ব্যবসায়িক সিস্টেমের অটোমেশন: সরঞ্জাম এবং প্রযুক্তি

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

CRM-সিস্টেম, ERP-সমাধান, WEB-টুল এবং BPM-ধারণা - এই সমস্ত শর্তাদি আজকের উদ্যোক্তাদের উপর পড়ে যারা তাদের ব্যবসার আধুনিকীকরণের চেষ্টা করছেন। বোধগম্য সংক্ষিপ্ত রূপ, অস্পষ্ট বিদেশী পদ… এবং এটা কি সত্যি, এটা কি সব - ERP-, BPM-, CRM-সিস্টেম?

জনগণের সুবিধার জন্য নতুন আইটেম

সম্প্রতি, তথ্য প্রযুক্তি, কম্পিউটিং শক্তি দৈনন্দিন জীবনের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান হয়ে উঠেছে। তারা উদ্যোক্তাতার ক্ষেত্রকে বাইপাস করেনি। ব্যবসায়িক সিস্টেমের স্বয়ংক্রিয়তা এমন একটি সফ্টওয়্যার প্যাকেজ লেখার একটি বরং জটিল প্রক্রিয়া যা আপনাকে কোম্পানির অভ্যন্তরে ঘটে যাওয়া সমস্ত কিছুর নিয়ন্ত্রণ নিতে দেয় এবং যদি সম্ভব হয়, মানব ফ্যাক্টরের ভুল করার সম্ভাবনা কমিয়ে দেয়৷

ঐতিহ্যবাহী ব্যবসায়িক ব্যবস্থাপনা মডেলগুলি ধীরে ধীরে অতীতের স্মৃতি হয়ে উঠছে৷ আজকাল ব্যবসায়িক ব্যবস্থার স্বয়ংক্রিয়করণ একটি বাধ্যতামূলক ঘটনা, যা দেরি না করাই ভাল, যেহেতু কোম্পানির নমনীয়তা, বাজারে টিকে থাকার ক্ষমতা, এমনকি তীব্র প্রতিযোগিতার পরিস্থিতিতেও পরিবর্তিত অবস্থার সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়া অনেকাংশে এর উপর নির্ভর করে।

সাধারণ পরিভাষা

ব্যবসাপ্রক্রিয়া - পর্যায়গুলির একটি সেট যা আপনাকে এন্টারপ্রাইজের নেতাদের দ্বারা প্রণীত লক্ষ্যগুলি অর্জনের জন্য একটি কৌশল প্রবাহিত করতে এবং বাস্তবায়ন করতে দেয়। কার্যকর ব্যবসা অটোমেশন টুল ব্যবহার করে, আপনি যা চান তা পেতে সমস্ত ক্রিয়াকলাপকে মানসম্মত করতে পারেন। এটি গ্রাহকদের সাথে মিথস্ক্রিয়াকে আরও দক্ষ করে তুলবে, সংস্থার বিভাগগুলি ধ্রুবক সংলাপে থাকবে এবং লাভ বৃদ্ধি পাবে। একই সময়ে, গ্রাহকরা সন্তুষ্ট হবেন, পুরানো গ্রাহকরা থাকবেন, কারণ পরিষেবার মান বেশ উচ্চ হবে, এবং নতুনরা আসবে, পূর্বে পরিবেশিতদের সুপারিশ সহ।

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়করণের প্রধান লক্ষ্যগুলি হল কার্যপ্রবাহকে পণ্য ও পরিষেবার বাজারে টিকে থাকার একটি কার্যকর, দক্ষ, লাভজনক উপায়ে পরিণত করা। কার্যকরী এবং সুবিধাজনক সমাধান ব্যবহার করে ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বিকাশ আপনাকে কোম্পানির সমস্ত প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে দেয়৷

এটা কিভাবে কাজ করে?

যখন একজন উদ্যোক্তার সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হয়, তখন একজনকে বুঝতে হবে যে একটি ব্যবসায়িক অটোমেশন সিস্টেম বেছে নেওয়া একটি সহজ এবং খুব দায়িত্বশীল কাজ নয়। এটি প্রয়োজনীয়, যখনই সম্ভব, এন্টারপ্রাইজটি যে এলাকায় কাজ করে সেখানে বিশেষায়িত একটি কার্যকর পণ্যকে অগ্রাধিকার দেওয়া। এটি বিশ্বাস করা হয় যে বিকল্পগুলি ব্যবহার করার জন্য সুবিধাজনক এবং কার্যকরী, যা জটিলতা নির্বিশেষে সংস্থার মধ্যে ঘটতে থাকা সমস্ত প্রক্রিয়াগুলির মডেলিংয়ের অনুমতি দেয়। যদি এটি ক্লাউড সার্ভারে প্রয়োগ করা হয়, যা অনলাইন অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয়, এই ধরনের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন সবচেয়ে বেশি হবেদক্ষ।

ভিজ্যুয়াল সরঞ্জামগুলি সিস্টেমের সাথে কাজ করা আরও সুবিধাজনক করে তোলে, প্রবেশ করা তথ্যের গুণমান, পূরণের সম্পূর্ণতা নিয়ন্ত্রণ করা এবং এন্টারপ্রাইজের প্রতিটি কর্মচারীর কার্যকারিতা মূল্যায়ন করা সহজ। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশনের মাধ্যমে ম্যানেজারকে দেওয়া সঠিক তথ্য ব্যবস্থাপকীয় সিদ্ধান্ত নেওয়ার ভিত্তি হয়ে ওঠে।

সবার জন্য ভালো

কোম্পানির পরিচালকদের জন্য ব্যবসায়িক অটোমেশন প্রযুক্তি কম গুরুত্বপূর্ণ নয়, যারা এইভাবে একটি টুল গ্রহণ করে যার মাধ্যমে আপনি যেকোন সময় কাজের জন্য দায়ী ব্যক্তি এবং সেই সাথে প্রক্রিয়ার সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের ট্র্যাক করতে পারেন। একই সময়ে, কাজ সম্পাদনে ব্যয় করা সময় গণনা করা সম্ভব। কার্যক্রমের আরও পরিকল্পনার জন্য এই তথ্যটি প্রয়োজনীয়৷

ব্যবসা অটোমেশন সিস্টেম বিকাশ করার সময়, পণ্যটিতে অবশ্যই একটি স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে যা আপনাকে জরুরী কাজগুলি নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়৷ বার্তাগুলি প্রোগ্রাম দ্বারা নির্দিষ্ট করা মোডে উত্পন্ন হয়, আপনি সংস্থার কর্মীদের এবং গ্রাহকদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ বিভিন্ন ইভেন্ট সম্পর্কে তথ্য প্রদান কনফিগার করতে পারেন। একটি সিস্টেম বিকাশ করার সময়, ডিজাইনের দিকে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন - ইন্টারফেসটি অবশ্যই একটি স্বজ্ঞাত স্তরে বোধগম্য হতে হবে যাতে কর্মীরা দ্রুত এটির সাথে কাজ করতে এবং ভুল করতে না পারে৷

সবই বিক্রয়কর্মীদের জন্য

অটোমেশন সিস্টেম বাস্তবায়নের প্রধান ক্ষেত্রগুলির মধ্যে একটি হল বিক্রয়ে বিশেষজ্ঞ কোম্পানিগুলির কাজের উন্নতি করা, এবং সবার আগে, কর্মীদের একটি নতুন পণ্যে কাজ করতে হবে,লেনদেনের জন্য দায়ী। অটোমেশন আপনাকে কাজের সময় বিতরণ করতে এবং প্রতিটি নতুন দিনের কার্যকারিতা বাড়াতে দেয়। সিস্টেমে প্রোগ্রাম করা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে পৃথক পর্যায়ে বিভক্ত করা হয়েছে, এবং পণ্য ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপক সর্বদা বর্তমান পদক্ষেপের সাথে সম্পর্কিত তথ্য পেতে পারেন।

আধুনিক সিস্টেমে এমন সরঞ্জাম রয়েছে যা আপনাকে একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের সাথে মিথস্ক্রিয়ার সমস্ত পর্যায়ে ট্র্যাক করতে দেয়। এটি অনুরোধগুলি বিশ্লেষণ করতে সহায়তা করে, যার ভিত্তিতে একটি পরিষেবা দেওয়া সম্ভব, একটি পণ্য যা এই নির্দিষ্ট গ্রাহকের জন্য প্রাসঙ্গিক। ব্যক্তিগত দৃষ্টিভঙ্গি এবং চাহিদার বিবেচনা আজকাল অত্যন্ত মূল্যবান। কার্যকারিতা বিশ্লেষণ করতে, আপনি বিক্রয় ফানেলের গণনা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অবলম্বন করতে পারেন। একটি অনুরূপ সরঞ্জাম এন্টারপ্রাইজের কাজে বাধাগুলি সনাক্ত করতে কার্যকর হবে। অন্যান্য সরঞ্জামগুলি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে বিশ্লেষণ আনতে সহায়তা করার জন্য পরিচিত। একজন উদ্যোক্তাকে তার এন্টারপ্রাইজের সুনির্দিষ্ট বিষয়গুলি বিবেচনায় রেখে সবচেয়ে সুবিধাজনকগুলি বেছে নেওয়া উচিত এবং নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা বাস্তবায়নকারী প্রোগ্রামারদের জন্য একটি কাজ প্রণয়ন করা উচিত৷

বুদ্ধিমানের সাথে পরিচালনা করুন

এটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন সিস্টেমের তিনটি শ্রেণির বিষয়ে কথা বলা প্রথাগত: উন্নয়নশীল, সমর্থনকারী, প্রাথমিক। গ্রেডেশন কোম্পানির কাজের উপর প্রভাবের মাত্রা দ্বারা নির্ধারিত হয়, একটি নির্দিষ্ট সিস্টেমের প্রয়োগের সঠিকতার উপর ফলাফলের নির্ভরতা।

কার্যকরী অটোমেশন হল একটি টুলকিট যার মাধ্যমে আপনি লিডগুলি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন, সম্ভাব্য এবং ইতিমধ্যে প্রতিষ্ঠিত উভয় ক্লায়েন্টের চাহিদা নির্ধারণ করতে পারেন৷ নতুন নেতৃত্ব হতে হবেনিবন্ধিত, সিস্টেমে প্রদর্শিত হয়, যাতে ভবিষ্যতে প্রক্রিয়াটির জন্য দায়ী ব্যবস্থাপক এটিকে কাজে বিবেচনা করতে পারে এবং তাদের পদক্ষেপগুলি সংশোধন করতে পারে৷

গ্রাহকের জন্য সব

সাফল্যে আগ্রহী যেকোন এন্টারপ্রাইজের কাজের মূল ধারণা হল ক্লায়েন্টের চাহিদা এবং রুচি বিবেচনা করে তার চাহিদা মেটানো। পরিষেবার অনবদ্যতা জমে থাকা শ্রোতাদের বজায় রাখার মূল চাবিকাঠি হয়ে ওঠে, এবং আপনি যদি সমস্ত ব্যবসায়িক লেনদেনের জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রয়োগ করেন তবে এই ধরনের পরিষেবা প্রদান করা সম্ভব। এটি মানব ফ্যাক্টর দ্বারা সৃষ্ট ত্রুটিগুলি এড়াতে সাহায্য করবে এবং সমস্ত সমস্যা, সময়সীমা এবং গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলিকে ফোকাসে রাখবে৷ মাল্টি-চ্যানেল গ্রাহক পরিষেবা একটি চিন্তাশীল এবং দক্ষ সিস্টেম বাস্তবায়নের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার৷

ডেভেলপমেন্ট একটি রেফারেন্স প্রক্রিয়া প্রোগ্রামিং জড়িত, যা অনুযায়ী সমস্ত অনুরোধ এবং আপিল তৈরি করা হবে। প্রাপ্ত তথ্য বিশ্লেষণ করার সময়, আপনি সর্বাধিক পরিমাণ ডেটা প্রক্রিয়া করতে একটি উইন্ডো ব্যবহার করতে পারেন। একটি সুবিধাজনক সিস্টেম ব্যবহার করে, অপারেটররা ক্লায়েন্টের সাথে সম্পর্কিত চুক্তি কল করতে, তার ইতিহাস দেখতে, সময়সীমা ট্র্যাক করতে, প্রতিক্রিয়ার প্রাপ্যতা নিয়ন্ত্রণ করতে এবং এই সমস্ত ক্রিয়াকলাপের জন্য ন্যূনতম সময় এবং প্রচেষ্টা ব্যয় করতে সক্ষম হবে৷

ডকুমেন্টেশন সমর্থন

কখনও কখনও মনে হয় যে প্রতিটি অপারেশন নথিভুক্ত করা বিরক্তিকর, ক্লান্তিকর, সময়সাপেক্ষ এবং সম্পূর্ণ অকেজো। এন্টারপ্রাইজ অটোমেশনের জন্য আধুনিক সরঞ্জামগুলির বিকাশকারীরা এই জাতীয় একটি সাধারণ মতামতকে বিবেচনায় নিয়েছেন, তাই একজন ব্যবসায়ীর একটি দুর্দান্তসফ্টওয়্যার পণ্য নির্বাচন যা ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করতে সাহায্য করে৷

সমস্ত অফিসিয়াল কাগজপত্র সর্বদা ইলেকট্রনিক আকারে হাতে থাকে, সেগুলি সুগঠিত এবং অর্ডার করা হয় এবং বিশেষ প্রোগ্রাম করা সরঞ্জামগুলি সময়সীমার পরিপূর্ণতা নিয়ন্ত্রণ করে। আপনি চিঠিপত্র, অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন, গ্রাহক এবং সরবরাহকারীদের সাথে সমাপ্ত চুক্তি ট্র্যাক করতে পারেন। অনেক পণ্যের মধ্যে অন্তর্নির্মিত টেমপ্লেটও রয়েছে যা নতুন নথি তৈরি করা সহজ করে তোলে। একটি এন্টারপ্রাইজের জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম অর্ডার করার সময়, একজন ব্যবসায়ী প্রোগ্রামারদের একটি মৌলিক টেমপ্লেট প্রদান করে যা মেমরিতে সংরক্ষিত থাকে৷

এটা কেন দরকার?

একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম ব্যবহার করে, আপনি দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে মোট তথ্যের মধ্যে সঠিক নথিটি খুঁজে পেতে পারেন। অনেক প্রোগ্রাম আপনাকে স্ক্যান করা কপি সংযুক্ত করার অনুমতি দেয়, যা সুবিধাজনক এবং আপনাকে একটি মুদ্রিত ফর্মে অ্যাক্সেস দেয়, যার নথির প্রয়োজন ব্যক্তিটি যেখানেই থাকুক না কেন।

ইলেকট্রনিক স্টোরেজে নথির একত্রীকরণ ডেটার উপর নিয়ন্ত্রণ রাখতে সাহায্য করে এবং নিশ্চিত হন যে কিছুই হারিয়ে যাবে না। অনুসন্ধানের সুবিধা এবং গতি কর্মপ্রবাহকে আরও দক্ষ করে তোলে, এবং সেইজন্য আরও দক্ষ। অ্যাক্সেসের অধিকার প্রসারিত করে, আপনি একটি দল হিসাবে নির্বাচিত নথির সাথে কাজ করতে পারেন, যা একটি যৌথ সমাধানের প্রয়োজন এমন জটিল কাজগুলি মোকাবেলা করতে সহায়তা করে। যদি এন্টারপ্রাইজটি প্রায়শই বাণিজ্যিক নথিতে কাজ করে তবে এই জাতীয় ব্যবস্থা বেছে নেওয়া প্রয়োজনঅটোমেশন যা দেখার ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত করে। এটি ডকুমেন্টেশন অনুমোদন প্রক্রিয়াকে আরও দ্রুত এবং আরও দক্ষ করে তুলবে৷

ভবিষ্যতের দিকে তাকান

সঙ্কটের সময় এন্টারপ্রাইজগুলিকে সবচেয়ে কার্যকর এবং শক্তিশালী সরঞ্জামগুলি অবলম্বন করতে বাধ্য করে, অন্যথায় বাজারে টিকে থাকা কেবল অসম্ভব। ইন্টিগ্রেটেড অটোমেশন এমন একটি আধুনিক পদ্ধতি, যার জন্য ধন্যবাদ ব্যয় হ্রাস করা হয়, কাজের ফলাফল আরও তাৎপর্যপূর্ণ হয়ে ওঠে, আর্থিক উপাদানটি স্বয়ংক্রিয় সমাধান ব্যবহারের আগে এন্টারপ্রাইজের জন্য অনেক বেশি লাভজনক।

একটি সিস্টেমের বিকাশ একটি দায়িত্বশীল কাজ যার মধ্যে প্রথমে প্রতিষ্ঠানের সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া চিহ্নিত করা, তাদের ক্রম নির্ধারণ করা, তাদের গুরুত্ব এবং জটিলতা গ্রেড করা জড়িত। এই পদ্ধতির ব্যবহার আপনাকে প্রক্রিয়ায় সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের একত্রিত করতে, কোম্পানির মধ্যে এবং ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগ করার সময় উভয় পারস্পরিক বোঝাপড়া অর্জন করতে দেয়। একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম তৈরির বিষয়ে কাজ করার সময়, সংস্থার কাজের প্রধান প্রক্রিয়া এবং অবকাঠামো সমর্থনকারী সহায়কগুলি উভয়ের দিকেই মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন। এটি অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে এটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া যা এন্টারপ্রাইজের কার্যকলাপের পরিকল্পনা, কর্মীদের বিকাশ এবং কর্মক্ষমতা উন্নত করার ভিত্তি হয়ে ওঠে।