ইনভেন্টরির ফলাফলগুলি অঙ্কন করা: নথিগুলির একটি তালিকা, কম্পাইল করার পদ্ধতি

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে উপলব্ধ তথ্যের সাথে বিদ্যমান সম্পদের তুলনা করার পদ্ধতি দ্বারা ইনভেন্টরি প্রতিনিধিত্ব করা হয়। প্রক্রিয়াটি এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা একটি আদেশ জারি করে নিযুক্ত একটি বিশেষ কমিশন দ্বারা পরিচালিত হয়। প্রায়শই, পদ্ধতির ফলস্বরূপ, একটি ঘাটতি বা উদ্বৃত্ত প্রকাশ করা হয়। অতএব, উপযুক্ত এবং অফিসিয়াল নথির সাহায্যে ইনভেন্টরির ফলাফলের নিবন্ধন করা উচিত। এগুলি কমিশনের সদস্যদের দ্বারা আঁকা এবং স্বাক্ষরিত হয়৷

ইনভেন্টরি ধারণা

এটি একটি এন্টারপ্রাইজে বিভিন্ন সম্পত্তি এবং অর্থের অবস্থা এবং গতিবিধির অ্যাকাউন্টিং যাচাইকরণের একটি আদর্শ এবং প্রায়শই ব্যবহৃত পদ্ধতি দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা হয়। এটি অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডের রেকর্ড এবং কোম্পানির বিভিন্ন আইটেম বা তহবিলের প্রকৃত ব্যালেন্সের মধ্যে পার্থক্য চিহ্নিত করে৷

এন্টারপ্রাইজের বিভিন্ন সম্পত্তি সম্পর্কিত ইনভেন্টরি করা হচ্ছে। বাস্তবায়নের সময়, এটি অ্যাকাউন্টে লাগে49 নং অর্থ মন্ত্রকের আদেশ দ্বারা অনুমোদিত বিশেষ নির্দেশিকা। তালিকার ফলাফল নিবন্ধনের পদ্ধতিও এখানে দেওয়া হয়েছে।

ইভেন্টের উদ্দেশ্য

কোম্পানির পরিচালক কর্তৃক জারি করা আদেশের ভিত্তিতে বছরে বেশ কয়েকবার ইনভেন্টরি করা যেতে পারে। কোম্পানিটি কেনা, ইজারা বা বিক্রি করা হলে প্রক্রিয়াটি অগত্যা প্রয়োগ করা হয়। অতিরিক্তভাবে, এটি বার্ষিক প্রতিবেদন গঠনের আগে, আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তির পরিবর্তনের আগে বা কোম্পানিতে চুরি ধরা পড়লে সঞ্চালিত হয়। স্থায়ী সম্পদ প্রতি তিন বছরে পর্যালোচনা করা উচিত। বিভিন্ন প্রাকৃতিক বিপর্যয় বা জরুরী অবস্থার পরে, সংস্থাগুলিকে অবশ্যই ক্ষয়ক্ষতি সনাক্ত করতে হবে, যার জন্য একটি তালিকা করা হয়৷

এই প্রক্রিয়ার মাধ্যমে, বেশ কয়েকটি লক্ষ্য অর্জন করা যেতে পারে:

• কোম্পানীর হিসাবরক্ষক দ্বারা অ্যাকাউন্টিং এর সাক্ষরতা পরীক্ষা করা;
• বিভিন্ন নথিভুক্ত লেনদেনের সনাক্তকরণ;
• অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের দ্বারা করা ভুল শনাক্ত করা;
• মূল্যবান জিনিসপত্রের নিরাপত্তা এবং অর্থপ্রদানের সময়োপযোগীতার উপর নিয়ন্ত্রণ;
• সম্পত্তির অবস্থা এবং সঞ্চয়ের অবস্থা পরীক্ষা করা হচ্ছে;
• ধীরগত বা বাসি পণ্য সনাক্তকরণ;
• আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তিদের কাজের সততা পরীক্ষা করা;
• এন্টারপ্রাইজে ইনভেন্টরির গতিবিধি অধ্যয়ন করা;
• লেনদেনের সনাক্তকরণ যা বিভিন্ন কারণে অ্যাকাউন্টিংয়ে প্রতিফলিত হয়নি।

উপরের লক্ষ্যগুলি অর্জনের জন্য, ফলাফলগুলি পরিচালনা এবং রিপোর্ট করার পদ্ধতিটি সঠিকভাবে অধ্যয়ন করা গুরুত্বপূর্ণজায় এই প্রক্রিয়ার পরে উত্পাদিত ডকুমেন্টেশনে যদি কোনো লঙ্ঘন বা ত্রুটি থাকে, তাহলে ফলাফলগুলি নির্ভরযোগ্য হিসাবে স্বীকৃত হবে না।

প্রসেস প্রকার

ইনভেন্টরি বিভিন্ন উপায়ে উপস্থাপন করা যেতে পারে। এটি সম্পূর্ণ বা ব্যক্তিগত, সেইসাথে নির্বাচনী বা ক্রমাগত হতে পারে৷

অতিরিক্ত, পদ্ধতিটি অনির্ধারিত, নির্ধারিত, নিয়ন্ত্রণ বা পুনরাবৃত্তি হয়৷

কীভাবে করা হয়?

একটি ইনভেন্টরি পরিচালনা করা এবং এর ফলাফলকে আনুষ্ঠানিক করা হল জটিল প্রক্রিয়া যা শুধুমাত্র ইনভেন্টরি কমিশন দ্বারা বাস্তবায়িত হয়। এতে কোম্পানির বিশেষজ্ঞরা অন্তর্ভুক্ত যারা প্রক্রিয়ার ফলাফলে আগ্রহী নন, এবং প্রয়োজনীয় জ্ঞান ও অভিজ্ঞতাও রয়েছে৷

ইনভেন্টরি পদ্ধতিটি নিম্নলিখিত ধাপে বিভক্ত:

• প্রাথমিকভাবে, ব্যবস্থাপনার একটি আদেশ জারি করা হয়, যার ভিত্তিতে এই প্রক্রিয়া শুরু হয়;
• একটি ইনভেন্টরি কমিশন নিয়োগ করা হয়েছে;
• নির্বাচিত বিশেষজ্ঞরা রসিদ এবং ব্যয়ের নথিগুলি অধ্যয়ন করেন, সেইসাথে অর্থ বা বস্তুগত মূল্যের গতিবিধি সম্পর্কিত বিভিন্ন প্রতিবেদন;
• কমিশনের চেয়ারম্যান রেজিস্ট্রিগুলির সাথে সংযুক্ত সমস্ত ডকুমেন্টেশন অনুমোদন করেন;
• রসিদগুলি আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তিদের দ্বারা আঁকা হয়;
• আসল বস্তুগত সম্পদকে ডকুমেন্টেশনের রেকর্ডের সাথে তুলনা করা হয়;
• নিয়ন্ত্রণ চেক প্রক্রিয়া শেষে করা যেতে পারে;
• তারপরই ফলাফল জারি করা হবে।

কমিশনকে অবশ্যই দক্ষতার সাথে করতে হবেপ্রাপ্ত ফলাফলের উপর নথি আঁকুন, যা পরে এন্টারপ্রাইজের প্রধানের কাছে অধ্যয়নের জন্য স্থানান্তরিত হয়। ইনভেন্টরির ফলাফলের উপযুক্ত সম্পাদন কোম্পানির আইনি এবং লাভজনক ক্রিয়াকলাপের মূল চাবিকাঠি। এই কারণেই যারা প্রাপ্ত ফলাফলে আগ্রহী তাদের প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করার অনুমতি দেওয়া হয় না৷

জায় ফলাফল নথিভুক্ত করার পদ্ধতি

প্রক্রিয়ার শেষে, অনেক নথি প্রস্তুত করতে হবে। এগুলি অধ্যয়ন করে এবং ইনভেন্টরি কমিশনের সদস্যদের দ্বারা পূরণ করা হয়, তারপরে তারা কোম্পানির ব্যবস্থাপনায় অধ্যয়নের জন্য স্থানান্তরিত হয়। এই কাগজপত্রের ভিত্তিতে, আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তি বা হিসাবরক্ষকদের জবাবদিহি করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, তাই কমিশনের সদস্যদের ইনভেন্টরি ফলাফলগুলিকে গুরুত্ব সহকারে নেওয়া উচিত। এই ক্ষেত্রে যে নথিগুলি আঁকা হয়েছে তা নিম্নলিখিত কাগজপত্র দ্বারা উপস্থাপন করা হয়:

• অর্ডার, যার ভিত্তিতে যাচাইকরণ প্রক্রিয়া শুরু হয় এবং এটি এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা জারি করা হয়;
• নিয়ন্ত্রণ লগ, যা নির্দেশ করে কিভাবে পরিচালকের আদেশগুলি ইনভেন্টরি কমিশনের সদস্যদের দ্বারা পরিচালিত হয়;
• স্থায়ী সম্পদ, অস্পষ্ট সম্পদ, পণ্য বা নগদ দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা বিবিধ সম্পত্তির একটি তালিকা;
• চালিত মূল্যবান জিনিসপত্র পরীক্ষা করার কাজ;
• সঞ্চয়স্থান বা ট্রানজিটের জন্য গৃহীত সম্পত্তির তালিকা;
• মূল্যবান ধাতু বা মূল্যবান পণ্যের ইনভেন্টরির কাজ;
• সিকিউরিটিজ এবং বিএসওর ইনভেন্টরি;
• কৃত গণনা চেক করার কাজক্রেতা, পাওনাদার, দেনাদার বা সরবরাহকারীদের সাথে;
• স্থায়ী সম্পদ বা অন্যান্য সম্পত্তি সম্পর্কিত সমষ্টি বিবৃতি আঁকা;
• একটি নিয়ন্ত্রণ চেকের একটি কাজ, যার সাহায্যে আপনি প্রক্রিয়াটির সঠিক বাস্তবায়ন যাচাই করতে পারেন;
• ফলাফল সংক্রান্ত ম্যানেজমেন্ট অর্ডার।

প্রতিটি নথির নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে। এটি ইনভেন্টরির ফলাফলের সঠিক ডকুমেন্টেশন যা তাদের লঙ্ঘনকারীদের বিচার করতে বা চুরি সনাক্ত করতে ব্যবহার করার অনুমতি দেয়৷

অর্ডার ইস্যু করার নিয়ম

ইনভেন্টরি শুধুমাত্র এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা জারি করা একটি অফিসিয়াল আদেশের ভিত্তিতে বাহিত হয়। এই নথিটি নিয়ন্ত্রণ বইতে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে, যার ভিত্তিতে পরিচালকের আদেশ বাস্তবায়নের কার্যকারিতা এবং দক্ষতা মূল্যায়ন করা হয়৷

এই ধরনের আদেশের একটি উদাহরণ নীচে অধ্যয়ন করা যেতে পারে। এমনকি একটি অনির্ধারিত সংশোধনের জন্য একটি নথি তৈরি করা যেতে পারে৷

জায় তৈরির সূক্ষ্মতা

ইনভেন্টরির ফলাফলের রেজিস্ট্রেশন বিভিন্ন অ্যাক্ট এবং ইনভেন্টরি গঠনে গঠিত। তাদের সংকলনের নিয়মগুলির মধ্যে রয়েছে:

• এগুলিতে আপ-টু-ডেট ডেটা রয়েছে যা কমিশনের সদস্যদের দ্বারা চেক করার প্রক্রিয়ায় উপস্থিত হয়;
• আপনি একটি কম্পিউটার ব্যবহার করে বা ম্যানুয়ালি তাদের পূরণ করতে পারেন;
• ত্রুটি, দাগ বা সংশোধন অনুমোদিত নয়;
• বিভিন্ন মানের নাম,যেগুলি পরীক্ষা করা হচ্ছে অবশ্যই নামকরণের তথ্যের ভিত্তিতে নিবন্ধিত হয়েছে;
• পরিমাপের একক অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডের মতোই হতে হবে;
• ইনভেন্টরির সমস্ত পৃষ্ঠায়, প্রকৃতপক্ষে চিহ্নিত করা উপাদান সম্পদের সংখ্যা, সেইসাথে অ্যাকাউন্টিং নথির উপর ভিত্তি করে তাদের সংখ্যা;
• যদি একটি ত্রুটি করা হয়, তবে এটিকে ক্রস আউট করে সংশোধন করতে হবে, তারপরে সঠিক তথ্য উপরে দেওয়া হয়েছে এবং এই জাতীয় সংশোধন কমিশনের চেয়ারম্যান এবং আর্থিকভাবে দায়ী ব্যক্তির স্বাক্ষর দ্বারা প্রত্যয়িত হয়। কোম্পানি;
• ইনভেন্টরিতে খালি লাইন থাকতে পারে না, তাই বাকি সমস্ত স্থান সহজভাবে ক্রস করা হয়;
• নথির শেষে, একটি নোট তৈরি করা হয় যে হার এবং কর পরীক্ষা করা হয়েছে, সেইসাথে সমস্ত গণনা কমিশনের সদস্যদের দ্বারা করা হয়েছিল।

যদি বস্তুগতভাবে দায়ী ব্যক্তির পরিবর্তনের কারণে জায় করা হয়, তাহলে নথিতে প্রাক্তন কর্মচারী এবং নতুন কর্মচারী স্বাক্ষরিত হয়৷

চেকের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে মাথার ক্রম

এই পদ্ধতিতে ইনভেন্টরি ফলাফলের প্রণয়ন এবং অ্যাকাউন্টিং একটি উল্লেখযোগ্য পদক্ষেপ। এটি অগত্যা কোম্পানির ব্যবস্থাপনা দ্বারা একটি আদেশ জারি অন্তর্ভুক্ত. কোম্পানির পরিচালক ইনভেন্টরি অ্যাক্ট, কোলেশন স্টেটমেন্ট, ইনভেন্টরি এবং অন্যান্য অনুরূপ নথিগুলি অধ্যয়ন করার পরেই এই আদেশটি গঠিত হয়৷

প্রাপ্ত তথ্যের উপর ভিত্তি করে, ব্যবস্থাপনা অডিটের ফলাফলের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেয়। এই ধরনের সিদ্ধান্ত একটি সরকারী আদেশের সাহায্যে অনুমোদিত হয়। তার মধ্যেনথিতে নিম্নলিখিত ডেটা রয়েছে:

• কোম্পানির নাম;
• নির্বাচিত সাংগঠনিক ফর্ম;
• ডকুমেন্ট ইস্যুর তারিখ;
• নথি প্রদান করে যে সংস্থার প্রধান সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রক্রিয়ার দ্বারা পরিচালিত হয়েছিল;
• যাচাই ফলাফল অনুমোদিত;
• আদেশ দেয় যার ভিত্তিতে চিহ্নিত লঙ্ঘন বা অসঙ্গতিগুলি দূর করা হবে;
• নিযুক্ত ব্যক্তি যারা আদেশের নির্বাহক, সেইসাথে পরিচালকের সিদ্ধান্ত কার্যকর করার জন্য দায়ী।

এই আদেশটি কোম্পানির সরাসরি প্রধান দ্বারা স্বাক্ষরিত হয় এবং এর পরে এটি একজন হিসাবরক্ষক দ্বারা অনুমোদিত হয় যিনি খসড়া করা পাঠ্যের সাথে নিজেকে পরিচিত করতে বাধ্য। এর পরে, ডকুমেন্টেশনগুলি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে স্থানান্তরিত হয়, যার কর্মচারীরা পরিচালকের সিদ্ধান্ত বাস্তবায়নের জন্য দায়ী৷

কেন ডকুমেন্টেশন প্রয়োজন?

নিরীক্ষার ফলাফলের উপর ভিত্তি করে সরকারী প্রাথমিক নথিগুলি আঁকতে ভুলবেন না। তারাই নিশ্চিত করে যে একটি উচ্চ-মানের ইনভেন্টরি করা হয়েছিল এবং চিহ্নিত সমস্ত তথ্য নির্ভরযোগ্য৷

ইনভেন্টরির ফলাফলের সঠিক নিবন্ধন এটিকে একটি উপসংহার টানা সম্ভব করে যে অ্যাকাউন্টিং থেকে পাওয়া তথ্য বিভিন্ন মানের প্রকৃত সংখ্যার সাথে কতটা মিল রয়েছে৷ প্রায়শই, একটি অডিটের সাহায্যে, কোম্পানির কর্মচারীদের পক্ষ থেকে বকেয়া, জালিয়াতি বা এমনকি চুরি সনাক্ত করা সম্ভব হয়৷

উপসংহার

ইনভেন্টরি রক্ষণাবেক্ষণের সঠিকতা পরীক্ষা করার একটি অর্থপূর্ণ উপায়অ্যাকাউন্টিং এর ফলাফলগুলি সঠিকভাবে আঁকতে হবে, যার জন্য প্রচুর প্রাথমিক নথি তৈরি করা হয়েছে। এগুলি অবশ্যই ইনভেন্টরি কমিশনের সদস্যদের দ্বারা সরাসরি গঠন করা উচিত, তারপরে সেগুলি অধ্যয়ন করা হয় এবং কোম্পানির প্রধান দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়৷

এই নথিগুলির উপর ভিত্তি করে, আপনি মূল্যায়ন করতে পারেন যে সংস্থার অ্যাকাউন্টিং কতটা ভালভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়েছে৷