আরএসিআই ম্যাট্রিক্স একটি দায়বদ্ধতা পরিচালনার সরঞ্জাম হিসাবে। RACI: প্রতিলিপি

2024 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-17 10:20

অফল প্রকল্পের সবচেয়ে সাধারণ কারণগুলির মধ্যে একটি হল দলের সদস্যদের মধ্যে ফাংশনগুলির ভুল বন্টন৷ অবশ্যই আপনি ইতিমধ্যে এটির সম্মুখীন হয়েছেন: সামান্যতম অসুবিধায়, অংশগ্রহণকারীরা দোষীদের সন্ধান করতে শুরু করে এবং সমস্যাটি সমাধান করার পরিবর্তে একে অপরের উপর দায় চাপিয়ে দেয়। এবং শুধুমাত্র এই ধরনের পরিস্থিতি এড়াতে, RACI ম্যাট্রিক্স উদ্ভাবিত হয়েছিল - মানব সম্পদ পরিকল্পনার জন্য একটি সহজ এবং কার্যকর হাতিয়ার৷

"অণুবীক্ষণ যন্ত্রের নিচে": প্রতিটি প্রকল্পে ৪টি মূল ভূমিকা

একজন ম্যানেজারের প্রধান দায়িত্বগুলির মধ্যে একটি হল কাজের বণ্টন। তবে অনুশীলনে, সবকিছু সাধারণত আলাদা দেখায়: ম্যানেজার কেবল এই প্রত্যাশার সাথে দলের সদস্যদের নিয়োগ করেন যে বিশেষজ্ঞরা নিজেরাই সিদ্ধান্ত নেবেন কার কী করা উচিত। কিন্তু যদি সময়সীমা মিস হয় বা নিম্নমানের পণ্য প্রকাশিত হয় তবে কী হবে? "আমি এটা করি না", "আমাকে বলা হয়নি"… এবং কোন কার্যকরী পদক্ষেপ নেই।

একটি সু-পরিকল্পিত RACI দায়বদ্ধতা ম্যাট্রিক্স অনেক সমস্যার সমাধান করে। এই পদ্ধতি অনুসারে, কাজের জটিলতা এবং সুযোগ নির্বিশেষে, যে কোনও প্রকল্পের একজন দলের সদস্য চারটি ভূমিকার মধ্যে একটি সম্পাদন করে৷

R - দায়িত্বশীল

দায়িত্ব দ্বারা অনুবাদিতমানে "অভিনয়কারী"। এটি এমন একজন কর্মচারী যিনি কাজের একটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্র বাস্তবায়নের জন্য সরাসরি দায়ী। একই সময়ে, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, তিনি সমাধান বাছাই করেন না এবং প্রকল্প পরিচালকের কাছে রিপোর্ট করেন।

এই ভূমিকার জন্য দক্ষ কর্মী এবং বিশেষজ্ঞদের নিয়োগ করা হয় - যারা জানেন কিভাবে করতে হয়। RACI-তে, অভিনয়কারীরা নিম্নলিখিত ফাংশনগুলি সম্পাদন করে:

• প্রকল্পটি বাস্তবায়নের জন্য বিশেষভাবে কী করতে হবে এবং কতক্ষণ সময় লাগবে তা নির্ধারণ করুন ("উপর থেকে" সেট করা শর্তের মধ্যে);
• প্রয়োজনীয় সম্পদের একটি তালিকা তৈরি করুন;
• প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশনের সমন্বয় ও অনুমোদনে অংশগ্রহণ করুন;
• প্রজেক্টের অগ্রগতি এবং মধ্যবর্তী ফলাফল বিশ্লেষণ করুন;
• ব্যবস্থাপককে অগ্রগতি প্রতিবেদন প্রদান করুন।

এমন বেশ কয়েকজন দলে থাকতে পারে। উপরন্তু, এই ভূমিকা অন্যদের সাথে মিলিত হতে পারে। সবচেয়ে সাধারণ সমন্বয় হল Accountable + Resbonsible ("দায়িত্বশীল + নির্বাহক" হিসাবে অনুবাদ করা হয়েছে)।

A - দায়বদ্ধ

"জবাবদিহিযোগ্য" বা "দায়িত্বশীল" হল প্রধান প্রকল্প ব্যবস্থাপক। প্রয়োজনীয় মানের স্তর এবং বরাদ্দকৃত বাজেটের মধ্যে কাজগুলি যথাসময়ে সম্পন্ন হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য তিনিই দায়ী। এছাড়াও, A:

• নির্বাহক এবং প্রকল্প পরিচালনা দল নির্বাচন করে;
• সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাজ বরাদ্দ করে;
• কাজের অগ্রগতি নিয়ন্ত্রণ করে;
• সম্পাদকদের মধ্যে সম্পদ বিতরণ করে;
• সম্পদ ব্যবহারের রেকর্ড রাখে এবংএছাড়াও কিউরেটরের কাছে অতিরিক্ত তহবিল বরাদ্দ করার প্রয়োজনীয়তার ন্যায্যতা দেবে;
• অন্যান্য দলের সদস্যদের ধারণা এবং পরামর্শ বিবেচনা করে এবং সেগুলি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করতে পারে।

সাধারণত, প্রজেক্ট ম্যানেজার গ্রাহক বা উচ্চ ব্যবস্থাপনা এবং দলের মধ্যে "লিঙ্ক" হিসেবে কাজ করে।

C - পরামর্শ করা হয়েছে

RACI ম্যাট্রিক্সের তৃতীয় ভূমিকা হল "পরামর্শদাতা" (কখনও কখনও "সুযোগকারী" হিসাবেও উল্লেখ করা হয়)। ম্যানেজারের সাথে, তিনি প্রকল্প পরিচালনায় অংশ নেন, তবে প্রাথমিকভাবে কৌশলগত বিষয়গুলি নিয়ে কাজ করেন:

• কাজের পরিধি এবং সময়ে যেকোনো পরিবর্তন অনুমোদন করে;
• প্রকল্প বাস্তবায়নের জন্য প্রয়োজনীয় সম্পদ বরাদ্দ করে;
• যদি প্রয়োজন হয়, বাজেট বাড়ানোর প্রয়োজনে গ্রাহকের সাথে একমত হন;
• ব্যবস্থাপকের কাছ থেকে অগ্রগতি রিপোর্ট পায়;
• যেকোন অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতিতে সিদ্ধান্ত নেয়, গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তনের ক্ষেত্রে যা প্রকল্পের সময় এবং ব্যয়কে প্রভাবিত করতে পারে।

পরামর্শদাতার ভূমিকা সাধারণত সিনিয়র ম্যানেজারদের দেওয়া হয়। তারাই বিশ্বব্যাপী লক্ষ্য নির্ধারণ করে, এবং তারপরে একজন প্রকল্প পরিচালক নিয়োগ করে যিনি ইতিমধ্যেই দলের সদস্যদের মধ্যে কাজগুলি বিতরণ করেন।

I - অবহিত

তালিকাভুক্ত ভূমিকা ছাড়াও, "অবহিত" ("পর্যবেক্ষক") RACI ম্যাট্রিক্সে নির্দেশিত হয়। তিনি একজন প্রশাসকের কার্য সম্পাদন করেন এবং প্রধানত নথি ব্যবস্থাপনার সংগঠনের সাথে জড়িত। পর্যবেক্ষক প্রকল্প ব্যবস্থাপক রিপোর্ট, যাইহোক, ভিন্নঅন্যান্য অংশগ্রহণকারীরা, এর ফলাফলের জন্য দায়ী নয়। পরিবর্তে তিনি:

• প্রকল্প, সংস্থান এবং পরিকল্পনার সমস্ত তথ্য সংগ্রহ ও সংগঠিত করে;
• মিটিংয়ের মিনিট সময় নেয়;
• প্রকল্প অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে ডকুমেন্টেশন গ্রহণ করে তারপর সেগুলোকে যথাযথ কাঠামোতে স্থানান্তরিত করে;
• জমা দেওয়ার সময়সীমা এবং রিপোর্ট পূরণের সঠিকতা পর্যবেক্ষণ করে।

মনে রাখবেন যে একজন পর্যবেক্ষকের সাথে যোগাযোগ প্রধানত একমুখী। এর প্রধান কাজ হল ম্যানেজারকে আমলাতান্ত্রিক পদ্ধতিতে সময় নষ্ট করার প্রয়োজন থেকে মুক্তি দেওয়া এবং তাকে "ভারমুক্ত" করা।

একটি উদাহরণ ব্যবহার করে একটি RACI ম্যাট্রিক্স তৈরি করতে শেখা

আসুন সমস্যাটির ব্যবহারিক দিক সম্পর্কে কথা বলা যাক। ক্ষমতা এবং দায়িত্ব বণ্টনের জন্য কিভাবে একটি চিত্র আঁকতে হয়?

1. করণীয় তালিকা কম্পাইল করা হচ্ছে

প্রথমত, আপনাকে যা কিছু করা দরকার তা লিখতে হবে। বিস্তারিত স্তর নির্দিষ্ট প্রকল্পের উপর নির্ভর করে। কখনও কখনও, নিয়ন্ত্রণ এবং পরিচালনার সহজতার জন্য, বেশ কয়েকটি ম্যাট্রিক্স তৈরি করা হয়। প্রথমে, কাজের প্রধান ব্লকগুলি তালিকাভুক্ত করুন এবং তারপরে প্রতিটি আলাদা ফাংশন এবং কাজগুলিতে বিভক্ত করুন। কাজের তালিকা টেবিলে উল্লম্বভাবে নির্দেশিত হয়েছে।

পদক্ষেপ
রেফারেন্সের শর্তাবলী
প্রোটোটাইপ
নকশা
প্রোগ্রাম কোড
পরীক্ষা রিপোর্ট
ওয়েবসাইট উপস্থাপনা

2. দলের সদস্য নির্বাচন করা হচ্ছে

এখানে আপনাকে প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে: "কে এই প্রকল্পে জড়িত হবে?"। অনুভূমিকভাবে, পরিকল্পনা থেকে ফলাফল উপস্থাপন এবং একটি প্রতিবেদন জমা দেওয়া পর্যন্ত - সমস্ত পর্যায়ে বাস্তবায়নের সাথে জড়িত সমস্ত কর্মচারী এবং / অথবা বিভাগগুলিকে তালিকাভুক্ত করা প্রয়োজন৷

পদক্ষেপ	বিশ্লেষক	ডিজাইনার	Sys. স্থপতি	ডেভেলপার	পরীক্ষক	Sys. প্রশাসক	প্রজেক্ট ম্যানেজার
রেফারেন্সের শর্তাবলী
প্রোটোটাইপ
নকশা
প্রোগ্রাম কোড
পরীক্ষা রিপোর্ট
ওয়েবসাইট উপস্থাপনা

৩. টেবিল ভর্তি করা হচ্ছে

পরেতারপর আপনি ফাংশন বিতরণ শুরু করতে পারেন। এটি করার জন্য, আপনাকে কাজের প্রতিটি পর্যায়ে এবং দলগুলিতে কীভাবে কাজ করে তা সম্পর্কে একটি স্পষ্ট ধারণা থাকতে হবে।

আসুন একটি ভিত্তি হিসাবে আমাদের উদাহরণ গ্রহণ করা যাক এবং "ডিজাইন" পর্যায়ে থেমে যাই। এই ক্ষেত্রে, আর - অভিনয়কারী - শুধুমাত্র একটি। কাজের প্রক্রিয়ায়, তিনি সাইটের একটি প্রাক-প্রস্তুত প্রোটোটাইপের উপর ফোকাস করেন। অতএব, সিস্টেম আর্কিটেক্ট যিনি এটি তৈরি করেছেন, এই পর্যায়ে, একজন পরামর্শদাতা হিসাবে কাজ করে সি। এছাড়াও, বিশ্লেষক এবং বিকাশকারী তাদের ইচ্ছা প্রকাশ করতে পারেন। সমাপ্ত নকশা প্রকল্প ব্যবস্থাপক (A) সঙ্গে অনুমোদিত হয়. কিন্তু এই পর্যায়ে পরীক্ষক এবং সিস্টেম অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা কোন সিদ্ধান্ত নেন না, তবে কাজটি কীভাবে চলছে সে সম্পর্কে শুধুমাত্র তথ্য পান, এবং তাই তাদের অবহিতের ভূমিকা অর্পণ করা হয় - I.

পদক্ষেপ	বিশ্লেষক	ডিজাইনার	Sys. স্থপতি	ডেভেলপার	পরীক্ষক	Sys. প্রশাসক	প্রজেক্ট ম্যানেজার
রেফারেন্সের শর্তাবলী	R	আমি	C	C	আমি	C	A
প্রোটোটাইপ	C	আমি	R	C	আমি	আমি	A
নকশা	C	R	C	C	আমি	আমি	A
প্রোগ্রাম কোড	C	আমি	C	AR	আমি	আমি	আমি
পরীক্ষা রিপোর্ট	C	C	C	C	AR	আমি	আমি
ওয়েবসাইট উপস্থাপনা	C	আমি	C	C	আমি	AR	আমি

মডেলের ভিন্নতা

অধিকাংশ ক্ষেত্রে, আপনি একটি স্ট্যান্ডার্ড ম্যাট্রিক্স দিয়ে পেতে পারেন। যাইহোক, আরও জটিল প্রকল্পে কাজ করার সময়, কখনও কখনও অতিরিক্ত ভূমিকার প্রয়োজন হয়। অতএব, সাম্প্রতিক বছরগুলিতে, দায়িত্ব চিত্রের 2টি বর্ধিত সংস্করণ উপস্থিত হয়েছে৷

RACI-VS

এখানে স্ট্যান্ডার্ড রোলে আরও দুটি ভূমিকা যোগ করা হয়েছে:

• যাচাই করে (V) - একজন কর্মচারী বা একটি বিশেষ দল যা পরীক্ষা করে যে একটি নির্দিষ্ট কাজের বাস্তবায়নের ফলাফল অনুমোদিত মানদণ্ড পূরণ করে কিনা৷
• সাইন অফ (এস) গ্রাহকের সাথে প্রকল্পের বিতরণের সমন্বয় করে, একটি উপস্থাপনা পরিচালনা করে এবং প্রতিবেদন সরবরাহ করে। সাধারণত এই ফাংশনটি অ্যাকাউন্টেবল দ্বারা সঞ্চালিত হয়, তবে RACI-VS এর জন্য একজন পৃথক বিশেষজ্ঞ নিয়োগ করে।

ক্লায়েন্টের সাথে বর্ধিত নিয়ন্ত্রণ এবং ঘনিষ্ঠ যোগাযোগের সাথে, এই মডেলটি প্রযুক্তিগতভাবে জটিল বা বড় মাপের প্রকল্পগুলির জন্য আদর্শ যেগুলিতে ডজন ডজন (বা এমনকি শত শত) লোক জড়িত৷

RASCI

এই ভেরিয়েন্টে, ম্যাট্রিক্সে একটি নতুন ভূমিকা প্রদর্শিত হবে - সহায়ক (এস)। এর মূল কাজগুলি হল প্রকল্পটিকে অতিরিক্ত সংস্থান প্রদান করা, অর্থাৎ ম্যানেজার এবং পারফর্মারদের জন্য সমর্থন।

ভূমিকার নিখুঁত ভারসাম্য

আরএসিআই ম্যাট্রিক্স শুধুমাত্র কোন সমস্যার ক্ষেত্রে কাকে "দমন" করতে হবে তা জানার জন্যই সংকলিত নয়। এমনকি পরিকল্পনা পর্যায়ে, এই টেবিল ব্যবহার করে, আপনি দেখতে পারেনকর্মপ্রবাহের সংগঠনে দুর্বলতা।

উল্লম্ব বিশ্লেষণ আপনাকে প্রতিটি প্রকল্পের অংশগ্রহণকারীদের দায়িত্ব এবং ক্ষমতা দেখতে দেয়, কাজের চাপের স্তরটি উদ্দেশ্যমূলকভাবে মূল্যায়ন করতে:

• প্রচুর R - সম্ভবত, একজন ব্যক্তিকে বিভিন্ন কাজের মধ্যে ছিঁড়ে যেতে হবে, যা নেতিবাচকভাবে কাজের গতি এবং ফলাফলকে প্রভাবিত করবে;
• অনেক A - কর্মচারী সবার জন্য "ঘাড়ে পায়"; দায়িত্ব আরও সমানভাবে বন্টন করা বাঞ্ছনীয়;
• কোন নেই R এবং A - এই অবস্থানের উপযুক্ততা সম্পর্কে চিন্তা করার কারণ (আসলে, আপনি একজন বিশেষজ্ঞকে অর্থ প্রদান করেন যিনি কিছুই করেন না);
• কোনও খালি কক্ষ নেই - আবার, ওভারলোডের সমস্যা, সবাই একই সময়ে এতগুলি কাজ করতে সক্ষম হয় না৷

অনুভূমিক বিশ্লেষণ, ঘুরে, প্রতিটি পর্যায়ে কাজের প্রতিষ্ঠানের গুণমান প্রদর্শন করে। এখানেও, প্রায়ই সমস্যা দেখা দেয়:

• অনেক R - সম্ভবত ফাংশনগুলির অনুলিপি রয়েছে এবং দলের একজন সদস্য অপ্রয়োজনীয় কাজ করছেন;
• অনেকটি A - প্রকল্পের বিতরণে দায়িত্ব এবং বিভ্রান্তির একটি "অস্পষ্টতা" রয়েছে;
• প্রচুর সি - আলোচনা উল্লেখযোগ্যভাবে কর্মপ্রবাহকে ধীর করে দেয় (আপনাকে অপেক্ষা করতে হবে যতক্ষণ না সবাই তাদের সম্পাদনা এবং মন্তব্য করে, আপস খুঁজে বের করে, ইত্যাদি);
• না আমি - একটি সংকেত হতে পারে যে একটি টাস্কে অনেক বেশি পারফর্মার কাজ করছে, যা প্রজেক্টকেও ধীর করে দেয়৷

RACI-এর সাহায্যে একজন ম্যানেজার দ্রুত অতিরিক্ত কাজ করা বা কম কর্মরত কর্মী, অকেজো কাজ এবং কাজের ক্ষেত্র চিহ্নিত করতে পারেন যার জন্য কেউ দায়ী নয়।একটি ভাল-পরিকল্পিত ম্যাট্রিক্স সংস্থার গুণমানকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারে এবং প্রকল্পগুলি বাস্তবায়নের উপর নিয়ন্ত্রণ করতে পারে, পাশাপাশি অভিনয়কারীদের মধ্যে দ্বন্দ্বের সংখ্যা কমাতে পারে ("আমি এটি মোটেও করি না …", "তার করা উচিত ছিল) এই…”, ইত্যাদি)।

সহায়ক টিপস

আরএসিআই ম্যাট্রিক্সের কাজগুলি সম্পাদন করতে এবং কোম্পানিতে দক্ষ ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করার জন্য কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় মাথায় রাখতে হবে।

1. টেবিলটি পূরণ করার সময়, কর্মীদের যোগ্যতা বিবেচনা করুন। সুতরাং, একজন হিসাবরক্ষককে সাইট লেআউট পর্যায়ে পরামর্শক (সি) হিসাবে নিয়োগ করা উচিত নয়, অন্তত কারণ তিনি এই এলাকাটি বোঝেন না৷
2. প্রতি লটে শুধুমাত্র একজন জবাবদিহি (A) থাকতে হবে। যদি একাধিক থাকে তবে শর্তগুলি উল্লেখ করুন। উদাহরণস্বরূপ, A1 সাইটের ডেস্কটপ সংস্করণ পরীক্ষা করার জন্য দায়ী, এবং A2 মোবাইল সংস্করণ পরীক্ষা করার জন্য দায়ী৷
3. যেকোন কাজের জবাবদিহিতামূলক এবং দায়িত্বশীল থাকতে হবে (অনুবাদে - "দায়িত্বশীল" এবং "নির্বাহক")।
4. যতটা সম্ভব নির্দিষ্টভাবে প্রতিটি কাজ তৈরি করার চেষ্টা করুন। ক্রিয়াপদগুলি ব্যবহার করুন - "প্রকাশ করুন", "প্রস্তুত করুন", "লিখুন", "চেক করুন", "আপডেট" ইত্যাদি। অবিলম্বে প্রয়োজনীয় ফলাফলগুলি নির্দেশ করার পরামর্শ দেওয়া হয় - শুধু "সাইট লোডিং গতি পরীক্ষা করুন" নয়, তবে "নিশ্চিত করুন লোডিং স্পিড সাইট 0.8 সেকেন্ডের বেশি নয়"
5. অ্যাকশনগুলি একটি নির্দিষ্ট কর্মচারীর জন্য প্রযোজ্য নয়, বরং সামগ্রিকভাবে অবস্থানের জন্য প্রযোজ্য।
6. বিশ্লেষণের ভিত্তিতে একটি দলে RACI ম্যাট্রিক্স কম্পাইল করা ভালোবাস্তব কাজের পরিস্থিতি। এটা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রতিটি অংশগ্রহণকারী তাদের ভূমিকা এবং তারা যে কাজগুলির মুখোমুখি হয় সে সম্পর্কে সচেতন থাকে৷