অফিস অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের কাজের বিবরণ: কর্তব্য, কাজ এবং অধিকার

2025 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2025-01-24 13:12

অধিকাংশ সর্বজনীন স্থানে, থ্রেশহোল্ড অতিক্রম করার সাথে সাথে আপনি যে প্রথম ব্যক্তির সাথে দেখা করেন তিনি হলেন অভ্যর্থনাকারী৷ এই বিশেষজ্ঞদের হোটেল, বিউটি সেলুন, রেস্তোরাঁ এবং অবশ্যই, অফিস প্রতিষ্ঠান দ্বারা নিয়োগ করা হয়। অতিথি এবং অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ থেকে শুরু করে ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াকরণ পর্যন্ত তাদের অনেক দায়িত্ব রয়েছে।

বৈশিষ্ট্য

এটা বলার অপেক্ষা রাখে না যে প্রশাসক একটি বহুমুখী পেশা, যার মধ্যে বহুমুখী দায়িত্ব থাকতে পারে। নতুনদের জন্য সুবিধা হল এটি একটি নির্দিষ্ট এলাকায় কোনো গভীর জ্ঞানের প্রয়োজন হয় না।

সম্ভাব্য নিয়োগকর্তারা ব্যক্তিগত গুণাবলীর প্রতি বেশি মনোযোগ দেন। অফিস প্রশাসকের পদের জন্য একজন সম্ভাব্য প্রার্থীকে মাঝারিভাবে মেলামেশা করা উচিত, বিভিন্ন লোকের সাথে যোগাযোগ স্থাপন করতে এবং সঠিকভাবে তাদের নিজস্ব চিন্তাভাবনা প্রকাশ করতে সক্ষম হওয়া উচিত। এটি নির্বাচিত ক্ষেত্রে একটি আগ্রহ আছে একটি সুবিধা হবে.কার্যকলাপ এবং চাপ মোকাবেলা করার ক্ষমতা. পরের গুণটি অবশ্যই ভবিষ্যতের প্রশাসকের জন্য কাজে আসবে। তাকে বিপুল সংখ্যক দর্শকের সাথে যোগাযোগ করতে হবে, যাদের মধ্যে অবশ্যই দ্বন্দ্ব আসবে। যাইহোক, এমন পরিস্থিতিতেও, প্রশাসককে অবশ্যই ভদ্র থাকতে হবে।

এটা উল্লেখ করা উচিত যে কোম্পানির নিয়োগ নীতির উপর নির্ভর করে, উচ্চ শিক্ষার জন্য প্রয়োজনীয়তা থাকতে পারে, অফিস সরঞ্জামের সাথে কাজ করার ক্ষমতা ইত্যাদি।

এই অবস্থানের জন্য কাজের সময়সূচী সাধারণত প্রতিষ্ঠানের খোলার সময় দ্বারা নির্ধারিত হয়, যেহেতু এটি প্রশাসক যিনি এটি সকালে খোলেন এবং সন্ধ্যায় এটি বন্ধ করে দেন৷ যাইহোক, কর্মীদের জন্য চব্বিশ ঘন্টা কাজ করার সময়, একটি শিফটের সময়সূচী তৈরি করা হয়। একটি নিয়ম হিসাবে, অফিসগুলি এই মোডে কাজ করে না৷

এটি প্রশাসক এবং অফিস ম্যানেজার ভিন্ন পেশার বিষয়টিতেও মনোযোগ দেওয়া উচিত। অফিস ম্যানেজার আসলে অন্যান্য কর্মচারীদের তত্ত্বাবধান করেন। প্রশাসক, তার বিপরীত, এই ফাংশন সঞ্চালন না. তিনি শুধুমাত্র নিজের কাজ সম্পাদন করেন, প্রয়োজনে অফিসের অন্যান্য কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করেন।

প্রধান দায়িত্ব

একজন অফিস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর, কর্মক্ষেত্রে থাকাকালীন, তাকে অবশ্যই যথেষ্ট সংখ্যক কাজ সম্পাদন করতে হবে যা ব্যবস্থাপনা তাকে অর্পণ করে। আসুন সংক্ষেপে তাদের তালিকা করি।

• অভ্যর্থনা এবং টেলিফোন কলের পরবর্তী বিতরণ। আলোচনার সময়, প্রশাসককে অবশ্যই তথ্য রেকর্ড করতে হবে এবং কর্মীদের কাছে স্থানান্তর করতে হবে। প্রয়োজনে কল করা উচিতঅন্য বিভাগে রিডাইরেক্ট করুন।
• একজন অফিস প্রশাসকের দায়িত্বের মধ্যে একটি ধারা রয়েছে যাতে একজন কর্মচারীকে সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের প্রাথমিক পরামর্শ প্রদান করতে হয়।
• আগত এবং বহির্গামী ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া করার প্রয়োজন।
• বিশেষায়িত পোর্টাল এবং নিয়োগ সংস্থাগুলিতে চাকরির বিজ্ঞাপন পোস্ট করা। এছাড়াও, অফিস প্রশাসকের দায়িত্বের মধ্যে সম্ভাব্য প্রার্থীদের সাথে প্রাথমিক সাক্ষাৎকার নেওয়া জড়িত।
• অফিস সরঞ্জামের মসৃণ পরিচালনা নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় স্টেশনারি এবং ভোগ্যপণ্য ক্রয়।

উপরে তালিকাভুক্ত দায়িত্বগুলি ছাড়াও, অফিস প্রশাসক আসলে ক্রমাগত মানুষের সাথে যোগাযোগ করে। এরা উভয়ই সম্ভাব্য গ্রাহক এবং কোম্পানির বর্তমান কর্মচারী। এই বিশেষজ্ঞই কর্মচারীদের সময় নির্ধারণের জন্য দায়ী৷

অধিকার

অধিকারের সংখ্যা, কর্তব্যের বিপরীতে, অনেক কম। তাহলে, অফিস প্রশাসকের নির্দেশ কি করে?

• অন্যান্য এন্টারপ্রাইজের সাথে মিথস্ক্রিয়ায় তার স্বার্থের প্রতিনিধিত্ব করে কোম্পানির পক্ষে কাজ করুন।
• অর্পিত কর্তৃপক্ষের মধ্যে অন্যান্য কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করতে।
• সংস্থার কর্মক্ষমতা উন্নত করার জন্য বিবেচনার জন্য প্রস্তাব তৈরি করুন।

অফিস প্রশাসকের কার্যাবলী

কর্মক্ষেত্রে থাকা, এই বিশেষজ্ঞের উচিততাকে বরাদ্দকৃত উল্লেখযোগ্য সংখ্যক কাজ সম্পাদন করুন:

• অফিসের প্রস্তুতি।
• শৃঙ্খলা বজায় রাখুন।
• দর্শকদের পরিবেশন করা হচ্ছে।
• টেলিফোন পরিষেবা।

আসলে, ফাংশনের সংখ্যা আরও বেশি হতে পারে। এটি একটি নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানে অফিস প্রশাসকের কাজের দায়িত্বের তালিকার উপর নির্ভর করে।

অফিসের প্রস্তুতি

অর্পিত ফাংশন পূরণ, একটি নিয়ম হিসাবে, একটি নতুন কার্যদিবসের প্রস্তুতির সাথে শুরু হয়। তার কর্মস্থলে পৌঁছে, প্রশাসক অফিসের সরঞ্জামের কাজ, ভোগ্যপণ্যের প্রাপ্যতা এবং স্টেশনারি পরীক্ষা করেন। এরপর, বিশেষজ্ঞকে অবশ্যই দর্শকদের তালিকার সাথে নিজেকে পরিচিত করতে হবে এবং তাদের মিটিংয়ের জন্য শর্ত তৈরি করতে হবে।

শৃঙ্খলা বজায় রাখা

অফিসে শৃঙ্খলা বজায় রাখার জন্য প্রশাসককে সরাসরি পরিচ্ছন্নতা ও অন্যান্য কার্যক্রমে জড়িত করা উচিত নয়। যাইহোক, তার দায়িত্বগুলির মধ্যে রক্ষণাবেক্ষণ কর্মীদের কাজের সমন্বয় প্রয়োজন। তাকে অবশ্যই পরিচ্ছন্নতার সময়সূচী করতে হবে, সেইসাথে এর সময়কাল নির্দেশ করতে হবে৷

গ্রাহক পরিষেবা

প্রশাসকের দায়িত্বগুলি হল পরিদর্শনের সময় সম্পর্কে দর্শকদের সাথে আলোচনা করা, তাদের মাথার সাথে সমন্বয় করা। পরিদর্শনের সময়সূচী এমনভাবে তৈরি করা উচিত যাতে কোনও ওভারল্যাপ না হয় এবং কেউ অপেক্ষায় সময় নষ্ট না করে। উপরন্তু, প্রশাসক দর্শকদের সাথে দেখা করতে হবে। তিনিই প্রথম সৃষ্টি করেনছাপ।

টেলিফোন পরিষেবা

এই ফাংশনটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে অর্পণ করা হয়েছে যাতে ম্যানেজারকে আলোচনা থেকে মুক্ত করা যায় এবং তাকে কর্মপ্রবাহ থেকে বিভ্রান্ত না করে। একজন কর্মচারী নিজে থেকে কিছু সমস্যা সমাধান করতে পারেন বা ম্যানেজারের সময়সূচী অনুসারে একজন দর্শকের জন্য অ্যাপয়েন্টমেন্ট করতে পারেন। এই ফাংশনগুলি সম্পাদন করার সময়, কর্মচারীকে অবশ্যই গোপনীয়তা বজায় রাখতে হবে, তার কাছে উপলব্ধ তথ্য বহিরাগতদের কাছে প্রকাশ করবেন না।

নমুনা

অফিস অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের কাজের বিবরণে একটি নির্দিষ্ট সংস্থার প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে বিভিন্ন আইটেম অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। যাইহোক, একটি নিয়ম হিসাবে, এটিতে মানক শর্তগুলি নির্ধারিত হবে, যা একটি মডেল হিসাবে নেওয়া হয়েছে৷

• সাধারণ বিধান।
• যোগ্যতার প্রয়োজনীয়তা। একটি নিয়ম হিসাবে, একটি সম্ভাব্য প্রশাসকের জন্য একটি মাধ্যমিক বিশেষায়িত শিক্ষা যথেষ্ট। অভিজ্ঞতা অবশ্যই একটি সম্পদ হবে।
• দায়িত্ব। এই আইটেম ছাড়া কোন কাজের বিবরণ সম্পূর্ণ হয় না।
• অধিকার। উদাহরণস্বরূপ, প্রশাসকের এন্টারপ্রাইজের কার্যক্রম উন্নত করার জন্য প্রস্তাব দেওয়ার অধিকার রয়েছে৷
• অতিরিক্ত বিধান যা অন্যান্য বিভাগে অন্তর্ভুক্ত নয় এমন আইটেমগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে পারে৷

একজন নতুন কর্মচারীকে পর্যালোচনার জন্য একটি কাজের বিবরণ প্রদান করা প্রথাগত, যার সত্যতা তাকে অবশ্যই তার নিজের স্বাক্ষর দিয়ে নিশ্চিত করতে হবে।

কর্মস্থল

অফিসের প্রশাসকের জন্য শ্রম সুরক্ষা সংক্রান্ত নির্দেশনা কাজের অবস্থার জন্য কিছু প্রয়োজনীয়তা তৈরি করে। উদাহরণস্বরূপ, কর্মক্ষেত্রটি এমনভাবে অবস্থিত হওয়া উচিত যাতে কর্মচারী আরামদায়ক হয়তাদের নিজস্ব দায়িত্ব পালন। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি ম্যানেজারের অফিসের পাশে অবস্থিত এবং আপনাকে অন্যান্য কর্মীদের নিরীক্ষণ করার অনুমতি দেয়৷

আপনাকে বুঝতে হবে যে দায়িত্ব পালন করার সময়, প্রশাসক, সেইসাথে অন্যান্য কর্মচারীদের প্রায়ই অফিস সরঞ্জাম ব্যবহার করতে হয়। তাই এটি এমনভাবে স্থাপন করা উচিত যাতে এটি স্বল্পমেয়াদী ব্যবহারের জন্য উপলব্ধ হয়।

একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ যা প্রশাসকের কাজের বিবরণে স্পষ্টভাবে বলা হয়নি তা হল তাৎক্ষণিক সুপারভাইজার এবং অধস্তনদের মধ্যে একটি লিঙ্ক হিসাবে কাজ করা। অতএব, কর্মচারীর একটি অনুকূল পরিবেশ তৈরি করার চেষ্টা করা উচিত এবং অন্যান্য বিশেষজ্ঞদের সাথে যোগাযোগ স্থাপন করা উচিত। শুধুমাত্র নেতার নির্দেশ সঠিকভাবে প্রকাশ করাই গুরুত্বপূর্ণ নয়, তাদের বাস্তবায়নের নির্ভুলতা নিয়ন্ত্রণ করতে সক্ষম হওয়াও গুরুত্বপূর্ণ৷

এই কারণে, অন্যদের সাথে সংযোগ করার ক্ষমতা এই অবস্থানে সাফল্য অর্জনের একটি গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর হয়ে ওঠে। এটি নেতা এবং অধীন উভয়ের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য। ব্যক্তিগত গুণাবলীর জন্য, সংগঠন এবং স্ট্রেস প্রতিরোধকে বেশ গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করা হয়, যা আপনাকে অন্যান্য কর্মীদের পরিচালনা করতে এবং বিরোধপূর্ণ দর্শকদের সাথে কাজ করার সময়ও শান্ত থাকতে দেয়।