ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশন হল পদ্ধতি, পদক্ষেপ এবং ভুল

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন একটি জনপ্রিয় বিষয়। এটি বিরল যে কেউ এটি প্রথমবার সঠিকভাবে প্রয়োগ করতে পারে, কারণ নতুনরা এমন ভুল করে যা শেষ পর্যন্ত অনুশীলনে প্রতিফলিত হয়। তাদের এড়াতে, আমাদের নিবন্ধ পড়ুন। একটি সংজ্ঞা দিয়ে শিক্ষা কার্যক্রম শুরু করা যাক।

ধারণা

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন হল ব্যবসায়িক দক্ষতার উন্নতির লক্ষ্যে ক্রিয়াকলাপ৷

অনেকগুলি অপ্টিমাইজেশন পদ্ধতি রয়েছে যার প্রত্যেকটির নিজস্ব সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে৷

আমরা নীচে সেগুলি দেখব, তবে প্রথমে আমরা খুঁজে বের করব যে অপ্টিমাইজেশন সত্যিই প্রয়োজনীয় কিনা৷

কোন প্রয়োজন আছে কি?

আমরা ইতিমধ্যেই বলেছি যে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান হল ব্যবসায়িক দক্ষতার উন্নতির লক্ষ্যে একগুচ্ছ ক্রিয়াকলাপ। এবং এটা সত্যিই.

যেকোন এন্টারপ্রাইজ নির্দিষ্ট কিছু ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার উপর ভিত্তি করে, যা প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের দ্বারা সম্পাদিত হয়। এর মধ্যে রয়েছে বিক্রয়, উৎপাদন ও ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া, সংগ্রহ, অফিসের কাজ ইত্যাদি। যত তাড়াতাড়ি এন্টারপ্রাইজ বিদ্যমান প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে শুরু করে, এটিকাজ অনেক বেশি দক্ষ হয়ে ওঠে।

বড় সংস্থাগুলি একটি নির্দিষ্ট মান (ISO 9001) এর ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে কাজ করে, যা একটি উচ্চ ব্যবসায়িক সংস্কৃতি নির্দেশ করে। হাইলাইট এবং সময়সূচী করার সময় সিস্টেমটি এমনভাবে তৈরি করা হয়েছে যাতে যতটা সম্ভব প্রক্রিয়াগুলি সংগঠিত করা যায়৷

যেহেতু ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন কিছু নির্দিষ্ট ব্যবস্থার একটি জটিল, তাই, তাত্ত্বিকভাবে, একজন বিশেষজ্ঞের এটি করা উচিত। বড় বড় কোম্পানিতে এমনই হয়। তবে প্রক্রিয়াটি যেভাবেই তৈরি করা হোক না কেন, এটি পর্যায়ক্রমে পুনর্গঠিত করা প্রয়োজন, কারণ কাজের অবস্থার পরিবর্তন হয়, নতুন শূন্যপদ এবং প্রক্রিয়াগুলি উপস্থিত হয়। যদি অপ্টিমাইজেশান করা না হয়, তবে দ্বন্দ্ব দেখা দেয় যা সংস্থার অংশগুলির স্বাভাবিক কার্যকারিতাকে বাধা দেয়। এবং এটি, যেমন আপনি বোঝেন, শেষ পর্যন্ত লাভের মধ্যে প্রতিফলিত হয়৷

কোম্পানীর ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করা দরকার কিনা তা বোঝার জন্য, আপনাকে সমস্যাগুলি পরীক্ষা করতে হবে৷ নীচে একটি তালিকা রয়েছে এবং যদি অন্তত একটি আইটেম প্রতিষ্ঠানের কার্যকলাপে প্রতিফলিত হয়, তাহলে আপনার অপ্টিমাইজেশন সম্পর্কে চিন্তা করা উচিত।

অপ্টিমাইজেশন সাহায্য করবে

সুতরাং সময়ের সাথে সাথে যেকোনো প্রতিষ্ঠানে সমস্যা দেখা দিতে পারে। এগুলি একটি লিটমাস পরীক্ষা যার দ্বারা কোম্পানির ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ করা সহজ। কি সমস্যা হতে পারে?

1. চাকরির দায়িত্ব পুনরাবৃত্তিমূলক। যদি শুধুমাত্র কর্মচারীদের একই জিনিস করতে বাধ্য করা হয় না, তবে পুরো বিভাগগুলিও, তবে এটি অবশ্যই পুনর্গঠনের প্রয়োজনীয়তা নির্দেশ করে। এটি চিরকাল স্থায়ী হতে পারে না, যার মানে ফলাফল বিশৃঙ্খলা, অপ্রয়োজনীয় আর্থিক ইনজেকশন এবং হবেকর্মচারী এবং বিভাগের মধ্যে অযৌক্তিক প্রতিযোগিতা।
2. নেতারা শুধুমাত্র পরিচালনা করতে পারেন। এই কর্তারা বেশিরভাগই অকেজো, কারণ তারা মার্কেটিং, অর্থনীতি এবং ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে কিছুই জানেন না।
3. কর্মীদের দক্ষতা উন্নত করার জন্য কোম্পানির কোনো ব্যবস্থা নেই। এটি একটি গুরুতর বর্জন যা এন্টারপ্রাইজটিকে পিছনে ফেলে দেয়। সর্বোপরি, যদি একজন কর্মচারী নতুন জ্ঞান না পান, তবে তিনি কিছু পরিবর্তন করতে চান না এবং সময় চিহ্নিত করছেন।
4. নিখুঁত ভালোর শত্রু। লোকেরা এক মোডে কাজ করে এবং হঠাৎ কার্যকলাপের মাত্রা বাড়ানোর সিদ্ধান্ত নেয়। এটি করার জন্য, তারা কর্মচারী, বিক্রয় বা আর্থিক ব্যবস্থাপনার জন্য একটি আইটি সিস্টেম চালু করে। এটি ভাল শোনাচ্ছে, তবে প্রায়শই কর্মচারীরা সংস্থার বর্তমান প্রক্রিয়াগুলি বিবেচনা না করেই এটি করে বা অন্য কারও অনুলিপি করে। ফলস্বরূপ, সুস্পষ্ট কারণ ছাড়াই বিপুল পরিমাণ অর্থ ব্যয় করা হয়েছিল এবং অর্থনৈতিক প্রভাব অর্জিত হয়নি৷

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান কোন প্রতিষ্ঠানে অর্জন করতে সাহায্য করে?

1. গ্রাহকের অভিজ্ঞতা উন্নত করুন।
2. সময় এবং অপারেটিং খরচ কমায়।
3. আপনাকে নতুন লক্ষ্য অর্জন করতে দেয়।
4. কোম্পানীর পরিচালনাযোগ্যতা বাড়ায়।

এই সমস্ত আইটেম পণ্য বা পরিষেবার চূড়ান্ত খরচ কমানোর দিকে প্রভাবিত করে। উপরন্তু, একটি অপ্টিমাইজড কোম্পানি অনেক বেশি নতুন গ্রাহকদের আকর্ষণ করে, যার মানে লাভ বেশি হয় এবং প্রতিযোগিতা বৃদ্ধি পায়।

যেকোন উপকরণ ব্যবহারের অনুমতি দেওয়া হয় শুধুমাত্র যদি একটি হাইপারলিঙ্ক থাকে।

এটা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া আন্তঃসংযুক্ত। অর্থাৎ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশানসংগঠন এক বা অন্য উপায়ে সমগ্র এন্টারপ্রাইজের অপারেশন প্রভাবিত করবে। এটি কম লক্ষণীয় করার জন্য, কোম্পানির ব্যবস্থাপনা খুব বেশি সময় এবং অর্থ ব্যয় না করে প্রথমে ছোট প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করতে শুরু করে। ধীরে ধীরে, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির মডেলিং এবং অপ্টিমাইজেশন অন্যান্য বিভাগে স্থানান্তরিত হয়৷

একযোগে সবকিছু পরিবর্তন করার প্রচেষ্টা সাধারণত খুব দুঃখজনকভাবে শেষ হয় এবং ভবিষ্যতে কোম্পানির কাজে কিছু পরিবর্তন করার ইচ্ছা নেতিবাচকভাবে পূরণ হবে।

কোথায় শুরু করবেন?

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির মডেলিং এবং অপ্টিমাইজেশন এই সত্যের সাথে শুরু হয় যে পুরানো কাজের পদ্ধতিগুলি অপ্রচলিত হয়ে যায়৷ রাষ্ট্রীয় কর্পোরেশনগুলি বাদ দিয়ে প্রতিটি ফার্মের জন্য অপ্টিমাইজেশন প্রয়োজনীয়। একটি ব্যবসা যত দ্রুত কাজ করার নতুন উপায় গ্রহণ করবে এবং সেগুলিকে তার প্রক্রিয়াগুলিতে প্রয়োগ করবে, ততই সফল হবে৷

যেসব সংস্থাগুলি ক্রমাগত বিকশিত হচ্ছে তাদের একটি সম্পূর্ণ বিভাগ রয়েছে যা ছোট ব্যবসা বা বড় সংস্থাগুলির ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য নিযুক্ত রয়েছে৷ সর্বোপরি, আধুনিক প্রযুক্তির শুধুমাত্র উদার অর্থায়নই একটি সফল ব্যবসার চাবিকাঠি।

মূল্যায়ন মানদণ্ড

সঠিকভাবে অপ্টিমাইজ করার জন্য, আপনাকে অগ্রাধিকার দিতে হবে। পরেরটি নির্দিষ্ট মানদণ্ড অনুযায়ী নির্বাচিত হয়। সেগুলি নীচে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে:

1. প্রক্রিয়াটির গুরুত্ব। কাজ অপ্টিমাইজ করার আগে, মূল প্রক্রিয়াগুলি সনাক্ত করা প্রয়োজন, যার উন্নতি উচ্চ ফলাফলের দিকে নিয়ে যাবে। এই ধরনের একটি প্রক্রিয়া নির্ধারণ করার জন্য, এটি সংগঠনের সমস্ত কার্যক্রমে কী ভূমিকা পালন করে তা জানা যথেষ্ট। এছাড়াও একটি নেতিবাচক দিক আছে: যদি প্রক্রিয়াটি ইতিমধ্যে অগ্রভাগে এবং কার্যকরভাবে থাকেকাজ করে, তাহলে অপ্টিমাইজেশন অকেজো হবে। অবশ্যই, আপনি ইতিমধ্যে প্রক্রিয়াটি উন্নত করার চেষ্টা করতে পারেন, তবে এটি তহবিলের অপচয় হবে যা অন্য কারও জন্য কার্যকর হবে। সমস্যাযুক্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে সময় এবং অর্থ ব্যয় করা ভাল৷
2. প্রক্রিয়ার সমস্যা। পরিচিত শোনাচ্ছে, কিন্তু এর মানে কি? এই প্রসঙ্গে, ফলাফল হিসাবে প্রাপ্ত এবং কাঙ্ক্ষিত কর্মের মধ্যে পার্থক্য নিহিত। অর্থাৎ, যদি কিছু প্রক্রিয়া ঠিক মতো কাজ না করে, তাহলে এটি অপ্টিমাইজ করার একটি স্পষ্ট কারণ।
3. প্রক্রিয়া পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়ন করার ক্ষমতা। একটি ছোট ব্যবসা বা একটি বড় ব্যবসার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন এই সত্য দিয়ে শুরু হয় যে প্রক্রিয়াটি শুরু করার জন্য সবচেয়ে সহজ বিকল্পটি বেছে নেওয়া হয়। উদাহরণস্বরূপ, তারা ঠিক এমনটি বেছে নেয় যার উন্নতির জন্য সর্বনিম্ন সম্ভাব্য তহবিল, ব্যক্তিগত সময় এবং শ্রম সম্পদের প্রয়োজন হবে। অনিবার্যভাবে প্রদর্শিত নেতিবাচক কারণগুলির দিকে মনোযোগ দেওয়া এবং সেগুলিকে বিবেচনায় নেওয়াও গুরুত্বপূর্ণ৷

সুতরাং দেখা যাচ্ছে যে একটি সফল পুনর্গঠনের জন্য আপনাকে সমস্ত মানদণ্ড এবং কারণগুলি বিবেচনা করতে হবে৷ একটি নিয়ম হিসাবে, বৃহত্তম প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজেশানের সাপেক্ষে, কারণ এটি তাদের ব্যয়েই এন্টারপ্রাইজ কাজ করে৷

নীতি

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার পদ্ধতিগুলি আলাদা, কিন্তু একটি বেছে নেওয়ার আগে, আপনাকে উন্নতির নীতিগুলি জানতে হবে৷ তাদের অনুসরণ না করে, আপনি পছন্দসই প্রভাব অর্জন করতে পারবেন না। নীচের নীতিগুলি বিবেচনা করুন:

1. ফাউন্ডেশন। আপনি প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করা শুরু করার আগে, আপনাকে বুঝতে হবে কোন প্রক্রিয়াটি কীসের জন্য দায়ী। অর্থাৎ, প্রথমত, আপনাকে ব্যবসার কাঠামো বুঝতে হবে এবং তারপরেই অপ্টিমাইজেশান নিতে হবে। যদি এটি করা না হয়, তাহলেএটা পরিষ্কার নয় যে কি পুনর্গঠন করা দরকার, যার মানে কোন প্রভাব থাকবে না।
2. প্রথমে আপনাকে বাগগুলি ঠিক করতে হবে৷ এন্টারপ্রাইজ পুনর্গঠন করার আগে, অপ্টিমাইজেশানে হস্তক্ষেপ করবে এমন ছোট ত্রুটিগুলি দূর করা প্রয়োজন৷
3. অস্পষ্ট সিদ্ধান্ত। এটি সেই পরিস্থিতির নাম যখন একটি প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশন নেতিবাচকভাবে অন্যটিকে প্রভাবিত করে। এই কারণে, যে কোনও প্রক্রিয়ার উন্নতি করার আগে, সমস্ত ইতিবাচক এবং নেতিবাচক দিকগুলি গণনা করা প্রয়োজন এবং তবেই সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে হবে।
4. পরিবর্তন প্রত্যাখ্যান। প্রায়শই সংস্থার কর্মীরা পরিবর্তনের বিষয়ে উত্সাহী হয় না, যার অর্থ তারা তাদের সমস্ত শক্তি দিয়ে প্রতিরোধ করে। অধিকন্তু, প্রতিরোধ অজ্ঞান বা প্রকাশ হতে পারে।

অপ্টিমাইজেশন লেভেল

লজিস্টিক বা অন্যান্য ক্ষেত্রগুলিতে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশনকে কয়েকটি স্তরে বিভক্ত করা হয়, যার প্রতিটি তার নিজস্ব উপায়ে ফলাফলকে প্রভাবিত করে। উদাহরণস্বরূপ, প্রশাসনিক এবং ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াগুলি ব্যবস্থাপনা দলের সঠিক সিদ্ধান্ত এবং কর্মের জন্য দায়ী। তাদের ধন্যবাদ, মূল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত প্রতিষ্ঠানের কর্মপ্রবাহ সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করা হয়।

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশানের কার্যকারিতা ভিন্ন হতে পারে, তবে যে কোনও ক্ষেত্রেই এটি আর্থিক ব্যয় হ্রাসের দিকে নিয়ে যাবে৷ একটি কোম্পানি কোন স্তরটি বেছে নেয় তা অনেক কারণের উপর নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি ম্যানেজমেন্ট অর্থ সঞ্চয় করতে চায়, তাহলে পছন্দটি এক স্তরে পড়বে, এবং যখন লক্ষ্য একটি কৌশলগত ফলাফল অর্জন করা হবে, তখন পছন্দটি অন্য স্তরে পড়বে৷

ব্যবসার অটোমেশন এবং অপ্টিমাইজেশনের সমস্ত স্তর বিবেচনা করুন৷প্রক্রিয়া:

1. প্রথম স্তর। এই পর্যায়টি আর্থিক ব্যয়ের সাথে যুক্ত। এন্টারপ্রাইজের প্রতিটি বিভাগ তার নিজস্ব প্রয়োজনের জন্য ব্যয় তৈরি করে। কিন্তু এই স্তরটিকে দ্রুততম বলা যেতে পারে যদি লক্ষ্য থাকে খরচ কমানো। এটি এই কারণে যে স্তরটি কোম্পানির অন্যান্য বিভাগের স্বার্থকে প্রভাবিত করে না, যার অর্থ কোনও অতিরিক্ত অনুমোদনের প্রয়োজন নেই। স্তরের অসুবিধা একটি ছোট সঞ্চয় বলে মনে করা হয়। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি 20% অতিক্রম করে না। এটা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে সমস্ত ব্যয় একটি বিভাগের জন্য দায়ী করা হয় না, কিছু কাজটি সম্পাদন করার সময় উত্থাপিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিভাগ অন্য বিভাগকে সংস্থার বিশ্লেষণের তথ্য নির্দেশ করে, এই পরিস্থিতিতে ঠিকাদার সমস্ত খরচ বহন করবে৷
2. দ্বিতীয় স্তর। দ্বিতীয় স্তরের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশনের উদাহরণগুলি নিশ্চিত করে যে গ্রাহক এবং ঠিকাদারদের মধ্যে একটি যৌথ প্রক্রিয়ায় খরচ কমানো হয়েছে। স্তরটি উভয় পক্ষের কার্যকলাপকে বোঝায়, একতরফা কাজ কেবল অগ্রহণযোগ্য। খরচ হ্রাস তখনই ঘটে যখন অপ্টিমাইজেশানের সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা আলোচনা করে এবং প্রক্রিয়া এবং সহযোগিতা কীভাবে চলবে সে সম্পর্কে একমত হয়। দ্বিতীয় স্তরটি 20% এর বেশি সঞ্চয় প্রদান করে, এটি এন্টারপ্রাইজের বিভিন্ন ফাংশন অপ্টিমাইজ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। প্রধান শর্ত হল যে সমস্ত ফাংশন একই ফলাফল থাকতে হবে এবং ফলাফল অর্জনের লক্ষ্যে হতে হবে।
3. তৃতীয় স্তর। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশানের এই পদ্ধতিটি 30% পর্যন্ত সঞ্চয় প্রদান করে। সত্য, কিছু অসুবিধা রয়েছে: খরচের সাথে কাজ করার জন্য, আপনাকে ব্যবসার পুরো সিস্টেমটি বুঝতে হবেসংগঠন প্রক্রিয়া। এটি এই কারণে যে এই স্তরের অপ্টিমাইজেশনটি প্রচুর সংখ্যক ক্রিয়াকলাপ সরবরাহ করে৷

অপ্টিমাইজেশন পদ্ধতি

প্রতিটি সংস্থার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি তাদের নিজস্ব উপায়ে এগিয়ে যায়, তবে এটি বিশেষজ্ঞদের প্রধান অপ্টিমাইজেশন পদ্ধতিগুলি হাইলাইট করতে বাধা দেয় না৷ তাদের আরও বিশদে বিবেচনা করুন:

1. SWOT বিশ্লেষণ। পদ্ধতির সারমর্ম হল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার শক্তি এবং দুর্বলতাগুলি অধ্যয়ন করা। এটি কৌশলগত পরিকল্পনার পদ্ধতির নাম, যা এন্টারপ্রাইজ বা ব্যবসায়িক প্রকল্পকে প্রভাবিত করে এমন ঘটনা এবং কারণগুলি মূল্যায়ন করতে ব্যবহৃত হয়। পদ্ধতির জন্য নির্দিষ্ট কিছু পরামিতি রয়েছে: শক্তি, সুযোগ, দুর্বলতা, হুমকি। এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার লক্ষ্যগুলি হল দুর্বলতাগুলি খুঁজে বের করা এবং ঠিক করা, সেইসাথে ঝুঁকি এবং সম্ভাব্য হুমকিগুলি হ্রাস করা৷
2. কারণ - পরিণতি। পদ্ধতিটি ইশিকাওয়া ডায়াগ্রাম, বা কারণ-ও-প্রভাব চিত্র দ্বারা চিহ্নিত করা হয়। এটি উৎপাদন প্রক্রিয়ার গুণমান মূল্যায়ন, নিয়ন্ত্রণ, পরিমাপ এবং উন্নতির জন্য সাতটি সবচেয়ে সুপরিচিত সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি। পদ্ধতিটি আপনাকে পরামিতিগুলির মধ্যে সম্পর্ক খুঁজে পেতে দেয়, যা প্রয়োজনীয় ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সঠিক অধ্যয়ন পরিচালনা করতে সহায়তা করে। চিত্রটি উত্পাদন প্রক্রিয়াকে প্রভাবিত করে এমন প্রধান কারণগুলি সনাক্ত করা আরও সহজ করে তোলে৷
3. বেঞ্চমার্কিং। সুবিধার মূল্যায়ন এবং প্রতিযোগী এবং অংশীদারদের সুবিধা বিশ্লেষণ করার একটি পদ্ধতি সবচেয়ে উৎপাদনশীল কারণ চিহ্নিত করতে। বেঞ্চমার্কিং এর সাথে শিল্প গুপ্তচরবৃত্তির কিছু মিল আছে, কিন্তু পুরোপুরি নয়। পদ্ধতিটি বাস্তবায়নের জন্য, পৃষ্ঠীয় পর্যবেক্ষণ যথেষ্ট, এবং ভূমিকা নয়প্রতিযোগীরা।
4. সূচকের উপর ভিত্তি করে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন এবং বিশ্লেষণ। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া লক্ষ্য নির্ধারণের নীতিটি ব্যবহার করা হয়, যেখানে পৌঁছানোর পরে লক্ষ্যটি হয় বাড়ানো হয়, বা, যদি এটির কাছে যাওয়া সম্ভব না হয় তবে এর বাস্তবায়নের পদ্ধতিগুলি বিশ্লেষণ করা হয়। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার প্রযুক্তি এমন যে, প্রথমত, কর্মক্ষমতা বিশ্লেষণ করা হয়৷
5. মগজনা। পদ্ধতিটি কাজগুলির একটি সক্রিয় আলোচনা, বিভিন্ন বিকল্পের কণ্ঠস্বর। সমস্ত প্রস্তাবের মধ্যে, ফলস্বরূপ সবচেয়ে সফল অফারটি বেছে নেওয়া হয়েছে৷
6. 6 সিগমা। উৎপাদন ত্রুটির সংখ্যা হ্রাস করে, উৎপাদনশীলতা সূচকে বৃদ্ধি পাওয়া যায়।
7. প্রসেসের বিভাজন পরিবর্তন এবং গণনা করা। পদ্ধতিটি এই সত্য যে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার উপাদানগুলি বৃদ্ধি বা হ্রাস করা হয়৷
8. ব্যবসায়িক যুক্তির বিশ্লেষণ। লক্ষ্য হল অদক্ষ পদ্ধতিগুলি দূর করা, সমান্তরাল ক্রিয়াকলাপগুলিকে লিঙ্ক করা, প্রক্রিয়াগুলির জন্য দায়িত্ব ভাগ করা এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতা ভাগ করা, উত্স থেকে তথ্য ক্যাপচার করা এবং কোম্পানির প্রকৃত কার্যক্রমে এটি প্রক্রিয়া করা।
9. কার্যকর খরচ বিশ্লেষণ। পদ্ধতিটি ক্রেতা এবং বিক্রেতা উভয়ের জন্য ন্যূনতম খরচে বস্তুর সর্বোচ্চ কার্যকারিতা অর্জনের লক্ষ্যে।
10. ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সিমুলেশন। লজিস্টিক ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অপ্টিমাইজেশন আপনাকে কম্পিউটার মডেল ব্যবহার করে মানুষের ক্রিয়া এবং প্রযুক্তির ব্যবহার উপস্থাপন করতে দেয়। সিমুলেশনের সময়, চারটি পর্যায় অবশ্যই লক্ষ্য করা উচিত: মডেল তৈরি করা, মডেল চালানো, ফলাফল বিশ্লেষণ করাকর্মক্ষমতা সূচক, অন্যান্য সম্ভাব্য পরিস্থিতির মূল্যায়ন। মডেলটি তৈরি করতে প্রকৃত এবং সঠিক মান ব্যবহার করা হলেই পদ্ধতিটি কার্যকর হয়।
11. প্রক্রিয়াটির জটিলতা এবং সময়কাল বিশ্লেষণ এবং গণনা। পদ্ধতিটি আপনাকে প্রয়োজনীয় সংখ্যক কর্মী এবং তারা যে লোডের সংস্পর্শে এসেছে তা গণনা করতে দেয়।
12. দায়িত্ব বন্টন ম্যাট্রিক্সের বিশ্লেষণ। এটি একটি কার্যকরী ভিজ্যুয়াল টেবিল যা সংস্থাকে লিঙ্ক, ইউনিট ইত্যাদিতে বিতরণ করে। অর্থাৎ, পদ্ধতিটি আপনাকে কাঠামোগত ইউনিটগুলিতে কাজগুলি বরাদ্দ করতে দেয়৷

অপ্টিমাইজেশন পদক্ষেপ

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশানের কাজ পাঁচটি পর্যায়ে বিভক্ত। আসুন তাদের প্রতিটি সম্পর্কে আরও কথা বলি:

1. সংস্থার প্রক্রিয়ার বিবরণ। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির বিশ্লেষণ এবং অপ্টিমাইজেশন অবিচ্ছেদ্যভাবে সংযুক্ত। প্রতিটি বিভাগ এবং কর্মচারীর ফাংশন সংজ্ঞায়িত না করে, কার্যকর অপ্টিমাইজেশন শুরু করা অসম্ভব। দেখে মনে হচ্ছে এই পদক্ষেপটি মঞ্জুর করার জন্য নেওয়া হয়েছে বলে মনে হচ্ছে, কিন্তু আসলে, বেশিরভাগ কোম্পানি এটি ভুলে যায় এবং এটি একটি বড় ভুল। মান শৃঙ্খলের মাধ্যমে শেখার প্রক্রিয়া শুরু করা ভাল। এমন কোম্পানি আছে যেগুলি আপনার সংস্থাকে সংস্থান বা পণ্য সরবরাহ করে বা আপনার ক্লায়েন্টের প্রয়োজনীয় অতিরিক্ত ফাংশনগুলি সম্পাদন করে। চূড়ান্ত পণ্যের মূল্য সংযোজন কোন পর্যায়ে এবং কীভাবে গঠিত হয় তা বুঝুন। এই জাতীয় কৌশলের ব্যবহার আপনাকে দ্রুত কোম্পানিতে প্রস্থান এবং প্রবেশের পয়েন্টগুলি গণনা করতে দেয়। এইভাবে, আপনি এন্টারপ্রাইজের সম্পূর্ণ কর্মপ্রবাহ অধ্যয়ন করতে সক্ষম হবেন, কর্মীদের ব্যাখ্যা করতে পারবেন যারা কী করছেন,অগ্রাধিকার অপ্টিমাইজেশানের প্রয়োজন এমন কাজের প্রক্রিয়াগুলিকে আলাদা করতে, কোনও পরিষেবা বা পণ্যের গুণমান উন্নত করার উপায়গুলির বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য। গবেষণা চলাকালীন, আপনি বুঝতে পারবেন যে মূল প্রক্রিয়াগুলি ছাড়াও, সমর্থনকারীগুলিও রয়েছে৷ একটি নিয়ম হিসাবে, তাদের অর্থায়নের প্রয়োজন নেই, কারণ তারা এন্টারপ্রাইজের অবকাঠামো গঠন করে এবং প্রধান প্রক্রিয়াগুলির ক্রমাগত কার্যকারিতাকে সহায়তা করে। ভবিষ্যতের লাভের জন্য দায়ী উন্নয়ন প্রক্রিয়াও রয়েছে৷
2. দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের নিয়োগ। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশান সিস্টেমটি এমনভাবে তৈরি করা হয়েছে যে এটি নিয়ন্ত্রণ ছাড়া কাজ করতে পারে না। অতএব, এটি বাস্তবায়নের জন্য দায়ী একজন ব্যক্তি নিয়োগ করা হয়। তদুপরি, একজন ব্যক্তির সাধারণ পরিচালনা করা উচিত, অন্যদের প্রতিটি পর্যায়ে নিয়ন্ত্রণ করা উচিত। ব্যবস্থাপককে কেবল বাধ্যতামূলক নয়, অধস্তনদের কাজের সমন্বয় করতেও সক্ষম হতে হবে। এই জাতীয় নেতাদের একটি চিরন্তন ব্যাটারির সাথে তুলনা করা যেতে পারে, কারণ তাদের অবশ্যই ক্রমাগত কাজ করতে হবে এবং উত্পাদন অপ্টিমাইজ করতে হবে। এই কারণে, কাজের দায়িত্বগুলি স্পষ্টভাবে বলা উচিত, এর জন্য এন্টারপ্রাইজের অভ্যন্তরীণ প্রবিধানে কর্তব্যগুলি নির্ধারণ করা যথেষ্ট৷
3. অপ্টিমাইজেশনের বাস্তবায়ন। তাই আমরা এন্টারপ্রাইজের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার অপ্টিমাইজেশানে আসি। তার জন্য, শুধুমাত্র তৃতীয় পর্যায়টি সংরক্ষিত, কারণ প্রথমে আপনাকে প্রস্তুত করতে হবে। মনে করবেন না যে প্রতিটি সংস্থা নিখুঁত ক্রমে রয়েছে। যে কোনও উদ্যোগে, আপনি কয়েক ডজন সমস্যা খুঁজে পেতে পারেন। এবং আবিষ্কারের পরে, আপনাকে পরিকল্পনা অনুসারে কাজ করতে হবে। প্রথমে আপনাকে কোম্পানির সমস্ত প্রক্রিয়া মূল্যায়ন করতে হবে, সেইসাথে কাজের দায়িত্বের পুনরাবৃত্তি দূর করতে হবে। পরবর্তী পর্বপ্রতিটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার জন্য সময়ের গণনা হবে, গড় সূচকের সাথে একটি তুলনামূলক বিশ্লেষণ, বাস্তব সূচকগুলির সাথে সামঞ্জস্য। এর পরে, আপনাকে উত্পাদন সংস্থানগুলির একটি অপারেশনাল বিশ্লেষণ সংগঠিত করতে হবে। আপনাকে কোম্পানিতে মূল্যবোধ এবং তথ্যের গতিবিধি খুঁজে বের করতে হবে এবং উভয়েরই ক্ষতি আছে এমন এলাকাগুলিকে নির্মূল করতে হবে। চূড়ান্ত পদক্ষেপ হবে প্রতিটি প্রক্রিয়ায় সম্পদ ব্যবহারের দক্ষতা বিশ্লেষণ করা।
4. এন্টারপ্রাইজের প্রধান প্রক্রিয়াগুলির অটোমেশন। অবাক হওয়ার কিছু নেই যে এই পদক্ষেপটি চতুর্থ অনুচ্ছেদে বানান করা হয়েছে, কারণ এটি নিয়ে এগিয়ে যাওয়ার আগে, আপনাকে কীভাবে অপ্টিমাইজেশনটি ঘটবে তা স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে। যদি এন্টারপ্রাইজে সম্পূর্ণ বিভ্রান্তি থাকে, তবে আপনি কীভাবে প্রক্রিয়াটিকে অপ্টিমাইজ করেন না কেন, এর থেকে শূন্য জ্ঞান থাকবে। একমাত্র জিনিস যা অর্জন করা যেতে পারে তা হল বড় আর্থিক ব্যয় এবং সময়ের ক্ষতি৷
5. ফলের মূল্যায়ন। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনার অপ্টিমাইজেশানটি কাটিয়ে উঠেছে, যেমনটি পুনর্গঠন নিজেই করেছে। এটা স্টক নিতে সময়. যদি অপারেশনটি সঠিকভাবে সম্পন্ন করা হয় তবে ফলাফলটি হবে কর্মীদের পুনরাবৃত্তিমূলক অবস্থান এবং দায়িত্বগুলি বাদ দেওয়া, কর্মীদের দ্বারা কাজের কার্য সম্পাদনের তত্ত্বাবধান, ত্রুটির সংখ্যা হ্রাস করা এবং উত্পাদনে মানব ফ্যাক্টরের প্রভাব হ্রাস করা, একটি সিস্টেম প্রবর্তন করা। কর্মদক্ষতার কারণগুলি যা কর্মীদের অনুপ্রাণিত করে, সংস্থার প্রক্রিয়া সম্পর্কে একটি জ্ঞানের ভিত্তি তৈরি করে, কর্মীদের অভাব বা সংস্থানগুলির অভাবের কারণে উত্পাদনে লঙ্ঘন হ্রাস করা, প্রচলন এবং তাদের তরলকরণের সাথে জড়িত নয় এমন অর্থ খুঁজে বের করা, অপ্রয়োজনীয় পণ্য ক্রয় হ্রাস করা।

সাধারণ ভুল

প্রতিঅপ্টিমাইজেশান ফল দিয়েছে, অন্য উদ্যোক্তারা যে ভুল করে তা না করার জন্য আমাদের অবশ্যই চেষ্টা করতে হবে। এখানে তাদের কিছু আছে৷

প্রথম ভুল হল সমস্যার ভুল বক্তব্য। যদি ম্যানেজার না জানেন যে এন্টারপ্রাইজের কাজ উন্নত করার জন্য ঠিক কী করা দরকার, তাহলে তিনি সফল হবেন না। অপ্টিমাইজেশান থেকে আপনি কী ফলাফল আশা করেন তা বোঝার প্রাথমিক পদক্ষেপ। উদাহরণস্বরূপ, যদি সংস্থার সরাসরি আয় না থাকে তবে অ্যাকাউন্টিং বিভাগের বৈশিষ্ট্যগুলি আঁকা অকেজো। লাভের অভাব বিক্রয় বিভাগের কাজ, হিসাবরক্ষকের নয়। অর্থাৎ, এই পরিস্থিতিতে, এই নির্দিষ্ট বিভাগের কাজ পরিবর্তন করা প্রয়োজন, এবং বোনাস অন্যান্য পরিষেবার কাজের পরিবর্তন হবে। সংক্ষেপে, এন্টারপ্রাইজ প্রক্রিয়াগুলির বর্ণনা দিয়ে অপ্টিমাইজেশান শুরু করা মূল্যবান, আমরা ইতিমধ্যে উপরে এই সম্পর্কে কথা বলেছি।

দ্বিতীয় ভুল হল প্রচেষ্টা এবং কাজের মধ্যে অসামঞ্জস্য। প্রায়শই আপনি এমন প্রক্রিয়াগুলির বিবরণ দেখতে পারেন যা এন্টারপ্রাইজের মূল লক্ষ্যের সাথে একেবারেই সম্পর্কিত নয়। একটি অতিরঞ্জিত উদাহরণ, কিন্তু স্পষ্টভাবে সারাংশ প্রতিফলিত করে, ডেপুটি কল করার জন্য প্রধান এবং সচিবের মধ্যে যোগাযোগ। এটা স্পষ্ট যে প্রক্রিয়াটির কোন অর্থ নেই এবং এটি কোন মূল্য বহন করে না। দেখা যাচ্ছে যে সংস্থাটি এই প্রক্রিয়ায় অর্থ অপচয় করছে৷

তৃতীয় ভুল হল বর্ণনার উপায়ের ভুল পছন্দ। প্রক্রিয়াগুলিকে চিহ্নিত করার জন্য, বিভিন্ন ক্ষমতার প্রোগ্রাম সহ বিভিন্ন উপায় ব্যবহার করা হয়। এই জাতীয় প্রোগ্রামগুলির দাম বেশ বেশি, এটি $100 থেকে শুরু হয় এবং এর কোনও উচ্চ সীমা নেই। এটা স্পষ্ট যে প্রোগ্রামের ক্ষমতা কোম্পানির আকারের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হওয়া উচিত। এটা অকেজো আউট সক্রিয়একটি বড় মাপের প্রোগ্রাম অর্জন করার জন্য একটি ছোট ফার্ম। সরঞ্জামটি অবশ্যই এন্টারপ্রাইজের কাজ এবং লক্ষ্য অনুসারে বেছে নেওয়া উচিত, যা পরিচালনা অপ্টিমাইজেশনের মাধ্যমে সমাধান করার চেষ্টা করছে। কিন্তু একটি সফটওয়্যার প্রধান হাতিয়ার যে চিন্তা করা উচিত নয়. এটি শুধুমাত্র একটি সহায়ক টুল। অপ্টিমাইজেশান তার সঠিক সংগঠন দ্বারা সবচেয়ে বেশি প্রভাবিত হয়৷

পরিপূরক সাহিত্য

ইন্টারনেটের তথ্য ছাড়াও, কোম্পানির নেতাদের এমন বইও পড়া উচিত যা এই জটিল প্রক্রিয়ায় সাহায্য করবে। এখানে কিছু বই আছে:

1. “ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া। মডেলিং, বাস্তবায়ন, ব্যবস্থাপনা" ভ্লাদিমির রেপিন দ্বারা। আপনি যদি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিবর্তন করার সিদ্ধান্ত নেন এবং একটি নতুন পদ্ধতির চেষ্টা করেন, তাহলে এই বইটি আপনার জন্য। এটি বলার অপেক্ষা রাখে না যে এটি পড়া সহজ, তবে তা সত্ত্বেও, এতে অনেক গুরুত্বপূর্ণ তথ্য লুকিয়ে আছে। প্রতিটি অধ্যায় বুঝতে হবে এবং মাধ্যমে কাজ করতে হবে. প্রকাশনাটিতে প্রচুর অঙ্কন, টেবিল এবং ডায়াগ্রাম রয়েছে যা প্রক্রিয়াটি প্রকাশ করতে সহায়তা করে। এটাও লক্ষণীয় যে অন্যান্য উন্মুক্ত উত্সগুলিতে এই সম্পর্কে একটি শব্দ নেই৷
2. "ক্রমাগত উন্নতির জন্য একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতি। উইলিয়াম ডেটমারের গোল্ডরাট সীমাবদ্ধতা তত্ত্ব। লেখকের সব বই গরম কেকের মতো তাক থেকে ভেসে যাচ্ছে। এবং সব কারণ এটি অনেক সমস্যার সমাধান করতে সাহায্য করে, যেমন পরিষেবার সময় এবং গুণমানের মধ্যে দ্বন্দ্ব, আর্থিক খরচ এবং মূল্যের মধ্যে। পূর্বে, লেখকের কাছ থেকে সম্পূর্ণ তথ্য পাওয়া সম্ভব ছিল না, কিন্তু এখন একটি বই প্রকাশিত হয়েছে যা সমস্ত গোপনীয়তা প্রকাশ করে।
3. “ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা। ব্যবহারিক গাইডপ্রকল্পের সফল বাস্তবায়নের উপর” জোহান নেলিস, জন জেস্টন। বইটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনার মৌলিক নীতি, তাদের সুবিধা এবং ইতিবাচক বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে কথা বলে। প্রকাশনাটি কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তার উদাহরণেও সমৃদ্ধ। বইটি প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা প্রকল্প বাস্তবায়নকারী উদ্যোগগুলির জন্য একটি রেফারেন্স হিসাবে উপযুক্ত। এটি এই কারণে যে বর্ণিত উপাদানটি এমন সরঞ্জামগুলি সম্পর্কে বলে যা অনুশীলনে প্রয়োগ করা যেতে পারে এবং কার্যকরভাবে ব্যবসায়িক প্রকল্পগুলি বাস্তবায়নে সহায়তা করে৷
4. "লক্ষ্য। ইলিয়াহু গোল্ডরাটের ক্রমাগত উন্নতির একটি প্রক্রিয়া। প্রকাশনাটি ব্যাখ্যা করে যে একজন ব্যক্তি যিনি একটি ব্যবসায়িক প্রকল্পে কিছু ধরণের সমস্যা দেখেন তিনি ফলাফল এবং প্রক্রিয়াগুলির মধ্যে কারণ এবং প্রভাব সম্পর্ক তৈরি করতে বাধ্য। ব্যক্তিকে সাংগঠনিক কর্মপ্রবাহ দক্ষতা অর্জনের মৌলিক নীতিগুলি বুঝতে হবে৷
5. লীন সফ্টওয়্যার: টম এবং মেরি পপেন্ডিকের আইডিয়া থেকে লাভ পর্যন্ত। ব্যবস্থাপনা এমন পরিস্থিতিতে সহায়তা প্রদান করবে যেখানে এটি সবচেয়ে কার্যকর প্রক্রিয়া গঠনের জন্য প্রয়োজনীয়। শীর্ষ পরিচালকদের এই বইটি পড়া উচিত, সেইসাথে পরিচালকদের, কোম্পানির বিকাশকারীদেরও। অর্থাৎ, সফ্টওয়্যারটির সাথে জড়িতদের জন্য তথ্যটি সঠিকভাবে কার্যকর হবে৷

উপসংহার

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, সঠিকভাবে অপ্টিমাইজ করার জন্য, আপনাকে অনেক কিছু জানতে হবে এবং অনেক কিছু বুঝতে হবে। ম্যানেজার কিসের সাথে কাজ করছেন তা বুঝতে না পারলে পুনর্গঠন সাহায্য করবে না। প্রায়শই এমন অনেক বস থাকে, যা অনেক কোম্পানির পতনের কারণ।

এমনকি প্রতিষ্ঠাতা নিজেও বিষয়টি বুঝতে না পারলেও, তার কাজ হল এমন যোগ্য কর্মীদের খুঁজে বের করা যারাআত্মস্বার্থে কাজ করবে না, কারণ তারা তাদের কাজে নিবেদিত। এই ধরনের নিঃস্বার্থ কর্মী খুব কমই বাকি আছে, যার মানে হল যে আপনি যদি ভাগ্যবান হন এবং আপনি তাদের খুঁজে পান, তাহলে ছেড়ে দেওয়ার চেষ্টা করবেন না। এটি কর্মীদের দক্ষতাই নির্ধারণ করে যে সংস্থাটি কতটা বিকাশ লাভ করবে। এমনকি সবচেয়ে প্রতিভাবান নেতাও একা কোম্পানিকে বের করে আনতে সক্ষম হবেন না, এবং তাই কর্মীদের পেশাদারিত্বকে অবহেলা করা উচিত নয়। সর্বোপরি, এটি আপনার অর্থ এবং সময় সম্পর্কে।