দায়িত্বশীল ব্যক্তি। প্রতিবেদন এবং গণনার সূক্ষ্মতা

2026 লেখক: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2025-01-24 13:12:37

প্রিন্টারটির আবার কালি ফুরিয়ে গেল, ফ্যাক্স পেপারের শেষ রোলটি অভ্যর্থনা এলাকায় রেখে দেওয়া হয়েছিল, হলওয়েতে একটি আলোর বাল্ব জ্বলেছিল? কোন সমস্যা নেই - একজন বিচক্ষণ সরবরাহকারীর (বা শুধুমাত্র একজন কর্মী সদস্য) সঠিক স্টক আছে এবং সময়মতো এই সমস্যাগুলো সমাধান করবে!

এই দায়বদ্ধ ব্যক্তিকে পরিচালকের আদেশে নিযুক্ত করা হয়। সমস্ত বিভাগ এবং বিভাগের জন্য আবেদন সংগ্রহ করে, তিনি পণ্য এবং উপকরণ ক্রয়ের জন্য অগ্রিম অর্থ প্রদানের জন্য একটি আবেদন পূরণ করেন। তারপর সে দোকানে, গুদামে ছুটে যায় এবং প্রয়োজনে তাকে অন্য শহরে পাঠানো হয়। প্রয়োজনীয় সামগ্রী ক্রয় করার পরে, ব্যবসায়িক ভ্রমণের তিন দিনের মধ্যে বা আবেদনে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে, তিনি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে সহায়ক ডকুমেন্টেশন সহ AO-1 রিপোর্ট জমা দেন। শিরোনাম পৃষ্ঠায়, তিনি প্রতিষ্ঠানের নাম, বিভাগ, পুরো নাম, কর্মী সংখ্যা, অবস্থান, অগ্রিম উদ্দেশ্য পূরণ করেন। টেবিলের পিছনে (কলাম 1-6), দায়বদ্ধ ব্যক্তি অর্থের সাথে ব্যয়ের নথির বিশদ বিবরণ প্রবেশ করান এবং নীচের লাইনের সংক্ষিপ্তসারে, একটি প্রতিলিপি সহ তার স্বাক্ষর রাখেন। বিনিময়ে, হিসাবরক্ষক তাকে একটি রসিদ দেন যে প্রতিবেদনটি গৃহীত এবং যাচাই করা হয়েছে। এর অংশের জন্য, হিসাবরক্ষক, রিপোর্টে একটি ক্রমিক নম্বর বরাদ্দ করে, ফাইল করা মূল নথির সাথে ডেটা তুলনা করেএবং বক্স 7-9 পূরণ করুন। তারপরে, প্রথম শীটে, তিনি পূর্ববর্তী প্রতিবেদনের ব্যালেন্স, প্রাপ্ত পরিমাণ, খরচ এবং অনুমোদনের জন্য ফলাফল প্রদর্শন করেন।

এটি বিবেচনায় নেওয়া উচিত যে AO-1-এ কোনও ত্রুটি বা নগদ লেনদেন প্রক্রিয়াকরণের পদ্ধতির সাথে অসঙ্গতি অবশ্যই দায়বদ্ধ ব্যক্তিদের সাথে নিষ্পত্তির অডিটের মাধ্যমে প্রকাশ করা হবে৷

যৌক্তিক নিরীক্ষক পরবর্তী সময়কালের মাসিক ব্যালেন্স (অ্যাকাউন্ট 71) বিশ্লেষণ করবেন (হঠাৎ হিসাবরক্ষক কোথাও ব্যালেন্সকে অবমূল্যায়ন করেছেন, এবং এটিকে অযৌক্তিক রাইট-অফ বলা হয়)। তারপরে তিনি নগদ রেজিস্টারের সাথে সাব-রিপোর্টের ইস্যুকরণ এবং রিটার্নের তুলনা করবেন, দায়বদ্ধ ব্যক্তি আগেরটির প্রতিবেদন না করে অগ্রিম অর্থপ্রদান পেয়েছেন কিনা তা মনোযোগ দিয়ে। একটি গভীর চেক সংযুক্ত নথিগুলিকেও প্রভাবিত করবে। তাদের প্রতিটি প্রয়োজনীয় বিবরণ থাকতে হবে. কাজ বা পরিষেবার জন্য অর্থ প্রদান করা সম্ভব, শুধুমাত্র একটি চালান, চালান, একটি রসিদ আদেশ, নগদ এবং বিক্রয় রসিদ থেকে স্টাব ভিত্তিতে একটি তৃতীয় পক্ষের সংস্থা থেকে পণ্য এবং উপকরণ গ্রহণ করা সম্ভব। একই ক্রিয়াকলাপ পরীক্ষা করা হচ্ছে, তবে একজন ব্যক্তির সাথে, নিরীক্ষক বিক্রয় চুক্তি এবং একটি ব্যয়ের আদেশের অধীনে একটি ক্রয় আইনের অনুরোধ করবেন৷

পরিদর্শক কর্মচারীদের জন্য ব্যবসায়িক ভ্রমণের প্রয়োজনীয়তার দিকে বিশেষ মনোযোগ দেবেন, সংযুক্ত আদেশের সাথে লক্ষ্যের কাকতালীয়তা, সহায়ক নথির প্রাপ্যতা, শংসাপত্র থেকে দিনের সংখ্যা পর্যন্ত ব্যবসায়িক ভ্রমণের সময়কালের চিঠিপত্র। অর্থপ্রদানের জন্য, হোটেলের রসিদ এবং ভ্রমণ টিকিটের তারিখ যার জন্য জবাবদিহিকারী ব্যক্তি রিপোর্ট করে। অ্যাপার্টমেন্টের নিয়ম এবং দৈনিক ভাতাগুলির গণনা বাধ্যতামূলক নিয়ন্ত্রণের সাপেক্ষে হবে। ভ্রমণ ভাতা চেক করার চূড়ান্ত পর্যায়ে গ্রুপিং হয়সমস্ত লঙ্ঘনের তালিকা।

অডিটের সবচেয়ে সময়সাপেক্ষ পর্যায় হল জার্নাল নং 7 এর সাথে অগ্রিম প্রতিবেদনের পুনর্মিলন, যা জবাবদিহি ব্যক্তিদের সাথে নিষ্পত্তির সম্পূর্ণ হিসাব উপস্থাপন করে। এই রেজিস্টার অনুসারে, নিরীক্ষক পরিশ্রমের সাথে প্রতিটি রিপোর্টের জন্য ডেটার সঠিক এন্ট্রি যাচাই করবেন। লোনের মোট টার্নওভার 50, 51, 55 অ্যাকাউন্টের ডেবিট ডেটার সাথে 60, 26, 10 ইত্যাদি অ্যাকাউন্টের ক্রেডিট পরিমাণের সাথে মিলতে হবে।