সংস্থাগুলির মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা: এটি কীভাবে কাজ করে?

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

ইলেক্ট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট (EDM) হল ভার্চুয়াল স্বাক্ষর সহ ইলেকট্রনিক নথি ব্যবহারের উপর ভিত্তি করে তথ্য বিনিময় করার একটি দ্রুত উপায়। এটি দীর্ঘকাল ধরে বিশ্বের উন্নত দেশগুলিতে কর্মক্ষম ব্যবসার জন্য একটি কার্যকর হাতিয়ার হিসেবে স্বীকৃতি লাভ করেছে৷

সারাংশ

সংস্থাগুলির মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা হল নথি তৈরি, প্রক্রিয়াকরণ, প্রেরণ, স্থানান্তর, গ্রহণ, সংরক্ষণ, ব্যবহার এবং ধ্বংস করার প্রক্রিয়াগুলির একটি সেট৷ এই সমস্ত প্রক্রিয়াগুলি সততা পরীক্ষা করার পরে এবং নথির প্রাপ্তি নিশ্চিত করার পরে সঞ্চালিত হয়৷

আইনি সত্তার মধ্যে নথির প্রবাহ বাস্তবায়নের নিয়মগুলি পক্ষগুলির চুক্তির মাধ্যমে সঞ্চালিত হয়৷ তথ্য বিনিময় টেলিযোগাযোগ মাধ্যমে বাহিত হয়, এবং নথিপত্র ইলেকট্রনিক মিডিয়াতে সংরক্ষণ করা হয়। অ্যাকাউন্টিং তথ্য সংরক্ষণের সময়কাল আইন দ্বারা নির্ধারিত সময়ের বেশি হওয়া উচিত নয়।

সংস্থানিজেদের মধ্যে অংশগ্রহণকারীদের স্বাক্ষর সহ আনুষ্ঠানিক এবং অনানুষ্ঠানিক নথি বিনিময় করতে পারে। উদ্যোক্তা কার্যকলাপের ক্ষেত্রে, এগুলি হতে পারে: চালান, চুক্তি, চালান, চুক্তি, চুক্তি, আদেশ, বিজ্ঞপ্তি, অ্যাটর্নি ক্ষমতা ইত্যাদি। তথ্য পাঠ্য, সারণী এবং গ্রাফিক ফাইল আকারে প্রেরণ করা যেতে পারে।

ইডিআই বাস্তবায়নের উদ্দেশ্য

EDI প্রবর্তনের পূর্বশর্ত হতে পারে:

• রুটিন ওয়ার্ক কমানো;
• নথির ক্ষতি হ্রাস করুন;
• নথির সাথে "স্বচ্ছ" কাজ;
• কর্মক্ষমতা শৃঙ্খলার উন্নতি করা - সময়মত নথি প্রদান করা ইত্যাদি।

পরিমাণগত লক্ষ্যগুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি হল:

• দস্তাবেজ প্রক্রিয়াকরণের সময় 10 গুণ কমিয়ে দিন।
• অফিস খরচ অর্ধেক কাটুন।

সংস্থার মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা: এটি কীভাবে কাজ করে

গার্হস্থ্য আইন অনুসারে, সংস্থাগুলির মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা দুই পক্ষের চুক্তির মাধ্যমে সম্পাদিত হয়। ডেটা আদান-প্রদানের জন্য, সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের একটি অপারেটরের সরঞ্জামের সাথে সংযুক্ত থাকা প্রয়োজন। এরপরে, ব্যবহারকারীকে প্রতিপক্ষের তালিকায় যোগ করার জন্য একটি অনুরোধ পাঠাতে হবে। অনুরোধ নিশ্চিত করার পরে, সিস্টেম অংশগ্রহণকারীরা ডেটা বিনিময় করতে পারে৷

EDI মডিউলটিকে নিম্নলিখিত ফাংশনগুলি সম্পাদন করতে হবে:

• ডেটা বিনিময়ের জন্য প্রতিপক্ষকে আমন্ত্রণ জানান।
• একটি ঠিকানা বই তৈরি করুন।
• অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের সাথে একীভূত করুন,উদাহরণস্বরূপ, 1С.
• দস্তাবেজ সাইন এবং এনক্রিপ্ট করুন।
• চিঠিপত্র সুসংহত করুন।
• ইমেল স্ট্যাটাস ট্র্যাক করুন।

সংস্থার মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সার্টিফিকেটের সাহায্যে করা হয়। সার্ভারের সাথে সংযোগ এবং প্রমাণীকরণ একটি ব্যক্তিগত ডিজিটাল শংসাপত্রের মাধ্যমে বাহিত হয়। সিস্টেমের প্রতিটি ব্যবহারকারীকে একটি EDS জারি করা হয়, একটি ইলেকট্রনিক টোকেন ক্যারিয়ারে সংরক্ষিত এবং একটি পিন কোড দ্বারা সুরক্ষিত। ব্যবহারকারীকে অবশ্যই ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে তার লগইন, পাসওয়ার্ড লিখতে হবে। তার পরেই তার নথিতে অ্যাক্সেস থাকবে।

সিস্টেমের সাথে সংযুক্ত প্রতিষ্ঠানের যে কোনো কর্মচারী বিনিময় প্রক্রিয়া শুরু করতে পারেন। কাউন্টারপার্টির কাছে নথি পাঠানোর আগে, এটি ডিজিটাল স্বাক্ষরে স্বাক্ষর করতে হবে। এই অপারেশন Cryptopro প্রোগ্রাম ব্যবহার করে সঞ্চালিত হয়. নথিটি ইডিআই-এর মাধ্যমে পাঠানো হয়। কাউন্টারপার্টির একজন কর্মচারী একটি নতুন নথির প্রাপ্তি সম্পর্কে একটি বিজ্ঞপ্তি পান। যদি তিনি এটি গ্রহণ করেন, তাহলে তিনি একটি ইডিএসও রাখেন। আপনি যদি নথিতে পরিবর্তন করতে চান তবে একটি নতুন বৈদ্যুতিন সংস্করণ তৈরি করা হয়। সম্পাদনা শেষ হওয়ার পরে, আপনাকে EDS ব্যবহার করে সমস্ত পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে হবে। তারপর পরিবর্তন সহ নথিটি প্রতিপক্ষের কাছে পাঠানো হয়। প্রয়োজনে তথ্যের বৈদ্যুতিন সমন্বয় করা হয়।

আপনি যদি আবার পরিবর্তন করতে চান, তাহলে পুরো পদ্ধতিটি আবার পুনরাবৃত্তি করা হয়। যদি নতুন সংস্করণ সম্পর্কে কোন অভিযোগ না থাকে, তাহলে নথিটি সম্মানিত হয়। চূড়ান্ত নমুনা দুটি ডিজিটাল স্বাক্ষর দ্বারা স্বাক্ষরিত বলে মনে করা হয়। নথির সমস্ত সংস্করণ সার্ভারে সংরক্ষণ করা হয় এবং দেখার জন্য উপলব্ধ। নমুনাটিকে বৈধ মর্যাদা দেওয়ার সাথে সাথে সংশোধন করুননথি কাজ করবে না। ব্যাহত চুক্তিগুলিকে "বাতিল" স্থিতি দেওয়া হয়। এইভাবে প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা করা হয়৷

সরঞ্জাম

সংস্থার মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার জন্য কী প্রয়োজন? প্রথমত, আপনাকে একটি টেলিকম অপারেটর নির্বাচন করতে হবে এবং তথ্য বিনিময়ের জন্য বিশেষ সফ্টওয়্যার ইনস্টল করতে হবে। দ্বিতীয়ত, প্রতিটি প্রতিপক্ষের সাথে যার সাথে সংস্থাটি ইলেকট্রনিক চিঠিপত্র পরিচালনা করতে চায়, এটি একটি "ইলেকট্রনিক নথি বিনিময়ের চুক্তি" শেষ করতে হবে।

এটি একটি EDI সার্ভার ইনস্টল করাও প্রয়োজন যেখানে সমস্ত নথি সংরক্ষণ করা হবে৷ এটি উভয় ক্লায়েন্ট সরঞ্জাম এবং "ক্লাউড" স্টোরেজ হতে পারে। বাইরে থেকে সিস্টেম ডেটাতে অ্যাক্সেস একটি অ্যাপ্লিকেশনের মাধ্যমে সঞ্চালিত হয় যা সংস্থার কর্মীদের সরঞ্জামগুলিতে ইনস্টল করা হয়। সার্ভারের সাথে কম্পিউটারের মিথস্ক্রিয়া অতিরিক্ত SSL 128 এনক্রিপশন সহ HTTP প্রোটোকলের মাধ্যমে সঞ্চালিত হয়৷ নথিগুলিতে অ্যাক্সেস শুধুমাত্র অ্যাপ্লিকেশন ইন্টারফেসের মাধ্যমে এবং প্রমাণীকরণ পাস করার পরেই পরিচালিত হয়৷

EDF প্রকল্প

একটি প্রক্রিয়া অটোমেশন প্রকল্প কয়েক মাস থেকে কয়েক বছর পর্যন্ত যে কোনো জায়গায় নিতে পারে। শব্দটি সরাসরি স্বয়ংক্রিয় হওয়া প্রয়োজনীয় প্রক্রিয়ার সংখ্যা, সংস্থার সংস্থান এবং আর্থিক ক্ষমতার উপর নির্ভর করে। ইডিআই প্রবর্তনের জন্য একটি সংক্ষিপ্ত স্কিম নিম্নরূপ:

• একটি ওয়ার্কিং গ্রুপ তৈরি করা হচ্ছে।
• লক্ষ্য গঠন, সময়সীমা এবং প্রকল্পের বাজেট।
• বিদ্যমান প্রসেস নিয়ে গবেষণা করুন।
• কাজগুলি বিকাশ করুন।
• চয়ন করুনইডিআই সিস্টেম।
• EDS বাস্তবায়নে একটি চুক্তি স্বাক্ষর করা।
• কাজের প্রবিধানের অনুমোদন।
• ফিলিং সিস্টেম ডিরেক্টরি।
• স্টাফ প্রশিক্ষণ।
• প্রাথমিক পরীক্ষা।
• ইডিএস প্রবর্তনের জন্য একটি অর্ডারের সমস্যা।
• রিফাইনিং সফটওয়্যার এবং অপারেটিং পদ্ধতি।
• একটি পাইলট প্রকল্প চালু করা হচ্ছে।
• EDI-তে সম্পূর্ণ-স্কেল রূপান্তর।

EDI বাস্তবায়নে ত্রুটি

নথি স্বয়ংক্রিয় করার প্রক্রিয়ায়, আইন দ্বারা কাগজের উপস্থিতি প্রয়োজন এমন প্রক্রিয়াগুলিতে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত। আপনি একটি কাগজ নথি বৈদ্যুতিন নকল করতে পারবেন না. এটি উল্লেখযোগ্যভাবে কাজের প্রক্রিয়াকে ধীর করে দেয় এবং সামগ্রিকভাবে অটোমেশন প্রক্রিয়ার প্রতি একটি নেতিবাচক মনোভাব সৃষ্টি করে। দ্বিগুণ কাজ করার জন্য কেউ অতিরিক্ত টাকা দেয় না।

বাস্তবায়নের প্রক্রিয়ায়, নথিপত্র, প্রশিক্ষণ কর্মীদের সাথে কাজ করার জন্য একটি নতুন পদ্ধতি বিকাশ করা প্রয়োজন এবং তার পরেই সম্পূর্ণ বাস্তবায়নে নিযুক্ত হওয়া প্রয়োজন। এটি শুধুমাত্র তখনই অর্জন করা যেতে পারে যখন নতুন প্রযুক্তি ব্যবহারের সুবিধা কর্মীদের কাছে জানানো হয়।

আরেকটি জনপ্রিয় ভুল হল EDMS-এর প্রয়োজনীয়তাগুলির একটি দুর্বল অধ্যয়ন৷ ব্যবহারকারীদের যদি কনফিগার না করা সিস্টেমে কাজ করতে হয়, তাহলে ইডিআই প্রক্রিয়াটি প্রতিষ্ঠানে গৃহীত পদ্ধতির থেকে আলাদা।

সংস্থার মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা: ভালো এবং অসুবিধা

সুবিধা:

• মেলের মাধ্যমে আসল নথি পাঠানোর খরচ কমানো।
• ডকুমেন্টেশনের জন্য সঞ্চয়স্থান সংরক্ষণ করা হচ্ছে। এটি সব ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষণ করা হয়৷
• ব্যবহার করা সহজ। নথি একটি কর্মস্থল থেকে পাঠানো হয়. একটি নথির জন্য একটি দ্রুত অনুসন্ধান স্ট্যাটাস দ্বারা বাহিত হয় (প্রেরিত, প্রাপ্ত, গৃহীত, ইত্যাদি)।
• তাত্ক্ষণিক ডেলিভারি। সমস্ত পাঠানো তথ্য কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে ঠিকানার কাছে পৌঁছে যায়।
• একটি নথির সিস্টেমে ধরে রাখার মেয়াদ শেষ না হওয়া পর্যন্ত হারানো যাবে না।

ত্রুটিগুলি:

• যন্ত্র ব্যবহার করার জন্য, আপনাকে একটি লাইসেন্স কিনতে হবে, যার জন্য অনেক টাকা খরচ হয়।
• প্রায়শই, ডেটা শুধুমাত্র একই সিস্টেমের সদস্যদের মধ্যে আদান-প্রদান করা যায়।
• 1C-তে সংস্থাগুলির মধ্যে বা অন্য কোনও সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা পূর্বে ব্যবহৃত স্কিম থেকে আলাদা। নতুন অ্যালগরিদম প্রবর্তনের সাথে, সমস্ত কর্মচারীদের কাজের আচরণ সম্পর্কে প্রশ্ন থাকবে৷
• প্রযুক্তিগত সরঞ্জাম। ইডিআই প্রবর্তনের আগে, সংস্থাটিকে নতুন সিস্টেম পরিচালনা করার জন্য সরঞ্জাম ক্রয় এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণ দিতে হবে৷
• EDI একটি EDS ব্যবহার করে করা হয়, যার বৈধতা 1 বছর। সার্টিফিকেট একটি সময়মত পদ্ধতিতে ট্র্যাক এবং আপডেট করা প্রয়োজন. ট্যাক্স সংক্রান্ত সমস্যা এড়াতে কাউন্টারপার্টি সার্টিফিকেটের বৈধতার সময়কাল নিয়ন্ত্রণ করাও প্রয়োজন।

আইনি প্রবিধান

কোন প্রবিধান সংস্থাগুলির মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা নিয়ন্ত্রণ করে? রাশিয়ান ফেডারেশনের আইনে ফেডারেল আইন নং 63 "ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষরে" অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিসে নথি জমা দেওয়ার নিয়মগুলি অর্থ মন্ত্রণালয়ের নং MMV-7-2 / 168-এর আদেশে নির্ধারিত হয়েছে। ইডিওসংস্থার মধ্যে অর্থ মন্ত্রণালয়ের আদেশের ভিত্তিতে সঞ্চালিত হয়. 50n. ইলেকট্রনিক আকারে প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং নথি বিনিময়ের নিয়মগুলি ফেডারেল ট্যাক্স পরিষেবা নং ММВ-7-6/36@ এর ক্রম অনুসারে নির্ধারিত হয়েছে৷ সমস্ত EDI অপারেটরকে তাদের কার্যকলাপের সময় অবশ্যই ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিস নং ММВ-7-6/253@ এর আদেশ দ্বারা পরিচালিত হতে হবে।

SBIS

SBIS সংস্থাগুলির মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা গ্রাহকদের নিম্নলিখিত সুবিধা দেয়:

• আপনি রাশিয়ান ফেডারেশনের ভূখণ্ডে নিবন্ধিত যে কোনও সংস্থাকে নথি পাঠাতে পারেন৷ যদি কাউন্টারপার্টি এসবিআইএস সিস্টেমের সদস্য না হয়, তবে কোম্পানির একজন কর্মচারী কেবল সংস্থার প্রতিনিধির সাথে যোগাযোগ করবে এবং তার ই-মেইলে সিস্টেমে অংশগ্রহণের জন্য আমন্ত্রণ পাঠাবে। অনুরোধের নিশ্চিতকরণের পরপরই, অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে তথ্যের আদান-প্রদান মধ্যস্থতাকারীদের ছাড়াই করা হবে।
• আপনার কম্পিউটারে সফ্টওয়্যার ইনস্টল করার দরকার নেই। ব্রাউজারের একটি আপ-টু-ডেট সংস্করণ এবং ইন্টারনেট অ্যাক্সেস করাই যথেষ্ট।
• ডেটা নিয়ে কাজ করার জন্য আপনার কোন বিশেষ প্রোগ্রামের প্রয়োজন নেই। যদি প্রতিবেদনটি প্রাথমিকভাবে তৃতীয় পক্ষের সফ্টওয়্যারে প্রস্তুত করা হয়, উদাহরণস্বরূপ, 1C, তাহলে আপনি VLIS সিস্টেমের সাথে ডেটা ইন্টিগ্রেশন সেট আপ করতে পারেন৷
• সাধারণ নথির ফর্ম ইনস্টল করা নেই৷ আপনি পাঠ্য, স্প্রেডশীট, ছবি এবং আরও অনেক কিছু পাঠাতে পারেন৷

SKB "কন্টুর"

রাশিয়ার প্রথম সফ্টওয়্যার বিকাশকারীদের মধ্যে একজন সংস্থাগুলির মধ্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার জন্য সরঞ্জাম সরবরাহ করে৷ "কন্টুর" ডায়াডোক সিস্টেম তৈরি করেছে, যার সাহায্যে ইলেকট্রনিক নথি বিনিময় করা হয়।সিস্টেমের একটি বৈশিষ্ট্য হল যে বিদেশে থাকাকালীন ডেটা অ্যাক্সেস করা যায়। কোম্পানিটি বিশেষ করে এই উদ্দেশ্যে রোমিং ট্যারিফ তৈরি করেছে। আপনি চাইলে API এর মাধ্যমে ডেটা অ্যাক্সেস করতে পারেন।

আপনার কি দরকার?

EDI সংযোগ করতে, একটি সংস্থাকে কিনতে হবে:

• লাইসেন্সযুক্ত সফ্টওয়্যার;
• সার্ভার;
• যন্ত্র আপগ্রেড করা;
• ট্রেন কর্মীরা;
• অভ্যন্তরীণ অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে কাজ করার জন্য EDMS সেট আপ এবং সংহত করুন৷

সংস্থার মধ্যে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সংযোগ করার জন্য এই ধরনের বিনিয়োগ করা প্রয়োজন? প্রযুক্তিগত সহায়তা পরামর্শ, EDMS এবং সফ্টওয়্যার আপডেটের খরচের অন্তর্ভুক্তি হল বিনিয়োগের দ্বিতীয় পর্যায়। এই খরচ প্রতি মাসে পরিশোধ করতে হবে।

উপসংহার

পেপার ওয়ার্কফ্লো ইলেকট্রনিক দ্বারা প্রতিস্থাপিত হচ্ছে। এটি শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠানের প্রক্রিয়া খরচ কমায় না, বরং সামগ্রিকভাবে ব্যবসার দক্ষতাও বাড়ায়। EDI সফলভাবে কাজ করার জন্য, সিস্টেমটি বাস্তবায়নের লক্ষ্যগুলি স্পষ্টভাবে প্রণয়ন করা এবং সরঞ্জামগুলিকে সঠিকভাবে কনফিগার করা প্রয়োজন৷