ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EDMS): এটি কী, বৈশিষ্ট্য এবং সুপারিশ

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

কয়েক বছর আগে, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের কথা বলা হয়েছিল উজ্জ্বল ভবিষ্যত হিসেবে। আজ তারা ইতিমধ্যে ব্যক্তিগত এবং সরকারী উদ্যোগে সক্রিয়ভাবে ব্যবহৃত হয়। কিন্তু সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল EDMS-এর চাহিদা ক্রমাগত বাড়ছে। একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী এবং এটি কীভাবে কাজ করে, আসুন রাশিয়ান ফেডারেশনে পরিচালিত সিস্টেমগুলির উদাহরণ বিবেচনা করা যাক৷

পটভূমি

একটি EDMS প্রোগ্রাম কীভাবে কাজ করে তা আরও ভালভাবে বোঝার জন্য, মৌলিক ধারণা এবং কাজগুলি পর্যালোচনা করা প্রয়োজন৷ মূল কারণগুলি হল সেইগুলি যেগুলি একটি নির্দিষ্ট সিস্টেমের পছন্দ নির্ধারণ করে৷

যদি কোনো প্রতিষ্ঠান অনানুষ্ঠানিক ব্যবস্থাপনার শর্তে কাজ করতে পারে, তাহলে নথি ব্যবস্থাপনার কোনো প্রয়োজন নেই। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার আবির্ভাবের সাথে, সুশৃঙ্খল ডকুমেন্টেশনের সাহায্যে প্রক্রিয়া পরিচালনা করার প্রয়োজন রয়েছে। আপনি যদি সময়মতো কাগজপত্র মোকাবেলা না করেন, তাহলে সেগুলি জমা হতে শুরু করবে এবং হারিয়ে যাবে।

পেপার মিডিয়ার বিকল্প হিসেবে একটি বিশেষ ফাইল স্টোরেজ স্কিম ব্যবহার করা হয়সার্ভারে কিন্তু সেটাও বেশিদিন কাজ করে না। কোম্পানির আয়তন বাড়ার সাথে সাথে তথ্য সংরক্ষণ এবং সিঙ্ক্রোনাইজ করার প্রয়োজনীয়তা বৃদ্ধি পায়।

একটি দ্বিধা আছে: তথ্য সংরক্ষণের জন্য পুরানো কাগজের মিডিয়া বা EDMS ব্যবহার করবেন কিনা। কি তাই গুরুত্বপূর্ণ আপনি ইলেকট্রনিক সিস্টেম ধন্যবাদ পেতে পারেন? প্রতিষ্ঠানের দক্ষতা বাড়ান।

অর্থনৈতিক প্রভাব

কাজের দক্ষতা দুটি উপায়ে বাড়ানো যায়: খরচ কমানো বা ফলাফল বাড়াতে। ডকুমেন্ট EDMS আপনাকে একবারে দুটি লক্ষ্য অর্জন করতে দেয়। অর্থাৎ, সিস্টেমের বাস্তবায়ন সংস্থাকে কম খরচ করতে দেয়, কিন্তু বেশি উপার্জন করতে দেয়।

কাগজের খরচ কমানো, সময় নষ্ট করা, যোগাযোগের গতি বাড়ানো, কোম্পানির সংস্কৃতির পরিবর্তনের মাধ্যমে খরচ কমানো।

EDMS প্রোগ্রামের কার্যকারিতা মূল্যায়ন করতে, আপনাকে কাগজপত্রে ব্যয় করা সময় গণনা করতে হবে। পরামর্শকারী সংস্থাগুলি অনুমান করে যে এই ধরনের অপারেশনগুলি কাজের সময়ের 20% সময় নেয়। রাশিয়ান আমলাতন্ত্রের ব্যবস্থায়, এটি আরও বেশি সময় নেয় - 60% সময়। EDMS প্রবর্তনের ফলে এই খরচগুলি কমপক্ষে 10 গুণ কমে যাবে৷

অফিসের কাজ এবং নথির প্রবাহ

দুটি পদ সম্পর্কিত। রেকর্ড রাখা একটি শব্দ যা নথির সাথে কাজ করার জন্য নিয়মের একটি আনুষ্ঠানিক সেট বোঝায়। কিছু EDMS সিস্টেম অফিসের কাজের নিয়ম অনুসারে কাস্টমাইজ করা যেতে পারে, তবে এমন সিস্টেমও রয়েছে যার ভিত্তিতে অফিসের কাজ ইতিমধ্যেই গঠিত হয়েছে।

একটি নথি হল একটি EDMS-এ তথ্য সঞ্চয়ের একক। নথি প্রবাহ থেকে গঠিত হয়বিভিন্ন উত্স: অন্যান্য সিস্টেম, অ্যাপ্লিকেশন, ই-মেইল, কিন্তু সর্বোপরি - স্ক্যান করা কাগজ মিডিয়া থেকে। অতএব, স্ক্যানার এবং অন্যান্য সরঞ্জাম EDMS-এর একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। সিস্টেমটি সমস্ত নথি সংরক্ষণ করে, তাদের ইতিহাস বজায় রাখে, সংস্থার মাধ্যমে চলাচল নিশ্চিত করে এবং তাদের সাথে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সম্পাদন করে৷

এমন একটি ডাটাবেসে একটি সিদ্ধান্ত, একটি নির্দেশ এবং এসইডির একটি আদেশ রয়েছে। তাদের মাধ্যমে সংগঠন পরিচালিত হয়। যেকোনো নথি "সাহায্য" দিয়ে সরবরাহ করা হয়। ফর্মের ক্ষেত্রগুলির সেটটি নথির ধরণের উপর নির্ভর করে। এই ধরনের কার্ডের প্রতিটি ক্ষেত্রের ডেটাবেস আকারে সিস্টেমে তথ্য সংরক্ষণ করা হয়।

EDMS এর কাজ এবং কাজ

নথি ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রামটি নিম্নলিখিত কাজগুলি সমাধান করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে:

• নথির সাথে কাজের পদ্ধতিগতকরণ।
• টেমপ্লেট অনুযায়ী নথি তৈরি করা, তাদের রেজিস্ট্রেশন স্টোরেজ;
• অ্যাকাউন্টিং অটোমেশন;
• নথির শ্রেণীবিভাগ।

এসইডি এর কার্যকারিতাগুলি ঘনিষ্ঠভাবে দেখে নেওয়া যাক৷ ওয়ার্কফ্লো প্রোগ্রামটি এর জন্য ব্যবহৃত হয়:

• কার্ড তৈরি করা।
• নথির পাঠ্য গঠন;
• পিডিএফ বা এমএস শব্দ হিসাবে ডেটা সংরক্ষণ করুন;
• ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস অধিকার ব্যবস্থাপনা;
• রুট তৈরি করা হচ্ছে;
• নথি প্রবাহ নিয়ন্ত্রণ;
• বিজ্ঞপ্তি পাঠানো, অনুস্মারক;
• জার্নালিং, ডিরেক্টরি, ক্লাসিফায়ার;
• অর্ডার জেনারেশন;
• দস্তাবেজ অনুসন্ধান এবং স্বাক্ষর করুন;
• রিপোর্ট জেনারেশন।

সাধারণ সিস্টেম ফাংশন অন্তর্ভুক্ত:

• দূরবর্তীনথি নিয়ে কাজ করুন;
• ডেটা সঞ্চয় করতে একটি DBMS ব্যবহার করা;
• EDMS-এর সাথে একযোগে কাজ;
• শংসাপত্র, বারকোড এবং ব্যক্তিগতকরণের মাধ্যমে সুরক্ষিত৷

সুবিধা এবং অসুবিধা

SED-এ স্যুইচ করার সুবিধা অসুবিধার চেয়ে বেশি। যাইহোক, একটি খারাপভাবে সংগঠিত প্রকল্প অটোমেশনের সমস্ত সুবিধা ধ্বংস করতে পারে। EDMS বাস্তবায়নের উদ্দেশ্য অবশ্যই অর্জনযোগ্য হতে হবে। সুবিধার মধ্যে রয়েছে:

• তথ্যের কেন্দ্রীকৃত কাঠামোগত স্টোরেজ;
• নথি গঠন এবং প্রক্রিয়াকরণের ক্ষেত্রে একই পদ্ধতি;
• টেমপ্লেট ব্যবহার করে;
• অনুসন্ধান;
• অডিট অ্যাক্সেস।

অসুবিধাগুলির মধ্যে রয়েছে উচ্চ স্টার্ট-আপ খরচ এবং কঠোর ব্যবহারকারী প্রশিক্ষণ।

নথির প্রক্রিয়া

EDMS-এ, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট পর্যায়গুলির একটি সিরিজের মধ্য দিয়ে যায়, এই সময়ে নথিতে নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলি বরাদ্দ করা হয়। প্রক্রিয়াকরণ উভয় ম্যানুয়ালি এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাহিত হয়. দ্বিতীয় ক্ষেত্রে, সেট করুন:

• পর্যায়ের মধ্যে পরিবর্তনের শর্ত;
• রুট বিচ্ছেদ;
• মেশিনিং চক্র;
• সাবপ্রসেস, টাইমার, প্রক্রিয়াকরণ পদ্ধতি শুরু করুন;
• ব্যবহারকারীর ভূমিকা সেট করা হয়েছে।

চিকিৎসার প্রকার:

• একটি নথি তৈরি করা হচ্ছে।
• সম্পাদনা।
• নাম পরিবর্তন করা হচ্ছে।
• সরান।
• সংরক্ষণ করুন।
• ইনডেক্সিং।
• মোছা।

SED খরচ

নথি ব্যবস্থাপনা লাইসেন্স, সার্ভার, সম্পূর্ণ সেটআপ এবং সমস্ত ব্যবহারকারীর প্রশিক্ষণ ছাড়া সম্পূর্ণরূপে কাজ করতে পারে না। এই উপাদানগুলির প্রতিটির জন্য একটি বড় নগদ ব্যয় প্রয়োজন। এছাড়াও, আমাদের অন্যান্য সিস্টেমের সাথে EDMS-এর একীকরণ, ডেটাবেস এবং সফ্টওয়্যার আপডেট করা, প্রযুক্তিগত সহায়তা পরামর্শ এবং অন্যান্য রক্ষণাবেক্ষণের খরচ সম্পর্কে ভুলে যাওয়া উচিত নয়৷

EDMS এর ভূমিকা

প্রকল্প বাস্তবায়নে কয়েক মাস সময় লাগতে পারে। প্রক্রিয়াটি ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়ার সংখ্যা এবং আর্থিক, সাংগঠনিক এবং সংস্থান ক্ষমতা উভয়ের উপর নির্ভর করে। নিম্নলিখিত অ্যালগরিদম অনুযায়ী বাস্তবায়ন করা হয়:

• একটি ওয়ার্কিং গ্রুপ তৈরি, একজন নেতার পরিচয়;
• লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য সংজ্ঞায়িত করুন;
• বিদ্যমান ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া পরীক্ষা করা হচ্ছে;
• রেফারেন্সের শর্তাবলীর বিকাশ;
• SED পছন্দ;
• EDS বাস্তবায়নের জন্য একটি চুক্তির উপসংহার;
• কাজের প্রবিধানের উন্নয়ন এবং অনুমোদন;
• ডিরেক্টরির প্রাথমিক বিষয়বস্তু পরীক্ষা করা হচ্ছে;
• EDS প্রি-টেস্ট;
• চাকরিতে প্রশিক্ষণরত কর্মী;
• EDMS এর পরীক্ষা বাস্তবায়ন;
• পরীক্ষার ফলাফলের বিশ্লেষণ;
• ত্রুটি সংশোধন;
• EDMS-এর সম্পূর্ণ বাস্তবায়ন।

বাস্তবায়ন ত্রুটি

যেসব প্রক্রিয়ার জন্য কাগজের নথির প্রয়োজন হয় সেগুলিতে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত৷ প্রধান ভুল একটি ইলেকট্রনিক এক সঙ্গে একটি কাগজ নথির নকল হয়. এটি কাজকে জটিল করে তোলে এবং অটোমেশনের প্রতি নেতিবাচক মনোভাব সৃষ্টি করে। দ্বিগুণ কাজ করার জন্য কেউ অতিরিক্ত টাকা দেয় না। এটা ছাড়া অটোমেশন প্রক্রিয়া নির্মাণ করা প্রয়োজননকল দ্বিতীয় ভুল হল কর্মীদের অপ্রস্তুততা। প্রায়শই, নতুন প্রক্রিয়াগুলি শত্রুতার সাথে অনুভূত হয়। অতএব, কর্মচারীদের ব্যাখ্যা করা প্রয়োজন যে কেন একটি EDMS আদৌ চালু করা হচ্ছে, যাতে তারা সচেতনভাবে শেখার প্রক্রিয়ার সাথে যোগাযোগ করে।

ডকুমেন্ট স্টোরেজ প্রযুক্তি

EDMS-এ, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট বৈশিষ্ট্যগুলি নিয়ে গঠিত, যার ভিত্তিতে অনুসন্ধান, শ্রেণীবিভাগ, গ্রুপিং এবং রিপোর্টিং করা হয়। কখনও কখনও একটি টেমপ্লেট অনুসারে একটি নথি তৈরি করা হয়, কখনও কখনও ডেটাবেস থেকে ডেটা স্থানান্তর করে। গুণাবলী টেবিলে সংরক্ষণ করা হয়. ফাইলটি নিজেই স্টোরেজ ফোল্ডারে স্থাপন করা হয়, এটি থেকে তথ্য ডিবিএমএস ডিরেক্টরিতে স্থাপন করা হয়। শুধুমাত্র EDMS ব্যবহারকারীরা ডেটা অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

ইনলাইন স্ক্যানিং কি?

নথির সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াকরণ এবং পরবর্তীতে নমুনা সংরক্ষণাগারে স্থাপন করা হয় স্ক্যানার ব্যবহার করে। স্ক্যানিং প্রক্রিয়া চলাকালীন, নথিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি বারকোড তৈরি করা এবং নির্দিষ্ট রুট বরাবর পরবর্তী দিক দিয়ে ডাটাবেসে নিবন্ধন করা সম্ভব৷

অপটিক্যাল টেক্সট স্বীকৃতি

এই ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ইডিএমএস ফটো বা jpeg ফরম্যাটে একটি ডকুমেন্টের ইলেকট্রনিক ইমেজকে টেক্সট ফরম্যাটে রূপান্তর করে। এই ক্ষেত্রে, বিশেষ সফ্টওয়্যারটি EDMS-এ একটি স্বতন্ত্র অ্যাপ্লিকেশন বা সমন্বিত ESCOM. BPM আকারে ব্যবহার করা হয়। ESCOM. BPM কি? এটি বিভিন্ন ফন্টে টাইপ করা নথিগুলি সনাক্ত করার জন্য একটি প্রোগ্রাম। যাইহোক, এটি লক্ষণীয় যে স্বতন্ত্র অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে আরও বৈশিষ্ট্য রয়েছে এবং এমনকি হাতে লেখা পাঠ্যকেও চিনতে পারে৷

বারকোডিং

এই প্রযুক্তিটি একটি নথিতে একটি গ্রাফিক বারকোড তৈরি এবং প্রয়োগ করার পদ্ধতির একটি সেট প্রদান করে৷ সিস্টেম সার্ভারের মাধ্যমে একটি অনন্য বারকোড তৈরি করা হয়। এটি নথি শনাক্তকরণ, ডাটাবেসে দ্রুত অনুসন্ধান এবং স্টোরেজ অবস্থানে বিতরণ প্রদান করে। একটি নথি নিবন্ধন করার সময়, ইলেকট্রনিক কার্ড শনাক্তকারীর সাথে সম্পর্কিত একটি বারকোড লেবেলে মুদ্রিত হয়। এটি নথির কাগজের সংস্করণে আঠালো।

EDS

ডিজিটাল স্বাক্ষর আপনাকে নথির সঠিকতা এবং ডেটার অপরিবর্তনীয়তা যাচাই করতে দেয়। একটি ক্রিপ্টোগ্রাফিক প্রদানকারী এবং একটি সফ্টওয়্যার কী - একটি শংসাপত্রের সাহায্যে স্বাক্ষর করা হয়। পরেরটি একটি বিশেষ বিন্যাসে একটি ফাইল, যা লাইসেন্স প্রদান কেন্দ্রে পুনরায় তৈরি করা হয়। তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে, আপনাকে একটি স্মার্ট কার্ড বা আই-টোকেন কী-তে সার্টিফিকেট সংরক্ষণ করতে হবে। এগুলি একটি পিন দ্বারা সুরক্ষিত৷ যদি পিনটি একাধিকবার ভুলভাবে প্রবেশ করানো হয়, তাহলে শংসাপত্রটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্লক হয়ে যাবে।

সম্পূর্ণ পাঠ্য এবং বৈশিষ্ট্য অনুসন্ধান

অ্যাট্রিবিউট অনুসন্ধান কার্ড ক্ষেত্র থেকে বিভিন্ন মান ব্যবহার করে একটি বিশেষ ফর্মের মাধ্যমে বাহিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, "অ্যাকাউন্ট" মানদণ্ড "প্রাপক" বা "প্রেরক" ক্ষেত্রে ডেটা অনুসন্ধান করে। একই সময়ে, সিস্টেমটি প্রবেশ করা মানদণ্ডগুলিকে কার্ডের ডেটার সাথে তুলনা করে এবং ফলাফলে প্রবেশ করে সেই কার্ডগুলি যা মেলে৷ অনুসন্ধানটি সঠিক বা আংশিক মিলের উপর ভিত্তি করে।

পূর্ণ-পাঠ্য অনুসন্ধান করা হয় তথ্য অনুযায়ীডকুমেন্ট, বিল্ট-ইন ডিবিএমএস টুলস যেমন MS SQL সার্ভার, ORACLE এর মাধ্যমে শব্দ ফর্ম সহ। একটি পূর্ণাঙ্গ অনুসন্ধানের জন্য, ফাইলগুলি অবশ্যই একটি নথি (ডক), টেবিল (xls), উপস্থাপনা, বার্তাগুলির বিন্যাসে ডাটাবেসে প্রবেশ করতে হবে৷