প্রাপকের ঠিকানার উপরে বা নীচে নির্দেশিত হয়৷

এটা জানা গুরুত্বপূর্ণ যে সব দেশ একইভাবে তারিখ লেখে না। উদাহরণস্বরূপ, যুক্তরাজ্যে, সংখ্যাটি প্রথমে আসে এবং তারপরে মাসটি আসে - 26 জুলাই, 2019। আমেরিকাতে, বিপরীতটি সত্য। উদাহরণ: জুলাই 26, 2019।

আমরা মাসের নাম অক্ষরে লেখার সুপারিশ করছি, কারণ এটি সম্ভাব্য ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে সাহায্য করবে।

অক্ষর সামগ্রী

যেকোনো অফিসিয়াল চিঠি সহজভাবে এবং স্পষ্টভাবে লিখতে হবে। আপনার বেশ কয়েকটি পৃষ্ঠায় সবকিছু আঁকা উচিত নয় (সর্বোচ্চ 2-3 অনুচ্ছেদ)। আমরা জানি, সংক্ষিপ্ততা হল প্রতিভার বোন।

প্রথমে, আপনার চিঠির উদ্দেশ্য বুঝুন: ধন্যবাদ, অভিযোগ, চাকরির অফার ইত্যাদি।

একটি বাক্যাংশ আছে যা দিয়ে প্রথম বাক্যটি শুরু করা সুবিধাজনক: আমি লিখছি…, তারপরে আপনি চিঠির উদ্দেশ্য লিখতে পারেন।

উদাহরণ:

• আপনাকে জানানোর জন্য - আপনাকে জানানোর জন্য;
• ipso ফ্যাক্টো - একা এই কারণে;
• সুপারিশ করতে - সুপারিশ করতে;
• ব্যাখ্যা করা - ব্যাখ্যা করা;
• অনুরোধ করতে - অনুরোধ;
• এই সংযোগে - এই সংযোগে;
• রেফারেন্সে - তুলনামূলকভাবে;
• আপনাকে মনে করিয়ে দিতে - মনে করিয়ে দিই;
• অভিনন্দন - অভিনন্দন।

পরের অনুচ্ছেদে, আপনার সারমর্ম এবং উদ্দেশ্য বর্ণনা করুনঅক্ষর অপ্রয়োজনীয় শব্দ ও বাক্যাংশ ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন। স্পষ্টভাবে আপনার চিন্তা প্রকাশ করুন।

এবং শেষ অনুচ্ছেদে আপনি ঠিকানার কাছ থেকে এখন কী আশা করছেন তা লিখতে পারেন। লেখার উদ্দেশ্যের উপর নির্ভর করে, এটি কাজটি পুনরায় করার জন্য একটি অনুরোধ, একটি পণ্য বা পরিষেবা কেনার প্রস্তাব, আরও তথ্য প্রেরণ ইত্যাদি হতে পারে৷

চিঠিটি সম্পূর্ণ করা

পড়ার জন্য প্রাপককে ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না এবং তাদের জানান যে আপনি শীঘ্রই একটি প্রতিক্রিয়া আশা করছেন৷

প্রয়োজনীয় বাক্যাংশ:

1. আপনার আগ্রহের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ - আপনার আগ্রহের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।
2. অনুগ্রহ করে, আপনি কি মনে করেন তা আমাকে জানান - অনুগ্রহ করে আমাকে জানান আপনি কি মনে করেন।

নমুনা চিঠি

কীভাবে একটি অনুরোধ পত্র লিখবেন? ব্যবসায়িক ইংরেজি শৈলীতে একটি নমুনা এইরকম দেখাচ্ছে৷

এটি অনুরোধ ফর্মে ইংরেজিতে একটি নমুনা ব্যবসায়িক চিঠি৷ এটি এমন সংস্থাগুলিতে পাঠানো হয় যেগুলি এই মুহূর্তে সক্রিয়ভাবে নতুন কর্মীদের সন্ধান করছে না। এইভাবে আপনি নিয়োগকারী পরিচালককে আপনার জীবনবৃত্তান্ত দেখানোর সুযোগ পাবেন। চিঠির মাধ্যমে, নিয়োগকর্তা লক্ষ্য করবেন যে আপনি কোম্পানিতে এবং একটি নির্দিষ্ট অবস্থানে আগ্রহী।

যদি তারা নতুন কর্মচারী নিয়োগের পরিকল্পনা না করে, চিঠিটি আপনাকে রাডারে থাকতে সাহায্য করবে। পরিস্থিতির পরিবর্তন হলে আপনাকে প্রার্থী হিসেবে বিবেচনা করা হবে।

কীভাবে একটি ব্যবসায়িক ইমেল লিখবেন?

প্রথমে আপনাকে কয়েকটি নিয়ম জানতে হবে:

1. আপনার ইমেল ঠিকানা পেশাদার এবং সহজ দেখতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, [email protected] বা [email protected]।নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেল ঠিকানাটি এরকম কিছু নয় - [email protected].
2. অক্ষর ছোট রাখাও গুরুত্বপূর্ণ। গড়ে, লোকেরা একটি একক ইমেল পড়তে এক মিনিটের বেশি সময় ব্যয় করে না। আপনার বার্তা যাতে ঠিকানার আগ্রহী হয়, এবং তিনি এটি শেষ পর্যন্ত পড়েন, শুধুমাত্র ব্যবসার উপর লিখুন।
3. আপনার ইমেল খুলতে পাঠককে বোঝাতে বিষয় লাইনটি ব্যবহার করুন। এটিকে খুব দীর্ঘ করবেন না, তবে আরও কীওয়ার্ড অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি চাকরির জন্য একটি চিঠি লিখছেন, তাহলে কেবল অবস্থান এবং আপনার প্রথম এবং শেষ নামটি অন্তর্ভুক্ত করুন।
4. পেশাগতভাবে আপনার চিঠিটি সম্পূর্ণ করুন। সঠিকভাবে স্বাক্ষর করার জন্য সময় নিন। আপনার স্বাক্ষর আপনার নাম এবং ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করা আবশ্যক. এছাড়াও আপনি আপনার ফোন নম্বর, আপনার চাকরির শিরোনাম বা আপনার ব্যক্তিগত ওয়েবসাইট অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন৷
5. এবং শেষ নিয়ম - সম্পাদনা করুন। ইমেলটি স্পষ্টভাবে লেখা এবং সম্পাদনা করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে কয়েকবার চেক করুন। একটি বার্তা পাঠানোর আগে, এটি পুনরায় পড়ুন এবং যেকোনো বানান এবং ব্যাকরণগত ত্রুটি সংশোধন করুন।

চিঠি থেকে কী বাদ দেওয়া উচিত?

• ইমোটিকন;
• ত্রুটি এবং টাইপস;
• অভিনব বা রঙিন ফন্ট;
• অতিরিক্ত এবং অপ্রয়োজনীয় তথ্য;
• ছবি;
• স্ল্যাং বা সংক্ষিপ্ত শব্দ।

বিভিন্ন ধরনের ইমেল লেখার উদাহরণ

কীভাবে ইংরেজিতে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখবেন? নমুনা এবং টেমপ্লেট আপনাকে আপনার ইমেলে তথ্য বিন্যাস এবং সংগঠিত করতে সাহায্য করে। তবে নমুনাগুলি একটি ভাল সূচনা পয়েন্ট হতে পারে, আপনার ইমেল করতে ভুলবেন নাব্যক্তিগতকৃত।

একটি ব্যবসায়িক ইমেল ইংরেজিতে এরকম দেখায় (ছবিতে নমুনা):

এই ধরনের চিঠি একটি নতুন ব্যবসা শুরু করার জন্য অভিনন্দন। আপনার সমর্থন এবং স্বীকৃতির শব্দগুলি প্রাপক মনে রাখবে এবং ভবিষ্যতেও কাজে লাগতে পারে৷

ইংরেজিতে কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে হয় তা এখানে। ছবির নমুনা।

যখন আপনি একজন ব্যক্তিকে ধন্যবাদ জানান, ঠিক কী বলুন। প্রাপককে জানাতে দিন যে এটি একটি ধন্যবাদ নোট নয়। যে উপায়ে আপনাকে সাহায্য করা হয়েছে তার তালিকা করুন। উদাহরণস্বরূপ, সুজান সম্মেলন আয়োজনে খুব সহায়ক ছিল। জবাবে, মেরি প্রয়োজন হলে তার পরিষেবাগুলি অফার করে। এটি দেখায় যে তার কথাগুলি খালি নয় এবং তিনি সত্যিই কাজটির প্রশংসা করেন যে তিনি বিনিময়ে কিছু দিতে প্রস্তুত৷

সহযোগিতা

সহযোগিতা শুরু করতে এবং অংশীদারিত্বকে আরও বিকাশ করতে, আপনাকে প্রথম চিঠি লিখতে হবে যাতে আপনার প্রস্তাব বা চুক্তি সম্পর্কে তথ্য থাকবে। একটি পেশাদার চিঠি ফার্ম বা ক্লায়েন্টকে আগ্রহী করবে এবং অংশীদারিত্বকে উত্সাহিত করবে৷

একটি ব্যবসায়িক সহযোগিতার চিঠি ইংরেজিতে (নমুনা) কেমন দেখায়।

চিঠিতে, আপনার পরিচিতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না: ফোন, মেইল এবং ঠিকানা, যাতে প্রাপক তার জন্য সুবিধাজনক যে কোনও উপায়ে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে।

ইংরেজি ব্যবসায়িক ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করে, আপনি সহজেই আপনার নিজের লিখতে পারেন।