খরচ অপ্টিমাইজেশান: পরিকল্পনা, কার্যক্রম

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

অর্থনৈতিকভাবে অস্থিতিশীল পরিস্থিতিতে এন্টারপ্রাইজে খরচের অপ্টিমাইজেশন একটি প্রয়োজনীয় এবং গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। বিস্তারিত বিবেচনা করুন।

মূল প্রশ্ন

সবকিছু ঠিকঠাক করতে এবং কর্মীদের চোখে "অত্যাচারী ও ত্রাণ" না হয়ে উঠতে, আপনাকে বুঝতে হবে:

• বিদ্যমান প্রকার এবং খরচ কমানোর বিকল্প;
• খরচ অপ্টিমাইজেশান কার্যক্রমের সাথে পরিকল্পনার নীতি ও পদ্ধতি;
• ব্যবহারিক দৃষ্টিকোণ থেকে খরচ কমানোর সবচেয়ে কার্যকর উপায়;
• কিভাবে উপাদান খরচ কমানো যায়;
• পরিবহন ব্যয় হ্রাস থেকে সুবিধার সারাংশ;
• কীভাবে খরচ কমানোর কৌশল বেছে নেবেন;
• বেসিক অপ্টিমাইজেশন নীতি।

বাজেট

প্রায়শই, বাজেট এমন একটি বিভাগে স্থানান্তরিত হয় যার কর্মচারীরা বিশ্বাস করেন যে তারা এই বিষয়ে সম্পূর্ণরূপে দক্ষ নন। যাইহোক, বাজেট একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। এতে অংশগ্রহণের মাধ্যমে আপনি প্রচুর পরিমাণে তথ্য পেতে পারেন যা সমস্ত বিভাগের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।

বাজেট বিভিন্ন পর্যায়ে গঠিত হয়:

• ভবিষ্যত বাজেটের জন্য একটি প্রকল্প পরিকল্পনা গঠন;
• খসড়া বাজেটের বিবেচনা;
• বাজেট অনুমোদন;
• বাজেট সম্পাদন;
• সম্পাদনা বিশ্লেষণ।

বাজেট ব্যয়ের অপ্টিমাইজেশন বাজেটের পরের ধাপ।

খরচ

"খরচ" শব্দটির বিষয়বস্তু না বুঝে খরচের অপ্টিমাইজেশন অসম্ভব।

এগুলি সেই তহবিল যা একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য মুনাফা গঠনের সাথে জড়িত। খরচের একটি অংশ কোম্পানির সম্পদে তৈরি পণ্য, আধা-সমাপ্ত পণ্য, অস্পষ্ট সম্পদ বা নির্মাণ প্রক্রিয়াধীন আকারে জমা হয়। চিত্রটি একটি সরলীকৃত কাঠামো দেখায় যা IFRS মান মেনে চলে।

সোজা ভাষায় বলতে গেলে, ব্যয় হল দায় বৃদ্ধি বা সম্পদের হ্রাস যার ফলে মূলধন কমে যায়।

অপ্টিমাইজেশান

এটা বিশ্বাস করা হয় যে বর্তমান মুহুর্তে খরচ কমানোর মাধ্যমে খরচ অপ্টিমাইজেশান শুরু হয়৷ তবে এটি সম্পূর্ণ সত্য নয়।

একটি এন্টারপ্রাইজে বাজেট ব্যয়ের অপ্টিমাইজেশন সেই মুহুর্তে শুরু হয় না যখন তারা অ্যাকাউন্টে ইতিমধ্যে থাকা অর্থের ব্যয়কে কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রণ করতে শুরু করে। দুর্ভাগ্যবশত, এই মুহুর্তে অ্যাকাউন্টে অর্থ কোথা থেকে আসে এই প্রশ্নটি মোটেও নিয়ন্ত্রণ করা হয় না। সক্রিয় ঋণ আকর্ষণ করা, সেইসাথে শুধুমাত্র খরচ পরিচালনার জন্য, এন্টারপ্রাইজে তহবিলের দীর্ঘস্থায়ী ঘাটতি, এবং তারপরে - সম্ভাব্য দেউলিয়াত্ব।

এই পদ্ধতির কার্যকারিতা আয় এবং ব্যয় উভয়ের রেকর্ড রাখার উপর নির্ভর করে। এই আইটেমগুলি পরিকল্পনা করা প্রয়োজন, এবং ব্যবস্থাপনা ক্রমাগত বছর, ত্রৈমাসিক, মাস, বা অন্যান্য আর্থিক সময়কাল দ্বারা সংখ্যা নিরীক্ষণ করা আবশ্যক. সবসময়একটি সম্ভাবনা রয়েছে যে বর্তমানে ব্যয়বহুল প্রকল্পগুলি দীর্ঘমেয়াদে খুব লাভজনক হবে৷

কাজের এলাকা

ব্যয় অপ্টিমাইজ করার অর্থ ব্যবসায়িক স্বার্থের ক্ষতির জন্য পদক্ষেপ নেওয়া নয়৷ খরচ কমানোর কাজটি একটি সর্বোত্তম উপায়ে সমাধান করা উচিত, যখন একে অপরের সাথে ব্যয় এবং আয় তুলনা করা হয়।

আপনি বিভিন্ন দিক থেকে সমস্যার সমাধান করতে পারেন:

1. অভ্যন্তরীণ সম্পদের মাধ্যমে খরচ হ্রাস (সরাসরি হ্রাস)। এই ক্রিয়াকলাপের মধ্যে রয়েছে উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি, উপাদান ব্যয় হ্রাস, ব্যবস্থাপনা ব্যয় হ্রাস, সেইসাথে এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের হ্রাস।
2. উৎপাদন ব্যয় হ্রাস (আপেক্ষিক হ্রাস)। এটি উত্পাদনের পরিমাণ বাড়িয়ে অর্জন করা যেতে পারে। এই ক্ষেত্রে, একটি অংশে অনেক কম অর্থ ব্যয় হবে।
3. মার্কেটিং গবেষণার মাধ্যমে একটি অফার গঠন। এই ক্ষেত্রে, গ্রাহকদের দ্বারা ক্রয়ের পরিমাণের বৃদ্ধি উদ্দীপিত হয় এবং নতুন গ্রাহকদের আগমন গঠিত হয়৷
4. কঠোর আর্থিক শৃঙ্খলা গঠন। এই ভেরিয়েন্টে, একটি সীমিত চেনাশোনা লোকেদের খরচের জন্য "এগিয়ে যাওয়া" দিতে পারে।

বাজেট ব্যয় অপ্টিমাইজেশান প্রোগ্রামটি সংকীর্ণ এলাকাগুলিকে কভার করা উচিত৷ তাহলে এটি যতটা সম্ভব কার্যকর হবে।

অপ্টিমাইজেশন পাথ

একটি খরচ অপ্টিমাইজেশান পরিকল্পনায় তিনটি দিক অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যেখানে একটি কোম্পানি যেতে পারে৷

হাইলাইট প্রকাশ হ্রাস, এন্টারপ্রাইজ খরচ দ্রুত গতিতে হ্রাস, পদ্ধতিগতসংক্ষিপ্ত রূপ।

প্রতিটি পদ্ধতি একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে ব্যবহৃত হয়। এই বিষয়ে গৃহীত ব্যবস্থাগুলি বর্তমান অবস্থার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া উচিত এবং দীর্ঘমেয়াদী পরিকল্পনার উপর ভিত্তি করে হওয়া উচিত৷

এক্সপ্রেস হ্রাস

খরচ কমানোর জন্য এই পদ্ধতিটি বেছে নেওয়া, কিছু আইটেমের খরচ দেওয়া বন্ধ করা জরুরি। ফলাফল নির্ধারণ করতে, আপনাকে প্রতিটি অপ্টিমাইজেশান পদ্ধতির সম্ভাব্য ফলাফলগুলি খুঁজে বের করতে হবে৷

সমস্ত খরচ ভাগ করা হয়েছে:

• উচ্চ অগ্রাধিকার। এন্টারপ্রাইজের কার্যক্রম চালিয়ে যাওয়ার জন্য এই জাতীয় ব্যয়গুলি প্রয়োজনীয়। এর মধ্যে রয়েছে কর্মচারীদের মজুরি প্রদান, উৎপাদনের জন্য কাঁচামাল ক্রয়।
• অগ্রাধিকার। এটি মোবাইল যোগাযোগ, বিজ্ঞাপনের জন্য অর্থ প্রদানের ব্যয়। আপনি যদি এই নিবন্ধের অধীনে অর্থ প্রদান বন্ধ করেন, তাহলে কোম্পানির কাজ ব্যর্থ হবে।
• অনুমতিযোগ্য। এর মধ্যে রয়েছে কর্মচারীদের জন্য সুবিধা, কর্মীদের জন্য স্বাস্থ্যকর চিকিৎসার জন্য অর্থ প্রদান। যদি কোম্পানির বিনামূল্যে তহবিল না থাকে, তাহলে এই অর্থপ্রদানগুলি স্থগিত করা যেতে পারে, তবে সেগুলি রাখাই বাঞ্ছনীয়৷
• অপ্রয়োজনীয়। এই ধরনের খরচের একটি উদাহরণ হল কোম্পানির প্রধানের জন্য একটি ব্যক্তিগত ফ্লাইটের অর্থ প্রদান। এই ধরনের খরচ বাতিল করা কোম্পানির কার্যক্রমে বিরূপ প্রভাব ফেলবে না।

একটি এক্সপ্রেস খরচ হ্রাস করার সময়, প্রথমত, একটি "অপ্রয়োজনীয়" আইটেমের জন্য অর্থপ্রদান বন্ধ করা হয় এবং অনুমোদনযোগ্যগুলি তীব্রভাবে সীমিত হয়৷ প্রথম দুটি বিভাগ কমানো যুক্তিযুক্ত নয়।

দ্রুত খরচ হ্রাস

এন্টারপ্রাইজে দ্রুত গতিতে খরচের অপ্টিমাইজেশন এর ফলে সম্ভবঘটনা একটি সংখ্যা. যতটা সম্ভব কার্যকরভাবে খরচ কমাতে, ব্যবস্থাপনাকে অবশ্যই নির্ধারণ করতে হবে তারা প্রথমে কোথায় সঞ্চয় করে।

1. উৎপাদন এবং কাঁচামালের জন্য উপকরণ সংরক্ষণ করুন। খরচ অপ্টিমাইজ করার উপায় ভিন্ন হতে পারে। একটি অনুকূল মূল্যে পণ্য প্রাপ্ত করার জন্য সরবরাহকারীদের সাথে চুক্তি সংশোধন করা খরচ কমানোর সবচেয়ে কার্যকর উপায়। এছাড়াও, সরবরাহকারীরা পেমেন্ট ডিফারেল অফার করতে পারে, যা কোম্পানীকে অতিরিক্ত ঋণ না পেয়ে প্রয়োজনীয় পরিমাণ বাড়াতে সুযোগ দেবে।
2. পরিবহন ব্যয়ের বিশ্লেষণ এবং ব্যয়ের এই আইটেমটির অপ্টিমাইজেশন। এছাড়াও, আপনি বিদ্যুৎ, টেলিযোগাযোগ খরচ কমাতে পারেন। পরিবহন বিভাগ আউটসোর্স করা যেতে পারে, এবং তারপর লজিস্টিক সেন্টারের সাথে যোগাযোগ করতে পারে, যা পরিবহন খরচ কমানোর জন্য একটি প্রোগ্রাম তৈরি করবে। বিদ্যুতের খরচ কমাতে, এর ব্যবহার নিয়ন্ত্রণ করুন, অন্ধকারে আলোকসজ্জার মাত্রা নিরীক্ষণ করুন, শক্তি-সাশ্রয়ী সরঞ্জাম ইনস্টল করুন। কর্পোরেট মোবাইল যোগাযোগের অধিকারী কর্মচারীদের তালিকা হ্রাস করা উল্লেখযোগ্যভাবে খরচ কমিয়ে দেবে। আপনি একটি মোবাইল অপারেটর বা একটি টেলিকমিউনিকেশন পরিষেবা প্রদানকারীর সাথে দর কষাকষি করে অনুকূল শর্তাবলী সহ একটি কর্পোরেট চুক্তি করতে পারেন৷
3. স্টাফ কাট এবং বেতন হ্রাস। আউটসোর্সিং এবং ফ্রিল্যান্সিং কার্যকরভাবে কর্মীদের বেতন প্রদানের খরচ কমায়, এবং নিয়োগকারী সংস্থাগুলি বা একটি অভ্যন্তরীণ নিয়োগ বিভাগ অদক্ষ কর্মীদের প্রতিস্থাপন করতে সহায়তা করবে। উদাহরণস্বরূপ, কর্মীদের একজন পরিচ্ছন্নতাকারী মহিলা থাকা আবশ্যক নয়। আউটসোর্সড রক্ষণাবেক্ষণ কর্মীরাপ্রতিটি কর্মচারীর জন্য আরোপযোগ্য অর্থপ্রদানের 20% পর্যন্ত সংরক্ষণ করবে।

আরেকটি বিকল্প হল মজুরি হ্রাস করে খরচ অপ্টিমাইজ করা, কিন্তু সামাজিক সুবিধা প্রদান করা: চিকিৎসা বীমা শর্তের তালিকা প্রসারিত করা, কোম্পানির খরচে কর্মচারীদের খাবার বা মেশিনে বিনামূল্যে কফি সরবরাহ করা। অধ্যয়নগুলি দেখায় যে এই ক্ষেত্রে বিনিয়োগ দীর্ঘমেয়াদে লাভজনক হবে, কারণ এটি কর্মীদের আনুগত্য বাড়াবে৷

সিস্টেমেটিক সংক্ষেপণ

এই অপ্টিমাইজেশন পদ্ধতির নাম থেকে বোঝা যায়, এর সারমর্ম হল খরচ কমানোর লক্ষ্যে পর্যায়ক্রমিক কার্যক্রম পরিচালনা করা।

1. বিনিয়োগ ব্যবস্থাপনা। দীর্ঘমেয়াদী বিনিয়োগ সবসময় সতর্কতার সাথে ন্যায়সঙ্গত হওয়া উচিত। একটি কোম্পানির জন্য নতুন, আরও দক্ষ সরঞ্জাম ক্রয় করার জন্য, সংশ্লিষ্ট বিভাগকে অবশ্যই যুক্তি দিতে হবে যে প্রকল্পটি যখন পরিশোধ করে, যখন এটি লাভ আনতে শুরু করে তখন কোম্পানির জন্য কী সুবিধা হবে৷ নতুন প্রতিযোগিতামূলক প্রযুক্তির প্রবর্তন ব্যবসার উন্নয়নে সহায়তা করে। যাইহোক, কিছু কেনার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়, ব্যবস্থাপনাকে অবশ্যই মূল লক্ষ্য মনে রাখতে হবে - খরচ কমানো।
2. প্রকিউরমেন্ট ম্যানেজমেন্ট। এটি পর্যায়ক্রমে নতুন সরবরাহকারীদের সন্ধান করে যারা ভাল দামে মানের পণ্য সরবরাহ করে৷
3. ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা। "হঠাৎ ব্যবস্থাপনা", আমাদের দেশে তাই সহজাত, ব্যবসা করার নীতিগুলিকে ব্যাপকভাবে প্রভাবিত করে। নতুন পদ্ধতির দৃষ্টিকোণ থেকে, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সংগঠিত করার সময়, ক্রেতার দিক থেকে উত্পাদনের দিকে নজর দেওয়ার প্রস্তাব করা হয়। একটি প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ পরিচালনা করুন।এন্টারপ্রাইজের ম্যানেজারকে নিজেকে জিজ্ঞাসা করতে হবে, ক্রেতা কি এর জন্য অর্থ প্রদান করবে? ক্লায়েন্ট পণ্যের চলাচল, ডাউনটাইম, পণ্যের উন্নতি ছাড়াই উত্পাদনের পুনরায় সরঞ্জামের জন্য অর্থ প্রদান করতে চাইবে না। অতএব, এই ধরনের খরচ হয় যথাসম্ভব কমানো উচিত, অথবা সম্পূর্ণরূপে বাদ দেওয়া উচিত।

অপ্টিমাইজেশন নিয়ম

ব্যয় অপ্টিমাইজ করার জন্য একটি কর্ম পরিকল্পনা সংকলন করার সময়, এটি অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে একটি সমস্যার পরিস্থিতিগত সমাধান সর্বদা সর্বোত্তম পছন্দ নয়। খরচ কমানো একটি কাজ যা প্রতিদিন একটি ভাল অভ্যাসে পরিণত হওয়া উচিত।

অপ্টিমাইজেশন নিয়ম অনুসরণ করে, আপনি সর্বনিম্ন ক্ষতির সাথে সর্বাধিক প্রভাব অর্জন করতে পারেন।

1. খরচ সবসময় কমাতে হবে না, আরো প্রায়ই সেগুলিকে কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে হবে। কখনও কখনও, সামগ্রিক খরচ কমাতে, আপনাকে কিছু নির্দিষ্ট দিকে খরচের পরিমাণ বাড়াতে হবে।
2. সর্বোত্তম ফলাফল অর্জনের জন্য খরচ ন্যূনতম রাখা হয়। দক্ষতার নিয়ম বলে যে একটি খরচ ইউনিট অবশ্যই সর্বোচ্চ ফলাফল প্রদান করবে।
3. অ্যাকশন বা নিষ্ক্রিয়তা যাই হোক না কেন সবসময় খরচ থাকে।
4. খরচের ক্ষেত্রে কোন ছোট জিনিস নেই। এক মাসে তৃতীয় ডজন কলম ব্যবহারের প্রতিবেদনে ক্ষুব্ধ কোম্পানির কর্মচারীরা। কিন্তু একবার তারা ছোট ছোট জিনিসগুলিতে মনোযোগ দিতে অভ্যস্ত হয়ে গেলে, তারা বেতন বৃদ্ধি বা আরও ভাল কাজের পরিস্থিতি দেখতে পেতে পারে।
5. যতটা সম্ভব কম খরচ রাখার চেষ্টা করা সবসময় সহায়ক নয়। খরচ কিছুটা কমানো এবং সেগুলিকে ট্র্যাকে রাখা সর্বোত্তম হতে পারে।প্রয়োজনীয় স্তর।
6. আর্থিক বিনিয়োগ ছাড়া বাজেট ব্যয়ের অপ্টিমাইজেশন অসম্ভব৷
7. এক ধরনের খরচ আছে যা আপনাকে আরও বড় ক্ষতি এড়াতে দেয়। এর মধ্যে রয়েছে বীমা, নিরাপত্তা প্রহরী নিয়োগ, অ্যালার্ম ইনস্টল করা এবং পণ্যের মান উন্নত করা।
8. কোম্পানীর সমস্ত কর্মচারীদের এই প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, তবে প্রত্যেকেরই তাদের নিজস্ব, গুরুত্বপূর্ণ কাজ থাকা উচিত।
9. সতর্কতা কখনই খুব বেশি নয়। প্রতিবেদনটি পড়ার ফলে উদ্ভূত একটি চিন্তা বা ধারণা সূচকগুলির গভীর বিশ্লেষণে বাধ্য করে এবং প্রায় সবসময়ই খরচ কমিয়ে দেয়।
10. কস্ট অপ্টিমাইজেশান ক্রমাগত করা উচিত। ব্যয়ের নতুন আইটেম কোম্পানির মুনাফা প্রভাবিত করে। হঠাৎ উপস্থিত হওয়া এবং হঠাৎ অদৃশ্য হয়ে যাওয়া, তারা কোম্পানির বাজেটের উল্লেখযোগ্য ক্ষতি করতে পারে। ট্র্যাকিং খরচ একটি বাধ্যতামূলক কাজ হওয়া উচিত যা কোম্পানির শীর্ষ ব্যবস্থাপনাকে জানানো হয়।

আয় এবং ব্যয়ের অপ্টিমাইজেশান - পদ্ধতি যা হাতে চলে। অনিয়ন্ত্রিত খরচ কোম্পানির জন্য মুনাফা আনবে না, এবং লাভ বৃদ্ধি সরাসরি খরচ নিয়ন্ত্রণের সাথে সম্পর্কিত।

ধারণার বিভ্রান্তি

ফাইনান্সের খরচ অপ্টিমাইজেশান প্রোগ্রামে প্রায়ই অ-ব্যয় আইটেম থাকে।

সবচেয়ে কার্যকর প্রোগ্রাম তৈরি করতে, ব্যবস্থাপনা দলকে অবশ্যই খরচের প্রকারের মধ্যে পার্থক্য বুঝতে হবে।

উদাহরণস্বরূপ, P&L-এর উপর ভিত্তি করে খরচ নিয়ন্ত্রণ খরচ নিয়ন্ত্রণ হিসাবে বিবেচিত হবে না।