অফিস ম্যানেজার। কাজের দায়িত্ব

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

"অফিস ম্যানেজার" পদে বেশিরভাগ নিয়োগকর্তা এমন একজন কর্মচারীকে দেখেন যিনি মোটামুটি বিস্তৃত দায়িত্ব পালন করেন। কর্মীদের তালিকায় এই ইউনিটটি প্রবর্তনের উদ্দেশ্য হল অফিসের মসৃণ ক্রিয়াকলাপ বা এমনকি এর জন্য দায়ী বেশ কয়েকটি পরিষেবা নিশ্চিত করা। আপনার যদি একজন সাধারণ সচিবের প্রয়োজন না হয় যিনি কলের উত্তর দেন, মেল এবং দর্শকদের গ্রহণ করেন, তবে অবশ্যই, একজন অফিস ম্যানেজার একজন নেতা, যেহেতু এই কর্মচারীর নির্দিষ্ট ক্ষমতা এবং কর্তৃত্ব প্রয়োজন। এটি ছাড়া, তিনি তার উপর অর্পিত দায়িত্ব কার্যকরভাবে পালন করতে সক্ষম হবেন না।

এর প্রধান কাজের অংশ হিসেবে, একজন অফিস ম্যানেজারকে যে দায়িত্ব পালন করতে হবে তার তালিকায় অন্তত পাঁচটি ক্ষেত্র কভার করা উচিত। একই সময়ে, এটি বোঝা উচিত যে অফিসটি এমন একটি ঘর নয় যেখানে বস বসেন, তবে এমন একটি জায়গা যেখানে প্রশাসনিক এবং ব্যবস্থাপকীয় কার্যাবলী এখনও সঞ্চালিত হয়। এর মানে হল যে তাদের গুণমান এবং সময়সীমা নির্ভর করবে কিভাবে অফিস ম্যানেজারের কাজ তৈরি করা হবে।

ব্যবস্থাপনাগত দায়িত্ব। এর মধ্যে রয়েছে অফিস পরিকল্পনা, সাংগঠনিক কাঠামো, কর্মচারী ব্যবস্থাপনা, কর্পোরেট সংস্কৃতি, নীতি উন্নয়ন।প্রতিপক্ষের সাথে যোগাযোগ এবং এর পালনের উপর নিয়ন্ত্রণ।

প্রশাসনিক কার্যাবলী। তারা অফিসের কাজের সংগঠন, পরিষেবাগুলির মধ্যে সম্পর্ক স্থাপন, কর্মচারীদের মধ্যে অফিসের স্থান বন্টনকে কভার করে৷

গৃহস্থালির দায়িত্ব। অফিস ম্যানেজারকে অবশ্যই অফিস সরঞ্জাম, স্টেশনারি, ভোগ্যপণ্য এবং গৃহস্থালীর সরঞ্জাম ক্রয়ের ব্যবস্থা করতে হবে। এছাড়াও, তাকে অবশ্যই অফিস পরিষ্কার করা, অফিসের যন্ত্রপাতির রক্ষণাবেক্ষণ, ইউটিলিটি বিলের সময়মত পরিশোধ, ভাড়া ইত্যাদি নিশ্চিত করতে হবে।

নিয়ন্ত্রণ কর্তব্য। ক্রিয়াকলাপের এই ক্ষেত্রটির মধ্যে রয়েছে অডিট পরিচালনা, সংশোধন, উপাদান সম্পদের তালিকা, ডকুমেন্টেশন।

রিপোর্টিং। এর মধ্যে ম্যানেজারের জন্য রিপোর্টিং ডকুমেন্টেশন (তথ্য) প্রস্তুত করা অন্তর্ভুক্ত।

সংস্থার আকারের উপর নির্ভর করে, এই কর্মচারী পরিচালকের কর্তৃত্বের সাথে একক নির্বাহী (ছোট সংস্থাগুলির জন্য) হতে পারে বা একটি সম্পূর্ণ বিভাগের প্রধান হতে পারে। একই সময়ে, সংস্থার প্রধানের বোঝা উচিত যে কর্মচারীদের সর্বজনীন করার ইচ্ছা, অন্যান্য পরিষেবার যোগ্যতার মধ্যে থাকা জিনিসগুলিকে তাদের কর্তব্যগুলিতে অভিযুক্ত করা সর্বদা ন্যায়সঙ্গত নয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনার অ্যাকাউন্টিং, কর্মী ব্যবস্থাপনা ইত্যাদির সাথে এই জাতীয় কর্মচারী লোড করা উচিত নয়। এই ধরনের মিশ্রণ সাধারণত নেতিবাচকভাবে কাজের গুণমানকে প্রভাবিত করে। এর কারণ হল এই যে এই দায়িত্বগুলি অফিস রক্ষণাবেক্ষণের দায়িত্বের চেয়ে অনেক বেশি বিস্তৃত, তারা সামগ্রিকভাবে পুরো সংস্থাকে বিস্তৃত করে। তাই জীবনবৃত্তান্ত লেখার সময় একজন অফিস ম্যানেজার অবশ্যই করবেনকর্মের উপরোক্ত পাঁচটি ক্ষেত্রে কাজের অভিজ্ঞতা এবং দক্ষতার উপর ফোকাস করুন, বরং তাদের অনেক বিস্তৃত দায়িত্বের পরিসরে বিভক্ত করার পরিবর্তে, প্রায়ই অফিসের পরিচালনার সাথে সম্পর্কিত নয়। একই সময়ে, এই এলাকায় একজন যোগ্য কর্মী খুঁজছেন এমন একজন নিয়োগকর্তাকে ভুলে যাওয়া উচিত নয় কেন তার এই কর্মচারীর প্রয়োজন, এবং অপ্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয়তাগুলিকে সামনে রাখা উচিত নয় যা মূল কাজের সাথে সম্পর্কিত নয়।