একজন সচিবের দায়িত্ব কি কি

2025 লেখক: Howard Calhoun | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2025-01-24 13:12:47

একজন সচিবের কাজের দায়িত্ব স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করার জন্য, আপনাকে জানতে হবে যে এটি ঠিক কে। সর্বোপরি, এই অবস্থানটি বিভিন্ন কোণ থেকে দেখা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, পরিচিত একজন অফিসের কর্মচারী হিসাবে সচিব-রেফারেন্ট, একটি নির্দিষ্ট সংস্থার প্রধান (প্রধান) হিসাবে সেক্রেটারি জেনারেল, সরকারী কর্মচারী হিসাবে সেক্রেটারি অফ স্টেট, সেক্রেটারি একজন কূটনৈতিক ব্যক্তি, প্রধানের সচিব হিসাবে একজন কর্মচারী এবং অন্যান্য বিকল্প হিসাবে। প্রায়শই, এই অবস্থানটি উল্লেখ করার সময়, তাদের অর্থ এমন একজন কর্মচারী যিনি এন্টারপ্রাইজের পরিচালক এবং এর কাঠামোগত বিভাগের পৃথক প্রধান উভয়ের কাজ (অ্যাসাইনমেন্ট) সম্পাদন করেন। দেখা যাচ্ছে যে এই ক্ষেত্রে সচিবের অফিসিয়াল দায়িত্বগুলি সাংগঠনিক এবং প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলি সমাধানের জন্য এককালীন অ্যাসাইনমেন্টগুলি সম্পাদনে হ্রাস করা হয়েছে৷

একজন সচিবকে কী জানতে হবে এবং করতে হবে

প্রতিদিন সচিবকে নিম্নলিখিত কার্য সম্পাদন করতে হবে:

1. ব্যবস্থাপকের কাছে স্থানান্তর করতে অধীনস্থদের কাছ থেকে তথ্য গ্রহণ করুন।
2. মাথার টেলিফোন যোগাযোগের ব্যবস্থা করুন। তার অনুপস্থিতিতেতথ্য গ্রহণ করুন এবং তারপর পরিচালকের নজরে আনুন।
3. টেলিফোন বার্তাগুলি গ্রহণ করুন এবং রেকর্ড রাখুন৷
4. মাথার স্বাভাবিক কাজের জন্য শর্ত তৈরি করুন: স্টেশনারি এবং অফিস সরঞ্জামের প্রয়োজনীয়তা নিরীক্ষণ করুন।
5. উৎপাদন মিটিং এবং মিটিং এর সংগঠনের সাথে সহায়তা করুন। ইভেন্টের তারিখ, স্থান এবং সময় অংশগ্রহণকারীদের অবহিত করুন। প্রয়োজনীয় উপকরণ সংগ্রহ করুন, উপস্থিতদের উপস্থিতি নিশ্চিত করুন এবং সভার কার্যবিবরণী নিন।
6. এন্টারপ্রাইজে অফিসের কাজ পরিচালনা করুন। এটি করার জন্য, সচিবকে অবশ্যই আগত চিঠিপত্র গ্রহণ করতে হবে, পদ্ধতিগত করতে হবে এবং বিবেচনার জন্য এটি পরিচালনার কাছে জমা দিতে হবে। তারপর, আরোপিত ভিসার ভিত্তিতে, স্বাক্ষরের বিপরীতে পারফর্মারদের কাছে নথিগুলি স্থানান্তর করুন। সচিবের দায়িত্বগুলির মধ্যে রয়েছে তাদের সম্পাদনের অগ্রগতি, সময় এবং ফলাফলের উপর নিয়ন্ত্রণ।
7. নথির মুদ্রণ এবং পুনরুত্পাদন সম্পাদন করুন৷
8. কোম্পানীর প্রধানের কাছে দর্শকদের অভ্যর্থনা সংগঠিত করুন এবং যদি সম্ভব হয়, সমস্যাগুলির দ্রুত সমাধানের জন্য শর্ত তৈরি করুন৷

একজন সচিবের এই আপাতদৃষ্টিতে সহজ কাজের দায়িত্ব পালন করার জন্য একজন কর্মচারীকে অবশ্যই জানতে হবে:

• এন্টারপ্রাইজের ব্যবস্থাপনা এবং এর কাঠামোগত বিভাগগুলির সম্পূর্ণ রচনা;
• চার্টার, এন্টারপ্রাইজের কর্মী এবং কাঠামো, এর প্রোফাইল, বিকাশের সম্ভাবনা এবং বিশেষীকরণ;
• সঠিক রেকর্ড রাখার জন্য আদর্শ নথি;
• অফিস সরঞ্জাম এবং যোগাযোগ ব্যবহারের নিয়ম;
• VTR, OT, অগ্নি নিরাপত্তা এবং শিল্প স্যানিটেশনের নিয়ম;
• কর্মক্ষেত্রে শ্রম সংস্থার নিয়মঅবস্থান;
• আদর্শমূলক এবং আইনী কাজ, আদেশ, রেজোলিউশন, পরিকল্পনার জন্য আদেশ, অ্যাকাউন্টিং এবং সম্পাদিত কাজের মান ব্যবস্থাপনা।

ক্লারিকাল স্পেসিফিকেশন

যদি আমরা আরও নির্দিষ্ট, সংকীর্ণ বিশেষীকরণের কথা বলি, তবে পরিস্থিতি কিছুটা ভিন্ন। উদাহরণস্বরূপ, একজন সচিব-কেরানির দায়িত্ব নিন। অবস্থানের শিরোনামটি স্পষ্টভাবে সম্পাদিত কাজের দিকটিকে সংজ্ঞায়িত করে। সাধারণত, প্রতিটি এন্টারপ্রাইজের ইতিমধ্যেই একটি কাজের বিবরণ থাকে, যা রেকর্ড রাখার বিশেষজ্ঞের কার্যকলাপের ক্ষেত্রগুলি নির্দেশ করে। যদি এমন কোনও নির্দেশ না থাকে তবে এটি তৈরি করা ভাল। এটি করার জন্য, আপনার যোগ্যতা নির্দেশিকা ব্যবহার করা উচিত, যাতে আনুমানিক নমুনা রয়েছে। এর পরে, নির্দিষ্ট সংস্থান এবং অভ্যন্তরীণ বৈশিষ্ট্যগুলি বিবেচনায় নিয়ে একটি নির্দিষ্ট সংস্থার সাথে সম্পর্কিত স্ট্যান্ডার্ড সংস্করণটি চূড়ান্ত করতে হবে। সাধারণভাবে, একজন সেক্রেটারি-কেরানির দায়িত্বে 3টি প্রধান দিক স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করা উচিত:

1. চিঠিপত্রের সাথে কাজ করুন। অভ্যর্থনা, আধুনিক উপায়ে প্রক্রিয়াকরণ এবং সময়মত প্রেরণ।
2. সঠিক অভ্যন্তরীণ ডকুমেন্টেশন।
3. নিবন্ধন, কঠোর অ্যাকাউন্টিং এবং সঞ্চয়ের জন্য সংরক্ষণাগারে নথি স্থানান্তর।

রেফারেন্টের কাজের বৈশিষ্ট্য

কিছু উদ্যোগে, এই ধরনের একটি অবস্থান রাজ্যে চালু করা হয়, যার মধ্যে বিস্তৃত দায়িত্ব রয়েছে: "রেফারেন্স ডেস্ক" থেকে "সহকারী পরিচালক" পর্যন্ত। যেমন একজন বিশেষজ্ঞবিস্তৃত জ্ঞান এবং পরিস্থিতির ভাল কমান্ড থাকতে হবে। ক্ষমতা বৃদ্ধির কারণে রেফারেন্ট সচিবের দায়িত্ব কিছুটা বাড়ানো হয়। সাধারণভাবে, এটি একজন সচিবের স্বাভাবিক কাজ, তবে "রেফারেন্ট" শব্দটি মান তালিকায় কিছু সংযোজন করে। বিশেষ করে, সহকারী সচিব কিছু বিষয়ে স্বাধীনভাবে দর্শক গ্রহণ করতে পারেন। নির্দিষ্ট তথ্য থাকার কারণে, তিনি স্বাধীনভাবে সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম। এছাড়াও, রেফারেন্ট সংস্থার (এন্টারপ্রাইজ) অর্থনৈতিক ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কিত প্রধানের দায়িত্বশীল নির্দেশাবলী সম্পাদন করে। কখনও কখনও সহকারী সচিবকে কর্মীদের রেকর্ড ব্যবস্থাপনা পরিচালনার দায়িত্ব দেওয়া হয়। এটি শুধুমাত্র তখনই করা হয় যখন মোট কাজের পরিমাণ আপনাকে অতিরিক্ত দায়িত্ব পালন করতে দেয়।